Présentation du logiciel de signalement des évènements indésirables Damien ZANETTI, Chargé de Mission Gestion des Risques FORAP – 09/07/2010

Plan L'historique de la réflexion du RéQua Le modèle de système de signalement « les 3 boucles » Les items de la déclaration d'évènements indésirables La Typologie de classement des EI Les échelles de criticité Le logiciel régional

L'historique Groupe de travail régional mis en place depuis 2002 sur les aspects de signalement : Définitions communes [2002] Argumentaire et déclinaison sur les EI "cliniques" [2003] Mise en place d'un SSEI en ETS (organisation, circuit, support, traitement, …) [2004-2005] Fonctionnement de la boucle de signalement [2006]

Les "3 Boucles" [2006-2007] Modélisation de l'ensemble des étapes du signalement et du traitement des évènements indésirables 1ère boucle : Traitement curatif, immédiat 2ème boucle : Le Système de Signalement 3ème boucle : La Politique de Gestion des Risques

1ère boucle : Traitement curatif, immédiat Incident constaté Évènement clinique indésirable Prise en charge du patient Soins ou examens éventuels Début du signalement Fin de l'incident événement clinique 1ère boucle Et tout type d’ Évènements Indésirables (Infections, Dysfonctionnement d’un matériel médical, … )

2ème boucle 2ème boucle : Le Système de Signalement Enregistrement des signalements Recherche et analyse des causes 2ème boucle Transmission à un resp d’actions Propositions d'actions correctives et préventives (et transmission) NON OUI Validation des actions correctives et mise en place Recherche d'informations Retour d’info au déclarant et institutionnel Suites à donner ? Synthèse des signalements et des actions correctives NON OUI Fin du signalement Début de la Politique GDR

3ème boucle 3ème boucle : La Politique de Gestion des Risques Début de la Politique GDR 3ème boucle Plaintes et réclamations Signalements de Vigilances Synthèse des signalements Sécurités Sanitaires Risques prof. (AT, DU) Le risque est-il géré ? OUI NON Propositions d’actions préventives Définition et mise en place du programme d'actions préventives de GDR Suivi des indicateurs de GDR

Les items de la déclaration d'évènements indésirables [2007] Approfondissement pour les établissements de la 2ème boucle. Accompagnement à la mise en place de l'organisation (constitution d'une cellule de GDR, circuit de signalement, apport sur la construction d'une fiche, …) dans les établissements volontaires Travail sur une typologie de classement des évènements indésirables

Pourquoi faut-il une typologie pour classer les risques ? La typologie [2007] Pourquoi faut-il une typologie pour classer les risques ? Pour permettre de comparer le plus précisément possible les éléments issus des plaintes, des fiches de signalement d’incident, des incidents de vigilance, des déclarations d’AT ; il faut absolument les classer de la même manière et dans une typologie identique.

La typologie : 12 domaines, 128 mots-clés Accueil Droits des patients Biens des patients Identité patient Qualité des Soins / de la Prise en charge Dossier patient et archivage Prestations hôtelières Risque infectieux, Iatrogénie et vigilances Sécurité des personnes Ressources humaines Risques professionnels Prestations logistiques et maintenance

Les échelles de criticité [2006] Fréquence Gravité Analyse de la criticité

Les échelles de fréquence LIBELLÉ 5 : Très Fréquent Systématique Tous les jours 4 : Fréquent Une fois par mois habituellement 3 : Possible Une fois par trimestre 2 : Peu Fréquent Une fois par an 1 : Rare Est arrivé une seule fois en 10 ans N’est jamais arrivé

