LIGUE DES CADETS DE L’AIR DU Canada COURS DE FORMATION DU TRÉSORIER (Automne 2014) Mot de bienvenue de la part du formateur Présentation du formateur et des participants Faire un tour de table pour connaître les attentes des participants Expliquer le déroulement de la formation Durée de la formation Période de question (à la fin ou au fur et à mesure de la formation (plus interactive) Distribution de la documentation Pause santé Fermeture des cellulaires

FORMATION DE TRÉSORIER AU PROGRAMME AUJOURD’HUI Introduction - Présentation du cours de formation Buts et Objectifs Rôle du Trésorier

Section 1: Notions de base de comptabilité Section 2: Budget Section 3: Tenue de livre Section 4: Rapport financier annuel – ACC-9 Section 5: TPS et TVQ

Section 6: Déclaration de renseignements des Organisme de Bienfaisance Enregistrés (Fédéral T-3010, Provincial TP-985.22) Section 7: Informations utiles et échéancier Section 8: Trousse d’outils

Buts et objectifs du cours de formation Répondre à un réel besoin des bénévoles Clarifier le rôle du trésorier au sein de l’organisation et définir les attentes Fournir des outils et méthodes de travail simples Assurer la continuité des activités au bénéfice des jeunes cadets Assurer la relève au sein de l’Escadron Faciliter l’accès au poste de Trésorier Standardiser la gestion de l’information comptable au sein des escadrons

ORGANIGRAMME DU COMITÉ RÉPONDANT COMITÉ EXÉCUTIF PRÉSIDENT 1er VICE-PRÉSIDENT 2ième VICE-PRÉSIDENT SECRÉTAIRE TRÉSORIER DIRECTEUR DIRECTEUR DIRECTEUR DIRECTEUR DIRECTEUR

Rôle du Trésorier Mensuellement, inscrire aux livres comptables les entrées et sorties d’argent selon le système de comptabilité de caisse Mettre en place des contrôles pour chaque activité de financement (maximiser les revenus et minimiser les pertes) Soumettre les états financiers (revenus et dépenses) ainsi que la conciliation bancaire Classement des factures Assurer un suivi rigoureux des argents à recevoir du MDN (Cdt 135)

Rôle du Trésorier (suite) Semestriellement, informer le Président des écarts budgétaires important et proposer des alternatives Annuellement, préparer le budget, en collaboration avec le Président et le Commandant Maintenir à jour l’inventaire des biens appartenant à l’Escadron Préparer le rapport (ACC-9) et le soumettre dans les délais prescrits Compléter les différents rapports gouvernementaux (TPS, TVQ, T-3010, TP-985.22) et les soumettre dans les délais prescrits Émettre les reçus de dons de charité pour fins d’impôt

Critères de sélection au poste de Trésorier: Souci du détail Méthodique Rigueur dans les tâches a accomplir Discret – informations confidentielles Fiable Pré-requis: Être a l’aise avec les chiffres Le trésorier ne doit pas avoir fait faillite Avoir une bonne réputation dans sa communauté

Section 1: Notions de base de comptabilité Comptabilité d’exercice: Cette méthode implique que les revenus et dépenses seront entrés aux livres au moment où ils sont encourus. Un achat sera comptabilisé lors de la réception de la marchandise même si le paiement n’est dû que plus tard. La contrepartie de la dépense provenant de cet achat sera un compte à payer. Le compte à payer ne sera annulé qu’une fois le paiement fait. Cette méthode de comptabilité est beaucoup plus précise puisqu’à la fin du mois ou de l’année, elle tient compte de tous les revenus et charges mêmes si ceux-ci n’ont pas tous été encaissés ou déboursés. Comptabilité de caisse: Les transactions sont comptabilisées à partir des entrées et sorties d’argent du compte de banque. Les revenus et dépenses ne sont comptabilisées que lorsqu’ils sont encaissés ou déboursés. Ce système de comptabilité est simple et a l’avantage d’être facile à suivre.

