PRE-REQUIS AUX FORMATIONS XLAB LA GESTION FINANCIERE DES CREDITS DANS LES UNITES Début 14 h

LES ACTEURS

Les ordonnateurs secondaires : Les Délégués Régionaux ont délégation de pouvoir du DG pour constater les recettes et ordonnancer les dépenses des unités de recherche Les directeurs d’unités : Les DU sont responsables de l’emploi des crédits qui leur sont alloués ; chaque DU est autorisé à engager des dépenses pour le fonctionnement de son unité dans la limite d’un seuil de 210.000 €. Les dépenses sont comptabilisées et payées par le Délégué Régional. L’Agent Comptable Secondaire : Il encaisse les recettes et procède au règlement des dépenses après avoir effectué les contrôles règlementaires et dans le respect des règles internes au CNRS et celles relatives à la comptabilité publique.

LES RECETTES

Les différents types de recettes Les recettes provenant de la subvention versée par l’état au CNRS : Subvention de l’état Les recettes générées par l’activité des laboratoires : Ressources propres :  RP non déconcentrées  RP déconcentrées

Les différents types de ressources propres Les ressources propres non déconcentrées :  Les subventions ANRS  Les contrats nationaux  Les redevances  Les recettes de la formation permanente, de l’action sociale  Les recettes perçues au titre des programmes interdisciplinaires  Les dons et legs au CNRS

Les différents types de ressources propres Les ressources propres déconcentrées :  Les contrats de recherche (partenaires privés, publics )  Les prestations de service  Les participations extérieures : Subventions Conseil Général ,Conseil Régional, Ville…  Les dons à un chercheur ou un laboratoire  Les recettes accidentelles : ventes de produits finis, prestations et produits des laboratoires  frais de participation à des stages ou des colloques, etc..

Les contrats de recherche Définition :Engagement contractuel du CNRS vis-à-vis d’un partenaire ( privé ou public ) à réaliser , selon des modalités préalablement définies, une prestation de recherche . Caractéristiques principales : Versement selon un échéancier, obligation de moyens, présence de clauses de propriété intellectuelle . Caractéristiques de gestion : Possibilité de justification financière des dépenses, ouverture si nécessaire d’une adresse budgétaire spécifique ( OTP et EOTP )

Les recettes versées par l’A.N.R. : Agence Nationale de la Recherche Présentation : Les financements de l’ANR sont structurés en programmes de recherche fonctionnant sur projets. Pour chaque programme, un périmètre scientifique est défini selon des indications thématiques ou disciplinaires. Caractéristiques principales : Aides non remboursables, couvrant tout ou partie du coût de l’opération. Caractéristiques de gestion : création de structures de gestion au sein de chaque organismes (USAR pour le CNRS). Appel à projets délégué aux porteurs de projet (CNRS, INSERM, INRIA, INRA, CEA… ). La durée peut varier de 24 à 48 mois, selon un échéancier financier fixe de 30% par année et 10% au solde pour les programmes sur 3 ans. Justification financière des dépenses et ouverture d’une adresse budgétaire spécifique ( OTP et EOTP )

Les contrats de prestations de service Définition: Engagement contractuel du CNRS vis-à-vis d’un partenaire privé ou public à réaliser , selon des modalités préalablement définies, une prestation de service . Caractéristiques principales : Versement selon un échéancier fixé contractuellement, obligation de résultats, absence de clauses de propriété intellectuelle . Caractéristiques de gestion : Possibilité de justification financière des dépenses, ouverture si nécessaire d’une adresse budgétaire spécifique ( OTP et EOTP )

Les subventions Définition: Décision unilatérale d’une personne juridique (publique ou privée) de participer financièrement à la réalisation d’une dépense ou d’un projet . Cette décision peut-être ou non motivée par l’existence d’une contrepartie ( directe ou non ) attendue par le financeur . Caractéristiques principales : Versement en une ou plusieurs échéances selon un échéancier précisé dans la délibération, obligation d’utiliser la subvention conformément aux dispositions fixées par le financeur Signature éventuelle par le CNRS d’une acceptation des conditions fixées par le financeur

Les Dons Définition : « Octroi sans contrepartie d’une somme d’argent à un établissement public par un tiers (personne physique, fondation, association) régi par le droit privé ex Les financements accordés par différentes fondations ou associations (Arc, Anrs, Afm,…). Caractéristiques principales : Un don peut prendre la forme d’un courrier ou d’une décision matérialisant l’intention du donateur . Il peut être assorti de conditions générales d’utilisation des fonds. Le don doit être accepté par le conseil d’administration.