Les échelles de Gravité PATIENT PERSONNEL INSTITUTION (physique) ORGANISATION ATTEINTE À L’IMAGE 5 : Très Grave Décès, incapacité totale Décès > 80% d’incapacité Atteinte corporelle irréversible Destruction, inutilisation Fermeture Perte de confiance totale des usagers Plainte pénale, contentieux 4 : Grave Nécessité d’intervention médicale ou chirurgicale > 60% d’incapacité Incapacité permanente Licenciement pour incapacité Destruction partielle, activité réduite, travaux d’urgence Désaffection Mise en cause par les médias Perte de clientèle Dossier CRCI 3 : Modérée Ré hospitalisation Risque d’infection Blessure ou dommage non permanent Réaffectation ou inaptitude à un poste Arrêt d’activité ponctuelle Baisse des effectifs, Atteinte à la réputation Traitement amiable avec assurance 2 : Peu Grave Prolongation d’hospitalisation Consolidation Blessure ou dommage temporaire Modifications des installations Désorganisation des services Mauvais classement dans communication grand public. Médiation 1 : Mineure Insignifiante Inconforts, Nuisances Inconforts, nuisances, premiers soins Réparations, interventions, maintenance Négligeable, rapport d’enquête

Les échelles de criticité

Historique sur l'informatisation du système de signalement Besoin d'informatiser l'enregistrement et le traitement des Fiches de signalement d'évènements indésirables Sur la base du modèle régional "Les 3 Boucles" Test avec EMOSIST et un ETS de la région sur l'utilisation possible de eRiskline [avril 2006 - février 2007] Non concluant Réflexion avec le prestataire info du RéQua sur un développement identique à celui des questionnaires de sortie [nov 2006 - mars 2007] Positionnement du CA pour faire développer par le prestataire un outil à disposition sur le site du RéQua [Mai 2007] Sans contribution supplémentaire pour les ETS Test avec 7 établissements de l'outil "RéQua" [Aout - Sept 2007] Concluant : poursuite du développement

Le logiciel régional

Les principales fonctionnalités Enregistrer les évènements indésirables quel que soit le support utilisé dans l'établissement Suivre le traitement des fiches (transmission, recherche d'informations, analyse, proposition d'actions correctives, clôture). Suivre les actions correctives retenues à la suite d'un évènement indésirable indépendamment du signalement. Pour les statistiques et bilans d'activité, l'outil permet 2 niveaux d'analyse. Un premier niveau d'analyse par l'établissement directement sans comparaison régionale Un second niveau élaboré par le RéQua et personnalisé sur les besoins de l'établissement avec une comparaison régionale

Les étapes de suivi

Les étapes de suivi

Niveaux d'accès Possibilité de 4 niveaux : auteur : ce niveau permet l'enregistrement et la mise à jour des signalements ainsi que la visualisation complète des signalements anonymes. Il convient au gestionnaire de risques lecteur : la personne peut consulter les signalements mais sans pouvoir ajouter d'informations ni télécharger la liste sur EXCEL. Les signalements "anonymes" sont affichés anonymement. Accès intéressant pour les cadres et la direction, les membres d'un comité gestion des risques rédacteur : un professionnel peut enregistrer et consulter des signalements pour son service uniquement aucun : le bouton signalement à gauche n'est pas visible. Cette personne conserve quand même un accès sur le site du privé du RéQua

Paramétrage et accompagnement Paramétrage de l'établissement (droits d'accès, services, …) par le CDM RéQua Accompagnement de l'établissement (présentation de l'outil, mise en place, formation)

Les bilans et statistiques L'outil permet 2 niveaux d'analyse. Un premier niveau d'analyse par l'établissement directement sans comparaison régionale et un second niveau élaboré par le RéQua et personnalisé sur les besoins de l'établissement avec une comparaison régionale

Le coût du logiciel Coût de développement initial : 10000€ Mise à jour 2009 (lien avec QS et réclamation) : 3000€ Mise à jour 2010 (saisie en ligne) : 3000€ Coût total entièrement supporté par les adhésions de tous les établissements

Déploiement au 30 06 2010 18 établissements dont : 4 CH 1 Clinique MCO 2 Ets psy 7 Centre de soins ou CRF 4 Hôpitaux locaux ou éts de SLD 9500 signalements sur la base régionale depuis mi-2008

Le logiciel régional démonstration

Poursuite du développement par le prestataire Développement en cours d'une solution commerciale sur la gestion des EI, des questionnaires de sortie et des réclamations Retour pour le réqua : développements ultérieurs remisés ?, outil packagé spécifique au réqua (en discussion)

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