Terminologie État des résultats: Rapport comptable qui résume la situation financière d’une entité durant son exercice financier. On y présente la totalité des revenus et des dépenses. L’excédent des revenus sur les dépenses est un profit (perte) Exercice financier: Période comprise entre le 1 juillet et le 30 juin de l’année suivante Bilan: État de la situation financière à une date donnée. Le Bilan présente l’ensemble des actifs (ce que l’on possède) et des passifs (ce que l’on doit). Le total des actifs doit toujours balancer avec le total des passifs. Grand livre : Représente l’ensemble des comptes comptables utilisés par l’entité. (voir l’ACC-9 pour plus de détails) Livre auxiliaire: Journal des « Recettes » (encaissements) et Journal des « Dépenses » (déboursés)

Terminologie (suite) Petite caisse: Somme d’argent devant servir à payer certaines dépenses telles que papeteries, timbres, etc.. La Petite caisse doit être conciliée régulièrement et doit apparaître au bilan en fin d’exercice financier. Chaque dépense doit être supportée par une facture. La Petite Caisse est optionnelle, selon les besoins opérationnels de l’escadron. (Achat de fournitures de bureau, disponibilité des signataires, etc.) Inventaire: Registre dans lequel on y inscrit l’ensemble de tous les biens appartenant à l’escadron. Ce registre doit contenir la date d’acquisition du bien, une brève description, le numéro de série et le montant payé.

Section 2: Budget Généralité: Le budget doit être préparé conjointement avec le Président et le Commandant de l’Escadron et devrait être présenté au personnel ainsi qu’aux parents des cadets lors de la rencontre des parents prévue à l’automne de chaque année. Le budget est un outil, un guide, dans lequel on y présente les projets ainsi que la façon dont les argents recueillis seront dépensés. C’est comme une carte routière qui nous indique le trajet pour l’année qui vient. Pour atteindre nos objectifs …. Il nous faut un plan… Le BUDGET est la solution !

DESCRIPTION DU PROCESSUS BUDGÉTAIRE Détermination des objectifs (objectif de recrutement, activités de rétention des cadets, achat de matériel, etc.) Président et commandant Acceptation des objectifs commun Juin - Juillet Préparation du programme d’activités des cadet (envoi du programme à l’URSC (Est) début septembre) Commandant et officier à l’instruction (Informer le Président) Juin – Juillet - Août Préparation des activités de financement (L’Auto-Cadet, emballage, lave-auto, etc.) Président et comité Exécutif et/ou Directeurs (Informer le Commandant) Budget d’activités obligatoires (DND) d’après la Directive Annuelle aux Opérations émis par l’URSC (Est) (DAO) Commandant et officiers Juillet - Août Budget d’activités optionnelles et obligations financières de l’escadron (frais d’occupation) Président et Trésorier Mise en commun des budgets (civil et militaire) et ajustements finaux. Adoption du budget en assemblée Président, Commandant, Trésorier Tous les membres du comité Août - Septembre Préparation de la présentation au personnel, parents et cadets seniors Président et Commandant Septembre Mise en application du budget et réalisation des activités Tous Septembre à Juin Révision du Budget (identification des écarts et mise en place de solution conjointes) Janvier

Sources d’informations pour la préparation du budget annuel État financier de l’exercice précédent (ACC-9) Identification des provenance de fonds (activités de financement) Identification des sorties de fonds (activités des cadets) Directive Annuelle aux Opérations (DAO) émise par l’URSC (EST) http://www.cadets.ca/regions/est/ (Coordination et services – documents et formulaires) Spécifie les barèmes qui seront utilisés par l’URSC (Est) (Unité Régionale de Soutien aux Cadets – Région Est) pour les remboursement des dépenses relativement aux activités des cadets (obligatoires et optionnelles) Quota (effectif) en vigueur pour l’année Le quota (effectif) est l’élément fondamental sur lequel est basé certains revenus et dépenses (ex: billet L’Auto-Cadet, camp d’été, personnel militaire, barème de remboursement)

Programme d’activité locales Permet d’identifier les périodes de l’année ou se tiendront les activités de l’escadron Identification des besoins de ressources (matérielles, financières et humaines) État de banque et conciliation bancaire Permet de s’assurer qu’il n’y a aucun dépôt ou chèque en circulation en date du 30 juin (fin de l’exercice financier) Connaître la somme d’argent qui servira à couvrir certaines dépenses avant que les premières activités de financement ne débutent Identification de la marge de manœuvre (cash flow) essentielle à la bonne marche des activités de l’escadron. Établissement d’un Budget de Caisse sur une base mensuelle permet d’identifier à quel moment durant l’année sont prévues les entrées et sorties de fonds. (ex: Campagnes de financement de septembre à décembre et la majorité des dépenses s’effectuent de janvier à juin)

