Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP FACTURES NE JAMAIS BLOQUER UNE FACTURE POUR DES RAISONS TECHNIQUES IMPUTABLES AU FOURNISSEUR, SANS LE LUI NOTIFIER PAR ECRIT AVEC COPIE A LA DELEGATION NON SEULEMENT LE PRODUIT OU LE MATERIEL PEUT NE PAS ETRE ECHANGE OU REPARE MAIS LE FOURNISSEUR EST ALORS EN DROIT DE DEMANDER LE VERSEMENT D ’INTERETS MORATOIRES POUR RETARD DE PAIEMENT Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP

LA FACTURE DOIT COMPORTER IMPERATIVEMENT L ’IDENTIFICATION DU FOURNISSEUR La raison sociale: nom, forme juridique, adresse le numéro de SIRET la domiciliation bancaire ou RIB le numéro de TVA intra UE la date L ’IDENTIFICATION DU CNRS mention CNRS adresse de l ’unité bénéficiaire FR 40180089013 (n° CNRS de TVA intra-UE ) ELEMENT DE FACTURATION indication du bon de commande, n° contrat, marché montant HT, taux de TVA et montant TTC Mentions indispensables la date: vérification des règles de déchéance quadriennale la référence au bon de commande la référence et la désignation des produits, des matériels ou des prestations exécutées. Le détail des quantités livrées pour les prestations, la taux horaire de la main-d ’œuvre et le nombre d ’heures le prix unitaire des fournitures le montant HT le montant de la TVA le montant TTC la date de livraison ou d ’exécution de la prestation Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP

VALEUR JURIDIQUE DES FACTURES Ne pas endommager la facture, ne pas la raturer Toute facture manuscrite doit être arrêtée en toutes lettres et signée par le fournisseur facture proforma cession de créance affacturage: la mention doit être portée sur la facture. les factures qui présentent des ratures, des surcharges ou des altérations doivent être approuvées par le fournisseur facture modifiée:( erreur de calcul) l ’ordonnateur peut procéder à la rectification d ’erreurs matérielles de calcul (il ne peut en aucun cas modifier les éléments du décompte, quantité et prix) Faire un arrêté en toutes lettres, faire signer l ’ordonnateur et ;informer le fournisseur. Facture proforma: ce n’est pas une facture mais un devis elle ne peut être acceptée que pou l ’acquisition d ’ouvrages lorsque le fournisseur est domicilié à l ’étranger et qu ’il exige le paiement à la commande. Le paiement est effectué au vu de la facture proforma + un certificat administratif. Les cessions de créance doivent être notifiée à l ’Agent Comptable . En GCF, la saisie de la facture est faite sur le fournisseur mais le règlement se fera sur le cessionnaire. Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP

DIFFERENTS CAS DE FACTURE FACTURE SUR MARCHE FACTURE D ’EQUIPEMENT FACTURE PROVENANT DE L ’UE FACTURE PROVENANT DE L ’ETRANGER FACTURE SUR MARCHE numéro de marché taux et montant de la remise contractuelle taux et montant de la remise complémentaire FACTURE D ’EQUIPEMENT la facture doit être conforme au devis elle doit comporter le numéro d ’inventaire FACTURE PROVENANT DE L ’UE numéro de la TVA intra-communautaire du fournisseur numéro intra-UE du CNRS références bancaires ( numéro de compte et nom et adresse du compte) FACTURE PROVENANT DE L ’ETRANGER montant en devises :faire la conversion € références bancaires Délégation Languedoc6-Roussillon SF/FP

ROLE DU LABORATOIRE Réception des factures Apposer la date d ’arrivée Vérifier l ’ensemble des données relatives au contenu de la facture Certification du service fait numéro d ’inventaire le cas échéant Production des pièces justificatrices Réception des factures s ’assurer que la facture est en ORIGINAL Apposer la date d ’arrivée: elle est le point de départ pour le calcul du délai global de paiement ( intérêts moratoires) Vérifier l ’ensemble des données relatives au contenu de la facture et au prestation réalisée : si non conforme retour au fournisseur Certification du service fait: mention datée et signée du directeur de l ’unité ou de son délégataire date de livraison des fournitures date d ’exécution des prestations veuillez à indiquer la date exacte d ’exécution de la prestation ou de livraison de la fourniture numéro d ’inventaire le cas échéant Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP

LES PIECES JUSTIFICATIVES En cas de perte de l ’original: copie certifiée conforme Cas des marchés formalisés ou des contrats Marché à bon de commande Devis Le Certificat administratif doit indiquer : la facture original a été égarée , qu ’elle n’a pas fait l’objet d ’un précédent mandatement et si l’original venait à être retrouvé, il ne serait pas mis en paiement. à réception de la copie certifiée conforme, vérifier que la facture originale n ’a pas fait l ’objet d ’un paiement. Marche ou contrat au 1er mandat: copie certifiée conforme du contrat ou du marché. Que ce soit une avance forfaitaire ou la 1ère facture Marché à bon de commande: bon de commande et moteur de recherche et si dérogation: certificat administratif devis: il est à joindre si la facture n ’est pas détaillée. si devis forfaitaire: il doit être approuvé par le directeur de l ’unité et le bon de commande doit faire référence au devis. Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP

