Étude préalable pour le projet Gestion des ventes

M. DUPONT s’organise : les Acteurs de l’étude préalable MOA, expert en e-business, représentants de gestion commerciale et de gestion produits, distributeur management

Étude de faisabilité et d’opportunité Définir le périmètre et les objectifs du projet Évaluer l'existant : ses forces et ses faiblesses Prendre en compte les contraintes et les objectifs de changement du système d’information Définir les orientations du système cible Établir les liens avec les systèmes existants Évaluer le coût d'une solution spécifique Recenser les solutions du marché (Progiciel ou Société de Services spécialisée)  Estimer les moyens et les coûts nécessaires au projet Évaluer les apports du projet (quantitatifs et qualitatifs) Faire une analyse coûts/bénéfices Faire la synthèse de la faisabilité et de l’opportunité

Étude de faisabilité et d’opportunité Périmètre Gestion de l’entreprise Stratégie Analyse de l’activité Comptabilité Ressources humaines Immobilisations Gestion de la production Gestion des produits Approvision-nements Fabrication Commandes Distribution Gestion des affaires Ressources humaines Facturation Gestion des commissions Gestion commerciale ventes

Les activités pour supporter le business (1) Gestion de l’entreprise Stratégie : plans d’évolution de la société Analyse de l’activité : recueil des informations sur les ventes, analyse de croissance, comparaison avec la profession Comptabilité : Comptabilité  générale, contrôle de gestion Immobilisations : Gestion des biens immobiliers, gestion des amortissements Ressources humaines : salaires, gestion des carrières, formations

Les activités pour supporter le business (2) Gestion de la production Gestion des produits : Gestion des références et de la description des produits Approvisionnements : gestion de stocks des composants des produits, gestion des achats Fabrication : planification de la fabrication des produits de OrdiSup, lancement et suivi de la fabrication Commandes : prise en compte des commandes à partir sa validation par le Service Commercial, transmission de la commande au service livraison dès que les produits commandés sont disponibles, suivi de l’état des commandes jusqu’à la livraison et la facturation  Distribution : gestion des livraisons aux distributeurs

Les activités pour supporter le business (3) Gestion des affaires Facturation : envoi et suivi des factures Gestion des commissions : calcul des commissions dues aux commerciaux et prise en compte dans leur paie Gestion commerciale : suivi des distributeurs, recherche de nouveaux distributeurs Ventes : Mise à disposition des distributeurs du catalogue des produits, prise en compte et validation des commandes émises par les distributeurs

Étude de faisabilité et d’opportunité Objectifs Gestion de l’entreprise Stratégie Analyse de l’activité Mettre en place Comptabilité Aide à la décision Immobilisations Gestion de la production Gestion des produits Approvision-nements Fabrication Commandes Distribution Gestion des affaires Ressources humaines Facturation Gestion des commissions Rénover Gestion commerciale ventes

Étude de faisabilité et d’opportunité Analyse de l’existant Le catalogue est vite obsolète Prise de commande longue Le système de prise de commande (ventes) n'est plus adaptée à la taille de la société. Il ne permet pas à la société de croître ; Ne pourra pas absorber de nouveaux distributeurs Les retours sur les commandes entraînent : coûts de gestion, retards, mécontentement des distributeurs, Coûteux en personnel : surcroît de travail Retard technologique par rapport à la concurrence Le système ne fournit pas de données synthétiques sur les affaires

Étude de faisabilité et d’opportunité Les objectifs du projet Catalogue produit en temps réel Mettre en place un processus des ventes plus efficace ; Permettre aux distributeurs le suivi des commandes Apporter les données d’analyse d’activité au Management Traiter au moins 200 distributeurs et 50 000 commandes par mois

Étude de faisabilité et d’opportunité Les grandes orientations du système cible Mettre en place un SI des ventes Mettre en place un catalogue électronique à jour en temps réel Mettre en place un Extranet à disposition du distributeur pour construire et envoyer sa commande ; pour suivre sa commande Mettre en place un système de suivi du Chiffre d’affaires d’un distributeur (détaillé) Assurer la diffusion de l’information  introduire des outils de synthèse de l’information (Data Warehouse ??) liens avec les autres projets et systèmes existants Intégrer à PME

Gestion des commissions Étude de faisabilité et d’opportunité les liens avec les systèmes existants Prestige ventes Gestion commerciale Gestion des commissions Analyse de l’activité Catalogue Commande Suivi Commissions CA des ventes Gestion des produits commandes Ressources humaines comptabilité Approvisionnements Fabrication Distribution PME

