Mettre en œuvre le dossier unique en Ile-de-France Rencontre professionnelle AORIF à destination des organismes adhérents 5 février 2016

Rencontre professionnelle AORIF LE DOSSIER UNIQUE en ILE-DE-FRANCE Programme 14h-14h15 : Introduction 14h15-15h30 : Le cadre général du « dossier unique » et de son déploiement en Ile de France 15h30-16h : Outils et services pour accompagner la mise en œuvre du « dossier unique »  16h-17h : Impacts et perspectives pour les organismes (table ronde) 17h-17h15 : Conclusion AORIF – Rencontre professionnelle-5 février 2016

AORIF – Rencontre professionnelle-5 février 2016 Rencontre professionnelle AORIF LE DOSSIER UNIQUE en ILE-DE-FRANCE Introduction Didier JEANNEAU Président de la Commission AORIF « Demande et Attributions » Directeur Général Adjoint, i3F AORIF – Rencontre professionnelle-5 février 2016

Rencontre professionnelle AORIF LE DOSSIER UNIQUE en ILE-DE-FRANCE 14h15-15h30 - Le cadre général du « dossier unique » et de son déploiement en Ile de France Rappel des principes et cadres nationaux de mise en œuvre de la réforme du « dossier unique » Yann LUDMANN – Sous-directeur des politiques de l’habitat, DHUP Retour sur le contexte francilien et sur l’élaboration de la charte régionale Julien LEPLAIDEUR – Responsable du service « politiques sociales-qualité de service », AORIF Présentation de la charte régionale Ile-de-France du « dossier unique » annexée aux nouvelles conventions Etat-service d’enregistrement Marie LEOSTIC – Service Accès au Logement et Prévention des Expulsions, DRIHL Echanges avec la salle

Présentation des règles de la Charte régionale Ile-de-France toitototototoot toitototototoot PREFET DE LA REGION ILE DE FRANCE Direction Régionale et Interdépartementale de l'Hébergement et du Logement Présentation des règles de la Charte régionale Ile-de-France   Rencontre Professionnelle AORIF- Le Dossier Unique en Ile-de-France 5 février 2016 5

Calendrier de mise en œuvre du dossier unique – validation du COPIL IDF du 13 novembre 2015 Fin nov 2015 - Accès à la base école du SNE pour les guichets Début déc 2015 - Envoi de la convention / charte 31-03-16 dernier délai pour retour à la DRIHL des conventions signées Début avril 2016 Démarrage IDF de la mise en œuvre du dossier unique 31-05-16 fin de la phase mise en oeuvre Phase de test pour les guichets Élaboration de leurs nouvelles procédures Tolérance à ce que les termes de la charte ne s’appliquent que partiellement : Notamment le délai pour déposer les pièces dans le SNE pourra ne pas être respecté Toutefois les guichets ont l’obligation de contrôler la présence de pièces dans le dossier unique avant de demander des pièces au demandeur et s’engagent à ne demander que les pièces absentes ou non exploitables Les termes de la charte s’appliquent totalement pour tous les guichets

Modalités administratives de mise en œuvre en IDF Signature de la convention par le président ou directeur (selon la personne habilitée au sein de chaque organisme) et retour à la DRIHL avant le 31-03-16 en double exemplaire Un exemplaire signé par l’Etat sera retourné à chaque structure La nouvelle convention cadre se substitue à la première, signée en 2011, ou aux engagements d’adhésion Signer la convention signifie s’engager à fonctionner conformément aux règles édictées dans les chartes qui seront discutées et validées par le COPIL SNE de l’Ile de France. La première charte thématique, celle relative au dossier unique, a été jointe dans l’envoi de la convention.

