Pour les pièces justificatives de gestion PESV2 HEXADEMAT Pour les pièces justificatives de gestion

HEXADEMAT – Sommaire A partir de la version 08.04.09, Avec des règles d’archivage et de signature, la dématérialisation traduira électroniquement la valeur juridique des documents. A partir de la version 08.04.09, et avec HEXADEMAT, Hexagone se dote de fonctions pour fournir au PESV2 toutes les pièces justificatives règlementaires. Architectures possibles HEXADEMAT : Hexagone l’archiviste Recettes, Dépenses, Paies, comment ça marche Conclusion

Architectures possibles GED Architectures possibles Tronc commun aux différentes solutions Serveur décentralisé Hexagone Microsoft SharePoint HYDMedia GED externe via EAI

HEXADEMAT – Architectures possibles Le tronc commun aux différentes solutions Quelle que soit la solution d’archivage retenue par l’établissement, le tronc commun se décompose en deux niveaux : - l’interfaçage d’HEXAGONE en acquisition des documents qui serviront de pièces justificatives. Acquisition Indexation Stockage Système d’archivage (ou GED) Numérisation par scanner

HEXADEMAT – Architectures possibles Le tronc commun aux différentes solutions Ainsi qu’en production des pièces justificatives pour le PESV2. Génération XML PESV2 Système d’archivage (ou GED) A la génération d’un fichier PESV2, HEXAGONE va automatiquement interroger LA GED pour insérer les pièces justificatives au flux XML.

HEXADEMAT – Architectures possibles Serveur décentralisé Hexagone prend en charge la totalité des opérations, le serveur décentralisé ne sert que pour archiver les documents PDF cryptés. C’est une unité de stockage indépendante, avec pour but de faciliter : Le suivi du volume des données documentaires. L’administration et la sauvegarde de ces données Réseau Etablissement Hexagone S3A Données inaccessibles Données illisibles Contrôle des droits Cryptage 64bits Applicatif HEXADEMAT

HEXADEMAT – Architectures possibles Hexagone ou serveur d’impression La solution est proche de la précédente, elle utilise simplement les ressources disque du serveur d’impression. Hexagone prend en charge la totalité des opérations. C’est une solution légère, et sans coût additionnel. Réseau Etablissement Hexagone Serveur d’impression Données inaccessibles Données illisibles S3A Cryptage 64bits Contrôle des droits Applicatif HEXADEMAT

HEXADEMAT – Architectures possibles Microsoft SharePoint Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de documents, avec une intégration forte avec Microsoft Office. Le principal atout de SharePoint est d’intégrer une gestion de Workflows, circuits d’information, qui nous permettra d’intégrer la validation numérique des documents, à la source. Réseau Microsoft Office Attention, ouvert sur le réseau avec une imbrication native dans la suite logicielle Office, la gestion des droits dans l’IRM (voir schéma) devra respecter scrupuleusement confidentialité et intégrité des lieux de stockage des documents. Hexagone IRM Information Right Management HEXADEMAT

HEXADEMAT – Architectures possibles Microsoft SharePoint Exemples de Workflows, pouvant être traités dans Hexagone au travers de Circuit de validation de factures fournisseurs avant mandatement Circuit de validation d’évaluation d’agents Circuit de signatures des Décisions Exemples de Formulaires gérés dans Hexagone au travers de Déclaration d’incidents ou d’évènements indésirables Enquêtes de satisfaction Patients NOTA : La modélisation de ces Workflows et formulaires est à la charge de l’établissement.

HEXADEMAT – Architectures possibles Exemple de Workflow de liquidation de facture Numérisation Facture Création et stockage des étapes du WF Hexagone GEF Hexagone Noyau Sharepoint WF Domaine : FINANCES Stockage des documents scannés Demande de validation Validation de la facture Fin du WF Validation Finale Mise en paiement 1 2 3 4 Web Services (lecture, organisation et stockage des documents) Hexagone ou SharePoint 2013 Domaine FINANCES G.E.D.

HEXADEMAT – Architectures possibles HYDMedia HYDMedia est le concentrateur de toute la production électronique et papier d’un établissement hospitalier. HYDMedia fédère l'information sous forme d'un contenu multimédia en consolidant les documents électroniques et archives physiques de votre établissement. Les recherches par mots clés ou combinaison de mots et synonymes donnent l'accès rapide à une archive complète et neutre. Les documents liés aux patients seront regroupées dans une arborescence Patients. Les documents de recettes diverses et de dépenses seront regroupées par Tiers. Les documents de paie par Salariés. Etc. Profils et rôles Annuaire Ldap Hexagone HYDMedia Web Services HEXADEMAT