Les recettes accidentelles Définition : recettes de nature diverse ( liées ou non à l’activité scientifique ) à la suite de réalisation d’une vente, d’une étude, d’une prestation de service, d’une location … au profit d’un tiers ( public ou privé ) . Les prestations correspondantes ont été réalisées après réception d’un bon de commande signé par le client . Caractéristique principale : prestations soumises à une tarification (prestations récurrentes ) ou un devis (prestation occasionnelle ) validé par le délégué . Caractéristiques de gestion : Présence obligatoire d’un bon de commande matérialisant l’accord du client, prise en charge après réalisation de la prestation .

Les colloques Qu’est ce qu’un colloque : Rencontre entre de nombreux participants de toutes origines professionnelles... de toutes nationalités… dont le but est la confrontation et la diffusion de résultats de travaux et de recherches …se déroulant sur plus d'une journée et donnant lieu à une organisation globale nécessitant une participation payante . Le préalable nécessaire pour bénéficier du label "Colloque" : Un budget équilibré, tenant compte de la TVA, validé par le délégué régional . Les avantages du label "colloque«  La mise en place de crédits par anticipation Plus grande souplesse de gestion des dépenses Possibilité de confier l'organisation globale du colloque à un organisateur qui re-facture ensuite au CNRS ( l'encaissement des recettes ne peut cependant lui être confié) Un impératif de gestion : l'ensemble de la gestion du colloque doit être confié au même établissement

Les autres recettes : les factures internes  Facturation interne : échanges financiers entre deux ou plusieurs structures internes à l ’établissement. Soit à la suite d ’une prestation de service réalisée par une unité au profit d ’une autre : Ventes de biens, droits d ’inscription colloque, facturation d ’un service rendu ( reprographie, analyses ... ) Soit par la mise en commun de fonds pour effectuer des dépenses communes: dépenses d’infrastructure ( fluide, téléphone, gardiennage )

Les autres recettes : les factures internes  Ce type de prestation doit être traité : - comme une dépense pour l ’unité qui achète la prestation - comme un recette pour l ’unité qui réalise la prestation Particularités comptables : 1 - Pas de TVA Remarques : 1 - En l ’absence de TVA, le coût facturé s ’entend HT 2 – Il est impératif de joindre le bon de commande à la demande de facturation transmise à la délégation.

LES DEPENSES

1 – LES DIFFERENTES ETAPES

L’engagement Double aspect de l’engagement Engagement juridique Acte juridique qui matérialise l’obligation de laquelle résultera une charge pour l’établissement Commande de fourniture / matériel Établissement d’un ordre de mission Décision de versement de subvention Décision de recrutement Engagement comptable Acte comptable qui correspond à l’affectation des crédits nécessaires à la réalisation de la dépense qui résultera de l’engagement juridique L’engagement comptable précède toujours l’engagement juridique Formes des engagements Commande provisionnelle Montant estimatif réajustable en cours d’exercice Commande standard Opération de dépense parfaitement définie et chiffrée

LE FLUX DE LA COMMANDE La commande est toujours réalisée dans XLAB par les unités et transférée vers BFC. Elle est imputée sur une origine de crédits, et saisie d’une famille de produits qui dérivent dans BFC : L’adresse budgétaire de l’origine de crédits L’imputation comptable de la famille de produits L’imputation analytique de l’origine de crédits Elle mouvemente les crédits d’engagement et génère un contrôle de la disponibilité des crédits.

