DEMARCHE PERFORMANCE diagnostic opérationnel URGENCES

Objectifs et déroulé Sommaire : Présentation de la méthodologie utilisée Partage des résultats de l’Autodiag urgences Présentation du diagnostic quantitatif Proposition de pistes d’actions à discuter Prochaines étapes

Présentation de la méthodologie

Méthodologie d’étude : périmètre et période d’étude Cette analyse repose sur 3 sources d’informations : Un autodiagnostic (auto évaluation qualitative) réalisé avec une groupe de travail pluri disciplinaire composé du cadre des urgences, du chef de service des urgences, de l’IAO, du directeur référent des urgences, Un diagnostic quantitatif complet sur 4 semaines Ce dernier a été réalisé grâce au recueil informatisé des données de l’activité aux urgences sur une période d’étude de 4 semaines d’activité choisie car représentative d’une forte activité

L’outil d’analyse des services d’Urgences Méthodologie d’étude : outil ANAP utilisé L’outil d’analyse des services d’Urgences Indicateurs de performance (temps de passage total, temps entre l’arrivée et la prise en charge par l’IOA…) Indicateurs organisationnels (temps de passage moyen des sous- population, distribution des temps de passage…) Analyse adéquation ressources / activité (comparaison entre besoins et ressources, nombre de patients par personnel…) L’outil d’analyse des services d’urgences permet de disposer d’éléments concrets pour objectiver les situations propres à votre service et alimenter ainsi votre état des lieux et vos possibilités d’actions

Les différents types de segmentation Méthodologie d’étude : outil ANAP utilisé Les différents types de segmentation Classe d’âge CCMU Destinations standardisées Acte diagnostiquant 0-3 ans 1 Consultation Examen bio 3-15 ans 2 Sortie sans avis médical ou fugue Examen radio (avec le détail de l’acte) 16-74 ans 3 Hospitalisation Interne Avis spécialiste 75 ans et plus 4 Hospitalisation externe 5 D P Jalons de la prise en charge Temps total Arrivée – PEC IOA PEC IOA- Cs médecin Cs médecin – décision médicale Décision médical – Sortie L’outil Autodiag permet de disposer des volumes et des durées de passage pour chacune de ces catégories

Evaluation des bonnes pratiques organisationnelles Analyse Autodiag Urgences

Analyse des bonnes pratiques organisationnelles Points positifs Accueil, tri et orientation et gestion des flux Adéquation des ressources à l’activité Points à améliorer Améliorer la communication auprès des usagers sur le temps d’attente et les alternatives aux urgences Réflexion à mener sur la prescription anticipée par l’IAO Mettre en place des entrées directes en médecine Améliorer les relations avec le PMT Instaurer un pilotage de l’activité (tableau de bord mensuel) Mise en place d’un état des lits disponibles accessibles depuis les urgences

Présentation du diagnostic Analyse quantitative

Gestion du flux patient Un taux d’hospitalisation depuis les urgences inférieur à 20% Un taux de plus de 75 ans faible (<10%) avec un temps de passage de 6h04 aux urgences Le temps passage moyen tout patient confondu est de 3h30. Ce temps de passage est presque doublé pour les patients hospitalisés en interne (6h30). Pour les patients hospitalisés, le temps de passage moyen est particulièrement élevé pour les hospitalisation en SSR (10h10) et en médecine (7h30). Un temps de passage moyen en consultation de 3h01, avec un temps plus court pour une consultation sans actes (1h49)

Gestion du flux patient Le service des urgences reçoit une majorité de patient de CCMU 2 (68%) pour lesquels le temps de passage moyen est de 3h29, Un travail de réflexion pour raccourcir le temps de passage des CCMU 1 est à mener (plus de 2h)

Distribution des temps de passage 80% des patients en consultation sont pris en charge en moins de 4h 80% des patients hospitalisés sont pris en charge en moins de 10h Un travail de réduction des temps de passage pour les hospitalisés est à mener, pour que la courbe rouge se rapproche progressivement de la courbe bleu foncée.