HEXADEMAT – Architectures possibles HYDMedia, une archive intégrante, intégrée, et indépendante Contenu Médical Contenu non Médical Dossier Patient Informatisé Hexagone web HYDMedia G5 Accès direct ou par lien contextuel Accès direct ou par lien contextuel Accès externe sécurisé Médecine de ville Et partenaire hôpital Client web Client médical Client indépendant Client Hexagone

HEXADEMAT – Architectures possibles GED externe via l’EAI <<< Solution non encore disponible, inscrite au plan produit pour fin 2015 >>> HEXAGONE pourra peut être s’interfacer avec certaines GED externes. Cependant, la contrainte se situera au niveau des flux, qui devront être gérés par l’EAI (Antares) : Echanges de gestion des droits d’accès par utilisateur d’HEXAGONE Echanges des documents, des index d’accès, et des métadonnées. Outre sa complexité, cette solution aura des coûts d’investissement et de maintenance, et nécessitera le concours de l’éditeur tiers, dans le développement de l’interface. Hexagone G E D externe Droits d’accès Métadonnées Index Doc Web Services Documents

Hexagone l’archiviste

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste Paramétrages Il existe trois types de paramétrages : 1) Le type de dématérialisation HYDMedia Microsoft SharePoint GED externe via EAI Serveur décentralisé Serveur Imp. Hexagone Le choix du type de solution est par défaut positionné avec le serveur d’impression (HEXAWEB). Un paramétrage du noyau permet de changer de type d’archivage. 2) Le type de pièce Chaque type de pièce utilisée par Hexagone (Titre, Facture, Bulletin de paie, …) est nommé en suivant une charte (à ne pas modifier). L’accessibilité à ce paramétrage permettra des évolutions à venir. Pour chacun de ces types sont définies des métadonnées personnalisées (voir page suivante). 3) Les droits d’accès par utilisateur La gestion des droits sur les documents fonctionne comme pour les données. Les utilisateurs sont maîtres de leurs pièces, et les codes gestionnaires permettent le partage des documents numérisés.

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste Classement Les arborescences Pour les solutions où nous maîtrisons les arborescences de classement, les données sont rangées de manière logique par : Etablissement Exercice Domaine Module Transaction Puis selon la nature des pièces : IPP Matricule Salarié Tiers …

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste Nommage, Index et métadonnées HEXADEMAT utilise toute les données « connues » du document pour l’étiqueter avec la plus grande rigueur. L’utilisateur n’est pas sollicité, Hexagone web se charge de tout. Les règles de nommage des pièces Chaque pièce est nommée par son Type, suivi d’un compteur de pièces (toutes pièces confondues). Index et métadonnées Les métadonnées permettent d’indexer les différentes recherches possibles. Exemple pour une facture : Commandes Marchés Produits Comptes UF …

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste La sécurité (*) HEXADEMAT se base sur deux niveaux de protections : Données Serveur Données : Les fichiers documents La norme de stockage reste le PDF. Cependant le format PDF est crypté (64 ou 128bits) et encapsulé dans un fichier ZIP. L’accès au serveur L’accès au serveur est uniquement possible par : Le compte administrateur du serveur Hexagone, qui possède un compte, lui-même crypté. * Ne concerne que les solutions avec stockage sur serveur Hexagone, serveur d’impression ou décentralisé. Les autres GED disposent de leur propre système de sécurité. Ces fichiers sont illisibles sans Hexagone

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste La volumétrie Le volume documentaire est un point d’attention à prendre en compte dans le choix de la solution d’archivage. Les tests AGFA HealthCare Nos essais démontrent qu’un document numérisé en basse qualité reste lisible, et pèse moins de 40Ko pour un format A4. Les réalités de l’archivage Pour un objectif de long terme et de véritable archivage, avec une numérisation standard en 300DPI, le poids moyen d’un document A4 est de 200 à 250 Ko.

Recettes, Dépenses, Paies

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste Recettes Titres de recette Les titres de recettes sont générés par la facturation d’Hexagone. Nous en avons donc la totale maîtrise. La facturation génère directement le titre au format PDF Crypté dans la solution d’archivage. Si l’option est activée, la génération du Fichier PESV2 récupère automatiquement le titre numérisé et l’encapsule au format XML. L’inclusion des titres dans le PESV2 ne demande aucune manipulation des agents.

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste Dépenses La liste des pièces affairantes aux dépenses (Factures, Marchés, …) est fixée de manière règlementaire. (Cf documentation DGFIP) Hexagone permet également de stocker des documents non obligatoires pour le PESV2 : Dans le PESV2, les dépenses sont les pièces les plus impactantes en terme de volume à scanner. Commandes Contrats, Plan, … pour les Immobilisations Situation Budgétaires Dépenses / Recettes EPRD Grands Livres Comparatifs Recettes Comparatifs Dépenses …

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste GED Dépenses Comment gérer le circuit d’informations des pièces d’achat? Certains établissements, de taille conséquente, opteront peut-être pour le “Scan par lot”, à l’arrivée des documents dans l’établissement. Cette fonction est disponible dans HYDMedia, et sera disponible dans Hexagone au printemps 2015. Avec HEXADEMAT, nous proposons également un traitement à la saisie de la pièce, compatible avec l’ensemble des solutions techniques. C’est le meilleur moyen d’associer : Ecriture comptable Pièce comptable = Ce procédé sera détaillé dans le chapître suivant.

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste Paie Les documents produits par Hexagone Comme pour les titres de recettes, les documents produits par Hexagone RH (par exemple les bulletins de paie) seront directement archivés dans vos espace GED. Les autres documents salariés Certains documents, comme les contrats de travail signés, devront être numérisés. Le fonctionnement sera alors analogue à celui des pièces de dépenses.

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste Paie A T T E N T I O N le module de dématérialisation des bulletins de salaires est un module historique d’Hexagone Pour être dématérialisés par le PESV2, les bulletins de paie produits par Hexagone Action doivent être générés par le module : DEMATERIALISATION BULLETINS DE SALAIRE Ce module est sujet à licence. Vous pouvez vous assurer que votre système possède bien cette licence avec la consultation du fichier de licence :

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste GED Stocker les documents des pièces d’achat? Soit lier un document déjà numérisé. Les pièces se joignent aux données de 2 manières possibles 1 Recherchez le document stocké sur votre réseau. 2 Contrôlez visuellement le document Tout passe par la fonction  trombone » 3 Validez, le document est rattaché.

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste Stocker les documents des pièces d’achat? Soit scanner un document. Les pièces se joignent aux données de 2 manières possibles 1 Lancer la numérisation du document papier. 2 Tout passe par la fonction  trombone » 3 Le document est rattaché.

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste Consulter les documents archivés Nous avons souhaité une ergonomie simple et intuitive. Partout dans Hexagone, quand une pièce existe sur une donnée consultée, elle est accessible par un seul clic. Une seule fonction :

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste Administrer les documents HEXADEMAT propose également quelques fonctions de recherche. Les différentes pièces archivées : Sont également accessibles par des fonctions de recherche :

HEXADEMAT – Hexagone l’archiviste Produire le PESV2 avec PJ Il n’y a aucune manipulation particulière à effectuer. Lorsque vous cliquez sur le bouton transfert (PESV2), Hexagone récupère automatiquement les pièces justificatives et les joint au PESV2. Transfert Pour chaque fichier PESV2 généré au format XML : sont encodées automatiquement les pièces justificatives nécessaires :

Conclusion Forces et faiblesse des solutions Quelle solution Choisir?

HEXADEMAT – Conclusion Forces et faiblesses des solutions Forces Faiblesses Pas de surcoût. Une solution clés en main. Adapté aux petits établissements. Ne gère que les documents administratifs liés aux données d’Hexagone. HEXADEMAT Une véritable GED. Le standard Microsoft. Une gestion de Workflows et de formulaires pilotée par Hexagone. Une administration des droits non gérée par Hexagone. . HEXADEMAT + SharePoint Une solution de gestion de contenu intégrée. Un archivage global pour tous les métiers de l’hôpital. Un objectif zéro papier. Un investissement à prévoir. HEXADEMAT + SharePoint + HYDMedia

HEXADEMAT – Conclusion Quelle solution Choisir? « Je souhaite la solution la plus légère possible, pour gérer les pièces justificatives du PESV2 » Il suffit d’utiliser les fonctions HEXADEMAT, disponibles dans Hexagone Web (avec un stockage sur un serveur du réseau Hexagone)

HEXADEMAT – Conclusion Quelle solution Choisir? « Je souhaite une solution performante, intégrant les circuits de validation des documents » Sur le plan acquisition, il suffit d’utiliser les fonctions HEXADEMAT. Les circuits de validation devront utiliser Microsoft Sharepoint (*) Les documents externes à Hexagone seront stockés soit dans Microsoft Sharepoint (*), soit dans l’infrastructure Hexagone. (*) Hors coûts licence Microsoft SharePoint et d’interface d’intégration.

HEXADEMAT – Conclusion Quelle solution Choisir? « Je souhaite une solution performante, intégrant les circuits de validation des documents, ainsi que l’archivage médical et non médical de tous nos documents » Sur le plan acquisition, il suffit d’utiliser les fonctions HEXADEMAT. Les circuits de validation devront utiliser Microsoft SharePoint (*) L’archivage sera intégré dans HYDMedia (*), avec le même niveau de sécurité que les archives médicales. (*) Hors coûts licence Microsoft SharePoint, HYDMedia, et d’interfaces d’intégration.

Merci de votre attention. PESV2 Merci de votre attention.