Projet informatique Associations Présentation de l’extranet FFBA Janvier 2011 – V 1.1 1

Présentation générale de l’extranet FFBA, mis à disposition des BA dans le cadre du projet informatique Associations L’extranet FFBA est un outil pour les BA Vos associations partenaires n’y ont pas accès. Il permet les fonctions suivantes : Téléchargement de la dernière version du référentiel de produits Accès à la liste des associations, avec leurs identifiants à la plateforme d’échanges avec les BA Validation des indicateurs Etat Où trouver les identifiants à l’extranet FFBA ? Ils vous sont envoyés par la Fédération. L’extranet est mono utilisateur Une seule session simultanément par BA est possible Au-delà d’une heure d’inactivité (pas d’enregistrement), la session se termine. Le contenu est personnalisé pour chaque BA Seules vos associations sont affichées lorsque vous utilisez l’extranet FFBA (vous ne pouvez pas voir les associations des autres BA).

Fonction 1 : téléchargement du référentiel de produits Pourquoi télécharger le référentiel de produits sur l’extranet ? Dans l’idéal, vos associations se connectent à internet et mettent à jour le référentiel de produits directement depuis Passerelle. Certaines de vos associations équipées de Passerelle ne disposent pas d’internet ; vous devez donc les aider en téléchargeant le référentiel et en leur donnant le fichier (par clé USB, e-mail, etc.). Le référentiel est mis à jour à chaque envoi de la FFBA Il ne s’agit donc pas de la version du référentiel de la BA toutes les associations ont le même référentiel (celui standard de la FFBA). Le fichier téléchargé est au format XML Il est donc difficilement lisible et ne sert qu’à mettre à jour le référentiel de produits dans Passerelle. Comment l’intégrer dans Passerelle ? Allez dans l’Administration / Référentiel de produits et choisissez « fichier local » comme source. Suivez ensuite les étapes.

Fonction 2 : accès à la liste des associations Quel est l’intérêt de cette liste ? Disposer de quelques informations sur les associations. Obtenir les codes d’accès des asso à l’interface d’échanges pour les leur donner. Elles pourront ainsi échanger des données avec VIF. Ces informations proviennent de VIF principalement Les mises à jour sont envoyées de VIF à l’extranet toutes les nuits. Seul le mot de passe à l’interface d’échanges ne provient pas de VIF ; il est généré par l’extranet. Conseil : imprimer cette liste avant le déploiement de Passerelle Lorsque vous vous déplacerez chez vos partenaires pour installer Passerelle, vous pourrez ainsi leur communiquer les identifiants à l’interface d’échanges.

Fonction 3 : validation des indicateurs Etat des associations partenaires Voir, en plus, la présentation PPT spécifique sur la validation des indicateurs Etat Cacher / afficher l’historique Ouvrir la page des indicateurs « Oui » si au moins un indicateur pré-rempli de Passerelle a été modifié par l’asso Les indicateurs Etat peuvent être reçus ou saisis L’extranet reçoit les indicateurs Etat envoyés électroniquement par Passerelle. Vous pouvez modifier ces indicateurs. Vous devez saisir les indicateurs Etat directement dans l’extranet si l’association vous les transmet en version papier. Structuration de cette fonction sur l’extranet : Page de synthèse (ci-dessus) : affiche la liste des associations avec des informations utiles (statut de validation, date de remontée, etc.). Page des indicateurs : liste longue pour les associations de catégorie 1, et liste courte pour les associations de catégorie 2. Il existe 4 statuts de validation des indicateurs Non reçu, à valider, validé, à revoir