LA CARTE AFFAIRES Déploiement national RÉUNION DES AGENTS COMPTABLES SECONDAIRES, CHEFS DES SERVICES FINANCIERS 27 JUIN 2006

Déploiement national Marché national notifié le 1er juin 2006 Prestataire retenu : BNP PARIBAS Offre Carte affaires INTERNATIONALE (90%) Carte affaires GOLD (10%) Réunion SFC-ACS 27/06/06

Qu’est-ce que la carte affaires ? Une carte à débit différé Une carte adossée au compte personnel du porteur qui n’est pas tenu d’ouvrir un compte spécifique auprès de BNP Paribas Une carte utilisable en France et à l’étranger : pour effectuer des paiements pour faire des retraits d’espèces  les paiements et les retraits bénéficient du même différé Absence de solidarité pour que la responsabilité du CNRS ne soit pas engagée, notamment dans l’hypothèse où le porteur devient insolvable Absence de solidarité entre le CNRS et le porteur de carte Réunion SFC-ACS 27/06/06

Pour payer quelles dépenses? Les dépenses à caractère professionnel : les dépenses liées aux missions, hors flux normal marché « missions » frais d’hébergement et de restauration : remboursement dans la limite des plafonds réglementaires dépenses annexes nécessaires à la réalisation de la mission (par exemple, frais de documentation scientifique sur le lieu de mission) le cas échéant, billets de train ou d’avion (notamment, vols intérieurs à l’étranger), véhicules de location les frais de réception les frais d’inscription aux colloques, en attendant la mise en place de la carte d’achat « niveau I » Réunion SFC-ACS 27/06/06

Périmètre d’utilisation des 3 cartes : logée, affaires, achat Objectif : simplifier et progresser par la dématérialisation des processus d’achats et de paiements LABORATOIRE autres achats au quotidien (courant 2007) MISSION Avant Pendant CARTE AFFAIRES (compte personnel de l’agent) CARTE D’ACHAT CARTE LOGÉE (carte virtuelle : aucun impact sur l’utilisateur) Niveau 1 < 2 000 € (mode de règlement) Hôtel, restaurant, taxi, véhicule de location, achat petits matériels ou documentation sur le lieu de mission, frais de réception Niveau 3 < 4 000 € (carnet de commandes) Titres de transport, hôtels, véhicules de location Paiement du prestataire « carte logée » (marché national) paiement WEB (inscription aux colloques), menues dépenses achat auprès de fournisseurs référencés  réduction du nombre d’avances sur missions 9.000 avances en 2005 Titres de transport (notamment vols intérieurs à l’étranger), hôtels, véhicules de location * Frais de réception, petits matériels et documentation, inscriptions aux colloques Objectif : impacter le moins possible le budget personnel de l’agent Carte achat : grâce au reporting obtenu sur niveau 1, si constat de récurrence de fournisseur, basculement sur niveau 3. Le niveau 1 va constituer dans un premier temps une base de travail et d’analyse pour identifier les fournisseurs à basculer en niveau 3 (récurrence des fournisseurs). Plafond de 2 000 € a été fixé par arrêté du 28/01/2002 et correspond au montant maximum par opération des dépenses de matériel et de fonctionnement payables par le régisseur d’avances. * hors flux normal marché « missions » Frais de ré

Comment fonctionne-t-elle ? débit du compte du porteur pour le montant des dépenses effectuées liquidation et prise en charge de la dépense en DR achat par le porteur (hôtel, restaurant…) justificatifs et état de frais à remettre au gestionnaire de l’unité dans les meilleurs délais crédit du compte du porteur pour le montant des dépenses acceptées une opération neutre pour le porteur Pas de contrôle particulier à faire pour les dépenses de frais de déplacement payées par carte affaires : c’est un moyen de règlement comme un autre Il n’y a aucun intérêt à rapprocher les PJ reçues du relevé « carte affaires » transmis par la banque Le relevé d’opérations sert à vérifier, dans le cadre d’un contrôle a posteriori, que le porteur utilise sa carte dans le strict cadre professionnel. La carte affaires est un moyen de règlement. Les dépenses réglées par carte affaires suivent le même circuit que les autres dépenses de frais de déplacement : pas de traitement particulier Réunion SFC-ACS 27/06/06

Quel public ? D’une façon générale, les personnes qui se déplacent régulièrement carte affaires internationale : voyageurs réguliers carte GOLD : grands voyageurs Possibilité d’attribution à des agents non CNRS Attribution sous la responsabilité du directeur d’unité et du délégué régional Réunion SFC-ACS 27/06/06

Arrêté au 25 du mois M + différé au 10 du mois M+2 = 45 jours Quel différé? Différé de 45 jours à la date d’arrêté des comptes Date d’arrêté des comptes : le 25 du mois Arrêté au 25 du mois M + différé au 10 du mois M+2 = 45 jours mois M 10 du mois M+2 mois M+1 29 jours différé = 45 jours différé réel = 74 jours 1 jour différé réel = 46 jours achat le 26/06/06 achat le 24/07/06 arrêté des comptes 25/07/2006 débit du compte le 10/09/2006 Réunion SFC-ACS 27/06/06

Quels plafonds de paiement et de retrait ? Carte affaires internationale plafond de paiement : 5 000 € sur 30 jours glissants plafond de retrait : 500 € sur 7 jours glissants Carte affaires GOLD plafond de paiement : 8 000 € sur 30 jours glissants plafond de retrait : 2 000 € sur 7 jours glissants Réunion SFC-ACS 27/06/06

Quels sont ses avantages ? Pour le porteur : utilisation simple suppression de la nécessité de faire l’avance des fonds Pour le CNRS : qualité comptable renforcée : état de frais rendu dans des délais raccourcis réduction, voire quasi-disparition des avances sur mission : simplification administrative réduction des coûts de gestion sécurisation accrue (le problème lié à la récupération des avances supérieures aux sommes réellement dues disparaît) Réduction des coûts de gestion : coût d’une avance estimée à 80 € 9000 avances x 80 = 720 000 euros Sécurisation accrue : problème du recouvrement des avances sur mission> aux frais effectivement dus concernant des agents NON CNRS (pas possibilité de faire une retenue sur salaire) Réunion SFC-ACS 27/06/06

D’un point de vue pratique Le porteur reçoit le livret du missionnaire qui comprend : le guide « carte affaires » le mémo « missions » le guide BNP Paribas d’utilisation de la carte affaires Le porteur signe un engagement par lequel il atteste : respecter les conditions d’utilisation de la carte restituer la carte dès la cessation de ses fonctions au CNRS Espace documentaire : site web SG : bibliothèque pratique site BNP : www.cartesentreprise.bnpparibas.com Réunion SFC-ACS 27/06/06