FORMATION 6 PROCEDURE DE DEMANDE: NARRATIVE ET BUDGET SESSION ATELIER

Comprendre les frais éligibles éligibles et non éligibles BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Objectifs de cette session Comprendre le processus d’application de financement d'un projet du CERF Comprendre les problèmes retardant l'approbation d'un projet et le versement des fonds Comprendre les frais éligibles éligibles et non éligibles Être en mesure d'évaluer un budget du CERF

Modèle disponible sur : (http://cerf.un.org). Procédure de demande auprès du CERF Modèle de demande au CERF Modèle disponible sur : (http://cerf.un.org). Pour les pays avec un appel (PAG ou appel éclair), les propositions soumises au CERF doivent compléter les activités prioritaires de l'appel. Les bureaux régional et local de OCHA apportent leur aide au CR/CH pour faciliter le processus de demande. Dans tous les cas, les dossiers de propositions doivent être adressés avec un courrier d'accompagnement du CR/CH au CSU, avec copie au secrétariat du CERF (cerf@un.org).

Procédure de demande auprès du CERF Composition d'un dossier de don CERF Préparé par le bureau du CR/CH avec l'aide de l'OCHA et les informations de l'équipe humanitaire de pays, à envoyer au CSU Lettre d'accompagnement I. Informations sur le demandeur II. Demande globale de don Récapitulatif Contexte humanitaire et réponse C) Justification de la demande de don D) Tableau d'allocation de projet Préparé par les organisations demandant les subventions III. Proposition de projet de l'organisation (descriptif et budget)

Procédure de demande auprès du CERF Lettre d'accompagnement (du CR/CH) exemple 5

Procédure de demande auprès du CERF Lettre d'accompagnement (du CR/CH) exemple 6

Procédure de demande auprès du CERF I. Informations sur le demandeur DEMANDE DE SUBVENTION I. RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LE DEMANDEUR 1. Pays :            2. Coordinateur résident ou Coordinateur de l’action humanitaire : 3. Nom et coordonnées de la personne à contacter pour les questions relatives à cette demande et pour la communication d’information ultérieure : Nom :            Organisme :            Tél. :            Emaill. :           

Procédure de demande auprès du CERF II. Demande globale de don – Récapitulatif II. PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA DEMANDE A. RÉSUMÉ 4. Catégorie de financement CERF : Réponse rapide Urgences Sous-financées Financement 5a. Montant total nécessaire pour l’intervention humanitaire :            dollars É.-U. 5b. Montant total reçu pour l’intervention humanitaire : 5c. Montant total de la subvention demandée au CERF : 6. Zones géographiques d’intervention :            Bénéficiaires 7a. Nombre total de personnes touchées par la crise :            personnes 7b. Nombre total de personnes ciblées par le financement du CERF: a. Femmes et filles            b. Hommes et garçons            c. Total personnes (femmes et hommes)            d. Du total, enfants de moins de 5 ans            8. Les projets inclus dans cette demande sont-ils fondés sur une évaluation complète des besoins? (Si ce n’est pas le cas, veuillez expliquer.) Oui  Type (évaluations multisectorielles conjointes, en particulier), date de la ou des évaluation(s) effectuée(s) pour chaque projet et/ou secteur et partenaires humanitaires concernés :                      Non  Explication :                                                              9. L’Organisme requérant a-t-il les moyens (effectif suffisant, accès, autorisations d’importation des marchandises nécessaires, etc.) de mettre en œuvre immédiatement le(s) projet(s) et de fournir l’assistance dans les délais voulus, une fois le financement approuvé par le Coordonnateur des secours d'urgence? Oui Non En cas de réponse négative ou de difficultés prévues, veuillez expliquer :

