IDE REGULATEUR DE FLUX, un facilitateur dans le parcours de soins IDE REGULATEUR DE FLUX, un facilitateur dans le parcours de soins. CH BEZIERS COLRU 21 AVRIL 2017 Sandra CROS, Cadre de santé Claire LAURES, Jérémy TAINE, IDE régulateur service des urgences.

CADRAGE INSTITUTIONNEL

EMERGENCE DU PROJET : 2013 Difficultés à gérer les flux aux urgences avec des problèmes de recherche de lits d’ aval Perte de temps médical et/ou paramédical pour « négocier » le devenir du patient. En terme de relations usagers, un vrai problème de transmissions des informations aux familles dû au fractionnement de la prise en charge.

Perspectives du projet Réflexion et mise en œuvre d’ une nouvelle organisation de travail. Projet de restructuration des urgences qui nous demandait déjà de revoir nos organisations. Pertinence du troisième poste de CDS ou création d’ un autre poste avec mission de gestionnaire de flux et de médiation avec les familles. Faciliter le travail des médecins et des soignants

Objectif général du projet Optimiser les flux de prise en charge au SAU tant en interne qu’ en externe dans les relations en participant à la prise en charge du patient du domicile au service d’ accueil en prenant en compte tous les aspects médico- sociaux. Réduire donc les délais de prise en charge des patients au sein des urgences.

MISSIONS DES IDE REGULATEURS Service des urgences / UHCD Centre Hospitalier de Béziers

IDE Régulateur MISSION GENERALE : L’IDE régulateur est un infirmier issu du service des urgences ayant au moins cinq ans d’expérience dans ce même service. Dégagé des soins directs, il organise la PEC et le parcours de soins du patient entrant au SAU de l’admission à sa sortie. Il a une vision globale de l’activité du SAU et de l’UHCD.

IDE Régulateur Objectifs : Permettre l’enchaînement des étapes de PEC de chaque patient afin d’optimiser les délais et diminuer les temps d’attente de chaque étape Réguler le flux des patients dans les filières dédiées Coordonner et gérer les informations liées au PEC en veillant à la localisation du patient dans le circuit Etre le lien entre la salle d’attente et les secteurs de soins. Médiation avec les familles en collaboration avec l’IOA Assurer le suivi de la disponibilité des lits en partenariat avec les CDS des secteurs concernés Gestion et régulation du stock physique (commandes magasin, pharmacie, DSE)

Journée « TYPE » Relève avec l’ensemble de l’équipe soignante. Prise de poste à l’UHCD afin de prévoir l’orientation des patients présents. Disponibilité des lits sur le CHB ainsi que sur les structures extérieures si nécessaire. Au fil de la journée, suivi de tous les patients présents au SAU Travail en lien avec les autres équipes mobiles du CHB : ELSA, UMG, EMSP… Mini staffs réguliers : 9h/12h/15h/18h Gestion des flux patients et organisation des sorties Gestion des flux logistiques et matériovigilance - Relève avec l’ensemble de l’équipe soignante (SAU/UHCD) - Prendre connaissance des disponibilités de lits sur le CH (logiciel institutionnel de gestion de lits renseigner par les CDS de proximités des unités de soins à 8h/14h/17h et CDS de garde à 22h) - Prendre connaissances des disponibilités sur les institutions satellites et ressources de l'établissement (Pézenas / Bédarieux..), - Relève avec l’équipe de l'UHCD et anticiper les éventuelles problématiques : retour à domicile, hospitalisation, placement… - A 9h, « mini staff SAU » avec les équipes filialisées - A 9h30, point d'information aux familles en salle d'attente (salle d'annonce) - A 12h, « mini staff SAU » avec les équipes filialisées - A 12h30, point d'information aux familles en salle d'attente (salle d'annonce) - A 15h, « mini staff SAU » avec les équipes filialisées - A 15h30, point d'information aux familles en salle d'attente (salle d'annonce) - A18h, « mini staff SAU » avec les équipes filialisées - A 18h30, point d'information aux familles en salle d'attente (salle d'annonce) - Gestion des flux arrivants au fur et à mesure / organisation des mutations dans les unités, transfert dans d'autres établissements, organisation des retours à domicile en partenariat avec les professionnels référents du patient (trinôme Médecin / Infirmier et AS) et l’AS de la salle de transit : * Organise l'hospitalisation avec les services (gestion informatique / brancardage/..) * Gère avec le trinôme filiarisé le transfert des patients scopé * Informe la famille du devenir, recherche une personne de confiance * Organise les RAD en collaboration avec les ambulances de sortie et en informant la famille/lieu de vie du retour - Veille au réapprovisionnement des réserves et commandes éventuelles de matériels spécifiques (DSE, Rupture de stock...) - Reste une « personne ressource » en terme de « Matériovigilance » - Reste une « personne ressource » pour les professionnels filiarisés lors de prise en charge particulière (hospitalisation sous contrainte, UCSA,..)

