Courrier égrené Optimisation des coûts du courrier Présentation clients

Un nouveau service Ricoh Pour réduire le coût de vos envois postaux…. Groupez et industrialisez les courriers

Un nouveau service Ricoh 3

Un nouveau service Ricoh Vos attentes de futur utilisateur Réduire l’activité liée au courrier Réduire le coût d’envoi des courriers Besoins Pas assez de personnel Jamais d’enveloppe ou de timbre Difficultés Solution courrier simple et sûre Pas d’investissement Attentes

Un nouveau service Ricoh La solution de Courrier égrené ou hybride Une solution Cloud Computing en modèle SaaS (Software as a Service) pour l’envoi des courriers postaux de votre entreprise, Tout utilisateur peut gérer le courrier sortant directement depuis son poste de travail, sans changer ses habitudes, A distance, Ricoh prend en charge la fabrication, la mise en transport et l’archivage de votre courrier papier ou électronique.

Sommaire Un nouveau service Ricoh Courrier égrené, pourquoi ? Le Service Courrier égrené La proposition Ricoh Courrier égrené : Proposition de valeur Annexe: Informations

Le courrier égrené-hybride, pourquoi ? Qu’est-ce qu’un courrier postal ? Courrier postal C’est une correspondance adressée de moins d’1 kg, à caractère de gestion ou publicitaire, qui formalise un échange entre un expéditeur et un destinataire. Caractéristiques d’une correspondance Un contenu (impression A4 pour un document administratif, pièce jointe,..) Un contenant (enveloppe normalisée) Une adresse destinataire Un marquage d’affranchissement (timbre ou empreinte) Choix du transport (lettre, lettre suivi, écopli, recommandé, ….) Services annexes (collecte étage, mise sous pli, dépôt postal,…) 8 à 13 % des volumes pages A4 produits en office deviennent des courriers de correspondances postales Mission BIPE 2005, confirmé 2010 pour l’Arcep

Le courrier égrené-hybride, pourquoi ? Quels sont les types de courriers ? Courrier égrené Correspondances postales individuelles, voire unique, issus de l’office des administrations, des entreprises ou professionnels qui sont préparées manuellement dans les services courrier. Le flux de correspondances est déposé localement et donne l’application du tarif public de La Poste, avec - 1% avec la location d’une machine à affranchir. Courrier industriel Correspondances postales massifiées, issus des systèmes d’information de grands émetteurs (administration, banques, assurances,…) qui sont automatisés sur une ou plusieurs plateformes de production. Le flux de correspondances est déposé par un centre de production national avec l’application des tarifs « industriels » par La Poste, (de -15% à 80% selon la nature des envois). Courrier hybride C’est un courrier égrené dont la fabrication et le dépôt sont transférés informatiquement dans un traitement de courrier industriel. C’est un ensemble de technologies, de services et de capacités de production, utilisé pour délivrer un service de courrier à distance et la demande.

Le courrier égrené-hybride, pourquoi ? Les besoins du service courrier Paiement à l’usage Rationnalisation des budgets courriers globaux Coût d’exploitation Sécurité, traçabilité, conservation des courriers Conservation sur les durées légales facilitée Sécurité et conformité Facilité d’expédition d’un courrier Contrôle et Partage des courriers facilités Amélioration du processus Réduction des volumes d’impression Meilleur contrôle des coûts postaux Dévelop- pement durable

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Le Service Courrier égrené Organisation du Service rendu 1 Dépôt sécurisé 2 Préparation et suivi Dépôt de courriers Serveur d’Echange Internet Serveurs courriers Capture de pièces jointes 3 Production Suivi de courriers Consultation des courriers Impression industrielle Mise sous pli Remise à Serveur de gestion

Le Service Courrier égrené Dépôts par l’accès WEB L’accès au Web Ricoh permet de déposer un pli au format PDF à partir d’un multifonction ou d’une session internet Authentification du MFP et/ou du PC, Traçabilité des connexions et des dépôts; Contrôle des autorisations budgétaires et de l’activité.

Le Service Courrier égrené Dépôt par le driver installé Le driver ou l’imprimante virtuelle Ricoh permet de créer un bon à tirer depuis le poste utilisateur Extraction de l’adresse du destinataire dans le document, Application des fonds de pages (pré définis, signature, …), Mise en conformité postale pour un traitement industriel, Sécurisation des échanges réseaux (dépôts, authentification,…), Contrôle des autorisations budgétaires, de l’activité.

Le Service Courrier égrené Suivi des correspondances La gestion de l’activité permet de suivre les envois réalisés Consultation en temps réel des dépôts, Approbation des envois de documents (budget, utilisateur,… ), Recherche et visualisation des documents expédiés (archivage en option), Suivi économique (solde abonnement, utilisateurs, …), Administration des accès et des dépenses.

