« Qu’est-ce que c’est et en quoi est-ce que cela m’intéresse? » Gouvernance des TI « Qu’est-ce que c’est et en quoi est-ce que cela m’intéresse? » 25 juin 2007

Panélistes Gerry Miller Debbie Jones James Yung Directeur exécutif, services et technologie de l’information, University of Manitoba Debbie Jones Directrice, services de technologie de l’information, University of Western Ontario James Yung Directeur adjoint, groupe de vérification des systèmes d’information, Harvard University Lori MacMullen (animatrice) Vice-rectrice adjointe, services de technologie intégrés, University of New Brunswick 25 juin 2007

Déroulement Présentations Messages clés Dialogue 25 juin 2007

Objectifs Présenter trois perspectives, Cerner les messages clés, et Créer un dialogue autour du thème... « Gouvernance des TI : Qu’est-ce que c’est et en quoi est-ce que cela NOUS intéresse? » 25 juin 2007

University of Manitoba Gerry Miller 25 juin 2007 5

Contexte University of Manitoba 27 000 étudiants 5 000 membres du personnel Budget d’exploitation 410 M$ Revenus de recherche 103 M$ 25 juin 2007 6

Services d’information et de technologie (SIT) Responsable de toute l’informatique de base, des télécommunications, des réseaux de données, de la technologie utilisée dans les salles de cours et de la production graphique Soutien à l’administration, à l’enseignement et à la recherche Modèle centralisé Budget annuel Exploitation et équipement 16,8 M$ Immobilisations 10,6 M$ 150 ETP Total des dépenses de l’Université en TI, environ 35 M$ (notre estimation) Tout près de 9 % des dépenses d’exploitation 25 juin 2007 7

Buts de l’Université Donner accès à un enseignement exceptionnel Attirer et garder les meilleurs éléments Être un lieu où la recherche et les programmes des cycles supérieurs contribueront véritablement à la province, au pays et au monde entier Fournir l’infrastructure humaine, physique et technologique nécessaire à l’apprentissage et à la recherche Être un centre pour la communauté 25 juin 2007 8

Buts des SIT Optimiser l’accès à la technologie Améliorer l’infrastructure et les services de TI pour attirer des chercheurs, des étudiants et des professeurs de calibre international Passer des anciens systèmes administratifs à des systèmes aux fonctionnalités plus riches Fournir aux professeurs l’appui nécessaire pour ce qui est de l’enseignement Fournir aide et installations aux professeurs qui font de la recherche Améliorer et optimiser la gestion de la sécurité – environnement local et réseau Gestion du portail 25 juin 2007 9

Méthode de l’Université du Manitoba Processus d’attribution des ressources À base de modèles Pour toutes les unités – enseignement et recherche aussi bien qu’administration Plan de ressources stratégiques Énoncés de vision et de mission Activités fondamentales Réalisations Influences stratégiques et analyse FFPM (forces, faiblesses, possibilités, menaces) Planification d’hypothèses 25 juin 2007 10

Plans stratégiques Pour la stratégie de chaque unité Priorité de l’Université appuyée Indicateurs de rendement clés Objectifs de rendement Répercussions en cas de financement inadéquat Série d’objectifs et de stratégies nécessaires à la réalisation Répercussions sur les ressources Répercussions financières Source de financement – nouvelle ou existante 25 juin 2007 11

Pourquoi la gouvernance des TI est une fonction qui compte Définition «… leadership ainsi que structures et processus organisationnels qui font en sorte que les TI d’une organisation permettent de réaliser, voire de dépasser les stratégies et objectifs de l’organisation. » (Association des professionnel(le)s en Vérification et Contrôle des Systèmes d'Information, APVCSI) [traduction] Valeur des TI Créer une valeur organisationnelle par l’application de la technologie. Dans une université, il n’y a pas de valeur actionnariale, mais plutôt des améliorations du point de vue des services, de la productivité, de la communication des idées, des communautés d’intérêts, etc. Il faut des structures de gouvernance pour contenir les TI, à l’heure où les projets se multiplient Voix sur IP, gestion intégrée des ressources, salles de cours, infrastructure, appui à la recherche, etc. Les priorités des TI (sauf en ce qui a trait à l’infrastructure de base) n’appartiennent pas aux services de TI, mais plutôt aux diverses unités d’affaires et unités d’enseignement et de recherche Processus qui permet d’avaliser les décisions de l’établissement au sujet des systèmes d’information 25 juin 2007 12

Investissement en TI et RCI Les dépenses en TI représentent une part considérable des dépenses totales – généralement de 8 % à 10 % ou plus Lorsque les finances sont serrées, le rendement du capital investi (RCI) devient un facteur important Les priorités de l’établissement devraient orienter les priorités des TI Les services des TI sont utilisés par tous Délais relativement courts de remplacement de l’infrastructure des TI Les dépenses et services de TI sont assujettis aux forces du marché et à la réglementation 25 juin 2007 13

