Projet informatique FFBA – chantier Associations Modalités informatiques de contrôle de cohérence des indicateurs Etat transmis aux BA par leurs associations partenaires Janvier 2011 – version 1.1 1

Objet et destinataires du document Objet du document Ce document permet de mieux comprendre : La procédure de remontée des indicateurs Etat par les associations partenaires des BA, avant consolidation par la FFBA Le mode de calcul des indicateurs Etat dans Passerelle On distingue 2 types d’associations : Les associations de catégorie 1 : associations pour lesquelles la FFBA est responsable de la remontée de l’ensemble des indicateurs Etat Les associations de catégorie 2 : associations pour lesquelles une autre tête de réseau (CRF, Restos du cœur, etc.) est responsable de la remontée de ces indicateurs. La FFBA doit quand même transmettre à l’Etat quelques données d’activité sur ces associations. Destinataires du document Personnes en BA chargées du contrôle de cohérence des indicateurs Etat remontés par les associations

Asso non équipées de Passerelle Schéma général de remontée des indicateurs Etat par les associations partenaires des BA Extranet utilisé par les BA Passerelle Contrôle de cohérence par BA Envoi électronique Indicateurs Etat Indicateurs Etat Envoi à la validation INFOCENTRE Remise du tableau de bord trimestriel Indicateurs Etat Reporting DGCS Contrôle de cohérence et saisie par BA Asso non équipées de Passerelle Envoi par mail, fax… Consolidation par FFBA et constitution du tableau de bord Indicateurs Etat Indicateurs Etat Envoi à la validation Asso de catégorie 2 Les BA doivent réaliser un contrôle de cohérence des indicateurs reçus de leurs associations Un envoi direct des indicateurs des associations vers l’infocentre de la FFBA aurait engendré un risque trop important sur la fiabilité des données remontées. Le contrôle porte sur l’ordre de grandeur et non sur la précision des informations au kg net près ou au bénéficiaire près. Le contrôle de cohérence des indicateurs par les BA présente 2 avantages : Il assure la fiabilité des données autant que possible (les BA sont les entités qui connaissent le mieux les associations partenaires). Il permet aux BA de récupérer des données utiles sur leurs associations (nombre de bénéficiaires, % des produits achetés par ailleurs, etc.).

Planning de constitution du reporting « indicateurs Etat » de la FFBA Fin du trimestre Date limite pour les asso : 4 semaines après fin du trimestre Date limite pour les BA : 6 semaines après fin du trimestre Date limite pour la FFBA : 8 semaines après fin du trimestre Envoi des indicateurs Etat aux BA par les associations (via Passerelle ou manuellement) 2 semaines supplémentaires pour les BA afin de valider les indicateurs Etat des associations Validation / contrôle de cohérence des indicateurs Etat par les BA (au fur et à mesure de l’envoi par les associations) Constitution du reporting national consolidé par la FFBA Envoi du reporting à la DGCS A savoir Les associations ont jusqu’au 28 du mois pour envoyer leurs indicateurs Etat (28 avril, 28 juillet, 28 septembre, et 28 janvier). Un envoi par Passerelle n’est plus possible au-delà. Les associations ne pourront envoyer les indicateurs d’un même trimestre qu’une seule fois via Passerelle (la BA devra corriger les éventuelles erreurs dans l’extranet). Au contraire, les BA pourront renvoyer les indicateurs Etat déjà envoyés à l’infocentre, dans la limite des 6 semaines après la fin du trimestre. Après 6 semaines, aucune donnée ne pourra être ajoutée à l’infocentre, afin que la FFBA puisse constituer le reporting DGCS national sur une base stable.