La liquidation Définition La liquidation est un acte administratif qui a pour objet : De vérifier la réalité de la dette D’arrêter le montant de la dépense Elle comporte deux opérations La constatation du service fait La liquidation proprement dite Remarque : Au CNRS la déconcentration de la gestion a pour effet un « partage » des actes de la liquidation entre les laboratoires et la Délégation

Constatation du service fait Etablir l’existence de la dette Certifier le service fait Deux volets pour cet acte administratif Autorité compétente L’ordonnateur et ses délégataires Etablir l’existence juridique de la dette Réalité de la prestation S’assurer que l’obligation de laquelle résultera une dette pour l’établissement a bien été remplie Livraison conforme Matériel en ordre de marche Déplacement effectué Vacations réalisées

La certification du service fait dans le laboratoire La constatation du service fait reste une opération qui relève du laboratoire Obligation avant transmission de la facture à la Délégation Point de départ de la dette de l ’Etablissement La certification est attestée par une codification dans le logiciel de gestion de l’unité XLAB pour les commandes standards. Pour les commandes prévisionnelles, le service fait est implicite.

Des contrôles sont introduits entre les quantités commandées et les quantités réceptionnées. Le « service fait » mouvemente les crédits de paiements. Règle fondamentale de Comptabilité publique : sauf dérogations le paiement est toujours après service fait.

La prise en charge de la dépense L’ordre de payer donné au comptable par l’ordonnateur Période de mandatement Exercice de rattachement Charges constatées d’avance Impact sur la consommation des crédits

LE PAIEMENT Rôle de l’Agent Comptable inscrit dans les textes Décret du 29 décembre 1962. Rôle de caissier L’opération de paiement réalisée par le comptable permet au créancier de l’établissement d’entrer en possession des sommes qui lui sont dues

2 - LES CONTRÔLES A PRIORI DE LA DEPENSE

LES CONTRÔLES EFFECTUES PAR LES UNITES SUR LES FACTURES Présentation et contenu Libellées à l’encontre du CNRS Datées Désignation du fournisseur Domiciliation du paiement Eléments de facturation Valeur juridique des factures Rôle du laboratoire Réception des factures : cachet d’arrivée (DGP) Vérification au regard de la liquidation Constatation du service fait (signature bordereau de transfert) Numéro d’inventaire le cas échéant Production des pièces justificatives

PIECES JUSTIFICATIVES Prise en compte d’une meilleure répartition des rôles entre : Le directeur d’unité : pleinement responsable de la bonne utilisation des crédits qui lui sont alloués Le Délégué Régional : garant de la qualité d’ensemble du dispositif Le comptable : fusion du rôle de payeur exercé sous la double casquette SFC / Comptable et rôle de caissier en pleine responsabilité

PIECES JUSTIFICATIVES Normées dans un référentiel : voir la bibliothèque pratique dans PRAGMA Plus d’envoi des pièces à la cour des comptes depuis le décret de décembre 1985 Durée et conditions de conservation

Les contrôles effectués par l’Agent comptable Rôle du comptable Le paiement n’est pas une simple opération de sortie matérielle de fonds mais se traduit par une série de contrôles et de vérifications inscrits dans le décret de 1962 Le double aspect du rôle du comptable Un rôle de payeur  Visa des dépenses / contrôle de régularité Un rôle de caissier  Opération de paiement

Le comptable : rôle de payeur Articles 12 et 13 du décret du 29 décembre 1962 Les contrôles portent sur : Qualité de l’ordonnateur : accréditation / assignation des dépenses Disponibilité des crédits Exacte imputation des dépenses Validité de la créance Certification de service fait Exactitude des calculs de liquidation Production des pièces justificatives Présence des visas requis Prescription quadriennale Sanction des contrôles Visa  prise en charge de la dépense Suspension du paiement  retour motivé à l’ordonnateur Le droit de réquisition et ses limites Transfert de responsabilité Refus du comptable de déférer à la réquisition Indisponibilité des crédits Absence de service fait Caractère non libératoire du règlement

