OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE À L’UTC

Système de gestion du courrier interne est établit depuis 1972, OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE CONTEXTE ET OBJECTIFS ► CONTEXTE. Système de gestion du courrier interne est établit depuis 1972, chiffres clés: - 1000 courriers distribués par jour (dont 450 de CI) - 54 services situés sur 4 pôles à desservir - 2 vaguemestres à plein temps Acteurs: - Maîtrise d’ouvrage : A.PEIGNE - Maîtrise d’œuvre : Équipe DI05 - Superviseur : N.SALZMANN ► OBJECTIFS. - Optimisation du temps de gestion du Courrier Interne (CI) - Notion de confort (vaguemestre, utilisateur) - Coûts et environnement 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

RECHERCHE D’INFORMATIONS A. AUPRÈS DES UTILISATEURS OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION RECHERCHE D’INFORMATIONS A. AUPRÈS DES UTILISATEURS Typologie utilisateurs Typologie enveloppes Typologies des infos et docs : Fréquents Événementiels Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

RECHERCHE D’INFORMATIONS A. AUPRÈS DES UTILISATEURS OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION RECHERCHE D’INFORMATIONS A. AUPRÈS DES UTILISATEURS Utilisation du support enveloppe du CI, Chronogramme Comportement de l’utilisateur et problème recensés Activité vaguemestre Problèmes relevés Expédition Utilisateur type Réception Interaction d’autres utilisateurs / envoi Interaction d’autres utilisateurs / réception Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

RECHERCHE D’INFORMATIONS B. AUPRÈS DES VAGUEMESTRES OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE RECHERCHE D’INFORMATIONS B. AUPRÈS DES VAGUEMESTRES Répartition des tâches dans la journée du vaguemestre 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 BF CR BF BF BF BF Déplacement 9% TRI 80% Ramassage / distribution 11% Problèmes révélés sur le processus de tri : Enveloppes ouvertes qui se vident Difficultés d’identification du destinataire Absence d’identification de l’expéditeur Système de tri « complexe » demandant une longue période d’adaptation (1 semestre) pour être efficace (nécessité d’être familiarisé et d’associer les noms des destinataires à leur service) Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES ► LES QUANTITES CONNUES OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES ► LES QUANTITES CONNUES Volume de courrier par jour Utilisateurs Moyens internes de l’UTC ► LES INFOS NECESSAIRES Courrier interne, Volume de courrier par service Nombre de distribution/tri/ramassage quotidiens Coûts logistiques Courriers non arrivés Durée de vie Variation des volumes 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

Service Courrier interne : infrastructure et processus OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE MODÉLISATION 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION FP: Le SCI doit permettre aux expéditeurs de faire parvenir aux destinataires le courrier. Courrier Docs Infos FC1 Enveloppes BAL Service Courrier interne : infrastructure et processus BAL FC2 Vaguemestres Expéditeurs Destinataires UTILISATEURS Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE MODÉLISATION FP : Le service courrier interne doit permettre aux expéditeurs de faire parvenir aux destinataires le courrier. 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION Expéditeurs Qui ? tout le personnel de l’UTC Nombre : 650 personnes Emplacement 5 + 1 pôles : REE, PG, CT, CR, BF et le nouveau bâtiment Destinataires Quoi ? documents officiels informations personnelles informations générales Sous quelle forme :   typologie de courrier : enveloppes de courrier interne, standards, colis. Nombre :  Environ 1000/ jour (avec effets saisonniers) Proportions :  % docs, % infos perso, % infos générales % enveloppes CI, % enveloppes standards, % colis Courrier Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

PISTES D’AMÉLIORATION OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE PISTES D’AMÉLIORATION 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTES D’AMÉLIORATION Enveloppes - Changement de l’enveloppe Circuit de distribution Agencement remaniement des boîtes aux lettres Regroupement des services Processus Infrastructure Armoire de tri dans le bureau du vaguemestre Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE À L’UTC Revue finale Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

RETOUR SUR OBJECTIFS ► CONTEXTE. Système de gestion du courrier interne est établi depuis 1972, Chiffres clés: - 1000 courriers distribués par jour (dont 450 de CI) - 54 services situés sur 4 pôles à desservir - 2 vaguemestres à plein temps Acteurs: - Maîtrise d’ouvrage : A.PEIGNE - Maîtrise d’œuvre : Équipe DI05 Superviseur : N.SALZMANN ► OBJECTIFS. - Optimisation du temps de gestion du courrier Interne (CI) - Notion de confort (vaguemestre, utilisateur) - Coûts et environnement - Périmètre de remise en cause 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

PROBLEMATIQUE NOUVELLE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE Recherche et analyse des informations nécessaires pour atteindre l’objectif initial Ciblage des pistes d’amélioration A chaque piste d’amélioration ciblée les informations ciblées (connues et inconnues) problèmes soulevés

► RECHERCHE D’INFORMATION Accompagnement vaguemestres DEMARCHE DE L’ETUDE ► RECHERCHE D’INFORMATION Accompagnement vaguemestres Entretiens utilisateurs ► ANALYSE Synthèse du service « Courrier Interne » Analyse fonctionnelle du processus Variabilité d’utilisateurs et typologie de courrier Saisonnalité du Courrier Interne 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

Journée type des vaguemestres OUTILS D’ANALYSE ► CHRONOGRAMMES 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE Journée type des vaguemestres Enveloppe de Courrier Interne

► HISTOGRAMMES SUR L’ACTIVITE DES VAGUEMESTRES OUTILS D’ANALYSE ► HISTOGRAMMES SUR L’ACTIVITE DES VAGUEMESTRES Temps consacré par tâche Temps consacré par volume de courrier 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

► SAISONNALITÉ DU COURRIER INTERNE OUTILS D’ANALYSE ► SAISONNALITÉ DU COURRIER INTERNE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

LES PISTES D’AMELIORATION 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

LES PISTES D’AMELIORATION 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► L’ENVELOPPE ► LA STRUCTURE DE TRI ► LA SENSIBILISATION DES UTILISATEURS ► L’ORGANISATION DE LA DISTRIBUTION Pour chaque piste: Liste des problèmes Infos connus Données à identifier

LES PISTES D’AMELIORATION ► L’ENVELOPPE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE NOTE INTERNE Fiche conçue pour accompagner tout document circulant en interne. Spécification du destinataire, de l’expéditeur et de l’objet du courrier. ENVELOPPE INTERNE Format A4, 32 cases « destinataire » rabat non autocollant PROBLÈMES SOULEVÉS absence de système de fermeture scellage des enveloppes par les utilisateurs (diminution de la durée de vie de l’enveloppe) identification du destinataire mal renseignée expéditeur non identifiable confusion entre le recto et le verso les notes internes peu utilisées

ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► SITUATIONS DE VIE DE L’ENVELOPPE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► FONCTIONS 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE FC2 FC6 FP1 FC4 FC3 FC5 FC1 Destinataire Expéditeur Contenu Structures de tri (armoire de tri, caisses, boîtes aux lettres) Vaguemestre Agressions extérieures Utilisateurs Environnement FC7

ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► VALIDATION DE LA FP PAR ANALYSE CAUSALE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► CARACTERISATION DES FONCTIONS 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► ARCHITECTURE DE L’OBJET (BLOC DIAGRAMME)

ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► PRINCIPES 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE Identification Protection du contenu Fermeture

ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► BILAN TECHNICO-ÉCONOMIQUE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

DES QUESTIONS ? OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab