Modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel Décret n° 2016-453 du 12 avril 2016 Laurence Monville-Roustand Avocat Spécialiste en droit social

Etablissement des procès-verbaux de réunion du comité d’entreprise Modalités : Les procès-verbaux sont établis par le secrétaire du comité Un accord doit fixer le délai et les modalités d’établissement des procès-verbaux Cet accord est conclu entre l’employeur et le DS, et à défaut, avec la majorité des membres titulaires élus du comité A défaut d’accord : les modalités sont définies par décret.

Etablissement des procès-verbaux de réunion du comité d’entreprise Selon le décret : Le procès-verbal est établi et transmis par le secrétaire à l’employeur dans les 15 jours suivant la réunion ou, si un nouvelle réunion est prévue dans le délai de 15 jours avant cette réunion Délais spécifiques 3 jours pour la consultation en cas de licenciement économique collectif 1 jour si l’entreprise est en redressement judiciaire Le procès-verbal contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.

Conditions d’enregistrement et de sténographie des débats Le décret définit les conditions dans lesquelles il est possible de recourir à l’enregistrement et à la sténographie des débats Décision d’y recourir prise par l’employeur ou par la délégation du personnel au comité d’entreprise Lorsque la décision émane du comité d’entreprise : possibilité pour l’employeur de s’y opposer si les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure : tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d’entreprise

Conditions d’enregistrement et de sténographie des débats Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité d’entreprise en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge : Par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier Par le budget de fonctionnement du comité d’entreprise si la décision émane de la délégation du personnel

Visioconférence Possibilité de recourir à la visioconférence pour la tenue des réunions des institutions suivantes : Le comité d’entreprise Le comité central d’entreprise Le comité de groupe Le comité d’entreprise européen Le comité de la société européenne Le CHSCT L’instance de coordination du CHSCT Les institutions du personnel organisant des réunions communes Quid des délégués du personnel, des comités d’établissement et de la DUP ?

Visioconférence Modalités de recours à la visioconférence : Modalités identiques, quelle que soit l’institution du personnel Nécessité d’un accord conclu entre l’employeur et les représentants du personnel concernés A défaut d’accord, la visioconférence peut être utilisée mais dans la limite de 3 réunions par année civile Un décret détermine les conditions dans lesquelles les institutions peuvent procéder à un vote à bulletin secret En toutes hypothèses, le recours à la visioconférence n’est possible que si toutes les personnes devant assister à la réunion du comité d’entreprise ont accès à la technologie permettant l’utilisation du procédé.

Visioconférence Selon le décret : Le dispositif technique doit garantir l’identification des membres du comité et leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations (sans que cela n’empêche la tenue de suspension de séance) En cas de vote à bulletins secrets : le dispositif garantit que l’identité de l’électeur ne peut pas être mis en relation avec l’expression de son vote En cas de vote organisé par voie électronique : le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes

Visioconférence Selon le décret : L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions réglementaires Le vote a lieu de manière simultanée Les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquées par le président du comité