Section 3: Tenue de livre Comptabilisation des entrée comptable selon la comptabilité de caisse 1ère étape: Se familiariser avec la charte de compte utilisé pour l’ACC-9 et ajouter les particularités propre à l’escadron 2ième étape: Comptabiliser les revenus et les dépenses régulièrement dans les comptes comptables correspondant dans les livres auxiliaires (Journal des Recettes ou le Journal des Dépenses de l’ACC-9)

DEUX (2) OBJECTIFS PRINCIPAUX: Minimiser les pertes: CONTRÔLE INTERNE DEUX (2) OBJECTIFS PRINCIPAUX: Minimiser les pertes: Protéger les biens de l’escadron (cadenas, inventaire) Liste nominale des cadets (nom, adresse, téléphone) Maximiser les revenus: Planifier, organiser et contrôler les différentes campagnes de financement (Identification des besoins en ressources matérielles, humaines et financières)

Être supporté par une facture a) DÉBOURSÉS Tous les paiements fait par l’escadron doivent répondre aux critères suivants: Être supporté par une facture Le bien ou service doit avoir été autorisé par le Commandant et/ou le Président au préalable La dépense doit être prévue au budget Tous les paiements doivent être fait par chèque et doivent être signer par deux (2) signataires autorisés du Comité répondant (Président et/ou Trésorier ou Vice-Président). Les signataires ne doivent pas être liés. (ex: conjoint) Avoir les fonds requis en banque au moment du paiement (ne jamais faire de chèque avec insuffisance de fonds (NSF)

CONTRÔLE INTERNE ENCAISSEMENTS Puisque la grande majorité des encaissements se fait avec de l’argent comptant, il est important de mettre en place un système de contrôle interne qui tout en étant simple d’application, assure un minimum de contrôle interne et décourage les tentatives de détournement de fonds Exemples pratique pour les escadrons: Campagne de l’Auto-Cadet durée: 6 mois (septembre à février) Emballage durée: 4 jours (jeudi au dimanche) Cantine des cadets durée: tout au long de l’année

Campagne de financement L’Auto-Cadet Cette source de financement étant commune à tous, il est important de réduire les pertes qui peuvent subvenir au cours des quelques mois que durent cette campagne. Faire signer les cadets au moment de la remise des billets Recommandation: Pour les recrues, ne remettre que 10 billets à la fois dans le but de réduire les pertes au minimum Transmettre une lettre aux parents leurs donnant des informations quant à la campagne de financement et les sensibiliser à la cause Lorsque les cadets remettent l’argent des billets, ces derniers doivent apposer leurs initiales sur le document de contrôle

Emballage: Cette activité se déroule normalement durant un week-end et a l’avantage d’être de courte durée tout en maximisant les entrées de fonds. S’assurer d’avoir suffisamment de cadets et personnel d’encadrement (militaire ou civil) pour assurer le service à chaque quart de travail Recueillir les dons à chaque heure et tenir à jour une comptabilité propre à l’activité (pour fins de statistique) Possibilité de revendre les argents (rouleaux) au commerce à la fin de l’activité Faire un dépôt dans les plus brefs délais. Si possible à chaque jour pour éviter les vols ou pertes

Cantine des cadets Cette source de financement requiert un suivi régulier. Un inventaire de la marchandise doit être effectué régulièrement pour s’assurer d’une bonne rotation des stocks et éviter les pertes. Les ventes doivent être comptabilisées à chaque semaine et être inscrites sur un bordereau de vente pré numéroté. Le calcul des marges bénéficiaires permet de s’assurer que cette activité se déroule comme prévue. Calcul de la marge brute Ventes mensuelle 400$ Moins: Coût des marchandises vendues Stock au début 275$ Plus: Achats 150$ Moins: Stock à la fin (145$) (280$) Bénéfice brut 120$ (30%)

Calcul de la marge brute Ventes mensuelle 400$ Moins: Coût des marchandises vendues Stock au début 275$ Plus: Achats 150$ Moins: Stock à la fin (145$) (280$) Bénéfice brut 120$ (30%) _______________________________________________________________________________________________________ La prise d’inventaire de la cantine sur une base régulière permet d’identifier les causes affectant les écarts de marge. (produits périmés, pertes, vols de marchandises, etc.) Moins: Stock à la fin ( 85$) (340$) Bénéfice brut 60$ (15%) ATTENTION ! NE MANGEZ PAS VOS PROFITS