Évaluer le coût d'une solution spécifique Le développement d’une solution clés en main suppose Un cycle de développement classique Une étude préalable complète Une ingénierie (spécification, chartre graphique, maquettes, architecture, réalisation des logiciels, intégration, tests)  3 ingénieurs pendant 12 mois + coûts de la maintenance Corrections d’erreurs Évolutions Adaptation aux nouveaux contextes ; Adaptation des règles de gestion

Comparaisons entre solutions spécifiques et solutions progiciels Forces Faiblesses Force de proposition des acteurs VA apportée par le progiciel Constitue un levier de changement pour l’organisation Architecture plus stabilisée et mobilisant moins de ressources après démarrage Evolution/potentiel du progiciel Maîtrise des délais Répond précisément aux besoins tels qu’exprimés par les utilisateurs Possibilités de prise en compte des exceptions de gestion Maîtrise directe des applications Développement progressif Perception atténuée des coûts Parfois trop structurant Dépendance vis à vis de l’éditeur Energie à déployer dans la mise en oeuvre Coûts d’acquisition et de mise en oeuvre ROI parfois difficile à justifier Pas de remise en cause des habitudes Coût souvent plus élevé au final (mise en oeuvre et évolution) Dépendance vis à vis des concepteurs & développeurs Délais de réalisation Inertie importante relative aux évolutions majeures

Recenser les solutions du marché (Progiciel ou Société de Services spécialisée) SAP JD Edwards Oracle Baan SAP Itentia consulting JD Edwards Oracle PeopleSoft Baan Arès Quad Autres

Coûts d’un ERP Coûts de licences : entre 0,1 et 1,5 M€ Coûts des services : multiplication par 3 à 10 En amont : prototype, paramétrage En aval : formation, reprise de l’existant, migration, développement spécifique, maintenance Mise en place éventuelle d’un nouveau SGBDR   Varie en fonction de : la nature du projet, taille de l’entreprise, nombre d’utilisateurs, nombre de sites

 Estimer les moyens et les coûts nécessaires au projet (solution progiciel) Moyens : deux ingénieurs pendant 8 mois Coûts : Achat de licences : 100 K€ Services : 300K€

Évaluer les apports du projet (quantitatifs et qualitatifs) Économies de coûts: réductions de coûts induites par l'automatisation de certains processus, ainsi qu'à l'élimination de dépenses d'impression et de distribution. Augmentation des Ventes Productivité du processus de ventes Compétitivité Service client Grâce aux e-mails, FAQ et aux politiques de service, les entreprises peuvent améliorer de façon sensible le flux d'informations et réduire le coût du service client

Faire une analyse coûts/bénéfices ROI estimé en général à 18 mois

Risques d'une solution e-business Rejet des distributeurs Changement d'organisation, de rôles, dans la société  rejet du personnel Les procédures de traitement des commandes vont changer  à prendre en compte dans la future gestion des risques

Synthèse de la faisabilité et de l’opportunité Type d’application largement développée et supportée par des progiciels Existence de sociétés spécialisées Apport appréciable ROI Mais : risques pour ce type de solutions

Expression des besoins fonctionnels Recueillir les informations sur le système existant Faire la liste des processus, procédures, leur performance Analyser les processus, procédures, Analyser les dysfonctionnements du système existant (pertinence de l'information, évolution des règles de gestion ou de l'organisation, etc.) et les palliatifs utilisés Recueillir les besoins des utilisateurs (données, fonctions attendues, priorités, disponibilité, temps de réponse, etc.) Formaliser les besoins des utilisateurs sous forme de modèles conceptuels de communication (MCC ou WorkFlow) et de modèles conceptuels des données (MCD) Évaluer la Volumétrie du SI : volumes de données, nombre de transactions, …

Recueillir les informations sur le système existant Périmètre : Ventes ; Gestion des commissions ; Gestion commerciale ; Analyse de l’activité  Utilisateurs : distributeurs, commerciaux, DG Environnement : PME Règles de gestion : calcul de ristourne ; calcul des commissions

Faire la liste des processus, procédures, leur performance Production du catalogue : Création Catalogue Produits personnalisé Impression Livraison Réception Mise à disposition Prise en compte d’une commande Réception commande Vérification de la commande Saisie de la commande dans le SI (PME) (Préparation de la commande et expédition)

Analyser les dysfonctionnements du système existant Catalogue non à jour De nombreuses manipulations papier Erreurs sur les commandes Délais longs pour la Prise en compte d’une commande

Procédure : Consultation des données Business Le Manager : Exprime une demande Un financier Rassemble les données Les analyse Produit le rapport Dysfonctionnement Processus fastidieux et long Peu de diversité dans les rapports Peu de nouveaux rapports coûteux Voie d'amélioration : Disposer de la base de données de business consultable directement par les manager

Besoins des utilisateurs (données, fonctions attendues, priorités, disponibilité, temps de réponse, etc.)