Le comptable : rôle de caissier Aux termes du code civil le paiement est l’acte par lequel le débiteur se libère de sa dette Caractère libératoire du règlement Paiement au véritable créancier ou à ses représentants légaux Véritable créancier Représentants légaux Cessions et oppositions (entre les mains du comptable) Paiement selon un mode prévu par la réglementation Virement si montant > 750 euros  les exceptions Chèque  sous la responsabilité du comptable Numéraire  identité du bénéficiaire / acquit Carte bancaire Personne physique Société Des héritiers Des incapables majeurs Redressement/liquidation judiciaire Loi Dailly Oppositions Affacturage

3 – LES NOUVEAUX INSTRUMENTS DE PAIEMENT

Des cartes différentes pour des usages différents Carte logée Dépenses payées directement sur le Budget du CNRS Achats titres de transport et nuitées Carte achat Toutes autres natures de dépense < à un certain seuil Carte affaires L’agent paie sur son compte bancaire personnel mais ses dépenses sont remboursées avant que son compte ne soit débité Dépenses professionnelles autorisées dans le cadre des missions

Périmètre d’utilisation des 3 cartes : logée, affaires, achat Objectif : simplifier par la dématérialisation des processus d’achat et de paiement MISSION LABORATOIRE autres achats au quotidien (courant 2007) Pendant Avant CARTE AFFAIRES (compte personnel de l’agent) CARTE D’ACHAT CARTE LOGÉE (carte virtuelle : aucun impact sur l’utilisateur) Niveau 1 < 2 000 €TTC (mode de règlement) Hôtel, restaurant, taxi, véhicule de location, achat petits matériels ou documentation sur le lieu de mission, frais de réception Niveau 3 < 4 000 € HT (carnet de commandes) Titres de transport, hôtels, véhicules de location Paiement du prestataire « carte logée » (marché national) paiement WEB (inscription aux colloques), menues dépenses achat auprès de fournisseurs référencés  réduction du nombre d’avances sur missions Titres de transport (notamment vols intérieurs à l’étranger), hôtels, véhicules de location hors flux du marché missions Frais de réception, petits matériels et documentation, inscriptions aux colloques Frais de ré

Circuit carte logée Unité Chercheur Agence de voyages XLAB BFC DR Délivre l’OM Réserve les crédits par commande XLAB Confirme la réservation On-line Commande Web Agence de voyages Chercheur Choisit et Pré-réserve billet facture papier Paie l’agence les prestations livrées Télécollecte dès XLAB Commande facture BFC DR Intègre les transactions ROP dans BFC Rembourse globalement la banque Banque Données de facturation sur ROP électronique

Des flux Unités – DR simplifiés Commande XLAB prévisionnelle mono-ligne (fournisseur unique et code famille unique) Service fait implicite Les gestionnaires des délégations disposent d’un outil d’assainissement des ROP (via NOUBA) facilitant le rapprochement des commandes et des transactions de facturation dans BFC Des factures créées dans BFC par intégration automatique des données du ROP Conservation des factures papier par l’unité

LA CARTE AFFAIRES Une carte au nom de l’agent comportant la mention « CNRS » et fonctionnant comme une carte bleue délivrée à l’agent par l’opérateur bancaire avec lequel le CNRS a signé un contrat adossée au compte bancaire personnel de l’agent utilisable pour effectuer des paiements et faire des retraits d’espèce avec un super débit différé de 45 jrs Pas de solidarité entre le CNRS et le porteur de carte

Elle permet au porteur de payer ses dépenses professionnelles et d’en être remboursé par le CNRS, sur présentation des justificatifs, avant que son compte bancaire personnel ne soit débité

4 – L’INVENTAIRE LES IMMOBILISATIONS

DEFINITIONS Achat d’équipement : Bien destiné à rester durablement dans le patrimoine du CNRS Inventaire : Liste des éléments de l’actif patrimonial de l’organisme tenu par l’ordonnateur (Laboratoires et le DR) Amortissements : Description comptable de la perte de valeur d’un élément d’actif de par son vieillissement, son utilisation ou son obsolescence. Dépréciations : La dépréciation d’un actif est la constatation que sa valeur actuelle est devenue inférieure à sa valeur nette comptable Valeur nette comptable : elle correspond à la valeur brute diminuée des amortissements cumulés 42