EXIGENCES DU PARTENAIRE MILITAIRE Suivi des demandes de remboursement (Cdt 135): Le partenaire militaire exige que les demandes de remboursement soient soumises sur un formulaire précis appelé Cdt 135. Le trésorier complète ce formulaire et le fait parvenir au commandant. Le ministère exige que ce formulaire soit accompagné des documents originaux (*) et doivent mentionné qu’ils sont payés (balance a zéro, copie de chèque recto-verso). Vous devez conserver en dossier des photocopies de tous les documents qui seront soumises a l’URSC (Est). (*) incluant les numéros de TPS, TVQ Le délai de remboursement est normalement d’environ 30 à 45 jours. L’escadron doit payer cette charge avant d’être remboursé. La gestion du flux de trésorerie (cash flow) prend ici toute son importance. (budget de caisse)

Section 3: Tenue de livre (suite) Autres éléments à considérer: Un comité de répondant ne peut engager l’escadron envers des obligations financières qui excède un (1) an. (exemple: bail, contrat de location d’équipement (photocopieuse), etc.) Le mandat du comité de répondant est renouvelable à chaque année lors des élections (Juin)

Section 4: Rapport financier annuel – ACC-9 Site Internet de la Ligue des Cadets de l’Air du Canada (Québec et Vallée de l’Outaouais) http://www.cadets-air.qc.ca/ Référence: Section Documents et formulaires / ACC9 – Rapport financier Également, sur le site internet de la Région de la Vallée de l’Outaouais (en anglais seulement) http://www.ottawavalleyacl.com Voir la présentation sous l’onglet OVACL Information & Tutorials (7 vidéos clips expliquant le fonctionnement de l’ACC-9

pour les Organismes de Bienfaisance Section 5: TPS et TVQ Règles Générales pour les Organismes de Bienfaisance La plupart des ventes sont exonérées (non taxables), Vous ne pouvez pas demander de CTI ni de RTI pour les taxes que vous avez payées relativement a vos achats, Vous pouvez demander un remboursement partiel (50%) des taxes que vous avez payées pour les achats et dépenses admissibles

Dépenses Admissibles: Les frais généraux d’exploitation (loyer, services publics, frais d’administration) Certaines allocations et remboursements payés a des employés ou bénévoles Les biens ou services achetés qui sont utilisés, consommés ou fournis pour vos activités exonérées Dépenses Non – Admissibles: Boissons alcooliques et produits du tabac

Demande de remboursement Délai de 4 ans pour soumettre la demande de remboursement Fréquence: Annuel Formulaires: TPS : FPZ - 66 TVQ : VDZ – 387

Méthode simplifié pour calculer le remboursement Étape 1: Calcul du total des achats Additionner les achats taxables pour lesquels vous avez payé la taxe (incluant TPS et TVQ) Étape 2: Calcul de la taxe sur les achats Multipliez le total des achats par 5 / 114.975 pour la TPS et 9.5 / 109.5 pour la TVQ Étape 3: Calcul du remboursement de la taxe Multipliez le total des taxes sur les achats par 50%

La TVQ et la TPS-TVQ pour les organismes de bienfaisance Référence: Revenu Québec La TVQ et la TPS-TVQ pour les organismes de bienfaisance (IN-228) http://www.revenu.gouv.qc.ca/documents/fr/publications/in/in-228.pdf

(30 Juin + 6 mois = 31 décembre) Section 6: Déclaration de renseignements des Organisme de Bienfaisance Enregistrés (Fédéral T-3010, Provincial TP-985.22) En tant qu’organisme de bienfaisance vous avez l’obligation de produire une déclaration annuelle (fédéral et provincial) au plus tard 6 mois suivant la fin de l’exercice financier. (30 Juin + 6 mois = 31 décembre) A défaut de produire cette déclaration, vous ne pourrez plus émettre de reçus de dons de charité et vous êtes passible d’une pénalité de 500$