Détail par Actes Le temps de passage pour un patient hospitalisé en interne sans acte est de 5h02 contre 6h32 avec acte. Cela signifie que c’est la recherche en lit d’aval pour ces patients hospitalisés sans actes qui a un impact, plus que la réalisation d’un acte avant de monter dans un service d’hospitalisation. A nuancer compte tenu du faible volume concerné (9 patients), Pour les patients ayant eu un acte unique (de biologie ou d’imagerie ou un avis spécialisé) , le temps de passage moyen est de 2h44. Le temps de passage est plus important pour les actes de biologie (3h31) que les actes d’imagerie (2h33). Un travail de réflexion est à mener avec le laboratoire pour envisager des pistes de réduction du temps de passage. Le temps de passage pour une consultation avec actes varie fortement en fonction du type d’actes réalisés : 2h28 pour la radio conventionnelle, 4h37 pour le scanner, 3h02 pour l’échographie. L’impact est d’autant plus fort pour une consultation avec un acte de bio et de radio (5h37)

Temps de passage par étape de prise en charge Le patient est vu par l’IAO en moins de 13 minutes ce qui est satisfaisant. Le temps moyen entre la prise en charge par l’IAO et la 1ère consultation médicale est de 58 min. Pour une consultation sans actes, il est de 48 minutes. Une réflexion sur un circuit court pour voir le patient plus rapidement peut être envisagée pour réduire ce délai de passage.

Temps de passage par étape de prise en charge Pour une consultation avec actes, le temps entre la consultation du médecin et la fin de prise en charge est de 2h32 contre 30 min pour une consultation sans actes. Cette différence peut s’expliquer par le délai de rendu des compte rendus ( A confirmer). Le délai entre la fin de prise en charge et la sortie physique du patient est de 2h24 pour un patient hospitalisé en interne. Sur les 6h30 de temps de passage moyen pour un patient hospitalisé, il y a donc le tiers du temps qui est dédié à la recherche en lit d’aval à priori. Pour une consultation sans actes, le délai entre la fin de la prise en charge et la sortie physique du patient est de 22 minutes. Piste à creuser avec le circuit court pour réduire ce délai d’attente ?

Adéquation des ressources humaines - semaine Une augmentation d’activité dès 8h du matin croissante jusque 15h en semaine avec un flux de patients arrivants constants (entre 5 et 7 patients par heure). Un nombre de personnel paramédical adapté par rapport à l’activité de 8h à 16h mais qui décroit trop tôt dans la journée Le nombre de patient par personnel paramédical augmente à partir de 16h Réflexion à mener sur un décalage d’horaire 1 IDE supplémentaire à 8h et 1 IDE supplémentaire à 9h pour étaler la présence sur la journée jusqu’à 18h Le nombre de personnel médical connait 2 pics d’activité dans la journée sans pour autant impacter le délai de passage. Un pic à 8h et un autre à 21h lié à la baisse d’un ETP

Adéquation des ressources humaines – par jour de la semaine mardi lundi Une activité des urgences inégale selon les jours de la semaine, avec une activité plus importante le mardi, mercredi et surtout jeudi en fin de journée pour les équipes, sans impact sur la durée moyenne de passage mercredi vendredi jeudi

Adéquation des ressources humaines – week-end et jours fériés Un nombre de personnel paramédical bien adapté à l’activité du weekend Un nombre de patients par personnel médical plus important le wk car il n’y a que 2 séniors présents pour une activité identique à celle de la semaine

Synthèse – Faits saillants du diagnostic Une fonction IAO qui voit rapidement les patients mais Des délais de passage non négligeables (plus de 2h) pour les consultations sans actes et CCMU1 Sur les 6h30 de temps de passage moyen pour un patient hospitalisé, il y a près d’un tiers du temps qui est dédié à la recherche en lit d’aval. Servicesà cibler en priorité : la médecine et SSR Un nombre de personnel paramédical adapté par rapport à l’activité de 8h à 16h mais qui décroit trop tôt dans la journée Une activité des urgences inégale selon les jours de la semaine, et particulièrement le jeudi

Identification des pistes de travail

Les grandes catégories d’actions identifiées sur les urgences (issue du Groupe Utilisateurs ANAP)

Les principaux leviers : analyse croisée des indicateurs

Proposition de Plan d’actions retenu N° Piste Intitulé de la piste Porteur identifié 1 Organiser l’aval des urgences 2 Evaluer la pertinence de la mise en place d’un circuit court (pour réduire le délai de passage pour CCMU 1, consultation sans actes) 3 Favoriser l’accès au PMT et particulièrement pour la Biologie 4 Adapter les ressources humaines à l’activité : réflexion à mener sur des décalage de planning 5 Mettre en place un point systématique sur l'état dispo des lits