Le Service Courrier égrené Organisation du Service rendu

Le Service Courrier égrené Organisation du Service rendu

Le Service Courrier égrené Quelques fonctions clés du Service Etapes Quelques opérations Versement des courriers L’origine du versement est identifiée, crypté L’empreinte du document est calculée La structure du courrier est vérifiée (Taille et nombre de pages) La structure des métadonnées est constituée (adresse,….) Enregistrement des courriers Le référencement des courriers est réalisé Le calcul du coûts d’affranchissement est estimé La traçabilité est assurée Suivi des courriers Le contrôle (impressions, mise sous pli et remise en Poste) est réalisé par étape Les contrôles d’accès et l’autorisation de dépense sont assurés Le suivi des recommandés est réalisé Gestion des documents envoyés La consultation en ligne des courriers expédiés est possible Les utilisateurs sont contrôlés et suivis La recherche sur critère est possible L’archivage d’un ou plusieurs courriers est possible en option La réversibilité totale est possible

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La proposition Ricoh Courrier égrené Composantes de l’offre Dépôt de courriers Production industrielle Suivi des courriers Impression Mise sous pli des courriers

La proposition Ricoh Courrier égrené Composantes de l’abonnement Abonnement courrier égrené - hybride 1 vue générale Utilisateur Login Mot de passe Boite aux lettres 1 accès dépôt consultation Boite aux lettres Espace de dépôt Espace de suivi 1 Approbateur administrateur

La proposition Ricoh Courrier égrené Abonnement d’1 an, 3 ans ou 5 ans au service courrier 1 accès au portail web de dépôt de courriers postaux, pour un administrateur / approbateur et 10 utilisateurs Des options de connexion, d’administration, d’installation,… Packs d’envois de courriers égrenés en production industrielle Pack de 1.000 à 5.000 € pré-payés Application des tarifs en vigueur, Affranchissements industriels de La Poste Poids du pli postal Tarifs égrenés «Lettre» Tarifs industriels«Lettre» 0 20g 0,57 € 0,48 € 20  35g 0,92 € 35  50g 0,72 € Extrait des tarifs de LA POSTE au 03/2010

La proposition Ricoh Courrier égrené Les niveaux de services Durée de la Salle courrier 1, 3 ou 5 ans en fonction de l’abonnement Abonnement Salle Courrier Renouvelable à terme moins 1 mois au plus tard Début de Service Jour J de la mise en service Fin de Service Jour J de la mise en service Durée licence Scan&Share et (driver) Durée de l’abonnement Salle courrier Dépôts de documents (S&S ou T&S) Jour J (jusqu’à 23 heures) Production des documents versés Au plus tard J+1 (ouvré) Autorisation volume des Packs pages Pré calcul par dépôt des envois Vue générale sur Salle courrier 1 Vue supplémentaires Sur demande d’abonnement Accès simultanés en dépôt 10 web inclus dans l’abonnement Accès simultanés en dépôt supplément. Sur demande d’abonnement Accès administrateur, approbateur supplément Sur demande d’abonnement Conservation de documents envoyés 1 mois Archivage probatoire de documents envoyés Sur abonnement Accès suivi et consultation 24h/24h, 7j/7i, Volume illimité par utilisateur Traçabilité des dépôts Par utilisateur, référence, envoi Saisie des retours (NPAI / PND) J+3 à la réception de LA POSTE Maintenance MFP, driver Contrat Ricoh Support utilisateur hot-line aux heures ouvrées sur durée de la Salle

La proposition Ricoh Courrier égrené Nos engagements et vos bénéfices Notre sérieux et votre confiance Engagements Moyens Accessibilité Consultation 24h/24h sur Web SSL Confidentialité Chiffrement des documents échangés et gestion de droits Evolutivité Ressources affectées en fonctions des besoins Intégrité Qualité et traçabilité des correspondances Productivité Recentrage sur le cœur de métier Sécurité Confidentialité renforcée Chiffrement des documents MFP / Drivers Documents chiffrés Serveur d’échange Déchiffrement des documents Serveur de production Accès serveur SSL et login Consultation

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Courrier égrené : Proposition de valeur Maîtrise des coûts Simplicité et Productivité Image de marque Les valeurs Maîtrise du courrier Sécurité des processus Gain de temps en gestion Fiabilité des accès aux informations Productivité des employés Disponibilité de l’envoi de courriers

Courrier égrené : Proposition de valeur Les apports en valeur du Courrier égrené Courrier égrené Et hybride Valeurs Economique Budget communication Métier Envoi immédiat de documents Productivité Stratégique Image de marque Développement durable Réduction de l’empreinte carbone

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Annexe: le marché postal

Annexe: Que souhaite-t-on envoyer par LA POSTE ? Les documents qu’expédient les entreprises Contrats et documents légaux Factures Formulaires officiels Documents officiels de mise en conformité Documents Ressources Humaines Commandes fournisseurs et documents d’approvisionnements Chèques et traites Sur 120 000 pages produits en office 80 000 sont imprimées 40 000 sont photocopiées 26 000 sont archivées 10 000 sont envoyées par La poste

Annexe: le coût du courrier postal Le timbre ne représente que la phase transport coût global de l’envoi 100 Adressage 90 Timbre postal 80 70 Solution Document 60 Mise sous enveloppe Coût de l’envoi 50 57% Adressage Machine à Affranchir 40 30 impression 20 10 Le coût de fabrication est aussi élevé que le timbrage ! Lorsqu’1 € de timbre est engagé au service courrier de l’entreprise, il a préalablement été dépensé 0,90 € pour la fabrication et la préparation de cet envoi

Merci pour votre attention…