FORMATION MISSION 10 avril 2008 L’ ORDRE DE MISSION L’ ETAT DE FRAIS QUESTIONS: DEFINITION DE L’ORDRE DE MISSION QU’EST-CE QUE C’EST? POUR QUOI FAIRE? A QUOI CA SERT? Délégation Languedoc-Roussillon - Christine ENSUQUE - Sébastien GIBERT

L ’ordre de mission Est en mission tout agent se déplaçant pour les besoins de service hors de sa résidence administrative et familiale Tout agent en mission doit être muni d’un ordre de mission L’ordre de mission est le lien juridique entre le missionnaire et l’administration QUELS SONT LES TYPES D’ ORDRE DE MISSION ?

OM sans frais OM avec frais L’ordre de mission En France A l’étranger QUELLE DIFFERENCE ENTRE L’ORDRE DE MISSION SANS FRAIS ET L’ORDRE DE MISSION AVEC FRAIS ? QUI PEUT AVOIR DES ORDRES DE MISSIONS SANS FRAIS? QUI PEUT AVOIR DES ORDRES DE MISSIONS AVEC FRAIS? A QUOI SERT L’ORDRE DE MISSION SANS FRAIS? A QUOI SERT L’ORDRE DE MISSION AVEC FRAIS?

L’ordre de mission sans frais Sert d’autorisation d’absence et de couverture au regard des accidents du travail : UNIQUEMENT POUR LES PERSONNELS CNRS Il est proscrit de faire des OM sans frais à des personnels non CNRS Personnel CNRS = toute personne rémunérée par l’établissement Pour les agents non rémunérés par le CNRS, notamment les personnels de l ’enseignement supérieur, ou ayant un lien de subordination avec celui-ci (expl: les étudiants collaborateurs bénévoles) et dont les frais de déplacement ne sont pas à la charge du CNRS,un OM sans frais peut être délivré par le CNRS dans le cas où la mission s ’effectue dans le cadre de recherches menées conjointement avec le CNRS. Cet OM ne couvre pas ces personnels au regard de la réglementation sur les AT. En effet, réglementairement ils sont garantis à ce titre par l ’administration dont ils dépendent sauf les étudiants bénévoles, qui doivent être couverts, avant le départ, par une assurance volontaire.

L’ordre de mission sans frais permet à l’ organisme qui prend en charge les frais de s’assurer que le missionnaire est en situation régulière d’absence pour le CNRS Aucun OM sans frais ne doit être établi lorsqu’une autre entité CNRS prend en charge les frais de mission (OM avec Frais) Personnel CNRS = toute personne rémunérée par l’établissement Pour les agents non rémunérés par le CNRS, notamment les personnels de l ’enseignement supérieur, ou ayant un lien de subordination avec celui-ci (expl: les étudiants collaborateurs bénévoles) et dont les frais de déplacement ne sont pas à la charge du CNRS,un OM sans frais peut être délivré par le CNRS dans le cas où la mission s ’effectue dans le cadre de recherches menées conjointement avec le CNRS. Cet OM ne couvre pas ces personnels au regard de la réglementation sur les AT. En effet, réglementairement ils sont garantis à ce titre par l ’administration dont ils dépendent sauf les étudiants bénévoles, qui doivent être couverts, avant le départ, par une assurance volontaire.

L’ordre de mission avec frais RAPPEL: un ordre de mission ne constitue une couverture pour le risque AT que pour les agents contractuels et titulaires du CNRS. Dans tous les autres cas, il détermine prévisionnellement les frais à rembourser Quelle est la durée maxi d’un OM en France ? À l’étranger ?