POINTS POSITIFS Vision transversale de l’activité du service Allègement du travail des médecins Liens avec les services de soins Liens avec les partenaires libéraux et autres réseaux de soins Liens avec les familles avec les points INFOS Anticipation de la « montée en puissance » et déclenchement du plan Hôpital sous tension. - Vision transversale sur l’activité du SAU : De part ses fonctions l'IDE Régulateur a une vision globale sur l'activité des différentes filières et veille à la prise en charge de chaque patient admis aux urgences. Cette vision globale lui permet également d'assurer ses fonctions de coordination entre les filières. - Liens avec les services de soins : L'IDE Régulateur est un interlocuteur privilégié des services de soins, il reste joignable à tout moment (bip / téléphone) afin de les renseigner sur les patients en consultation. Il assure également, en partenariat avec l’équipe de brancardage, les mutations des patients nécessitant une surveillance particulière pendant un transfert (USIC / USIN / USC..) Ceci permet également de ne pas détacher un soignant filialisé afin d’assurer la continuité des soins. - Liens avec les partenaires libéraux / réseaux de soins : L'IDE Régulateur est un interlocuteur privilégié des médecins, des infirmiers libéraux, des institutions satellites. Il organise, en lien avec les spécialistes de l'hôpital, des entrées directe en service (évite des passages non justifiés aux Urgences / filière "ultra-courte"). Existence d’une convention entre le CHB et le CH de Pézénas en ce qui concerne les patients du Piscénois. -Liens avec les familles : L'IDE Régulateur est un interlocuteur privilégié des familles, il renseigne sur les modalités de prise en charge le temps de la consultation (point information) et organise, si nécessaire, une rencontre avec le médecin référent du patient pour l'annonce du diagnostic. Ceci permet notamment de ne pas interrompe le personnel filialisé au cours de leurs prises en charges (gain de temps) tout en préservant la qualité des informations dispensées aux usagers. - Éviter / Anticiper la "montée en puissance" : De part ses fonctions, l'IDE Régulateur permet une gestion permanente du flux en évitant la formation de "culot" dans les différents filières. Sa vision globale (des patients vu et non vu médicalement) lui permet d'anticiper une "montée en puissance" et alerter précocement les représentants médicaux, les CDS des services, les CDSS. Déclenchement du plan Hopital sous tension : En période épidémique notamment, les difficultés d’hospitalisation se cumulent. L’IDE regul doit alors demander des places d’hébergement dans les services. Il est le premier acteur repérant le manque de lits et peut grâce à l’analyse de l’activité des urgences permettre le déclenchement de l’hopital en tension. Travail en lien avec les sites extérieurs du biterrois et de la région.