Présentation générale des indicateurs Etat à remonter par les associations de catégorie 1 Les indicateurs Etat sont organisés en 3 parties (volumes, bénéficiaires et fonctionnement) Certains sont à envoyer tous les trimestres ; d’autres tous les ans uniquement Liste des indicateurs Fréquence d’envoi Volumes (voir focus) Poids net total distribué (en kg net) Ventilation des produits distribués par catégorie de produits (féculents, fruits et légumes, viandes / œufs / poissons, etc.) Trimestrielle Ventilation par source d’appro. du tonnage global distribué  Ventilation par source d’appro. de chaque catégorie de produits Annuelle Bénéficiaires (voir focus) Nombre de foyers inscrits avec droits en cours sur la période Nombre de personnes inscrites avec droits en cours sur la période Nombre de passages des bénéficiaires Trimestrielle Ventilation des bénéficiaires par âge, sexe et reste à vivre Annuelle Fonctionnement (voir focus) Nombre de jours d’ouverture sur la période (à la ½ journée près) Nombre de salariés (en ETP) internes ou détachés à l’association Nombre de bénévoles (en ETP) Annuelle

Mode de calcul / commentaire Présentation détaillée des indicateurs Etat des associations de catégorie 1 – VOLUMES Indicateurs Mode de calcul / commentaire Poids net total distribué (en kg net) Somme des kg net enregistrés en sortie de stock (quelque soit la méthode utilisée : sortie classique, différentiel d’inventaires, caisse). Les produits non alimentaires (gérés à la pièce) ne sont pas comptabilisés Ventilation des produits distribués par catégorie de produits (féculents, lait, viande /œufs / poissons, etc.) Pour chaque produit alimentaire sorti de stock, on multiplie le nombre de kg nets sortis (ex : 100kg de pâtes) par (1) les pourcentages des catégories de produits (100% féculents) ainsi que (2) le coefficient de poids consommable du produit (300%). Les informations (1) et (2) sont indiquées dans les fiches produit dans Passerelle Note: la somme des catégories de produits n’est pas toujours égale au poids net total distribué (1er indicateur) . C’est normal : Car certains produits ne sont rattachés à aucune catégorie de produit (ex : café, produits bébé, eau…) ; ils ne sont donc pas valorisés dans la ventilation par classe de produits alors qu’ils sont intégrés dans le tonnage distribué par l’association. Car le coefficient de poids consommable n’est pas pris en compte dans le calcul du poids net total distribué (on ne prend en compte que les kg nets sortis de stock, sans calcul) alors que ce coefficient sert au calcul des volumes par catégorie de produits. Ventilation par source d’appo. au global On multiplie le poids net total distribué par le poids (%) de chaque source d’appro. (BA, dons entreprises & asso, dons particuliers, achats) constaté en entrées de stock Ventilation par source d’appo. pour chaque catégorie de produits On multiplie le poids net distribué (consommé) de chaque catégorie de produit par le poids (%) de chaque source d’appro. constaté en entrées de stock pour cette catégorie de produit

Mode de calcul / commentaire Présentation détaillée des indicateurs Etat des associations de catégorie 1 – BENEFICIAIRE Indicateurs Mode de calcul / commentaire Nombre de foyers inscrits avec droits en cours sur la période Comptabilisation de toutes les fiches bénéficiaires enregistrées dans le module « Bénéficiaires », ayant eu au moins un jour de droits valides sur la période. Une fiche laissée « active » dans Passerelle, mais n’ayant eu aucun droits valides sur la période ne sera pas comptabilisé dans les statistiques. Un bénéficiaire dont les droits ont été renouvelés sur la période ne sera comptabilisé qu’une seule fois. Pour les associations n’inscrivant pas les bénéficiaires, cette donnée est vide. Nombre de personnes inscrites avec droits en cours sur la période Mêmes règles que ci-dessus, en prenant en compte toutes les personnes composant les foyers. Nombre de passages des bénéficiaires Prise en compte des données de passage enregistrées dans le module « Distribution » (suivi simplifié au global / suivi des passages / caisse). Pour un bénéficiaire seul, passé 10x dans le trimestre : 10 passages Pour un couple avec un enfant, passé 10x dans le trimestre : 30 passages (3 x 10) Pour un couple sans enfant, inscrit mais jamais passé dans le trimestre : 0 passage Ventilation par âge et sexe Ventilation du nombre de personnes inscrites avec droits en cours sur la période par âge et sexe (données obligatoires en inscription) Ventilation par reste à vivre quotidien individuel Prise en compte du reste à vivre mensuel du foyer indiqué dans les fiches des bénéficiaires ayant eu des droits en cours sur la période, divisé par 30,4 (nombre de jours moyen dans un mois) et divisé par le nombre de personnes dans le foyer