Propositions de modification des procédures Production du catalogue : Génération du catalogue Mise à disposition au travers du site Extranet Édition ; envoi d’un catalogue de promotions Mise à jour en temps réel Prise en compte d’une commande Saisie et génération de la commande (avec utilisation du catalogue en ligne) Vérifications automatiques de la commande au moment de la saisie Vérification en ligne de la commande Transmission de la commande pour traitement (gestion de commandes)

Autres dialogues Suivi de la commande Interrogation de PME (gestion des commandes) A partir du numéro de commande Transaction : transmission des commissions au système de paye Saisie d’informations : Conditions commerciales Export d’informations CA Réalisés

Gestion des commissions Flux de données vérification de validité commande Distributeur Commercial Direction Commande Suivi de commande CAs réalisés Analyse de l’activité Conditions commerciales Prestige Gestion commerciale Gestion des commissions ventes Catalogue Suivi PME Commissions Commande

Les données Produit Catégorie Id_prod code Id_Cat Nom Nom Image tarif création LG_Comm Image MAJ création commentaire MAJ Id_LG commentaire Prix Qté création MAJ Distributeur Commande Id_Distr Id_COMM code D_Valide code_confid D_Livre Nom création Email MAJ création MAJ

Besoins en données Distributeur Catégorie de produit Produit Commande ; État d’une commande Ligne de commande Conditions commerciales ; ristourne CA ; CA d’un commercial ; commission ; CA par distributeur

Besoins en données Catégorie : les produits sont regroupés en familles. Par exemple : Ordinateurs de bureau, Multimédia, shuttles, portables Produit : une référence d'ordinateur avec ses caractéristiques Ligne de commande : ligne comportant les informations de commande d'un produit Commande : émise par un distributeur et regroupe plusieurs lignes de commande Distributeur : un revendeur client de OrdiSup

Besoins en fonctions Création du site Extranet Génération du catalogue ; mise à disposition sur Extranet Saisie et génération de la commande Vérifications automatiques de la commande Vérification en ligne de la commande Suivi de la commande Introduction et mise à jour des distributeurs et des Conditions commerciales Consultation et export des CA Réalisés

Besoins en interfaces avec PME Import des informations sur le catalogue (gestion de produits) Transaction : Transmission de la commande pour traitement à PME (gestion de commandes) Interrogation : suivi d’une commande (gestion de commandes) Export des commissions vers la paye

Évaluer la Volumétrie du SI : volumes de données, nombre de transactions, …

Contraintes non fonctionnelles Performances maximum : accès au système : 10s ADSL, visualisation d'un produit : 5s, saisie d'une ligne de commande 1 mn Capacité du système : Nb maxi de distributeurs, de produits, de commandes par mois, … Sécurité : classique Disponibilité du système : 24/24 7/7 Sauvegarde des données : 4 fois par jour Tolérance aux pannes : 4 heures par mois, pas d'arrêt de plus de 1/2 heure Solution dégradée en cas de panne : envoi de commande par fax ou par mail

Analyse des risques Les utilisateurs ne fournissent pas l'effort attendu La Direction ne soutient pas le projet Le projet a été sous-estimé Le progiciel retenu ne convient pas Le fournisseur du progiciel est fragile

Scénarios de solutions Définir les scénarios de solutions et de mise en œuvre du futur système d'information Élaborer les scénarios de solution (fonctionnelles et techniques) informatique Positionner le futur système dans l'architecture fonctionnelle de l ’ensemble de l’entreprise. identifier les interfaces Type de site, Autonomie, Répartition des données et des traitements, Choix d'ergonomie, Plate-forme matérielle, Sauvegarde, Outils de développement, Environnement logiciel, Sécurité, Scénarios de déploiement, Évaluation des coûts et des risques, Lotissement et planning (I)

Validation de l’Étude Préalable Valider l’étude préalable et obtenir le passage à l'étape des spécifications générales Revoir l'analyse coûts / bénéfices (U) Planifier sommairement le projet (U) Rédaction d'un dossier de choix (Bilan comparatif de chaque scénario) (I)