Inventaire : - Obligation de tenue de l’inventaire à compter d’une valeur unitaire de 800 € HT - Les équipements durables doivent être suivis sur XLAB - Seuls les équipements immobilisés ( compte de la classe 2) sont inscrits dans le fichier des immobilisations du module BFC avec un numéro attribué séquentiellement par catégories de biens (bâtiments / matériels / immo en cours). 43

RÔLE DES GESTIONNAIRES D’UNITES Tenir un registre d’inventaire - forme libre mais certaines informations sont nécessaires (centre financier, fournisseur, localisation, numéro inventaire labo, date et numéro facture, valeur HT … et modalités de sortie , le moment venu.) - reporter le numéro d’inventaire labo sur la facture transmise à la DR Marquer le matériel ou mobilier Pratiquer le récolement des matériels : s’assurer que les matériels sont toujours présents et, s’il n’en a plus l’usage, proposer leur cession (France Domaine), leur réforme ou constater leur inexistence. Nécessité de pratiquer des inventaires tournants pour les matériels d’un montant supérieur à un certain seuil. 44

Travaux en relation avec les laboratoires - Adresser périodiquement les journaux d’inventaire aux laboratoires au minimum une fois par an. - Coordonner l’instruction des dossiers de gestion et de sorties d’inventaire avec le laboratoire, le service « France Domaines » et les co-contractants - Pratiquer un récolement d’inventaire avec le laboratoire 45

Modalités de sortie des équipements - procédure de réforme : plus d’emploi du bien, remise à «France Domaine » pour la vente - PV de destruction ou perte - matériel ne peut être donné gracieusement (sauf à un autre labo «CNRS », après accord du département scientifique) - vente amiable possible si le bien à une valeur < à 115 € TTC

LA POLITIQUE D’ACHAT AU CNRS

Deux réglementations au CNRS Pour les achats effectués au bénéfice exclusif des unités : l’ordonnance du 6 juin 2005 et ses deux décrets d’application (Décrets du 30 décembre 2005 et du 25 avril 2007) Décision du CNRS : les achats nécessaires aux laboratoires sont tous destinés aux activités de recherche => référence au destinataire de l’achat et non à la nature de l’achat 2. Pour les autres achats : le Code des marchés publics (Décret du 1er août 2006)

Les achats des unités sortent du code des marchés publics une seule réglementation applicable aux achats effectués par les unités L’Ordonnance

Sous Ordonnance Pas d’obligation de Commission d’Appel d’Offres – Réduction des délais de procédure Mise en œuvre des Marchés à Procédure Adaptée plus souple Pour les marchés supérieurs à 400 000 euros CAO locale et consultation avant l’attribution Pour les marchés supérieurs à 1 000 000 euros installation du visa à priori du projet de DCE et de l’avis de publicité par la CAO permanente Notamment grâce à l’outil PUMA/ les procédures sont instruites par le laboratoire avec le soutien, l’appui et le conseil des délégations régionales.

La notion de Personne Responsable des Marchés (P.R.M) Définition : C’est la personne qui dispose, en raison de sa fonction, d’une délégation de pouvoir du Directeur Général pour mettre en œuvre les procédures de passation des marchés La PRM doit veiller à respecter les 3 grands principes fondamentaux de la commande publique : Liberté d’accès des fournisseurs à la commande Égalité de traitement des candidats Transparence des procédures La PRM est garante de la bonne gestion des deniers publics Le Directeur d’Unité est Personne Responsable des Marchés pour les achats de son unité jusqu’à 210 000 € Hors Taxes Dans la limite des crédits notifiés

LE RÔLE DE LA P.R.M La PRM choisit l’offre économiquement la plus avantageuse La PRM consigne son choix dans le formulaire d’accompagnement prévu à cet effet La PRM informe les candidats non retenus Avis d’attribution Signature du bon de commande ou du contrat