Mode de calcul / commentaire Présentation détaillée des indicateurs Etat des associations de catégorie 1 – FONCTIONNEMENT Indicateurs Mode de calcul / commentaire Nombre de jours d’ouverture sur la période Donnée saisie manuellement dans Passerelle Note : une distribution étalée sur une matinée (ex : 08h30 – 12h00) = ½ journée Il ne faut compter que les journées / demi-journées pour lesquelles l’association est ouverte pour la distribution de l’aide alimentaire. Nombre de salariés (en ETP) internes ou détachés à l’association Donnée saisie manuellement dans Passerelle Note : une personne à mi-temps sur toute l’année = 0.5 ETP Il faut comptabiliser les salariés ne faisant pas partie de l’association mais intervenant quand même en appui de l’association (ex : une personne d’un CCAS détachée 2 jours par semaine à l’association). Nombre de bénévoles (en ETP) Donnée saisie manuellement dans Passerelle Tous les bénévoles de l’association travaillant de près ou de loin à la distribution de l’aide alimentaire doivent être comptabilisés (Président, personnes affectées à la distribution, chauffeur, etc.)

Mode de calcul / commentaire Présentation détaillée des indicateurs Etat des associations de catégorie 2 Indicateurs Mode de calcul / commentaire Poids net reçu de la BA sur la période (kg net) Somme des kg nets de produits alimentaires reçus de la BA et entrés en stock sur la période Les classes de produits et coefficients de poids consommables ne sont pas pris en compte dans cet indicateur. Nombre de foyers inscrits avec droits en cours sur la période Ces 3 indicateurs sont les mêmes que ceux des associations de catégorie 1 (voir les définitions précises dans les pages précédentes). Nombre de personnes inscrites avec droits en cours sur la période Nombre de passages bénéficiaires Nombre de jours d’ouverture sur la période Les indicateurs des associations de catégorie 2 doivent également être envoyés tous les trimestres

Un extranet est mis à disposition des BA pour réaliser le contrôle de cohérence des indicateurs Etat L’extranet a deux fonctions principales Récupérer les indicateurs Etat envoyés électroniquement (via Passerelle) ou manuellement (via mail, fax…) par les associations 1 Réaliser le contrôle de cohérence des indicateurs Etat en validant les informations avec ou sans modification par la BA 2 L’extranet est agencé pour une validation simple des indicateurs Etat Une page de synthèse permet d’identifier les associations par un statut de validation sur le trimestre en cours (indicateurs validés / indicateurs reçus mais non validés / indicateurs non reçus / indicateurs à revoir). Tous les indicateurs d’une association sont regroupés dans une page de détail, accessible depuis la page de synthèse. Les données peuvent être modifiées. Les associations d’une BA sont divisées en 2 catégories Catégorie 1 : associations pour lesquelles la FFBA est responsable de la remontée de l’ensemble des indicateurs Etat. Exemples : Emmaüs, Secours Catholique, St Vincent de Paul, etc. Catégorie 2 : associations pour lesquelles la remontée de l’ensemble des indicateurs Etat est assurée par une autre tête de réseau (CRF, SP, Restos du Cœur, Andes,…) Pour ces associations, la FFBA doit quand même recevoir cinq indicateurs trimestriels qui devront permettre de valoriser le rôle de la BA auprès de la DGCS et qui pourront être utiles pour les BA.