5 principaux enjeux en matière de gouvernance des TI Amener les unités à être parties prenantes des décisions relatives aux TI Financement des coûts d’exploitation généré par l’investissement en capital Amener la direction à considérer l’investissement dans les TI comme une mesure stratégique Mise à jour continue de l’équipement Difficultés liées au marché et à la réglementation Gestion du portefeuille de projets 25 juin 2007 14

University of Western Ontario Debbie Jones 25 juin 2007 15

À propos de Western Fondée en 1878 à London, Ontario Mission de Western – Fournir la meilleure « expérience étudiant » parmi les universités canadiennes fortement axées sur la recherche Par l’entremise de ses 12 facultés et écoles, et de ses 3 collèges affiliés, l’Université offre plus de 60 programmes différents menant à un diplôme. 25 juin 2007 16

À propos de Western 155 hectares Plus de 100 bâtiments (et cela augmente!) 33 000 étudiants (y compris collèges affiliés) 4 300 en résidence 3 500 professeurs et autres membres du personnel Budget d’exploitation 446 M$ Revenu de recherche 209 M$ 25 juin 2007 17

Structure organisationnelle de Western 4 vice-recteurs relèvent du recteur vice-recteur à la recherche vice-recteur aux affaires externes vice-recteur aux ressources et à l’exploitation vice-recteur principal et vice-recteur à l’enseignement Services de technologie de l’information (STI) Les STI relèvent du vice-recteur principal, au même titre que 12 facultés, les registraires, le service de planification et budgétisation ainsi que les bibliothèques. 25 juin 2007 18

Services de technologie de l’information Organisation centrale responsable du soutien en matière de technologie de l’information, notamment : Réseau de données de l’ensemble du campus, y compris réseau sans fil Télécommunications Gestion de plus de 300 serveurs répartis dans 2 centres de données Applications fondamentales : inscription réseau, répertoire d’adresses de Western, protocole LDAP, courriel, gestion d’agenda, gestion de cours, protection antivirus… Centre de ressources en technologie éducative et soutien connexe Laboratoires d’informatique pour étudiants (usage général) Sécurité des TI et politique relative aux TI Nombreux autres services, certains « gratuits » 25 juin 2007 19

Qui guide et soutient les TI? Sous-comité sénatorial des TI Groupe de travail sur la sécurité de l’information Enquêtes ponctuelles ou groupes de travail sur les politiques Conseil des TI Comité directeur des TI Autres membres du personnel des TI répartis sur le campus STI compte 120 employés et 20 étudiants De 1 à 7 employés des TI dans chaque faculté 25 juin 2007 20

Ressources consacrées aux TI Processus d’attribution des ressources Chaque faculté et unité administrative soumet un plan qui décrit tous les aspects du budget. Tous les plans doivent tenir compte d’une réduction continuelle du financement de base, réinvestissement stratégique discrétionnaire. Les nouvelles initiatives qui reçoivent un appui dans plusieurs budgets soumis et ceux qui s’arriment au plan stratégique du campus passent en priorité. 25 juin 2007 21

Défis qui attendent les TI Rythme de changement des TI Augmentation des répercussions des TI ou de l’absence de TI Gestion de la sécurité Exigences en matière de réglementation (vie privée, droits d’auteur, propriété intellectuelle, archivage…) Accroissement de la création de données et nécessité de gérer cette croissance Augmentation des attentes (réponse instantanée, jour et nuit) 25 juin 2007 22

Défis qui attendent les TI de l’Université Nombreuses sources de financement – prise de décisions Accent sur l’amélioration des services ou de « l’expérience étudiant », non sur l’augmentation des profits – plus difficile de calculer le RCI Équilibre entre la gestion de la sécurité et la facilité d’utilisation pour des groupes d’utilisateurs variés Soutien pour une très grande variété de choix en informatique Moins d’influence sur les nouvelles technologies et le moment où elles entrent dans l’environnement 25 juin 2007 23

Importance de la gouvernance des TI Les TI servent à presque tout membre de la communauté universitaire et on compte sur elles pour un nombre croissant de processus de travail et d’enseignement Les investissements en TI représentent une part considérable du budget de l’Université Il faut de saines communications, de la collaboration et des décisions pour centraliser ou décentraliser des services spécifiques Les investissements et services de TI stratégiques doivent être subordonnés aux besoins de l’organisation 25 juin 2007 24

Harvard University James Yung

Harvard University – points saillants 12 écoles 143 centres de recherche et centres d’études Environ 7 000 étudiants de premier cycle et 13 000 aux cycles supérieurs Plus de 19 000 professeurs et autres membres du personnel Fonds de dotation 25 G$ Recherche commanditée 623 M$ Budget d’exploitation 2,7 G$ 25 juin 2007