Besoin des unités < à 4 000 € HT. Achat libre Besoin des unités < à 4 000 € HT Achat libre Publicité et mise en concurrence : ADAPTEE

Besoin des unités. 4 000 € HT ≤ Besoin < 90 000 € HT Besoin des unités 4 000 € HT ≤ Besoin < 90 000 € HT Publicité et mise en concurrence : OBLIGATOIRE Utilisation de l’outil PUMA OU 3 devis ciblés

Besoin des unités. 90 000 € HT ≤ Besoin < 206 000 € HT Besoin des unités 90 000 € HT ≤ Besoin < 206 000 € HT Publicité et mise en concurrence : OBLIGATOIRE Utilisation de l’outil PUMA Visa et contrôle du Délégué Régional

Besoin des unités > 206 000 € HT Le Délégué Régional prend en charge la procédure

Principes directeurs Liberté de choix des chercheurs pour les achats relevant de l’activité de recherche souplesse et réactivité dans la gestion des achats efficacité des achats en terme de qualité, de réduction des coûts et délais d’approvisionnement sécurité juridique des achats

Une déconcentration accompagnée La mise à disposition d’outils aux unités PUMA : pour assurer la sécurité juridique des achats et stimuler la concurrence COUGUAR : le comparateur de prix pour consulter et comparer les offres des fournisseurs (marchés, offres préférentielles, offres labos,…) Pour comparer l’historique des offres entre unités

Une déconcentration contrôlée Contrôles a priori du Délégué Régional et des Services Financiers Contrôle systématique de tous les avis de publicité et des Dossiers de Consultation des Entreprises (si il y a lieu) des unités à partir de 90.000 € HT Commandes > à 210 000 € passées par l’unité auprès de titulaires d’accords-cadres : vérification avant l’envoi de la commande de la conformité de la procédure de désignation du titulaire Nouveauté : Un accord cadre est un dispositif qui permet de sélectionner un certain nombre de prestataires qui seront ultérieurement remis en concurrence lors de la survenance du besoin Un accord cadre a pour objet d’établir les termes régissant les marchés les marchés à passer au cours d’une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et le cas échéant, les quantités envisagées

Une déconcentration contrôlée Contrôles des unités a posteriori du Délégué Régional et des Services Financiers Contrôle sur pièces et/ou sur place selon un plan d’audit pour les achats inférieurs à 90.000 € HT organisés en fonction des risques et des enjeux Le Contrôle Interne Achat fait partie intégrante du Contrôle Interne Comptable et Financier

LES CONTRÔLES A POSTERIORI

Objectifs : Réalisation et optimisation des opérations Protection des actifs et des ressources financières Fiabilité des informations comptables et financières Conformité aux lois et règlements Qualité des prestations

Procédures : - sauvegarde des droits de l’organisme - sécurisation des transactions - sauvegarde des droits de l’organisme - contrôles physiques sur les actifs - maîtriser la régularité des opérations financières et comptables

Organisation des contrôles - Les contrôles exhaustifs et à priori cessent d’être la règle Et sont remplacés par : - des contrôles contemporains - des contrôles à posteriori sous forme d’audits - des contrôles globaux réalisés périodiquement - Contrôles contemporains de 1er et 2ème niveau : séparation des tâches A et B (DFT) 64

DEMARCHE D’AUDIT - Etablissement de la cartographie des risques et enjeux des laboratoires - Tous les domaines d’activité sont audités : Achat, dépenses, missions, recettes, immobilisations, - Constitution d’un pôle « Audits » au sein du SFC.

DEROULEMENT DE L’AUDIT - Prise de contact (mél, téléphone, lettre) avec le Directeur d’unité - choix aléatoire d’un panel d’évènements de gestion dans chaque domaine d’activité, - déplacement du pôle d’audits sur site, - examens des pièces justificatives et du respect des procédures au sein du laboratoire audité, - compte-rendu oral auprès du Directeur d’unité - rapport d’audit