La mission en France et à l’étranger Durée du séjour : Un OM ne peut excéder 12 mois

La mission en France et à l’étranger Ordre de mission permanent Ordre de mission collectif OM permanent ne peut excéder 12 mois et il est délivré essentiellement pour ldes missions essentiellement itinérantes, et d’autre part pour des agent appelé à se déplacer fréquemment dans la limite géographique fixée par l’OM. Tous les modes de transport susceptibles d’être utilisés doivent être mentionnés dans L’OM, le motif de déplacement doit être explicite (exit : réunion de travail). OM collectif : OM sans frais à rembourser au missionnaire, le paiement des frais s’effectue obligatoirement sur facture des prestataires. Permet essentiellement de lister les personnes concernés par La Mission : sert de couverture juridique mais également de justificatif à la prise en charge de facture de prestataire comme l’organisation de séminaire par exemple. QUELLES DEMARCHES DOIT FAIRE UN MISSIONNAIRE POUR AVOIR UN ORDRE DE MISSION ?

La demande d’ordre de mission doit être renseignée de manière exhaustive pour éviter toute erreur d’interprétation Permet au gestionnaire de laboratoire d’avoir toutes les informations nécessaire à la saisie de l’OM. Délégation Languedoc-Roussillon - Christine ENSUQUE - Sébastien GIBERT

La demande d’ordre de mission Important: qui prend en charge la mission Nom du missionnaire numéro de SS = identifiant Nature des frais pris en charge Cet imprimé peut servir de document interne au laboratoire afin de formaliser les demandes d’ordres de mission. Signature du Directeur ou personne habilité si mission Directeur Signature du missionnaire Délégation Languedoc-Roussillon - Christine ENSUQUE - Sébastien GIBERT

La demande d’ordre de mission Renseignements concernant le missionnaire les plus complets possibles à la première demande IMPORTANT: nature de la mission Lieu de mission Heures de départ et d’arrivée : déterminent les indemnités Si première mission de l’agent : renseignement personnel de l’agent obligatoire n° INSEE, statut professionnel de la personne, fonction occupée, nom, prénom, adresse, date de naissance Moyens de transport

La demande d’ordre de mission Renseignements complémentaires sur la nature de la mission important : évite des erreurs d’interprétation Obligatoire si: utilisation du véhicule personnel

est correctement servie: pas de difficultés pour L’ordre de mission Si la demande d’OM est correctement servie: pas de difficultés pour l’émission de l ’OM QUE PERMETTENT LES DETAILS DES ORDRES DE MISSION AVEC FRAIS? http://www.drei.cnrs.fr/rub7/page2/p1/;view

Instruction CNRS : INST06R256DFI Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 Instruction CNRS : INST06R256DFI Le cadre général des condition et modalités de règlement des frais occasionnés par le déplacement temporaire à la charge des budgets publics est défini par le décret du 3 juillet 2006. Ce décret annule les dispositions antérieures relatives aux déplacements temporaires en France, à l’étranger et dans les DOM TOM. Délégation Languedoc-Roussillon - Christine ENSUQUE - Sébastien GIBERT

Ce décret laisse aux organes décisionnels des établissements publics la construction et mise en œuvre leur propre politique «déplacements» L’instruction CNRS précise la mise en application des règles fixées par le texte réglementaire au sein de l ’établissement Des arrêtés interministériels du 3 juillet 2006 fixent les taux de remboursement des frais de repas et les taux d’indemnités pour l’hébergement en métropole, les indemnités pour l’étranger et l’outre mer, les indemnités kilométrique. Le décret laisse aux organes décisionnel le soin de construire leur propre politique de déplacement dans le cadre des missions pour le CNRS c’est le conseil d’administration du 19 octobre 2006 qu’un certains nombre de mesure propre à l’établissement ont été prises. L’entrée en vigueur des nouvelles modalités est fixée à la date de signature de l’instruction Délégation Languedoc-Roussillon - Christine ENSUQUE - Sébastien GIBERT

La personne habilitée à signer les ordres de mission Le directeur d’unité, en tant que personne habilitée à signer les ordres de mission détermine les conditions dans lesquelles se déroule le déplacement puis vérifie son exécution Sa seule approbation de l’état de frais, établi par le missionnaire, à l’issue de la mission, vaut approbation des conditions de déroulement de celle-ci et prise en charge des frais induits Le délégué régional, ordonnateur secondaire, donne délégation de signature à chaque directeur d’unité aux finsde signer les ordres de missions dans la limite des crédits disponibles