Procédure de demande auprès du CERF II. Demande globale de don – Contexte et justification B. CONTEXTE HUMANITAIRE ET INTERVENTION (1 page) 10. Décrire la situation humanitaire, y compris la cause de la crise, les populations touchées (déplacés, réfugiés, etc.), les principales conséquences humanitaires de la crise et les besoins humanitaires prioritaires. (Donnez les résultats de l’évaluation des besoins, y compris les données essentielles, telles les taux de mortalité ou de morbidité et la situation sur le plan nutritionnel, les besoins de certains groupes (femmes, enfants, autres groupes de population), les considérations de genre entrant en jeu dans la mise en oeuvre du ou des projet(s), les régions géographiques touchées). 11. Décrire la réponse humanitaire globale, y compris les activités désignées comme prioritaires par l’équipe humanitaire de pays, par secteur ou par « cluster » en faisant référence aux éventuelles insuffisances de la réponse et aux raisons de ces insuffisances (changement du niveau de sécurité, zones inaccessibles, etc.).

Procédure de demande auprès du CERF II. Demande globale de don – Contexte et justification C. JUSTIFICATION DE LA DEMANDE (1 ou 2 pages) 12. Décrire les activités humanitaires essentielles n’ayant pas reçu un financement suffisant, en tenant compte des contributions reçues, engagées et promises, et pour lesquelles une subvention du CERF est, à ce stade, nécessaire.. 13. Décrire le processus de décision qui a abouti au développement de cette demande de financement, en donnant des détails sur les mécanismes de coordination et le raisonnement utilisés pour établir l’ordre de priorité des projets, ainsi que sur la participation des ONGs et du Gouvernement. Chaque cluster/secteur doit décrire le processus de sélection des projets.

Procédure de demande auprès du CERF II. Demande globale de don – Tableau d'allocation de projet D. TABLEAU DE RÉPARTITION PAR PROJET* Date :            Pays : Catégorie de financement CERF : Réponse rapide Urgences sous-financées   Organisme requérant Intitulé du projet Code projet de procédure d'appel global ou d’appel éclair (le cas échéant) Cluster/, secteur ou question transversale Budget total du projet Pourcentage du financement reçu à ce jour Montant demandé au CERF Justifications supplémentaires 1 2 etc Montant total demandé au CERF  0 dollars É.-U. * Veuillez remplir un tableau unique regroupant tous les projets visés par la même demande de subvention.

Procédure de demande auprès du CERF II. Demande globale de don – Tableau d'allocation de projet exemple   Organisme requérant Intitulé du projet Code projet de procédure d'appel global ou d’appel éclair (le cas échéant) Cluster/, secteur ou question transversale Budget total du projet en US$ Pourcentage du financement reçu à ce jour Montant demandé au CERF en US$ Justifications supplémentaires 1 OIM Support and Assistance for Sustainable Return and Relocation of IDPs within the Framework of CCCM in IDP sites in Port-au-Prince, Haiti HTI‑12/CSS/45457/298 Abris et Gestion des Camps 13,611,150 0%  1,900, 000 2 Provision of Life Saving WASH Support to Vulnerable IDP households Remaining in Camps  HTI‑12/CSS/45457/298 EHA  1,000,000 3 UNICEF De-sludging/disposal of human waste in 321 camps in the earthquake-affected areas HTI-12/WS/45152 7,273,860 2,499,981 4 PAM Traitement de la malnutrition modérée chez les enfants de moins de cinq ans et les femmes enceintes et allaitantes habitant dans les camps de déplacés  HTI-12/ H/45007/561 Nutrition 5,070,734  799,884 5 UNHCR/UNICEF/OIM Monitoring and response of SGBV in IDPs camps HTI-12/P-HR-RL/45074/120 Protection 14,052,905 7.1%  789,545 6 Enhanced Provision of Life Saving Prevention, Rapid Response and Treatment for Cholera for the Most Vulnerable IDPs Remaining in Camps in Port au Prince metropolitan areas, Haiti HTI‑12/H/45213/298 Santé 1,180,770  522,695 7 Pan American Health Organization  Response to cholera outbreak in Haiti HTI-12/H/45149/13863 HTI-12/H/45446/122 HTI-12/H/45438/122 3,702,000  477,305 Montant total demandé au CERF  7,989,410

Procédure de demande auprès du CERF III. Propositions de projets de l'organisation 13