AUTRES PIECES JUSTIFICATIVES Cas des associations: Contrôle de l ’existence de l ’association Cotisation à des sociétés savantes ou associations: Doit comporter une contrepartie pour le CNRS Assurances: règle le CNRS est son propre assureur Frais de réception: Attestation de frais avec date , objet de la réunion et nombre de personnes Honoraires: obligation du numéro d ’URSSAF sur la facture Association: il faut faire attention dans le cas d ’association para- administrative: Vérifier dans les cas litigieux, que la dépense n ’a pas à être effectuée entre les mains d ’un comptable public. Cette vérification peut prendre différentes formes: production des statuts et la liste des membres du bureau, demande de renseignement à l’association ou auprès d’organisme public... Quelques indices: identité partielle de dénomination entre une association et un laboratoire adresse d ’une association dans des locaux publics facture comportant dans sa présentation le sigle d ’un organisme public signature de la facture par une personne connue exerçant ses fonctions principales dans un organisme public missions de l’association paraissant relever d ’un organisme public: droits d ’inscription à un colloque… Les associations ne peuvent être hébergées ou fonctionner avec les moyens du CNRS Cotisation sociétés savantes: la documentation est mise à disposition du laboratoire assurance: dérogation accordée par le CF dans les cas de prêt d ’œuvre d’art, matériel de coût élevé le code de l ’assurance rend obligatoire la souscription d ’un contrat responsabilité civile pour l ’ensemble du parc CNRS réception:repas fonctionnaire CNRS: 30€ max personnes étrangères 45 € Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP

AUTRES PIECES JUSTIFICATIVES Frais d ’impression: Demander un exemplaire de la publication Réparation et entretien de matériels: Le CNRS ne prend en charge que les frais de réparation ou entretien des matériels dont il a l ’utilisation Vêtements de travail: Justification de l ’achat de vêtements de travail Réparations: le CNRS est propriétaire du matériel ou copropriétaire (convention définissant qui fait quoi) . En cas de mise à disposition, une convention est nécessaire. Vêtements: certificat administratif précisant les noms des bénéficiaires et la nécessité de tels achats. Tolérance pour les blouses, gants, chaussures…. Nécessaires aux manipulations scientifiques. Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP

RECAPITULATION Toute facture: un original + une copie de la facture signée le devis (si prestation, forfait, équipement) Facture équipement: 1 original + 2 copies de la facture signée+ bon de commande signé Facture équipement sur marché: 1 original + 2 copies de la facture signée joindre: la copie du B d C le moteur recherche pour tarif le certificat de dérogation le numéro d ’inventaire indiqué sur la facture Facture d ’association: original + copie + statuts Facture UE: document de saisie de TVA Facture proforma : certificat de non mise en paiement de l ’original Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP

Il est demandé aux unités de veiller à la mise en place d ’une circulation rigoureuse et contrôlée des factures à l ’intérieur des laboratoires afin: d ’une part, de privilégier la rapidité de traitement des factures d ’autre part, d ’éviter la perte des originaux de factures Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP

LA MISE EN PAIEMENT Après traitement, la facture est transmise le plus rapidement possible aux Services Financiers et Comptables de la Délégation. Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP

L ’avoir doit concerner une facture CNRS TRAITEMENT DES AVOIRS L ’avoir doit concerner une facture CNRS Aucune compensation n ’est possible entre équipement et fonctionnement pour la récupération d ’un avoir. Facture et avoir portent sur la même fourniture, même prestation, même matériel : Ils sont liquidés de manière concomitante sur le même exercice Différence entre le montant HT de la facture et le montant HT de l ’avoir (en GCF deux opérations distinctes ) Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP

TRAITEMENT DES AVOIRS ( Suite ) Dépenses de fonctionnement uniquement La facture est déjà mandatée et le fournisseur est régulier La récupération de l ’avoir sur les factures ultérieures de fonctionnement est possible. Imputation dans Xlab le fournisseur est payé pour le net TTC moins l ’avoir l ’avoir original certifié par l ’ordonnateur constitue une pièce justificative et est joint au mandat avec l ’original de la facture Imputation dans Xlab: une ligne supplémentaire est créée dans la saisie de la facture, pour le montant de l ’avoir Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP

TRAITEMENT DES AVOIRS ( Suite ) L ’avoir se rapporte à une facture: d ’un matériel inventorié d ’une dépense de fonctionnement mais d ’un fournisseur occasionnel Les avoirs doivent être transmis dans les meilleurs délais à la Délégation Rétablissement des crédits au niveau du Laboratoire Correction du montant inscrit à l ’inventaire Délégation Languedoc-Roussillon SF/FP