Bilan d’étape : application du décret GBCP 1er trimestre 2016

1° Rappel du contexte budgétaire

Article 175 Le budget correspond à l’année civile. Les autorisations qu’il prévoit sont annuelles. Il est constitué d’un budget initial et, le cas échéant, de budgets rectificatifs adoptés en cours d’exercice. Le budget comprend : 1° Les autorisations budgétaires constituées des autorisations d’emplois, des autorisations d’engagement, des crédits de paiement et des prévisions de recettes de l’exercice ainsi que du solde budgétaire en résultant ; 2° Un tableau présentant l’équilibre financier résultant, d’une part, du solde budgétaire mentionné au 1°, d’autre part, des opérations de trésorerie définies à l’article 196 ; 3° Un compte de résultat prévisionnel et un état prévisionnel de l’évolution de la situation patrimoniale en droits constatés. Ces prévisions sont présentées conformément aux normes établies pour la comptabilité générale, mentionnées à l’article 54. Les modalités d’application du présent article sont définies par arrêté du ministre chargé du budget.

La double autorisation budgétaire introduite par le GBCP Article 180   Les crédits inscrits au budget sont constitués d’autorisations d’engagement et de crédits de paiement. Les autorisations d’engagement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées pendant l’exercice, les paiements afférents pouvant intervenir les années ultérieures. Les crédits de paiement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être ordonnancées ou payées pendant l’exercice. 

La tenue d’une comptabilité budgétaire adaptée Article 204 La comptabilité budgétaire d’un organisme comporte une comptabilité des autorisations d’engagement, des crédits de paiement et des recettes ainsi qu’une comptabilité des autorisations d’emplois. Elle enregistre et restitue les opérations d’ouverture et la consommation des autorisations prévues au 1° de l’article 175. 

Obéissant aux principes de comptabilisation suivant Article 205   1° Les recettes sont prises en compte au titre du budget de l’année au cours de laquelle elles sont encaissées ;  2° Les dépenses consomment les crédits de paiement du budget de l’année au cours de laquelle elles sont payées. 

Article 206   Les autorisations d’engagement sont consommées par la souscription des engagements à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers. Les dépenses qui ne font pas l’objet d’un engagement préalable à la liquidation ou à l’ordonnancement donnent lieu à consommation des autorisations d’engagement à due concurrence des consommations de crédits de paiement correspondantes. La liste de ces dépenses et les modalités de leur enregistrement sont arrêtées par le ministre chargé du budget. 

Les acteurs de la comptabilité budgétaire La comptabilité budgétaire est tenue conjointement par l’ordonnateur et le comptable: ORDONNATEUR COMPTABLE  A en charge : La comptabilité des autorisations d’engagement La comptabilité des autorisations d’emplois La comptabilité des crédits de paiement La comptabilité des recettes Opportunité de la décision Gestion de la trésorerie Collaboration étroite pour la construction et l’exécution du budget

Rappel du dispositif transitoire applicable pour les organismes qui ne sont pas en mesure de mettre en œuvre le modèle de gestion GBCP dans leur système d’information au 1er janvier 2016 Les organismes qui ne sont pas en mesure, au 1er janvier 2016, de mettre en œuvre dans leur système d’information les fonctionnalités relatives à la comptabilité budgétaire, doivent néanmoins, à partir de cette date, produire les restitutions budgétaires suivant le nouveau format de la GBCP. Il s’agit en particulier de : produire les états budgétaires obligatoires pour l’organe délibérant suivant le format prévu par l'article 175 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) ; suivre l’exécution budgétaire en AE et CP et produire les états de suivi correspondants en exécution, en application de l'article 211.

En prévision : En exécution : Tous les documents obligatoires du dossier de présentation du budget 2016, initial ou rectificatif, ont du être produits pour le vote de l’organe délibérant En exécution : Etats attendus Statut en phase transitoire Le compte de résultat et le tableau de financement agrégés Obligatoire Le tableau des autorisations d’emplois Le tableau des opérations pour comptes de tiers* Le plan de trésorerie Etats attendus Statut en phase transitoire Le tableau des autorisations budgétaires en AE, CP et prévision de recettes Obligatoire   Le tableau d’équilibre financier Le tableau des opérations pluriannuelles Le tableau des dépenses par destination Facultatif, si l’outil existant le permet Le tableau des opérations sur recettes fléchées Le tableau de synthèse budgétaire et comptable

