Selon Marlène… et Didier! LE PLANNING
L’Office de Tourisme du Grand Villeneuvois 2 Points Information Touristique 37 000 visiteurs 2 boutiques 11 permanents dont 9 font de l’accueil (en plus des autres missions) 3 saisonniers Ouverture 7j/7j en juillet et août Accueil fonctionne avec un système de « RENFORT »
Pourquoi ce planning ? A mon arrivée : Pas de véritable planning en place Des heures supplémentaires jusqu’à 150 heures par salarié!! Difficulté à respecter les deux jours consécutifs de repos hebdo
Les Besoins Maîtriser le temps de travail des salariés à la demi-heure près Planifier les présences à l’accueil Eviter les heures supplémentaires Répartir équitablement le travail des samedis, des dimanches et des jours fériés Respecter la Convention Collective Le tout un mois à l’avance!
La solution… J’ai modifié l’horaire de travail collectif en instaurant un système de « cycles » J’ai fait appel à Didier, expert excel, qui a créé un outil répondant à tous les besoins : Meilleure organisation de l’accueil 0 heures sup Répartition équitable des dimanches et jours fériés
Comment ? J-40 Salariés communiquent besoins (mission, RV pros, formation) et souhaits ( CP, WK, etc) Ces éléments sont enregistrés sur le planning Ensuite les présences à l’accueil sont enregistrées Puis les semaines sont complétées pour chacun Bonus : intégration des heures effectuées en dehors des horaires standards également possible J-30 Le planning est enregistré sur le OneDrive de l’OT Je préviens les salariés par mail pour chaque modification
CE PLANNING EST ……………. un plan de travail détaillé qui informe à l’avance le personnel de l’emploi du temps à assurer dans le mois à venir CE N’EST PAS………… Un outil de gestion des congés payés (gérés par la comptable et la direction) Un outil de gestion des heures sup (il n’y en a plus!!)