La liquidation des frais de mission Le calcul des sommes dues est effectués par le délégué régional sur la base d’un état de frais déclaratif, rempli et signé par le missionnaire, et certifié par le directeur d’unité Les pièces justificatives des dépenses sont produites à la personne ayant délivré l’OM et conservées par celle-ci

L’ordre de mission Missions avec frais : Remboursement des frais de séjour En France A l’Etranger et dans les Dom-Tom Cas particulier des concours

La mission en France La mission commence à l’heure de départ de la résidence administrative ou familiale et se termine à l’heure de retour à cette même résidence

La mission en France Indemnité journalière de repas (déclaratif) Indemnité de nuitée (possibilité d’utilisation de marché mission « hébergement » ou facture d’hôtel originale et nominative) Toutes gratuités (nuitées ou repas) entrainent un abattement de l’indemnité Indemnité journalière de mission doit permettre le remboursement supplémentaire des frais de repasLe missionnaire doit certifier ses conditions de restauration et le nombre de repas réglés en complétant simplement la rubrique correspondante de l’état de frais (déclaratif) .(un état de frais est sur le site web: son utilisation permet au chercheur de ne pas oublier des éléments pour le remboursement de ses frais. Restaurant administratif : repas déclarés pris = réduction 50 % de réduction La facture d’hôtel doit être conservée par le DU et le remboursement forfaitaire sera de 60€ quel que soit le montant de la facture d’hôtel. Marché d’hébergement : proposition d’hôtel avec paiement directement par le CNRS jusqu’à 90€ A PARTIR DE QUELLES DONNEES VA-T-ON POUVOIR DETERMINER LES DROITS DU MISSIONNAIRE POUR LE REMBOURSEMENT DU SEJOUR : REPAS, HEBERGEMENT A L’ETRANGER?

La mission à l’étranger et en Outre mer Relation terrestre : La mission commence à l’arrivée dans la localité (lieu de mission) et finit à l’heure de départ de la même localité Relation bateau ou avion : La mission commence à l’heure d’arrivée au port ou aéroport et finit à l’heure d’embarquement au port ou aéroport

La mission à l’étranger et en Outre mer Les indemnités journalières sont déterminées en fonction du pays de mission Réduite de 20 % à partir du 31ième jour et de 40 % à partir du 61ième jour et de 50 % au delà de 120 jours Toutes gratuités (nuitées ou repas) entrainent un abattement de l’indemnité : 65 % pour les nuitées et 17.5 % par repas Abattement si gratuités : 65 % pour l’hébergement, il va de soit que l’agent qui n’a aucun frais à débourser en matière de logement et de nourriture ne peut prétendre à aucune indemnité à l’exception des frais de taxi, passeport, taxes etc… dans ce cas l’agent ne percevant aucune indemnité journalière peut prétendre à tout remboursement de frais de transport sur justificatifs Mission à l’étranger :l’ indemnité de séjour comprend les frais divers annexes pas de possibilité de remboursement excepté les frais de transport de l’aéroport au lieu de mission et le retour. Toutefois, le directeur d’unité peut décider si la mission le nécessite d’attribuer 80 % d’une indemnité de séjour pour règlement des frais divers et annexes autres que le trajet cité plus haut.

Concours et examens professionnels Aucun frais de séjour ne peut être remboursé L’agent candidat peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport sur la base du tarif SNCF 2ième classe En règle générale 1 AR Si admissibilité et admission on peut 2 AR sur l ’année Convocation de l’administration qui vaut ordre de mission pour les candidats à un concours Prise en charge des frais pour les CCD qui se présentent à un concours externe Pour les membres de jury : condition de prise en charge dans le cadre de la réglementation des missions france Peut-on rembourser les frais de transport tel que l’avion pour un Directeur d’unité qui est candidat à un concours ? QUELS SONT LES MOYENS DE TRANSPORTS QUE L’ON PEUT UTILISER POUR EFFECTUER UNE MISSION?