POINTS PERFECTIBLES Développer les partenaires et les réseaux Mise en place de « Fiche d’information d’activité » Mise en place de code couleur correspondant à l’état du flux du service Déploiement institutionnel d’une cellule de régulation Elargir la fonction de régulation à tous les IDE du service des urgences - Développer les partenariats et les réseaux : Il est indispensable de renforcer les discussions avec les services d’aval de l'institution pour mettre en place des filières de soins permettant de fluidifier le passage aux urgences. Prévoir la contribution de chaque service et garantir que les services de spécialité prévoient leur programmation en tenant compte d’une capacité à réserver aux urgences,évolutive en fonction des activités programmées et des périodes. Développer le partenariat avec les institutions satellites (Pézenas, Bédarieux...) - Création de salon d'attente au niveau institutionnel : On observe que des patients pourraient attendre des courriers, leurs moyens de transport (personnel, ambulance)... dans des zones aménagés afin de libérer plus précocement des lits d'hospitalisation. - Mise en place de « Fiche d'information d'activité » : Fiche qui serait renseigné pour chaque filière lors des « mini staff » afin de déterminer le « code couleur » en fonction du niveau d’activité objectif (score avec critères à déterminer). - Mise en place de « Code Couleur » estimant la fluidité du service : Mode Vert : fonctionnement normal, service fluide L'infirmier Régulateur reste dans ses missions propres Mode Orange : fonctionnement ralenti, service encombré (A noter que ce mode peut-être également déclenché par anticipation dans le cadre d'une SMV lors d'AVP ou autres avérée) : Ce mode est mis en place dès qu'une filière (Accueil, filière courte, filière longue, Déchocage, SMUR, UHCD) affiche un temps de PEC « trop long » (critère à déterminer pour chaque filière) L'infirmier est alors mobilisé par pour gérer les flux. Il évalue les délais de PEC en concertation avec l'IOA ou le médecin référent de la filière concernée et évalue conjointement les dispositions à prendre (disposition d’aménagement à définir pour chaque filière) Il alerte le cadre du service des dispositions envisagées En fonction de la filière concerné, il pourra : - Aider dans ses fonctions d’Infirmier en mode « soignant » (exemple d'une aide ponctuelle auprès de l'IOA lors d'un afflux important mais transitoire de personnes à l'accueil) - Réorganiser la filière de soins en concertation avec le médecin réfèrent de la filière en prenant en compte l'activité globale du service (exemple du renfort d'une équipe SMUR (Médecin, Infirmier et Ambulancier) disponible dans sa filière) / + disposition d’aménagement à définir pour chaque filière - Présenté un état des lits actualisé en temps réel et réserve ceux disponibles pour les malades en attente d’hospitalisation en précisant aux services receveur la mise en place du « code orange ». - Collaboration avec les IDE coordinateurs et CDS des services en leurs indiquant le « code orange », demander leurs implications et être fort de propositions (exemple de proposition de « salon d'attente » fictif temporaire pour les patients en attente de courrier afin de libérer les chambre plus vite (matin..)...) - Il peut anticiper l’orientation des patients qui en relèvent à l’UHCD, en s’assurant de ne pas perturber la continuité des soins (relève adaptée) - Etc... Mode Rouge : fonctionnement dépassé, service perturbé (A noter que ce mode peut-être également déclenché par anticipation dans le cadre d'un Désastre sanitaire / SMV avérée) : Ce mode est mis en place dès que 2 filières ou plus (Accueil, filière courte, filière longue, psy, Déchocage, SMUR, UHCD) affiche un temps de PEC « trop long » (critère à déterminer pour chaque filière) L'infirmier est alors mobilisé par pour gérer les flux. Il demande une « concertation exceptionnelle » avec le Médecin senior « réfèrent du jour » et le Cadre de santé (qui en informera le CDSS / Directeur) afin d’anticiper ou évaluer la situation réel et les dispositions à prendre (disposition en cas d'afflux massif de patient type « Désastre sanitaire / SMV /.. à définir = Vider l'UHCD / Ouvrir la Chir Ambu/....) Il présente un état des lits actualisé en temps réel et réservera ceux disponibles pour les malades en attente d’hospitalisation en précisant aux services receveur la mise en place du « code rouge». En cas de renseignement médical complémentaire demandé par le service accueillant le patient, il sera à la charge du médecin receveur de prendre contact avec l’urgentiste responsable du patient si il le souhaite Il fera tout, en collaboration avec les IDE coordinateurs et CDS des services pour accélérer les mutations prévues de l’UHCD dans les services d’hospitalisation, de façon à libérer les chambres. Il peut anticiper l’orientation des patients qui en relèvent à l’UHCD, en s’assurant de ne pas perturber la Il accélère les orientations dans les services : en situation de crise et si la situation clinique du patient l’autorise, les examens complémentaires et notamment les prélèvements infectieux pourront être terminés dans le service receveur. De même, les résultats d’examens biologiques ne seront pas systématiquement attendus si cela n’est pas indispensable (notamment lorsque les médecins des services receveurs peuvent en prendre connaissance, ou pour tout examen qui ne modifiera pas l’orientation ou la prise en charge thérapeutique initiale). Information du standard de l’hôpital pour les impliquer notamment dans la « prise des messages » (accessibilités TU = « message »..) afin de limiter les appels direct vers le service / la saturation de nos lignes téléphoniques. Etc... - Cellule de régulation institutionnelle : Création d'une cellule « gestion des lits » déclenchée au vu de critères d’activité validés dans un protocole interne, à la demande du responsable médical des urgences (concertation préalable IDE régulation / CDS..) Elle serait composée du directeur des soins, de personnel chargé de la gestion des lits, des cadres supérieurs des pôles cliniques et des urgences, de responsables médicaux. Cela permet également d’ouvrir des lits supplémentaires dans certains services de soin, ou parfois d’y faire admettre des patients de manière directe. Développer les compétences en Régulation : à tous les IDE du service Ce qui permettrait une meilleure connaissance des fonctions de régulateur et donc une anticipation plus systématique des situations et des montées d’activité

MERCI POUR VOTRE ATTENTION