Aide alimentaire sous forme de produits laitiers suisses

1. Identification de l’institution L‘ONG visite l’institution bénéficiaire potentielle, pour définir les besoins de celle-ci et pour éclaircir les points suivants: Activités/rayon d‘action de l‘instituion – groupe ciblé Emplacement géographique / situation – en ville, à la campagne Ressources humaines – personnel médical, administratif, etc. Capacité financière – Prise en charge d’une part des frais du fonctionnement (mise en œuvre de l’aide), de transport et dédouanement possible La structure a la capacité d’assurer l’utilisation de l’aide en produits laitiers selon les critères de la DDC Infrastructures – salles de soins, cuisine, dépôt, etc. L’accès à l’eau potable assurée en tout temps. . Collaboration possible – est-ce que le monitoring du projet peut être assuré par l’ONG Est-ce que le flux d’information est assuré

2. Clarification des besoins Identification des besoins du groupe cible potentiellement bénéficiaire et de la remise possible de produits laitiers Catégorie et nombre des bénéficiaires (enfants, adultes, malades, etc.) Forme de traitement – interne, ambulatoire Les critères de la DDC prévoient une préparation et remise centralisée des produits laitiers, seulement en cas exceptionnel de traitement ambulatoire, pas de distribution! Sous quelles formes les produits laitiers seront utilisés - Sous forme liquide (lait pour nourrissons, lait entier) - Mélangés avec des denrées alimentaires traditionnelles (lait écrémé vitaminé et enrichi en protéines) - formules thérapeutiques (lait entier ou lait écrémé)

3. Demande La personne responsable du projet du centre remplit la demande de façon véridique avec toutes les données nécessaires: Nom et adresse du centre Type d’institution - hôpital, centre de santé, école, etc. Un seul demandeur nominatif par demande – pas de demande collective Quantité journalière en moyenne des bénéficiaires par mois et groupe cible correspondant Utilisation des produits laitiers – Forme de remise Quantité quotidienne remise par année (par exemple durant 5 jours pendant 10 mois) Calcul de la quantité 2dl = 27,4g / jour / personne Ajouter à la demande une description détaillée du projet dans laquelle il faut répondre aux questions du formulaire de demande. Si un traitement ambulatoire est prévu, il doit en plus être évoqué, comment les bénéficiaires seront accompagnés (rations remises, fréquence de contrôle de poids, visites à domicile, etc.) Signature de la personne responsable du centre

4. Traitement de la demande - Attribution L‘ONG contrôle la demande concernant l‘intégralité de son contenu et contrôle les quantités calculées Des données manquantes ou déficientes seront complétées en concertation avec la personne responsable du centre La demande contrôlée et, si besoin, révisée est adressée à la DDC Contrôle de la demande par la DDC. Un protocole d’évaluation est établi, les besoins de clarification sont discutés avec l’ONG avant l’établissement du contrat Etablissement du contrat de donation entre la DDC et l’ONG – liste détaillée d’attribution par centre – délai de livraison fixé => L’info doit être communiquée par les ONG aux centres Achat des produits laitiers par la DDC – Commande trois mois avant le mois d’envoi

5. Organisation du transport Afin d’économiser des frais, les attributions de produits laitiers à différentes ONG travaillant dans un même pays doivent faire l’objet d’un envoi groupé si possible. L‘ONG adresse à la DDC pour contrôle au moins deux offres de transport, le mandat est ensuite confié par l’ONG au prestataire meilleur marché choisi La DDC se charge entièrement des frais de transport du producteur jusqu’à et avec le fret du Rhin et participe aux frais par voie maritime et d’autres frais de transport de liaison éventuels à l’intérieur des pays à hauteur de 50%. L’ONG fixe, avec le producteur et l’expéditeur, la date exacte d’envoi et exige, après consultation avec la personne dédouanant la marchandise, les certificats nécessaires pour l’import auprès du producteur. La personne dédouanant la marchandise obtient sur place les documents d’importation nécessaires et informe les centres de l’arrivée prochaine de la marchandise.

6 Dédouanement de la marchandise La personne dédouanant la marchandise s’occupe des formalités douanières et dédouane les produits La personne dédouanant la marchandise informe les responsables des centres de l’arrivée des produits et coordonne la suite du transport La marchandise est livrée conformément à la liste d’attribution aux centres concernés Les frais pour le transport maritime sont à la charge de l’ONG. Pour l’organisation du transport à l’intérieur du pays, ce sont les centres eux- mêmes qui s‘en occupent. Transport à l’intérieur du pays et frais de douane sont à la charge des centres. Chaque centre atteste de la réception de la marchandise au moyen d‘un accusé de réception entièrement rempli pour la DDC En cas de difficultés de dédouanement, la DDC doit être informée à temps, afin qu‘elle puisse, si besoin est, faire une demande d’appui auprès de la représentation Suisse

7. Utilisation des produits laitiers Le personnel responsable est familiarisé avec les critères de la DDC et connaît les formes de préparation Les produits seront utilisés avant les dates d’expiration En cas de traitements ambulatoires, les mères sont formées sur la préparation des produits laitiers – Ensuite des consultations régulières par semaine, visite à la maison, etc. sont assurées. Un accompagnement des bénéficiaires sera assuré par le centre, par exemple par des contrôles réguliers Toujours enlever les étiquettes des boites vides avant d’en faire un autre usage

8. Monitoring et accompagnement Le flux d’infos DDC – ONG – Centres est assuré par l’ONG. Circulaire! Les centres sont visités régulièrement par les ONG – Contrôle de: - Quantité de bénéficiaires - Préparation et distribution des produits laitiers – rations, accompagnement, etc. - Accès à l’eau potable - Hygiène, cuisine, salles de traitement, personnel - Stock Appui aux responsables des centres dans l’élaboration des documents de projet (rapports d‘utilisation, demandes, descriptions de projet) Rapport d’utilisation dans les délais fixés à la DDC

Documents de référence Tous les documents de référence, nommés ci-dessous, sont disponibles en cinq langues, à l’adresse suivante: www.deza.admin.ch/swiss_dairy_food_aid Critères de la DDC pour l’utilisation des produits laitiers Formulaire de demande Accusé de réception Modèle de rapport d‘utilisation Aide-mémoire concernant la participation aux frais de transport de la confédération Modèle de demande d’offre