Suivi des démarches en ligne via le Gestionnaire de Suivi Services Instructeurs Paris – 29/08/2012

Sommaire Présentation générale Administration des comptes Processus de traitement Etat possible d’un télédossier

I. Présentation générale

Présentation générale Met à la disposition de façon sécurisée le dossier transmis par l’usager Met à jour l’état d’avancement du traitement des dossiers et en informe automatiquement l’usager Dématérialise la transmission de documents Permet le téléchargement de tous les documents contenus dans chaque dossier

II. Administration des comptes

II. Administration des comptes Processus de déclaration de compte Création du compte administrateur Modification du mot de passe administrateur Modification du mot de passe utilisateur

1. Processus de déclaration de compte Compte de suivi = compte administrateur Au sein de son service l’administrateur peut: Créer de nouveaux agents Créer de nouveaux administrateurs Identification d’un nouveau service instructeur Spécification du raccordement Création du compte de suivi SGMAP SI Activation du compte et changement du mot de passe Administration des utilisateurs du service Notification par courriel

2. Création du compte Administrateur Définition avec la DGME des identifiants de l’administrateur Réception d’un courriel précisant les accès Il est conseillé d’utiliser une adresse de messagerie générique et partagée pour le compte utilisateur

3. Modification du mot de passe Administrateur 1/2 Dérouler le menu « Utilisateur » Cliquer sur « Modifier »

3. Modification du mot de passe Administrateur 2/2 Remplir les champs « Nouveau » et « Confirmation »

4. Modification du mot de passe utilisateur Cliquer sur « Gestion de compte » Remplir les champs « Nouveau » et « Confirmation »

III. Processus de traitement

III. Processus de traitement Schéma du processus Notification par courriel Accès au portail GSSI Liste des télédossiers Téléchargement du dossier Traitement du dossier Clôture du dossier

1. Schéma du processus Notification par courriel Accès au portail GSSI Liste des télédossiers Téléchargement du dossier (en local sur le poste) Traitement du dossier Clôture du dossier

2. Notification par courriel Un courriel de notification est envoyé lorsqu’un usager soumet sa démarche en ligne

3. Accès au portail GSSI https://mdel.mon.service-public.fr/gsServiceInstructeur/welcome.do Accès sécurisé HTTPS

4. Liste des télédossiers 2 possibilités: Lister les télédossiers Rechercher les télédossiers

5. Téléchargement du dossier 1/2 Cliquer sur le numéro de dossier pour accéder au détail du dossier Après 30 jours les dossiers sont supprimés

5. Téléchargement du dossier 2/2 Enregistrement au format ZIP des documents suivants : CERFA Pièces justificatives 2 fichiers XML (un fichier d’entête et un fichier contenant les données saisies par l’utilisateur)

6. Traitement du dossier Modifier le statut du dossier afin d’informer l’usager de l’avancement de sa démarche Possibilité d’ajouter un commentaire

7. Clôture du dossier Toujours ajouter les pièces jointes avant de modifier l’état du dossier. Il est impératif de notifier l’utilisateur dans les 30 jours suivants sa demande. Après ce délai, le dossier sera clôturé automatiquement et les éléments le constituant, supprimés.

IV. Etat possible d’un télédossier

1. Etat possible d'un télédossier Etat actuel ------ Etat suivant Dossier transmis au service traitant Dossier reçu par le service traitant En attente d’éléments complémentaires Dossier en cours de traitement Dossier non recevable Dossier non recevable et clos Dossier accepté Dossier accepté et clos Dossier refusé Dossier refusé et clos Dossier clos   X x