Présentation de l’offre Retour Votes Janvier 2016 ELECTIONS PROFESSIONNELLES GESTION DES RETOURS DE BULLETINS DE VOTE PAR CORRESPONDANCE Présentation de l’offre Retour Votes Janvier 2016 Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance

SOMMAIRE Bénéfices et avantages de la solution Périmètre des prestations de l’offre (offre de base et prestations optionnelles) Prestation de base: l’acheminement et la distribution des retours Prestation optionnelle n°1: la participation aux commissions électorales Prestation optionnelle n°2: le stockage des bulletins de vote Prestation optionnelle n°3: la restitution sécurisée sur le site choisi par le client Prestation optionnelle n°4: la destruction Tarifs et facturation Principales conditions d’accès Glossaire

BENEFICES ET AVANTAGES DE LA SOLUTION Bénéfices : Augmentez la participation aux élections professionnelles ; Fiabilisez et sécurisez les retours des bulletins de vote; Simplifiez et optimisez la gestion des élections; Bénéficiez d’un tarif au plus près de votre besoin. Avantages : Offrez aux électeurs l’affranchissement de leurs bulletins de vote; Disposez d’une offre packagée au plus près de votre besoin s’appuyant sur tous les savoir-faire de La Poste, Optimisez votre logistique liée au dépouillement des votes, Accédez à un tarif optimisé, Bénéficiez de gains de trésorerie grâce à la facture en fin de prestations, Simplifiez la contractualisation et la facturation grâce à la mise en place d’un contrat unique pour l’ensemble des bureaux de vote ou sites de retour des bulletins de vote pour chaque prestation. Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance

LE PERIMETRE DES PRESTATIONS DE L’OFFRE La prestation de base : l’offre Retour Votes L’acheminement des bulletins de vote par correspondance jusqu’à l’établissement postal de La Poste rattaché au site de votre choix (bureau de vote ou le site en charge du dépouillement). En option les prestations suivantes : La participation des correspondants élections de La Poste aux Commissions d’Organisation des Élections (COE) de chaque bureau de vote ou du site centralisant les retours de vote, Le stockage sécurisé des bulletins de vote jusqu’à la date et après le scrutin dans l’établissement postal de prestation, La restitution des bulletins de vote à la personne habilitée par vos soins : Restitution quotidienne ou programmée au sein de l’Etablissement de prestation Restitution programmée par une remise au bureau de vote du client Restitution au bureau de vote du client selon le mode de remise existant Dans le cadre d’une tournée de distribution (50 plis maximum par bureau de vote) Dans le cadre d’une prestation de remise annuelle (selon la tranche horaire contractuelle). La destruction des bulletins de vote retournés après la date de scrutin. Tout autre demande devra être remontée à la Cellule OSI et faire l’objet d’une étude spécifique. Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance

L’ACHEMINEMENT ET LA DISTRIBUTION DES RETOURS DE BULLETINS DE VOTE La prestation Retour Votes: Les bulletins de vote par correspondance (enveloppe T) des électeurs sont envoyés vers le ou les sites de retour de votre choix et dans tous les cas distribués: Contre-signature des bordereaux de remise journaliers/récapitulatifs contradictoires indiquant la date de remise et le nombre de bulletins de vote remis. Un exemplaire du bordereau récapitulatif sera donné à la personne présente au moment de la distribution. L’autre exemplaire sera conservé par La Poste. Principales caractéristiques: L’offre Postréponse vous permet de gérer le format des plis (cf. caractéristiques techniques RETOUR VOTES), Le choix du délai de distribution entre PRIO ou ECO vous permettant de gérer vos délais de retour, Une tranche de poids au plus près de vos retours : 20g, 50g, 100g, 500g et 3000 g, Le tarif du RETOUR VOTES est celui figurant dans la plaquette tarifaire du courrier en vigueur au moment de la contractualisation et de date de la mise en œuvre des prestations. C’est un tarif net au pli retourné ou forfaitaire pour le stockage, et les remises, La période de validité des enveloppes T : en rapport avec le scrutin , Un numéro d’autorisation par collège, scrutin (…) en fonction de votre organisation dans la limite de cinq numéros d’autorisation maximum par bureau de vote. Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance

Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance PRESTATION OPTIONNELLE N°1 LA PARTICIPATION AUX COMMISSIONS ELECTORALES Un représentant de La Poste participe aux Commissions d’Organisation des Élections (COE) par bureau de vote ou par ensemble de bureaux de vote pour optimiser la préparation des élections Principales caractéristiques: Choix de la périodicité adaptée à vos besoins en fonction de la complexité du scrutin : Le tarif forfaitaire fixe par contrat s’élève à 150€ HT pour un maximum de 3 participations par scrutin, Choix de la tranche horaire des rendez-vous compris entre 09H du matin et 17H, Dates et heures de participation aux COE en local à convenir par les bureaux de vote avec La Poste sur la base de listes de correspondants élections mise à votre disposition par La Poste, Un représentant de La Poste participe aux Commissions d’Organisation des Élections (COE) par bureau de vote ou par ensemble de bureaux de vote La faisabilité de cette prestation sera étudiée localement. Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance

PRESTATION OPTIONNELLE N°2 LE STOCKAGE DES BULLETINS DE VOTE Les bulletins de vote par correspondance (enveloppe T) sont stockés au sein de l’établissement postal de distribution de chacun des bureaux de vote de votre choix ou du site en charge du dépouillement jusqu’au jour du scrutin/dépouillement dans des contenants postaux spécifiquement mis en place pour ces élections. Principales caractéristiques : Les bulletins de vote seront stockés dans un endroit sécurisé, et ne sont accessibles qu’à des personnels de La Poste dûment autorisés, Les bulletins de vote seront stockés, triés par numéro d’autorisation, La durée de stockage des bulletins de vote selon votre choix entre la date de réception des premiers retours jusqu’à la fin du scrutin/du dépouillement ou la date de fin des dernières prestations, Le tarif de stockage est un tarif forfaitaire fixe qui s’élève à 65€ HT par site retour auquel s’ajoute un tarif au pli retourné de 0,010€ HT. Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance

Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance PRESTATION OPTIONNELLE N°3 RESTITUTION SECURISEE SUR LE SITE DE VOTRE CHOIX La Restitution des bulletins de vote à l’adresse indiquée sur les plis avec la gestion des habilitations et une remise des plis à la ou les personne (s) habilitée(s) à recevoir les bulletins de vote sur présentation de la pièce d’identité; avec 2 modes possibles: Restitution chez le client selon le mode de remise existant; Restitution programmée par une remise au bureau de vote du client; La Restitution des bulletins de vote au sein de l’établissement postal de distribution rattaché au bureau de vote au Client. Principales caractéristiques: Périodicité : Quotidienne Programmée Tarifs : un tarif forfaitaire fixe qui s’élève à : 20€ HT : pour la prestation de restitution selon le mode de remise existant (incluant la gestion des habilitations), 100€ HT une restitution chez le client par bureau de vote, soit par exemple, si deux remises: 200 €HT 65€ HT pour la restitution des bulletins de votes au sein de l’établissement postal de distribution, Horaires : pour la remise et pour la restitution des plis au sein de l’établissement postal définis à l’issue de l’étude de faisabilité réalisée localement. Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance

PRESTATION OPTIONNELLE N°4 DESTRUCTION Les plis acheminés et arrivant sur le site de l’établissement postal après la date du scrutin seront détruits; Ils seront comptabilisés et facturés selon une tarification au pli détruit, sur un bordereau spécifique qui indique le nombre de bulletins. Principales caractéristiques : Destruction des plis localement (mise au pilon) pour privilégier les aspects liés à la confidentialité et la sensibilité des plis; Un tarif unitaire au pli détruit qui s’élève 0,30€ HT. Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance

Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance TARIFS Simulateur tarifaire Nous mettons à votre disposition un simulateur tarifaire afin de définir l’enveloppe budgétaire pour la gestion des retours de bulletins de vote par correspondance. Structure tarifaire : Un tarif net au pli retourné pour le RETOUR VOTES conformément aux tarifs d’acheminement et de distribution des POSTREPONSES figurant dans la plaquette tarifaire du courrier en vigueur, Des frais de mise en œuvre (frais fixes) de 100€ HT pour le 1er numéro d’autorisation et 30€ HT pour les suivants, Des tarifs forfaitaires HT et/ou des tarifs au pli HT pour les prestations optionnelles: STOCKAGE, RESTITUTION, DESTRUCTION, PARTICIPATION AUX COE, Les tarifs HT sont soumis à TVA au taux en vigueur. Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance

MODALITES DE CONTRACTUALISATION ET FACTURATION Signature d’un contrat unique « RETOUR VOTES » pour l’ensemble de vos bureaux de votes (si plusieurs) ou d’un contrat par bureau de vote ; La Poste émet une facture à la fin de la réalisation de l’ensemble des prestations. Cette facture comprend l’ensemble des tarifs des prestations réalisées. Pour les prestations d’acheminement des bulletins de vote, le stockage et la destruction des plis, La Poste établit la facture sur la base de bordereaux de restitution remis au Client récapitulant le nombre de bulletins de vote, remis au Client ou détruits; La facture est soit centralisée (une facture pour le client agrégeant l’ensemble des bureaux de vote) soit décentralisée (une facture par bureau de vote) en fonction de votre organisation, uniquement dans le cas des contrats complexe. Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance

PRINCIPALES CONDITIONS D’ACCES Etude de mise en œuvre préalable Pour chaque prestation optionnelle, Attribution du numéro d’autorisation Transmission du fichier définitif du client pour la demande des numéros d’autorisation Validation de la maquette des enveloppes retours avant attribution du numéro d’autorisation, Gestion des habilitations : La fourniture par le client de la liste de la ou des personne(s) habilitée(s) à réceptionner les plis par le client, En fonction des options : Communication à La Poste des éléments permettant de définir les paramètres des élections. Signature d’un contrat « RETOUR VOTES » Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance

Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance GLOSSAIRE Retour Votes Le Retour Votes est la désignation de l’offre proposée pour l’opération de vote par correspondance, c’est également le produit qui permet la gestion des Bulletins de vote par correspondance. Bureau de vote Le Bureau de vote est le site du Client en charge de l’organisation des élections professionnelles. Il correspond, en général, au site en charge du dépouillement. Il est caractérisé par un SIRET, une adresse géographique et une adresse postale comportant un numéro d’autorisation et un code CEDEX. Il peut être attribué de un à cinq (5) numéros d’autorisation maximum par bureau de vote en fonction des sections et catégories socio-professionnelles (exemple : Comité d’Entreprise et Délégués du Personnel) ou de collèges (exemple : cadres, employeurs). Un bureau de vote fait partie du périmètre du contrat. Contrat Retour Vote Un Contrat Simple Retour Votes est caractérisé par un Bureau de Vote avec un maximum de 5 numéros d’autorisation. Un Contrat Complexe (ou Multisite) Retour Votes est caractérisé par plusieurs Bureaux de votes et un seul signataire. Gestion des retours de bulletins de vote par correspondance