Conférence E DROIT ET PRATIQUE D’UNE (BONNE) GESTION DU CE Mardi 13 juin 2017

Un CE bien géré, c’est un CE qui met en œuvre des politiques sociales et culturelles dans le respect des obligations comptables, sociales, contractuelles, assurantielles, celles imposées par la CNIL, etc. A travers cette conférence, les JDS apporteront leurs éclairages et leurs conseils en vue de bonnes pratiques, pour limiter les risques et contribuer à mener une action efficace et solidaire au profit des salariés, en favorisant leurs accès à la culture, aux sports et aux loisirs. 2

Les principes d’une bonne gestion A Les principes d’une bonne gestion 3

Rappel liminaire : les principes fondamentaux « Le comité d’entreprise est doté de la personnalité civile et gère son patrimoine » (art. 2325-1 CT) 1 - Principe de spécialité de la personne morale 2 - Principe de séparation des budgets 4

Adopter un règlement intérieur « Le comité d'entreprise détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l'entreprise, pour l'exercice des missions qui lui sont conférées par le présent titre » (art L2325-2 CT). 5

Tenir une comptabilité Se conformer aux obligations légales et aux principes légaux Vérifier que les budgets sont versés Etablir des budgets prévisionnels Assurer un suivi de l’exécution des budgets et mettre en place un contrôle interne efficace Tenir à jour la comptabilité du CE et rendre des comptes 6

Tenir une comptabilité Pour les petits CE Les critères : Les obligations comptables : Les rapports obligatoires :   Les ressources annuelles ne dépassent pas 153 000 euros - Tenue d’un livre de compte retraçant chronologiquement les montants et l’origine des dépenses et recettes ; - État simplifié annuel portant sur des informations complémentaires relatives à leur patrimoine et à leurs engagements en cours. - rapport d’activité et de gestion - rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité d’entreprise et l’un de ses membres 7

Tenir une comptabilité Pour les CE de taille moyenne Les critères : Les obligations comptables : Les rapports obligatoires :  Ceux qui, à la clôture d’un exercice, n’excèdent pas au moins 2 des 3 critères : - 50 salariés ; - 1,55 million d’euros de bilan ; - 3,1 millions d’euros de ressources. Tenir un livre de compte de type encaissement en enregistrant toutes les dettes et les créances en fin d’exercice; Présentation d’un bilan, compte de résultat, annexe en version simplifiée; La mission de présentation des comptes annuels confiée à un expert-comptable; Rapport d’activité et de gestion; Rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité d’entreprise et l’un de ses membres; 8

Tenir une comptabilité Pour les grands CE Les critères : Les obligations comptables : Les rapports obligatoires :    Ceux qui, à la clôture d’un exercice, excèdent 2 des 3 critères cités ci-dessus: - 50 salariés ; - 1,55 million d’euros de bilan ; - 3,1 millions d’euros de ressources. Obligations comptables définies à l’article L. 123-12 du Code de commerce; Présentation d’un bilan, compte de résultat et une annexe; Nomination au moins d’un commissaire aux comptes et d’un suppléant distincts de ceux de l’entreprise qui certifiera ses comptes (2 si le CE doit établir des comptes consolidés); Rapport d’activité et de gestion; Rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité d’entreprise et l’un de ses membres; Rapport annuel de la commission des marchés; 9

Tenir une comptabilité Pour tous les CE « Les comptes annuels du comité d'entreprise sont arrêtés, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, par des membres élus du comité d'entreprise désignés par lui et au sein de ses membres élus. Les documents ainsi arrêtés sont mis à la disposition, le cas échéant, du ou des commissaires aux comptes mentionné(s) à l'article L. 2325-54. Ils sont approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière. La réunion au cours de laquelle les comptes sont approuvés porte sur ce seul sujet. Elle fait l'objet d'un procès-verbal spécifique. Le présent article s'applique également aux documents mentionnés à l'article L. 2325-46 » (art. L. 2325-49 CT) 10