La charte du dossier unique Le principe de base est la simplification des démarches du demandeur et l’amélioration du service rendu. Le demandeur de logement social n’a à fournir qu’en un seul exemplaire les pièces servant à la qualification ou à l’instruction de sa demande, tant que la pièce en question n’est pas jugée obsolète Par ailleurs il est apparu nécessaire d’établir des règles de fonctionnement communes aux divers services d’enregistrement pour fonctionner de façon la plus homogène possible sur le territoire. Des règles relatives à : la communication auprès des demandeurs les modalités de numérisation et de partage des pièces les modalités de gestion des pièces du dossier unique

La charte du dossier unique – Règles relatives à la communication les agents en charge de l’accueil devront être en capacité d’informer le demandeur sur les points suivants :  ·       Le contexte de la réforme nationale ·        Les règles locales de mise en œuvre du « dossier unique » ·        Les « droits et devoirs » du demandeur Au delà de ces aspects, le services doivent faire en sorte de rendre le demandeur acteur et responsable de sa demande. Ils doivent être en capacité d’informer sur les « circuits » pour obtenir une proposition de logement et les modalités de fonctionnement. Il mettent à disposition les coordonnées du numériseur industriel. Les services d’accueil et d’information des demandeurs créés au sein des EPCI dans le cadre de la mise en place des plans partenariaux de la demande, seront invités à proposer une prestation similaire.

Toute pièce demandée doit être partagée La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de numérisation et partage des pièces Toute pièce demandée doit être partagée Après la réception d’une pièce demandée, le service a un délai réglementaire maximal de 15 jours pour numériser et partager les pièces sur le SNE, et ce quel que soit le mode de fonctionnement choisi : Numérisation en interne et dépôt sur le SNE par l’organisme Numérisation en interne et envoi au numériseur pour dépôt Envoi papier au numériseur qui se charge de toutes les actions

La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de numérisation et partage des pièces Enregistrement d’une DLS (ou renouvellement) A cette occasion, outre le cerfa et la pièce d’identité du demandeur, éléments réglementaires, le demandeur peut être invité à produire : - les pièces d’identité de tous les majeurs à reloger - les avis d’imposition n-2 du ménage Ceci afin de s’assurer des réelles possibilités d’accès du ménage au logement social, et le cas échéant à quel type de logement. L’enregistrement ne peut toutefois pas être subordonné à la production de ces documents. Sur les territoires où la cotation est pratiquée le demandeur peut être dirigé vers le site internet du territoire ou vers un guichet du territoire pour connaître les éléments spécifiques à fournir. Rapprochement offre- demande ou présentation en CAL Les services qui demandent au demandeur de produire tout ou partie des pièces prévues à l’arrêté du 23 juillet vérifieront leur présence dans le SNE avant de formuler leur demande. Seules les pièces manquantes et/ou non lisibles, manifestement falsifiées, incohérentes ou obsolètes seront demandées.

La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de numérisation et partage des pièces Dépôt spontané des pièces par le demandeur - Les pièces : identités des majeurs et avis d’imposition du ménage, sont pris en charge par le service qui reçoit, selon le mode opératoire de son choix - Pour les autres pièces, a minima, le demandeur est orienté vers les outils à disposition pour gérer sa demande de manière autonome

La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de gestion des pièces Mise en ligne – qualification des pièces Le service s’engage à vérifier systématiquement les points suivants avant de partager une pièce : - Appartenance au périmètre défini par l’arrêté ministériel du 24 juillet 2013 (JO du 03/0813) - Lisibilité de la pièce - Non obsolescence / Date de validité de la pièce - Complétude de la pièce (toutes les pages nécessaires) et des informations fournies (tous les champs renseignés) - Absence de doublon avec une pièce déjà présente - Authenticité de la pièce (absence d’indices manifestes de falsification du type : surcharge, gommage, incohérence des données au sein du document ou avec la DLS …) Le numériseur industriel réalise toutes ces opérations s’il est sollicité

La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de gestion des pièces Mise à jour des informations de la DLS dans le SNE Pour les pièces fournies suite à la demande d’un service, le service met à jour la totalité de la DLS dans le SNE. - Pour les pièces fournies hors demande d’un service, le service qui réceptionne les pièces met à jour la DLS dans le SNE, a minima pour les informations afférentes aux pièces d’identité et avis d’imposition.