L’ordre de mission Les moyens de transport Véhicules administratif Train et avion Véhicules administratif (toutes personnes autorisées par le DR par écrit) Véhicule personnel Véhicule de location

Train et avion Les missionnaires doivent utiliser les prestations de billetterie proposées par le titulaire du marché national CNRS « FRAM », quel que soit le type de mission QUELLES SONT LES CONDITIONS D’UTILISATION DU VEHICULE ADMINISTRATIF PAR UN MISSIONNAIRE?

Le véhicule administratif Agent CNRS permanents ou temporaires Autorisation de conduite obligatoire pour toute utilisation d’une véhicule administratif CNRS Permis depuis plus de 2 ans QUELLES SONT LES CONDITIONS D’UTILISATION DU VEHICULE PERSONNEL PAR UN MISSIONNAIRE?

L’ utilisation du véhicule personnel La déclaration d’utilisation d’un véhicule personnel est à remplir annuellement L’agent doit avoir une assurance qui le couvre de manière illimitée QUELLES SONT LES CONDITIONS D’UTILISATION D’UN VEHICULE DE LOCATION PAR UN MISSIONNAIRE? ZONE GEOGRAPHIQUE RESTREINTE

Le véhicule de location La mention d’utilisation du véhicule de location sur l’ordre de mission ou/et l’état de frais vaut accord du Directeur d’unité pour la prise en charge de la dépense Prestation prévue et fournie dans le cadre du marché national « FRAM » QUELLES SONT LES CONDITIONS POUR OBTENIR LE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT?

Le remboursement des frais de transport Train et avion Rappel du cas particulier des concours Véhicule administratif Véhicule personnel Véhicule de location Sur cette planche développer le remboursement prévu pour tous ces frais de transport QUELS SONT LES FRAIS ANNEXES QUE L’ON PEUT REMBOURSER DANS LE CADRE D’UNE MISSION?,SOUS QUELLES CONDITIONS?

Le remboursement des frais annexes Taxis Transport en commun Parking Frais de visa Développer sur cette planche la prise en charge et le remboursement de tous ces frais Toutes ces pièces doivent être conservées au laboratoire Pièces à fournir au DU Taxi: facture ou reçu Parking: ticket de stationnement Visa: reçu ou facture

Les particularités Les frais d inscription à un congrès ou colloque La carte affaire Les avances sur mission Les forfaits Les collaborateurs bénévoles Les étrangers à l’administration Les experts des comités d’évaluation Sommaire : développé sur les autres planches

Les frais d’inscription à un colloque La règle : bon de commande et facture A l’étranger, si impossibilité : Bulletin d’inscription ou pré-inscription web et demande de paiement CB de l ’ACS (OCPD) Sinon remboursement sur reçu et mention sur l’état de frais au retour du missionnaire

La carte affaire Tout agent en mission pour le compte du CNRS peut disposer une carte affaire afin de régler les dépenses qui ne sont pas payés directement par le CNRS Utilisable en France et à l’étranger pour des dépenses à caractère professionnel Préciser les frais payables et autorisés pour la carte affaires CNRS

L’ avance sur mission Une avance ne peut excéder 75% des indemnités journalières présumées dues au titre d’une mission Régularisation dans le mois qui suit la fin de la mission Pas d’avance sur les frais de transport ni sur les frais d’inscription à un colloque PRIVILEGIER LA CARTE AFFAIRE

Les collaborateurs bénévoles Chercheurs retraités, émérites, stagiaires etc… Délivrance OM : intérêt général et nécessité de service Contrat d’assurance : MAIF pour chercheurs émérites Pour les autres collaborateurs bénévoles, ces personnes doivent produire une attestation d’assurance couvrant les dommages qu’elles peuvent causer ou subir à l’occasion de leur activité avant même d’être autoriser à collaborer avec le CNRS

Les experts scientifiques extérieurs à l’administration Relations avec la communauté scientifique internationale : DREI : convention d’échange Invitation de l’unité : réglementation mission

Le comité d ’évaluation Experts scientifiques extérieurs à l’administration : Crédits : FMCAC Prise en charge par la délégation dont dépend l’unité évaluée