Tenir une comptabilité Pour tous les CE  « Au plus tard trois jours avant la réunion en séance plénière mentionnée à l'article L. 2325-49, les membres du comité d'entreprise chargés d'arrêter les comptes du comité communiquent aux membres du comité d'entreprise les comptes annuels ou, le cas échéant, les documents mentionnés à l'article L. 2325-46, accompagnés du rapport mentionné à l'article L. 2325-50 » (art. L. 2325-49 CT) « Le comité d'entreprise porte à la connaissance des salariés de l'entreprise, par tout moyen, ses comptes annuels ou, le cas échéant, les documents mentionnés à l'article L. 2325-46, accompagnés du rapport mentionné à l'article L. 2325-50 » (art. L. 2325-52 CT) 11

Tenir une comptabilité Définir ses besoins et établir un budget prévisionnel « I.- Pour les comités d'entreprise relevant de l'article L. 2325-45, le rapport mentionné à l'article L. 2325-50 permettant d'éclairer l'analyse des comptes comporte les informations relatives à […] : 3° L'utilisation des ressources liées aux activités sociales et culturelles : a) Le descriptif et lieu de réalisation de ces activités en distinguant, le cas échéant, celles gérées directement par le comité, celles à la gestion desquelles il participe, et celles dont il a délégué la gestion ; dans ces deux derniers cas, sont précisés le montant délégué par le comité et le prestataire auquel il a été fait appel ; b) Les éléments d'analyse portant sur les écarts entre le budget prévisionnel et le budget réalisé ; c) Les données afférentes aux diverses prestations proposées au titre des activités et à leurs bénéficiaires […] » (art. D.2325-14 CT) 12

Assurer la transparence des décisions Moyens légaux à la disposition du CE « Le procès-verbal des réunions du comité d'entreprise peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l'entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité. » (art. L.2325-21 du CT) « L'affichage des communications syndicales s'effectue librement sur des panneaux réservés à cet usage, distincts de ceux affectés aux communications des délégués du personnel et du comité d'entreprise. […] » (art. L.2142-3 CT) 13

Assurer la transparence des décisions Moyens légaux à la disposition du CE « Pour l'exercice de leurs fonctions, les membres élus du comité d'entreprise et les représentants syndicaux au comité d'entreprise peuvent, durant les heures de délégation, se déplacer hors de l'entreprise. Ils peuvent également, tant durant les heures de délégation qu'en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans l'entreprise et y prendre tous contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés. » (art. L.2325-11 CT) « Le comité d'entreprise peut organiser, dans le local mis à sa disposition, des réunions d'information, internes au personnel, portant notamment sur des problèmes d'actualité » (art. L 2325-13 CT) 14

Les risques D’UNE (MAUVAISE) GESTION B Les risques D’UNE (MAUVAISE) GESTION 15

Rappel liminaire : les différentes modalités de gestion des ASC B Rappel liminaire : les différentes modalités de gestion des ASC « Le comité d'entreprise assure la gestion des activités sociales et culturelles qui n'ont pas de personnalité civile, à l'exception des centres d'apprentissage et de formation professionnelle. Quel que soit leur mode de financement, cette gestion est assurée : 1° Soit par le comité d'entreprise ; 2° Soit par une commission spéciale du comité ; 3° Soit par des personnes désignées par le comité ; 4° Soit par des organismes créés par le comité et ayant reçu une délégation. Ces personnes ou organismes agissent dans la limite des attributions qui leur ont été déléguées et sont responsables devant le comité. » (art. R.2323-21 CT) 16

B Le risque URSSAF Définition des ASC « toute activité non obligatoire légalement, quelle qu'en soit sa dénomination, la date de sa création et son mode de financement, exercée principalement au bénéfice du personnel de l'entreprise, sans discrimination, en vue d'améliorer les conditions collectives d'emploi, de travail et de vie du personnel au sein de l'entreprise » (Cass. soc., 13 nov. 1975, n° 73-14848) Le régime social de principe des ASC « toutes les sommes versées aux travailleurs en contrepartie ou à l'occasion du travail, notamment les salaires ou gains, les indemnités de congés payés, le montant des retenues pour cotisations ouvrières, les indemnités, primes, gratifications et tous autres avantages en argent, les avantages en nature, ainsi que les sommes perçues directement ou par l'entremise d'un tiers à titre de pourboire » (article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale). 17