Lien pour accéder au site de l’Agence du revenu du Canada Informations a inscrire sur les reçus de dons de charité (Juillet 2007) Doit porter la mention « Reçu Officiel de don aux fins de l’impôt sur le revenu» Reçu doit être numéroté (ordre séquentiel) Nom et adresse de l’Escadron (tel qu’il est inscrit sur le registre) Numéro d’enregistrement (ex: 123456789RR1234) Date de réception du don (jour ou l’année de réception du don) Montant total reçu par l’organisme de bienfaisance Le nom et l’adresse du donateur Lieu et date ou le reçu est délivré Signature autorisée (Président, Trésorier) Lien pour accéder au site de l’Agence du revenu du Canada (http://www.cra-arc.gc.ca/bienfaisance

http://www.cra-arc.gc.ca/tax/charities/pubs/receipts-f.html#sample1

Tenue et conservation des registres - Fiscal Les reçus endommagés doivent être conservés avec leur duplicata et porter la mention « ANNULÉ » Si un reçu doit être remplacé, le nouveau reçu doit porter la mention « REMPLACE », suivie du numéro de série du reçu remplacé Une copie (duplicata) des reçus pour fins d’impôt doit être conserver avec les rapports gouvernementaux (fédéral et provincial) Les registres de l’escadron et les pièces a l’appui des renseignements qu’ils contiennent doivent être conservés dans l’éventualité d’une vérification.

Section 7: Informations utiles et calendrier Calendrier du trésorier Juin – Juillet – Août: Finaliser les entrée comptables pour la fin de l’exercice financier Remise de l’ACC-9 à la permanence de la Ligue (31 août) Paiement des factures reçues durant la période estivale et s’assurer qu’aucun compte n’est en souffrance auprès des fournisseurs. Concilier la petite caisse du commandant Enregistrement des entrées comptables (état de banque) Préparation du budget (voir échéancier – Section 2) Planifier la recherche des commandites et subventions Septembre: Approbation du budget annuel et préparation de la présentation budgétaire Envoi des demandes de remboursements pour la TPS et TVQ

Octobre: Novembre: Décembre: Enregistrement des entrées comptable (état de banque) pour la rencontre mensuelle (Président – Commandant) Mise à jour de l’inventaire des biens de l’escadron Novembre: 15 novembre  Première remise l’Auto-Cadet Décembre: Date limite pour les encaissements relatifs aux dons de charité (31 décembre) Conciliation de la petite caisse Prise de l’inventaire de la cantine des cadets 31 décembre  Date limite pour l’envoi du formulaire T-3010 et envoi des reçus de dons de charités aux donateurs (pour fins fiscales)

Janvier: Enregistrement des entrées comptable (état de banque) pour la rencontre mensuelle (Président – Commandant) *** Révision du budget annuel *** 2ième remise L’Auto-Cadet Faire un post-mortem des campagnes de financement et faire rapport au comité des améliorations proposées Février: Début-Février  Finalisation de la campagne de L’Auto-Cadet

Mars: Enregistrement des entrées comptable (état de banque) pour la rencontre mensuelle (Président – Commandant) S’assurer d’avoir remis au Commandant toutes les factures de demandes de remboursement à l’URSC (Est) (Cdt 135) (conserver une copie pour vos dossiers) Attention date limite pour PIL et ASL – 31 mars Mettre a jour les prévisions financières jusqu’à la fin du calendrier d’activités. Réviser les dépenses relatives a la Revue Annuelle ainsi que la sortie de fin d’année (s’il y a lieu) Avril: Réviser la rotation des stocks de la cantine. Maintenir les achats au minimum (éviter les pertes de marchandises)

Mai: Enregistrement des entrées comptable (état de banque) pour la rencontre mensuelle (Président – Commandant) Maintenir un contrôle des dépenses. Le volume de transactions augmente durant cette période très achalandé. S’assurer que tous les argents sont déposés et que tous les fournisseurs ont été payés avant la fin de l’exercice financier Mettre a jour les prévisions financière régulièrement

Section 8: Trousse d’outils Matériel du parfait Trésorier (calculatrice, bordereaux de dépôts numérotés, livre de chèque, petite caisse, estampe, machine a trier les sous, cadenas, classeur, etc.) Être familier avec la Charte de compte (standard) États financiers (Bilan et États des Résultats) Budget de caisse

CE QUI MÉRITE D’ÊTRE FAIT ….. MÉRITE D’ÊTRE BIEN FAIT ! CONCLUSION CE QUI MÉRITE D’ÊTRE FAIT ….. MÉRITE D’ÊTRE BIEN FAIT !