La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de gestion des pièces Abandon d’une DLS par un demandeur En cas d’abandon de sa demande de logement social, le demandeur est invité à renoncer à sa demande de logement en se connectant à sa DLS sur le portail grand public. Si le demandeur n’a pas accès à Internet, le service qui reçoit la demande d’abandon procède à la radiation de la DLS sur le SNE. Le service conserve le courrier d’abandon pendant un an pour palier tout éventuel recours ou demande ultérieure de dé radiation.

La charte du dossier unique – Règles relatives aux modalités de gestion des pièces Marquage des pièces Non lisibles, ou, hors périmètre réglementaire, ou, obsolètes, ou, «manifestement falsifiées », ou, mal classées Il a été acté, dans un premier temps, à titre expérimental , que le guichet qui constate ces anomalies, autant que faire se peut, marque , et – ou y remédie, mais ne supprime pas les pièces.

Fonctionnement de la charte du dossier unique Elle s’applique dès la mise en place du dossier unique dans la région Elle s’applique à tous les signataires de la convention ou aux destinataires éventuels d’un arrêté préfectoral, et obligatoirement dans son intégralité. Un premier bilan de mise en œuvre sera réalisé après 6 mois de fonctionnement, d’abord au sein du groupe panel d’utilisateurs, puis au sein du COPIL SNE IDF. A cette occasion certaines règles de la charte pourront faire l’objet de modifications.

AORIF – Rencontre professionnelle-5 février 2016 Rencontre professionnelle AORIF LE DOSSIER UNIQUE en ILE-DE-FRANCE 15h30-16h - Outils et services nationaux pour accompagner la mise en œuvre du « dossier unique » Le volet « dossier unique » du SNE et les services du numériseur industriel Denis FEUILLOLEY – Directeur du GIP-SNE Virginie VINSON – Chef de projet SNE, DHUP Echanges avec la salle AORIF – Rencontre professionnelle-5 février 2016

AORIF – Rencontre professionnelle-5 février 2016 Rencontre professionnelle AORIF LE DOSSIER UNIQUE en ILE-DE-FRANCE 16h-17h - Table ronde : impacts et perspectives pour les organismes franciliens Préfigurations des bailleurs sociaux d’Ile-de-France dans la mise en œuvre du « dossier unique » Marie-Christine LEBLANC – Responsable du service politiques sociales des attributions et réservations, i3F Catherine PAULIN – Responsable des attributions, Valophis Habitat Faïza BENALKI-CHAKOURI – Directrice de la gestion locative, Marne et Chantereine Habitat), Premiers retours des organismes HLM sur le site pilote du Nord-Pas-de- Calais Mohamed EL BARTALI – Gestionnaire des systèmes d’information, AR-HLM Nord-Pas-de-Calais Denis FEUILLOLEY – Directeur du GIP-SNE Echanges avec la salle AORIF – Rencontre professionnelle-5 février 2016

Le dossier unique premiers retours du site Pilote AORIF 05/02/2016

Contexte local du site Pilote: 130 000 demandes en stock 100 000 demandes nouvelles dans l’année 42 000 attributions en 2015 115 guichets (bailleurs, collectivités, Etat); 30 bailleurs hlm 85 % de la demande saisie par les organismes Hlm AR habitat Gestionnaire du SNE

Démarche de déploiement: Réunion de présentation du dossier unique en juin Constitution d’un Copil représentatif Concertation écrite avec les guichets Validation des règles locales Réunion de lancement de la phase pilote Des actions de sensibilisations diverses Réunion de lancement sur la région (l’ensemble des guichets, bailleurs et communes) Copil :(une dizaine de guichets) , qui s’est réuni à plusieurs reprises, définition & proposition de règles La phase pilote se déroule de mi-novembre à fin mars et se décompose en 2 étapes : Phase de pré-déploiement de mi-nov à mi fev : phase de préparation et de montée en charge des acteurs , d’appropriation des règles locales et remontées des difficultés technique ou organisationnelles Phase de déploiement à partir du 22 fev : mise en œuvre réelle du DU : communication auprès des demandeurs sur la possibilité de déposer les pièces justificatives dont le PGP Actions de sensibilisations diverses dont l’objectif est de préparer les guichets aux impacts organisationnels et techniques ont été menés note d’informations, support de présentations, formation à la numérisation etc…= la fonction d’animation s’est révélée très importante pour le gestionnaire