B Le risque URSSAF Les secours exonérés de cotisations « les cas d'attribution extraordinaire aux salariés ou à leur famille d'une somme d'argent ou d'un bien en nature en raison d'une situation sociale particulièrement digne d'intérêt, pour un montant modulé en fonction même des besoins à satisfaire d'urgence » (Cass. soc., 27 janv. 1977, n° 75-14797 ; V. aussi Lettre-circ. ACOSS no 86-17, 14 févr. 1986) ATTENTION : les circulaires ACOSS sont dépourvues de portée normative et ne prémunissent pas totalement contre le risque de redressement (Cass. civ. 2e, 30 mars 2017, n° 15-25453) Les tolérances URSSAF 18

B Le risque URSSAF Les bénéficiaires des ASC « Les activités sociales et culturelles [sont] établies dans l'entreprise prioritairement au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires » (Art. L2323-83 CT) « Les activités sociales et culturelles établies dans l'entreprise au bénéfice des salariés ou anciens salariés de l'entreprise et de leur famille » (art. R.2323-20 CT). Les critères d’accès « Il n’est pas possible d’exclure des bénéficiaires en fonction : • du niveau de rémunération du salarié (mais le CE peut adapter le niveau de prise en charge en fonction de la rémunération), • la forme du contrat (CDD, CDI, temps partiel) » (https://www.urssaf.fr) 19

B Le risque fiscal « Les ressources du comité d'entreprise en matière d'activités sociales et culturelles sont constituées par : 1° Les sommes versées par l'employeur pour le fonctionnement des institutions sociales de l'entreprise qui ne sont pas légalement à sa charge, à l'exclusion des sommes affectées aux retraités ; 2° Les sommes précédemment versées par l'employeur aux caisses d'allocations familiales et organismes analogues, pour les institutions financées par ces caisses et qui fonctionnent au sein de l'entreprise ; 3° Le remboursement obligatoire par l'employeur des primes d'assurances dues par le comité d'entreprise pour couvrir sa responsabilité civile ; 4° Les cotisations facultatives des salariés de l'entreprise dont le comité d'entreprise fixe éventuellement les conditions de perception et les effets ; 5° Les subventions accordées par les collectivités publiques ou les organisations syndicales ; 6° Les dons et legs ; 7° Les recettes procurées par les manifestations organisées par le comité ; 8° Les revenus des biens meubles et immeubles du comité » (art. R. 2323-34 CT) 20

Le risque contractuel B Le CE professionnel ou non ? « il résulte de l'article L. 2323-83 du code du travail que le comité d'entreprise assure, contrôle ou participe à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l'entreprise prioritairement au bénéfice des salariés ou de leur famille ; que, lorsqu'il exerce cette mission légale, le comité d'entreprise agit à des fins qui n'entrent pas dans le cadre d'une activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, en sorte que, non-professionnel, il bénéficie des dispositions de l'article L. 136-1 du code de la consommation » (Cass. 15 juin 2016, n° 15-17369) 21

Responsabilité et assurance Faute de gestion et abus de confiance « L'abus de confiance est le fait par une personne de détourner, au préjudice d'autrui, des fonds, des valeurs ou un bien quelconque qui lui ont été remis et qu'elle a acceptés à charge de les rendre, de les représenter ou d'en faire un usage déterminé. L'abus de confiance est puni de trois ans d'emprisonnement et de 375 000 euros d'amende » (art. 314-1 Code pénal) « […] 3° Le remboursement obligatoire par l’employeur des primes d’assurance dues par le comité pour couvrir sa responsabilité civile ». (art. R2323-34 CT) L’assurance responsabilité civile du CE Le CE organisateur de voyage 22

Collecte de données et respect de la vie privée B Collecte de données et respect de la vie privée Les prescriptions de la CNIL « Seules les données strictement nécessaires à l’accomplissement de leurs missions sont communiquées en tant que de besoin aux destinataires suivants en fonction de leurs attributions : – pour le comité d’entreprise ou d’établissement : secrétariat, trésorier, élus ; – l’expert-comptable (interne ou externe) du comité d’entreprise ou d’établissement ; – le commissaire aux comptes ; – les prestataires et fournisseurs de services et de chèques-cadeaux ; – les organismes de voyage ; – les résidences de vacances « (extrait délibération CNIL n°2006-230 dispensant de déclaration les traitements mis en œuvre par les comités d’entreprise) « Le responsable du traitement prend toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. En particulier, des mesures permettant de contrôler les accès au traitement et de sécuriser les communications des données sont mises en œuvre, telles que le recours à des procédures de mots de passe individuels » (extrait délibération CNIL n°2006-230) 23

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