Procédure de demande auprès du CERF III. Propositions de projets de l'organisation (2) 14

BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF La structure administrative Sous-compte du Fonds général d'affectation spéciale des Nations Unies, assujetti aux réglements financiers des NU et à toutes les politiques internes régissant les fonds fiduciaires Le Contrôleur des Nations Unies supervise l'administration financière du CERF Les versements du CERF sont en réalité des avances qui ne seront pas déclarées comme dépenses aux donateurs tant que tous les rapports financiers des organisations n'auront pas été reçus

BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Le processus administratif (1) Réception de la demande par le CERF Examen du projet et du budget par le Secrétariat du CERF Approbation du projet et du budget par le CSU Envoi de la lettre d'approbation (contresignée) et de la proposition de projet finale à l'organisation Renvoi par l'organisation de la lettre d'approbation contresignée au CERF Transmission du dossier de règlement des fonds au bureau du Contrôleur pour le versement des fonds 16

Processus au bureau du Contrôleur BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Le processus administratif (2) Processus au bureau du Contrôleur Réception des dossiers du CERF par la division de la Planification des programmes et du budget (DPPB) Attribution de fonds au CERF par la DPPB Réunion des fonds de subvention destinés aux projets par la division Comptabilité Transfert des fonds aux organisations par la Trésorerie 17

BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Le processus administratif (3) Un retard à une étape quelconque du processus peut provoquer celui de la réception des fonds ! Principaux retards imputables aux organisations, relatifs au financement : Réponse tardive aux commentaires sur le budget Retard à retourner la lettre d'approbation contresignée au CERF

BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Modèle de structure de budget Coûts directs : les coûts directement liés à l'opération ou dérivant directement des conditions de la subvention. A. Fournitures/biens/équipement/transport B. Personnel (personnel, consultants, voyage) C. Formation des homologues D. Contrats E. Autres coûts directs Sous-total des exigences du projet Frais indirects de soutien du programme (FSP) : frais généraux récurrents d'exploitation de l'organisation, dépenses non intégrées à d'autres postes du budget. Le CERF peut tenir compte de frais indirects admissibles à concurrence de 7 % du total des coûts directs admissibles. Coût total du projet du CERF (coûts directs et FSP indirects)

BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF

Être clairement liés aux activités (compatibles avec la description) BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Problèmes budgétaires liés au programme Les budgets doivent : Être mathématiquement cohérents et transparents (détaillés et basés sur les coûts réels) Être clairement liés aux activités (compatibles avec la description) Justifier les montants demandés pour chaque catégorie 21

BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Problèmes budgétaires liés au programme A) Ventilation des coûts Le budget doit spécifier les coûts nécessaires à la mise en œuvre des activités, par ex., personnel, équipement, biens, formation, voyage, installations opérationnelles. S'il n'est pas possible d'indiquer la quantité des entrées, le budget ventilera les coûts par sorties/résultats, par ex., en indiquant le nombre de personnes à former ou la quantité d'eau à fournir. Dans la mesure du possible, le budget indiquera l'unité, la quantité et le coût unitaire de chaque poste.

BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Problèmes budgétaires liés au programme B) Dépenses non admissibles Toute dépense postérieure à la date limite de mise en œuvre Salaires du personnel gouvernemental Frais de fonctionnement courants/récurrents de l'organisation (par ex., maintenance, réserves ou stocks, développement des capacités ou formation) Achat de véhicules, ambulances, bateaux, motos. Frais de sécurité (comme l'achats de biens et de services pour assurer la protection et la sécurité du personnel d'une organisation) ou frais associés à la conformité aux normes MOSS Facilitation de la coordination « Frais généraux d'exploitation » Frais d'hébergement Frais (comme les frais bancaires) qui doivent être intégrés aux frais de soutien du programme (FSP)

BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Problèmes budgétaires liés au programme D) Annexes : dans le cas des projets comportant des acquisitions ou des accords de services contractuels complexes ou importants, une annexe doit être jointe, indiquant les coûts unitaires et la quantité. La grille budgétaire principale indiquera le total des coûts et fera référence à l'annexe. E) Arrondissement : tous les montants doivent être arrondis au montant en dollars le plus proche. F) Acronymes : lors de leur première mention, leur pleine signification sera indiquée. Donner une liste des acronymes et des abréviations en annexe est utile. G) Période de mise en œuvre : le budget ne doit pas être établi pour plus de 6 mois pour la catégorie de réponse rapide et de 9 mois normalement pour la catégorie des crises sous-financées. H) Frais de soutien du programme (FSP) : au maximum 7 % des coûts directs du projet et doivent etre calculées correctement.

BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Problèmes budgétaires liés au programme Questions essentielles à prendre en considération : Les propositions budgétaires doivent donner la ventilation des coûts Le CERF normalement ne finance pas un projet à 100 % Il convient d'être attentif aux dépenses non admissibles Il faut joindre les annexes en cas d'acquisition ou de services contractuels complexes Les coûts seront arrondis Une liste des acronymes sera fournie La période de mise en œuvre sera indiquée (6 mois pour la catégorie réponse rapide, 9 mois pour les crises sous-financées) Les frais de soutien du programme seront limités à 7 % 25

Mauvais calcul des lignes budgétaires BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Problèmes de budget les plus courants Mauvais calcul des lignes budgétaires Les exigences financières ne correspondent pas à la description de la proposition de projet Intégration de postes de dépenses non admissibles Absence des détails nécessaires/manque de transparence/manque de clarté dans la description des coûts Mauvais calcul des frais de soutien du programme (FSP) 26

Unité/ Quantité/ Cout Unitaire/ Total BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Ventilation des coûts Ventilation des coûts Unité/ Quantité/ Cout Unitaire/ Total A. Fournitures/biens/équipement/transport (détailler les entrées de consommables, par ex., quantité de nourriture, de fournitures médicales, etc., ainsi que les achats de biens) - B. Personnel (personnel, consultants, voyage) (détailler les frais de voyage, les salaires et les allocations pour le personnel et des consultants des Nations Unies) C. Formation des homologues D. Contrats (énumérer les partenaires de mise en œuvre et ventiler les coûts pour chacun d'eux) E. Autres coûts directs Sous-total des exigences du projet Frais indirects de soutien du programme (FSP) (sans dépasser 7 % du sous-total des coûts du projet) Coût total du projet CERF 27

mais PAS 7 % du sous-total BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Frais de soutien du programme Sous-total des exigences du projet 500 000 $ Frais de soutien du programme (maximum 7 %) 37 635 $ TOTAL 537 635 $ Cela fait 7 % du total, mais PAS 7 % du sous-total Les FSP ne doivent pas excéder 7 % du SOUS-TOTAL DU PROJET, et non du total ! Sous-total des exigences du projet 500 000 $ Frais de soutien du programme (maximum 7 %) 35 000 $ TOTAL $ 535,000 7 % de 500 000 $ font 35 000 $ 8 28

BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF Que se passe-t-il lorsque les problèmes de budget ne sont pas réglés ? L'organisation ne peut pas obtenir du CSU l'approbation de toutes ses exigences financières Le projet est mis en attente au secrétariat du CERF et/ou au Bureau du Contrôleur de l'ONU Les fonds ne sont pas versés tant que les incohérences ne sont pas résolues Problèmes d'audit Les incohérences dans les dossiers entraînent des observations d'audit négatives de la part des auditeurs internes (BSCI – Bureau des services de contrôle interne) et externes (Comité d'audit) de l'OCHA et/ou du Bureau du Contrôleur (audit séparé) 29

Les fonds sont versés plus rapidement lorsque : BUDGET ET CONDITIONS D'ADMINISTRATION DU CERF En résumé... Les fonds sont versés plus rapidement lorsque : Les demandes du CERF sont accompagnées de budgets transparents et précis Le délai de renvoi des budgets revus et corrigés est réduit au minimum L'organisation renvoie rapidement la lettre d'approbation contresignée au CERF 30

FORMATION 6 QUESTIONS ET COMMENTAIRES SESSION MERCI