2° Rappel de nos contraintes applicatives

Applicatif BIBASSE Impossibilité d’assurer dans BIBASSE le double suivi budgétaire : un seul type de crédits est mis à notre disposition Les crédits ouverts sur 2016 et utilisés pour assurer la contrôle de disponibilité correspondent aux seuls crédits de paiement Les dépenses non décaissables ne sont pas intégrées dans BIBASSE : amortissements, remises gracieuses, admissions en non valeur, annulation de titres non encaissés des années antérieures : elles donnent lieu à demande de comptabilisation et écriture en comptabilité générale ; elles affectent le compte de résultat Les autorisations d’engagement doivent être suivies hors outil à partir des extractions mises à notre disposition

Applicatif CARAMBOLE Impossible d’assurer un suivi automatisé des consommations d’autorisations d’engagement pluri annuelles Nécessité de « marquer » les bons de commande à partir de l’onglet « INFORMATIONS » pour distinguer les AE#CP notamment Mise à jour obligatoire des bons de commande en HT et en TTC avant liquidation de la facture en cas de montant divergent : condition de fiabilisation du montant d’AE récupéré dans les extractions Point de vigilance : les charges à payer 2015 rattachées à un engagement au montant ferme , traitées par la procédure d’extourne, ne consomment pas les crédits de paiement 2016 de manière automatique dans CARAMBOLE : il est nécessaire de suivre ces dépenses sur les extractions disponibles ; les crédits nécessaires devront être « bloqués » par émission de bons de commande POUR ORDRE (opération réalisée par la DAF)

APPLICATIF SAPICS Pas d’évolution de l’applicatif permettant de suivre les consommations d’AE de façon automatisée Nécessité d’exploiter et de retraiter l’extraction « marchés sans bon de commande » mise à disposition : Pas d’information sur le montant budgétaire du marché : seul le HT est disponible : à retraiter suivant taux de prorata (HT*113,40 % dans le cas du prorata mixte) Aucune ligne budgétaire disponible : entrée exclusive par le numéro de marché

APPLICATIFS PIE/COMPTABILITE Aucune évolution de ces applicatifs Difficulté de récupérer des données fiables d’encaissement à partir des modalités actuelles de comptabilisation des écritures comptables et de l’extraction livrée : nombreux retraitements à opérer ; certains encaissements ne sont pas restitués du fait de ré-imputation comptable passée Seule modification apportée à PIE : intégration des nouveaux référentiels budgétaires : paramétrage automatique à partir de l’imputation comptable + possibilité d’émettre des titres d’avance

Rappel des nouveaux référentiels budgétaires - Origine Obligatoire pour EPSCP

les nouveaux axes des recettes budgétaires

3° Les extractions livrées

Le suivi des AE

GBCP attribution de lots SANS BONS DE COMMANDE (situation MARCHE)

Dans le module SAPICS marquage des marchés suivant qu’ils sont à bons de commande ou fermes « sans bon de commande » : si marché à BC : AE = CP si marché sans BC : AE < > CP Cette information est renseignée par la DAF (PPA) Permet d’obtenir l’extraction n°1 dans SITUATIONS – MARCHES – « GBCP – Attributions de lots sans bon de commande » A faire : -Utiliser la colonne « montant HT attribution de la période » qui doit être retraitée en fonction, le cas échéant, du montant de la TVA non déductible pour obtenir le montant budgétaire - rapprocher l’extraction avec les matrices budgétaires pour comparer avec les prévisions d’AE et évaluer s’il y a lieu de faire des compléments d’AE, retraits d’AE ou de nouvelles AE - si incohérence, se mettre en relation avec le PPA - vérifier s’il y a un impact avec les CP sur l’année

GBCP COMMANDES AVEC AE ≠ CP (SITUATION DEPENSE )

Cette extraction restitue l’ensemble des commandes identifiées en AE#CP , notamment celles pour lesquelles l’engagement est nul car souscrit en 2015 : utiliser les colonnes « estimation AE fonctionnement » et « estimation AE investissement » S’assurer que les prévisions budgétaires figurant sur la matrice sont conformes

GBCP –ENGAGEMENTS AVEC AE = CP (SITUATION DEPENSE )

