Lilia Chiper, comptabilité & fiscalité 5 erreurs fréquentes de gestion d’inventaire à éviter

Pour un manufacturier, grossiste, distributeur ou détaillant, une bonne gestion d’inventaire permet de protéger les revenus potentiels de l’entreprise. Des pratiques de gestion sous-optimales facilitent les pertes, les vols et peuvent entraîner des erreurs coûteuses. Pour vous aider à éviter bien des problèmes, voici quelques erreurs de gestion d’inventaire fréquemment commises (et des pistes de solutions pour les corriger).

Erreur #1 : Se fier à un document Excel Erreur #1 : Se fier à un document Excel. Un chiffrier électronique permet d’accomplir beaucoup de choses dans une entreprise, mais pas de tenir efficacement un inventaire. Excel peut convenir pour une entreprise avec très peu de stock, mais pas pour une organisation avec un minimum d’envergure. Un document Excel de gestion d’inventaire : • Est extrêmement long à mettre à jour manuellement (et qui dit entrée manuelle de données dit grand potentiel d’erreur). • Ne permet pas de connaître les quantités réelles entre les mises à jour (on ne peut donc pas s’y fier en tout temps). • Nuit à la prise de décision. Comme il ne tient pas un historique précis des mouvements d’inventaires, il ne permet pas de suivre les tendances et de prendre des décisions d’achat éclairées. Si votre inventaire est minimalement complexe, dotez-vous d’un vrai logiciel de gestion d’inventaire.Vous en sortirez gagnant à coup sûr.

Erreur #2 : Assigner des UGS/SKU sans trop y penser: Une des premières choses à faire pour bien structurer un inventaire est d’assigner un identifiant unique (appelé UGS ou SKU) à chaque produit. Un système d’UGS/SKU clair est une composante essentielle d'une gestion d’inventaire efficace. Toutefois, beaucoup d’entreprises font l’erreur de ne pas se donner de balises avant d’assigner des identifiants à leurs produits. Le résultat est généralement chaotique et ouvre la porte aux erreurs. Il y a toutes sortes de trucs qu’on peut appliquer pour créer des UGS/SKU utiles qui contribuent au bon fonctionnement d’un système d’inventaire.

Erreur #3 : Négliger le décompte des marchandises reçues Erreur #3 : Négliger le décompte des marchandises reçues. De la commande chez votre fournisseur à la livraison à votre porte, il y a de nombreuses étapes de manutention au cours desquelles des erreurs peuvent se produire. Pour cette raison, il faut toujours bien compter les quantités reçues. De toutes les causes possibles d’erreur d’inventaire, la réception est probablement celle sur laquelle vous pouvez avoir le plus grand contrôle (comparativement au vol à l’étalage, au vol interne, aux erreurs de caisse, etc.). Il suffit d’un peu de rigueur! Si vous recevez plusieurs livraisons chaque semaine, pensez à vous équiper d’un système mobile de lecture de codes à barres. Un tel système vous aidera à garantir l’exactitude des marchandises reçues et accélérera le processus de réception. En plus, il vous aidera avec le reste de votre travail au quotidien : prises d’inventaire ajustements, vérifications de prix, etc.

Si vous recevez plusieurs livraisons chaque semaine, pensez à vous équiper d’un système mobile de lecture de codes à barres. Un tel système vous aidera à garantir l’exactitude des marchandises reçues et accélérera le processus de réception. En plus, il vous aidera avec le reste de votre travail au quotidien : prises d’inventaire, ajustements, vérifications de prix, etc.

Erreur #4 : Laisser chaque succursale gérer son inventaire à sa manière Pour une entreprise qui compte plusieurs succursales et qui laisse chacune gérer son propre inventaire, il est important de s’assurer que les gestionnaires travaillent tous en suivant les mêmes méthodes. Afin de favoriser l’uniformité d’un emplacement à l’autre, il peut être utile de se doter d’un outil de gestion qui permet de lier l’inventaire des succursales entre elles, de consulter les disponibilités d’un produit dans chaque magasin, de superviser les commandes, etc.

Erreur #5 : Perdre des revenus à cause de ruptures de stock qui auraient pu être évitées Lorsque des événements hors de votre contrôle se produisent, comme des problèmes dans la chaîne d’approvisionnement ou une demande soudaine et imprévue pour un produit, il peut être difficile d’éviter les ruptures de stock. Toutefois, dans des circonstances normales, les ruptures de stock peuvent être évitées en adoptant de bonnes pratiques de gestion des stocks et réapprovisionnement . Peu importe la méthode de gestion que vous choisissez d’appliquer, plusieurs des trucs présentés dans cet article pourront vous aider à éviter les ruptures de stock : • Utiliser un logiciel spécialisé plutôt qu’un document Excel vous aidera à prendre des décisions d’achat plus éclairées (et vous permettra de déterminer des seuils d’inventaire personnalisés et d'intégrer de manière automatisée vos achats à votre inventaire et votre comptabilité). • Bien compter vos marchandises reçues vous aidera à disposer de données fiables à partir desquelles prendre vos décisions. • Uniformiser et lier les inventaires de toutes vos succursales facilitera les transferts de marchandise d’une succursale à l’autre en cas de besoin.

Lilia Chiper, comptabilité & fiscalité www.lcomptable.com Pour éviter les erreurs, mieux vaut travailler avec les bons outils. La gestion de votre inventaire n’est probablement pas la partie la plus excitante de votre journée, mais adopter de bonnes pratiques peut avoir un impact très réel sur les résultats de votre entreprise. Lilia Chiper, comptabilité & fiscalité www.lcomptable.com Lilia.chiper@gmail.com (1) 514-585-0028