Question Comment la plupart des universités axées sur la recherche régissent-elles le vaste ensemble d’initiatives se déroulant sur le campus et portant sur la technologie de l’information, qui évolue rapidement? RÉPONSE : De façon inefficace, non efficiente, pas aussi bien qu’elles le devraient. ~ Source : Educause – IT Governance in Higher Education, 2006 ~ 25 juin 2007

Enquête Educause 2006 La gouvernance des TI, l’organisation et le leadership figurent parmi les grands enjeux auxquels il faut s’attarder pour garantir la réussite stratégique de l’établissement. Le volet gouvernance est encore plus stratégique dans le cas des grandes universités axées sur la recherche. Le chef des services d’information n’a pas de pouvoir réel pour ce qui est de mettre en œuvre des normes à l’échelle du campus ou de faire appliquer des politiques de sécurité. ~ Source : Educause – IT Governance in Higher Education, 2006 ~ 25 juin 2007

Qu’est-ce que la gouvernance des TI? C’est une question de leadership de l’organisation Prendre des décisions qui conduisent à un meilleur arrimage des TI avec l’organisation Amener les TI à générer plus de valeur Employer les ressources en TI de façon responsable Gérer les risques en matière de TI de façon appropriée 25 juin 2007

Risques en matière de gouvernance des TI dans les universités Mauvaise stratégie des TI entrave la croissance et la pérennité des activités Faux départs et gaspillage de ressources (argent, temps et productivité) Planification à court terme Planification fragmentée des TI Taux d’échec de mise en œuvre des projets élevé Absence de planification antisinistre 25 juin 2007

Problèmes liés à la gouvernance dans les universités Nombre considérable d’universités n’ont ni plan de campus stratégique ni plan stratégique des TI Leaders des TI absents des tables de décisions et, souvent, ne relèvent pas du titulaire de la fonction la plus élevée du secteur de l’enseignement et de la recherche Absence de participation des organismes de gouvernance aux activités de TI Fort pourcentage des environnements reçoivent peu d’encadrement dans leurs activités de planification ~ Source : Educause – IT Governance in Higher Education, 2006 ~ 25 juin 2007

Dépenses considérables en TI dans les universités Projets de recherche autonomes : Excellence en recherche constitue une valeur fondamentale des universités Informatique départementale : Bon nombre des départements ont leur propre organisation informatique, assortie de mécanismes de financement autonomes Informatique administrative : systèmes centraux (ressources financières et humaines) 25 juin 2007

Nécessité de la gouvernance des TI dans les universités Systèmes fonctionnels en tout temps Sécurité Alignement des TI sur les activités Gestion de la complexité Respect de la réglementation Valeur-coût Millions de dollars dépensés en TI Activités informatiques et administratives des TI décentralisées Augmentation du nombre d’infractions graves à la sécurité Capacité des TI de s’adapter à l’envergure de l’organisation et de maintenir le bon fonctionnement Divers modèles de prestation des TI Respect de la réglementation Accès à l’information, protection des renseignements personnels, etc. 25 juin 2007

Pourquoi la gouvernance des TI est-elle nécessaire? Les TI constituent un facteur stratégique et vital de la réussite et de la réputation de l’Université. Le respect de l’abondante réglementation repose souvent sur des mécanismes de contrôle efficaces. 25 juin 2007

Évaluation de la gouvernance des TI Examen détaillé de la gouvernance des TI et des mécanismes de contrôle interne, au sein des services de technologie de l’information (STI) Porte sur deux aspects principaux : La gouvernance des TI, qui évalue le rendement de l’organisation du point de vue de la technologie par rapport à ses responsabilités, à savoir fournir des services de TI efficaces et de qualité, selon les objectifs stratégiques globaux de l’organisation. L’évaluation des TI, qui évalue le processus et les systèmes de contrôle interne ainsi que la conformité. 25 juin 2007

Principe de base de CoBIT CoBIT et gouvernance des TI CoBIT (Control Objectives IT) est une norme internationale visant à orienter et à contrôler la technologie de l’information dans les entreprises. CoBIT fixe les normes de mesure de la maturité des processus de gouvernance des TI. Maturité des processus Besoins de l’entreprise Planifier et organiser Acquérir et mettre en œuvre Fournir et assurer le soutien Surveiller et évaluer Principe de base de CoBIT Ressources en TI Processus de TI 25 juin 2007

