Association des professionnels de l’information du secteur public GCDocs – Les documents électroniques du gouvernement au bout des doigts Association des professionnels de l’information du secteur public Michel Laviolette Directeur principal Bureau de gestion du programme organisationnel (BGPO) GCDocs Le 22 mai 2013

Contexte GCDocs est le successeur du Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information. Il offre aux utilisateurs finaux une expérience enrichie. Fondé au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor, le BGPO GCDocs est responsable du programme. Le gouvernement désire adopter des solutions administratives efficaces et efficientes. On travaille à la création d’un service hébergé dans un nuage informatique au gouvernement. 2

Modèle opérationnel de GCDocs Demain Aujourd’hui Ministères clients Conception Construction Mise en œuvre Soutien Infrastructure Serveurs Réseaux Approvisionnement en services d’application Qui Quoi Comment Légende Distribué Ministères clients Bureau de gestion du programme de TPSGC Services de gestion des applications Infrastructure Approvisionnement en services d’application Ministère responsable du regroupement SPC Serveurs Réseaux Conception Construction Mise en œuvre Soutien Normes GCDocs Gardien de la configuration Regroupé x 76 ministères > 100 configurations

Transition du BGPO à TPSGC Le 2 avril 2013, le BGPO GCDocs a été transféré à TPSGC afin de faciliter ses activités. Fonctionnement du programme Gestion de projets Gestion d’applications Gérer les contrats Collecter les frais de soutien Payer les frais d’entretien du fournisseur Coordonner les activités (fournisseurs de services d’application et de services d’infrastructure et nouveaux utilisateurs) Permettre les tâches communes de gestion de l’information (GI) Gérer les licences Veiller à l’harmonisation avec la vision stratégique Gérer la version finale Appuyer la gouvernance Établir des rapports 4

Processus d’intégration Intéressés : 33 Envoyées : 30 Signées : 26 En attente : 4 Le ministère client annonce sa participation et son intégration à GCDocs en signant une lettre d’intention (LI) avec le BGPO. Signature d’une LI entre le ministère client et le BGPO GCDocs Envoyées : 26 Terminées : 10 En attente : 16 Le ministère a obtenu un budget initial ainsi que l’approbation de son organisation pour l’initiative GCDocs. Le ministère effectue l’évaluation. Soumission d’une évaluation de l’état de préparation par le ministère client En cours : 4 Terminés : 5 Le BGPO collabore avec le ministère client à l’examen de l’évaluation et à la détermination de mesures pour améliorer les résultats de l’évaluation. Examen de l’évaluation par le BGPO (activités, GI et TI) En cours : 0 Terminés : 5 L’état de préparation est amélioré grâce à des initiatives ciblées, à de possibles partenariats avec d’autres ministères ou à l’utilisation de biens communs à d’autres ministères. Collaboration interministérielle visant à améliorer l’état de préparation En cours : 1 Terminés : 3 Le ministère client est associé avec le fournisseur de services d’application (FSA) adéquat en fonction de l’évaluation, des ses exigences et du pipeline GCDocs. Achèvement de la préparation et établissement d’une concordance optimale avec un FSA En cours : 1 Terminé : 0 Le ministère commence à travailler avec le FSA pour mettre en œuvre les fonctions opérationnelles ainsi que les fonctions de GI-TI de GCDocs en vue du déploiement de l’application. Lacement de l’approche regroupée de GCDocs Lettre d’intention Au départ : Intéressés : 33 – J’ai augmenté ce nombre à 36 (RHDCC, ARC, Financement agricole Canada). Envoyées : 30 Signées : 26 En attente : 4 Autoévaluation de l’état de préparation achevée Envoyées : 26 Terminées : 9 – J’ai augmenté ce nombre à 10 (ministère des Finances). En attente : 17 – J’ai remplacé ce nombre par 16. Examen du BGPO En cours : 4 – J’ai remplacé ce nombre par 0. Terminés : 5 – J’ai remplacé ce nombre par 9. Évaluation ministérielle En cours : 5 – J’ai remplacé ce nombre par 0. Terminées : 0 – J’ai remplacé ce nombre par 5. Achèvement de la préparation En attente (au départ) – J’ai remplacé cette information par les données indiquées. Lancement de l’approche regroupée En attente (au départ) – J’ai remplacé cette information par les données indiquées – Anciens Combattants Canada uniquement 5 5 premiers partenaires

Évaluation de la préparation du ministère client Les résultats des évaluations de la préparation des ministères clients peuvent servir à : déterminer la gouvernance, le leadership et la capacité des ministères; déceler les points forts et les points faibles dans la gestion des documents et de l’information; vérifier les exigences de conformité; déterminer l’état de préparation technique (ordinateurs de bureau, intégration des applications). Le BGPO et les FSA collaboreront avec les ministères pour créer la passerelle entre leurs produits internes à livrer et les artefacts créés par les pratiques exemplaires et pour compléter les produits à livrer. Votre ministère est-il prêt pour GCDocs? État de préparation des opérations? De la GI? De la TI? 6

Préparation à GCDocs Élaborez votre plan de gestion des dossiers à l’intention des clients. Définissez votre modèle de contrôle d’accès. Élaborez votre stratégie de gestion du changement (l’École de la fonction publique du Canada peut vous aider). Efforcez-vous d’être conforme à la Directive sur la tenue de documents. Faites appel au BGPO (nous sommes là pour vous aider).