Points d’attention 1. Bien identifier vos engagements juridiques et bien codifier vos bons de commande dans CARAMBOLE 2. Pour que les extractions retracent le montant exact des AE consommées, il est impératif lorsque le montant de la facture est différent du montant du BdC de le rectifier manuellement préalablement à la liquidation. Le montant de consommation d’AE ne se met pas à jour automatiquement quand le BdC est soldé. Cette rectification doit être faite quel que soit le montant concerné, quel que soit le sens de l’écart (en plus ou en moins)

GBCP- LIQUIDATIONS # ENGAGEMENTS SOLDES (AE=CP) (SITUATION DEPENSE )

Points d’attention Cette extraction permet de suivre les commandes soldées dont le montant est différent de la somme des liquidations de la commande au cas où vous auriez omis d'en ajuster le montant conformément à nos recommandations : utiliser la colonne "écart d'AE" et croiser les extractions  3 et 4 pour recalculer le correct montant de vos consommations Point de vigilance : cette extraction restitue  des informations erronées dès lors que les dépenses sont "multi-imputations" et ventilées sur plusieurs actions LOLF notamment ;  elle doit être retraitée manuellement  ; il est donc  préférable d'ajuster le montant de la commande afin de disposer d'une seule extraction fiable (n°3) pour suivre ces AE.

Le suivi des CP

SUIVI DES CP à partir des paiements

Points d’attention Suivi des CP à partir des paiements :permet de suivre l'ensemble des dépenses décaissées sur la période de votre choix, y compris les charges à payer 2015 extournées : utiliser la colonne "montant budgétaire de la liquidation (CP)" Points de vigilance :  un retraitement manuel de certaines opérations est nécessaire Cette extraction ne prend pas en compte les ordres de reversement Cette extraction ne traite pas correctement la TVA intracommunautaire : prend en compte le montant budgétaire en lieu et place du montant HT (dépenses repérables grâce à la mention présente dans la colonne mode paiement )  La date de paiement est vide pour les dépenses payées sans ordonnancement  : utiliser la date indiquée dans la colonne visa du mandat

SUIVI DES CP à partir des paiements DETAIL

Points d’attention Suivi des CP à partir des paiements (détail) : permet d'associer le code LOLF aux dépenses figurant sur l'extraction précédente Points de vigilance : outre les réserves mentionnées précédemment , cette extraction est inutilisable pour déterminer le montant de vos CP : les montants se trouvant dupliqués en autant de lignes qu'il y a d'actions LOLF : elle n'est donc produite qu'à titre d'information.

Données issues de MARACUJA : cadre 2 retraité manuellement

POINT D’ATTENTION SUR LE DENOUEMENT DES OPERATIONS D’INVENTAIRE

Tableau de suivi des charges à payer 2015

Dans tous les cas : vraies CAP régularisées par émission d’un bon de commande pour ordre

Charges à payer 2015 non dénouées au 07/04/2016

SUIVI DES RECETTES SITUATION RECETTES TITRES ENCAISSES (suivi GBCP recettes)

Points d’attention 1 extraction est mise à notre disposition dans SITUATION RECETTE " Titres encaissées (suivi GBCP recettes)« Elle permet de restituer tous les titres ayant donné lieu à encaissement sur la période choisie : utiliser la colonne "HT encaissé estimé« Points de vigilance : cette extraction est très fragile, dépend du mode de comptabilisation des encaissements en comptabilité générale et restitue des informations dupliquées sur des lignes multiples : elle ne peut être utilisée en l'état. Une procédure de "suppression des doublons " doit systématiquement être lancée préalablement à l'analyse Par ailleurs cette extraction restitue à la fois les "vrais encaissements" , "les apurements de créances "(annulations, remises gracieuses , admissions en non valeur....) et les régularisations d'ordre comptable : le type de journal et le type d'opération doivent donc être pris en compte aux fins de déterminer si la trésorerie est impactée ou non . Enfin la nécessité de produire cette extraction par nature de recettes GBCP (globalisée/fléchée ) puis par financeur a conduit à mettre en place une procédure automatisée de reprise des titres de recettes antérieurs sous le format attendu. Celle-ci étant effectuée à partir de l'imputation comptable , des erreurs sont constatées dès lors qu'une imputation a été associée associée à plusieurs types GBCP.

Fichier consolidé des encaissements

LE PLAN DE TRESORERIE