Impact organisationnel fort sur les acteurs: Le dossier unique : Impact organisationnel fort sur les acteurs: La mise en place du dossier unique impacte fortement les processus et l’organisation des services enregistreurs et instructeurs. Le dossier unique, avant de représenter une fonctionnalité « technique » supplémentaire, doit d’abord être étudié sous l’angle organisationnel. En effet, chaque acteur susceptible de recevoir des pièces d’un demandeur devra interroger les points suivants : Comment la gestion du dossier unique s’intègre-t-elle dans son processus actuel de gestion de la demande de logement social ? Comment le modifie-t-elle ? Représente-t-elle une charge de travail supplémentaire et/ou dégage-t-elle des marges de manœuvre qui pourraient être utilisées pour d’autres activités? Est-il préparé et dispose-t-il des moyens (matériels, financiers et humains) pour la réception, la numérisation puis le partage des pièces ? Comment les bailleurs du NPDC se sont préparés au déploiement du dossier unique et quels sont les premiers retours?

Premiers retours Des impacts différents selon les acteurs et les territoires Impact fort pour les bailleurs (qui saisissent 85% de la demande) Avant le DU : Sur les territoires détendus , les bailleurs demandent et recueillent les pièces en amont du processus, Sur les territoires tendus, ils présélectionnent des candidats, ensuite ils demandent les pièces La mise en place du dossier unique implique une modification du processus actuel de gestion de la demande avec taches supprimées, modifiées ou nouvelles – cf. règles locales Impact réduit pour les bailleurs utilisant déjà la numérisation des pièces Premiers retour sur la phase de pré-déploiement NB : pas encore assez de recul pour bien mesurer les impacts de la réforme Cela dépend du type de guichet (Collectivités ou bailleurs), de la taille de l’organisme (c’est plus compliqué avec les gros bailleurs, avec des missions décentralisées), Cela dépend également du territoire (tendu ou pas) 85% de la demande est saisie par les bailleurs, ils sont plus impactés que les guichets communes.

Premiers retours… Des impacts différents selon le choix des outils de numérisation Numérisation via le SNE: Web’App  C’est un outil gratuit  Très facile à utiliser, très intuitif  Numérisation instantanée  Numérisation et qualification pièce par pièce Numérisation via les Web services  Outil plus adapté au quotidien aux bailleurs  Interface à développer : coût  Peu opérationnel pour l’instant Le choix de l’option de numérisation détermine aussi l’organisation interne, pour choisir l’option de numérisation , les organismes prennent en compte les critères suivants : Le cout (financier & humain) de chacune des options Disposent ils de moyens materiels et humains Le niveau de servie rendu La pratique actuelle de gestion des pieces et dans quelles mesures elles pourront evoluer san trop modifier les habitudes de travail des agents, numérisation et qualification pièce par pièce prend énormément de temps, Outil plus à destination des collectivités que des bailleurs sociaux , Les bailleurs vont recourir à la Web’App de manière ponctuelle Par contre très pratique pour aller visualiser les pièces déjà numérisées Web services : plus adapté , le personnel reste sur son environnement de travail Seulement une poignée de bailleurs utilisent les web services à ce jour – retard chez les éditeurs et donc pas encore de retours d’experiences

Premiers retours… Numérisation via le numériseur TESSI : Le canal « papier » ou le PWP  Gain de temps  le Portail est très facile à utiliser  dépôt d’un ensemble de documents d’une demande  coût d’affranchissement (version papier) Retours positifs de l’utilisation du portail Tessi se charge de la numérisation et la qualification des documents reçus par papier ou déposés sur le portail Le PWP ouvert depuis 10 jours seulement La plupart des bailleurs optent pour cette option en attendant la mise en place des web services

Rencontre professionnelle AORIF LE DOSSIER UNIQUE en ILE-DE-FRANCE Conclusion Julien LEPLAIDEUR, Responsable du service « politiques sociales-qualité de service », AORIF AORIF – Rencontre professionnelle-5 février 2016