Spécialiste passation des marchés Bamako, les 16 et 17 juin 2014 Présentation sur les procédures de passation des marchés communautaires applicables aux sous projets PAPAM Spécialiste passation des marchés Bamako, les 16 et 17 juin 2014

OBJECTIFS DE LA SESSION Partager avec les acteurs de la passation des marchés du projet les procédures de passation des marchés communautaires applicables aux sous projets PAPAM Mettre en exergue le rôle et les responsabilités des acteurs impliqués dans la passation des marchés communautaires, afin que chacun d’eux joue son rôle à chaque étape du processus ; Sensibiliser les acteurs sur le rôle et l’importance d’une bonne passation des marchés communautaires dans l’atteinte des objectifs du Projet Permettre aux acteurs du projet, de passer les marchés communautaires dans leur localité respective selon les règles de l’art sans l’intervention du SPM.

CONTEXTE ET JUSTIFICATION L’APCAM a en charge la mise en œuvre de la première composante du PAPAM dont l’une des activités essentielles est le financement et la réalisation des sous projets.   Au premier appel à concurrence de l’année 2014, 2106 sous projets ont été soumis à l’analyse à travers les différentes DLCA, parmi lesquels 632 ont été retenus et/ou approuvés par les comités d’approbation. Le montant total de ces sous projet s’élève à 2 125 764 686 FCFA dont 1 544 530 157FCFA de financement PAPAM (73%) et 581 234 529 FCFA de contribution des promoteurs (27%).

CONTEXTE ET JUSTIFICATION L’efficacité de la mise en œuvre de ce nombre élevé de sous projet nous impose de déléguer la passation des marchés de ces sous projets (procédures communautaires) aux acteurs locaux du PAPAM. Les acteurs seront dotés d’outils simplifiés leur permettant de passer les marchés des sous projets selon des procédures acceptables par la Banque Mondiale et le gouvernement du Mali. Les SPM de l’APCAM en nombre restreint procèderont à la revue de qualité.

ETAPES DE MISE EN ŒUVRE DES SOUS PROJETS Engagement Après l’approbation définitive, sanctionnée par une notification officielle de l’acceptation du sous-projet, commence la phase de traduction de cette décision en accords formels avec les promoteurs concernés. C’est ainsi qu’un premier accord ou convention de financement, engageant les parties en présence à financer les sous-projets approuvés, est signé.

ETAPES DE MISE EN ŒUVRE DES SOUS PROJETS Conventions de cofinancement Un accord ou convention de cofinancement (ci-joint en Annexe 3) est établi et signé entre la CRA ou l’APCAM et les promoteurs des sous-projets définitivement approuvés. L’accord précise :   L’objet de la convention, La nature des travaux ainsi que leurs coûts, Les contributions des différentes parties : le PAPAM à travers la LFMA et le Promoteur, Les conditions et modalités de mobilisation des fonds, La durée La gestion des litiges Les conditions et modalités de suspension ou d’annulation.

PROCEDURES SIMPLIFIEES DE LA PASSATION DE MARCHES COMMUNAUTAIRES APPLICABLE AUX SOUS PROJETS PAPAM La communauté bénéficiaire est responsable de la passation des marchés qui ont lieu dans le cadre d’un sous-projet. Les responsables du projet ont la responsabilité de fournir la formation nécessaire et la documentation standardisée aux personnes habilités à signer au nom de la communauté, afin qu’ils réalisent les marchés d’une manière acceptable au Gouvernement et au Groupe de la Banque Mondiale.   Une fois qu’un sous-projet a été approuvé, le groupement communautaire de base ou l’association professionnelle agricole peut opter pour l’une des méthodes suivantes:

PROCEDURES SIMPLIFIEES DE LA PASSATION DE MARCHES COMMUNAUTAIRES APPLICABLE AUX SOUS PROJETS PAPAM Consultation de fournisseurs/entrepreneurs, en invitant un minimum de trois fournisseurs/entrepreneurs, sélectionnés par le groupement lui-même, dans le répertoire préalablement établit disponible à la CRA;  Comparaison de CV pour le recrutement de consultant individuel, en recevant un minimum de trois CV, sélectionnés par le groupement lui-même, dans le répertoire préalablement établit disponible à la CRA;  Passation de marchés par entente directe, après négociations avec un entrepreneur connu de la communauté et inscrit dans le répertoire préalablement établit disponible à la CRA si un appel à la concurrence n’est pas faisable ou pratique

PROCEDURES SIMPLIFIEES DE LA PASSATION DE MARCHES COMMUNAUTAIRES APPLICABLE AUX SOUS PROJETS PAPAM Les seuils relatifs aux montants sont spécifiés en fonction des types de prestations. Pour les prestations intellectuelles pour les marchés inférieurs à 15 millions de francs CFA, le marché peut être attribué par comparaison de 3 à 6 cv ou soit par attribution de gré à gré. En ce qui concerne les travaux et fournitures, les entreprises et fournisseurs de produits peuvent être recrutés de la même manière (Cotation ou gré à gré) en utilisant une liste d’entreprise ou de fournisseurs ayant au préalable signifié leur intéressement aux activités du projet pour des seuils de montant inférieur à 25 millions de francs CFA.

PROCEDURES SIMPLIFIEES DE LA PASSATION DE MARCHES COMMUNAUTAIRES APPLICABLE AUX SOUS PROJETS PAPAM Pour pallier aux manœuvres frauduleuses pouvant amener à des recours judiciaires et vues la faiblesse des montants des différents marchés du PAPAM, la CRA invitera toutes les OPA et mandataires à éliminer toutes les offres supérieures ou inférieures du montant de référence de dix pour cent (±10%). Les différentes étapes de passation des marchés :

PROCEDURES SIMPLIFIEES DE LA PASSATION DE MARCHES COMMUNAUTAIRES APPLICABLE AUX SOUS PROJETS PAPAM Estimation du sous projet (coût et délai), Établissement d’une short liste d’au moins trois (03) prestataires de l’activité (à partir d’un registre (répertoire) préalablement constitué à travers une manifestation d’intérêt (cf annexe 3) pour la réalisation des différentes prestations par la CRA, et mis à la disposition des OPA, Structures Techniques et Mandataires, Envoi de lettre d’invitation aux shorts listés, Réception des offres, Mise en place des commissions d’ouverture et d’évaluation des offres Ouverture, dépouillement et évaluation des offres, Notification à l’attributaire, Signature de contrats, Ordre de service (OS) de commencer le marché, Exécution des travaux/suivi du marché (contrôle des travaux), Réceptions des infrastructures et/ou équipements (technique, provisoire et définitive)

OUTILS DE PASSATION DES MARCHES Avis de SOLLICITATION DE MANIFESTATIONS D’INTERET Lettre d’Invitation/cotation Instructions aux Soumissionnaires (Génie Civil) Rapport d’évaluation des offres Contrat de réalisation des travaux Contrat de prestation de services PV de réception des travaux/fournitures Attestation de bonne fin pour les prestations intelectulles