Modèle de maturité des processus CoBIT Non existant Début, ponctuel Reproductible Défini Géré Optimisé Niveau 0 Niveau 1 Niveau 1 Niveau 2 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 4 Niveau 5 Niveau 5 Niveau 0 – Non existant – Processus de gestion jamais appliqués Niveau 1 – Début, ponctuel – Processus ponctuels et désorganisés Niveau 2 – Reproductible – Processus d’une certaine régularité Niveau 3 – Défini – Processus documentés et communiqués Niveau 4 – Géré – Processus suivis et mesurés Niveau 5 – Optimisé – Pratiques exemplaires suivies et automatisées À quel niveau de maturité la gouvernance des TI se trouve-t-elle dans votre université? 25 juin 2007

Domaine couvert par la gouvernance des TI Alignement stratégique Veille à faire l’arrimage entre les plans de l’organisation et ceux des TI ainsi qu’entre les activités de TI et celles de l’organisation Valeur fournie Les TI fournissent les avantages promis par rapport à la stratégie, en s’efforçant d’optimiser les coûts et de démontrer la valeur intrinsèque des TI Gestion des ressources Il s’agit de l’optimisation de l’investissement dans les ressources de TI essentielles et de leur gestion adéquate : applications, information, infrastructure et personnel Gestion du risque Haute direction, appétit pour le risque, exigences de conformité, transparence au sujet des risques significatifs pour l’organisation Mesure du rendement Suit et surveille la mise en œuvre de la stratégie, le déroulement du projet à bonne fin, l’emploi des ressources, le rendement des processus ainsi que la prestation de services afin d’atteindre des buts non mesurables par les moyens comptables habituels ©2007 IT Governance Institute 25 juin 2007

Objectifs de la gouvernance des TI Information pertinente dans le contexte des processus d’affaires, fournie à temps, correcte, cohérente et utilisable Efficacité Information fournie selon un emploi optimal des ressources (le plus productif et économique possible) Efficience Confidentialité Protection de l’information sensible contre toute communication non autorisée Intégrité Fait référence à l’exactitude et à l’intégralité de l’information Information rendue disponible lorsque requise par le processus d’affaires, maintenant et à l’avenir; se rapporte également à la sauvegarde des ressources nécessaires et aux fonctionnalités connexes Disponibilité Respect des lois, de la réglementation et des dispositions contractuelles auxquelles les processus d’affaires sont assujettis, c.-à-d. des critères dictés par des autorités externes ou par des politiques internes Conformité Fiabilité Communication de l’information appropriée pour que la direction puisse diriger l’organisation et exercer ses responsabilités de fiduciaire et de gouvernance 25 juin 2007 ©2007 IT Governance Institute

Cadre CoBIT assurant l’arrimage des TI à l’organisation CONFORMITÉ Basel II, Loi Sarbanes- Oxley, etc. Catalyseurs RENDEMENT : Objectifs de l’entreprise Tableau de bord équilibré Gouvernance d’entreprise Comité des hauts dirigeants Gouvernance des TI COBIT ISO 9001:2000 ISO 17799 ISO 20000 Pratiques d’excellence Processus et procédures Procédures d’assurance qualité Biblio. d’infrastructure des TI Principes de sécurité 25 juin 2007 ©2007 IT Governance Institute

Exercer une saine gouvernance des TI Définir clairement les rôles et les responsabilités pour ce qui est de la prise de décisions relatives aux TI Clairement faire savoir qui est responsable des décisions dans les différents secteurs : recherche, départements, enseignement, informatique centrale Favoriser les saines relations entre le service central et les unités locales de TI Voir à ce que la structure et les processus de gouvernance soient cohérents avec ceux de l’Université ~ Source: Educause – IT Governance in Higher Education, 2006 ~ 25 juin 2007

Avantages d’une saine gouvernance des TI Meilleur rendement de la fonction des TI Utilisation efficace des ressources en TI Moins d’arrêts non planifiés Sécurité de l’information accrue Rendement du capital investi (RCI) mesurable 25 juin 2007

La gouvernance des TI, c’est… un processus visant à favoriser la prise de décisions efficace en ce qui a trait aux investissements et aux activités de TI arrimer les investissements des TI aux activités pour permettre l’atteinte des objectifs stratégiques et le respect des priorités atténuer les risques – au sein des TI et alentour 25 juin 2007

La gouvernance, ce n’est pas : l’entière responsabilité du leader principal des TI un moyen d’éliminer ou de réduire les ressources un processus visant à appliquer les décisions émanant « des hautes sphères » 25 juin 2007

La gouvernance doit… refléter la « culture » de l’établissement être comprise et appuyée par tous les intervenants inclure un processus déterminé, décrivant clairement les rôles et responsabilités de chacun comporter un processus de mesure, de présentation de rapport et de rétroaction 25 juin 2007

Dialogue Questions Commentaires Messages Action Pour obtenir des précisions, pour réfuter Commentaires Pour ajouter un élément, pour partager votre expérience Messages Qu’avez-vous retenu? Action Que doit faire votre établissement? Qu’allez-vous faire? 25 juin 2007