Décret relatif au soutien de l action associative dans le champ de l Education permanente - 17 juillet 2003

Partie 1 : La constitution du dossier de reconnaissance Partie 2 : La procédure de reconnaissance

Partie 1 La constitution du dossier de reconnaissance

Remarque préalable En cas de demande de reconnaissance dans la catégorie de forfait visée à l art. 6, §3 de l AG, ou comme mouvement, l association remet un dossier de reconnaissance unique couvrant les régionales dépendantes

La constitution du dossier de reconnaissance Les éléments formelsLes éléments formels Le plan d actionLe plan d action

Les éléments formels

Documents divers Statuts d ASBL sous forme de leur publication au MoniteurStatuts d ASBL sous forme de leur publication au Moniteur Composition des organes dirigeantsComposition des organes dirigeants Attestation de l organisme financier confirmant que le compte bancaire renseigné est bien ouvert au nom de l ASBLAttestation de l organisme financier confirmant que le compte bancaire renseigné est bien ouvert au nom de l ASBL

Documents comptables Un compte de résultats et un bilan financier de l exercice civil précédant la demande de reconnaissanceUn compte de résultats et un bilan financier de l exercice civil précédant la demande de reconnaissance Un budget prévisionnel de l exercice durant lequel la demande est introduiteUn budget prévisionnel de l exercice durant lequel la demande est introduite NB. Les documents comptables doivent être ratifiés par les organes décisionnels de l asbl

Associations reconnues, agréées, subventionnées de manière récurrente par un autre pouvoir public ou secteur de la CF L association précise explicitement si elle se trouve - oui ou non - dans ce cas de figure. Dans l affirmative, elle fournit une note exposant : - Les moyens dont elle bénéficie ainsi annuellement - Les moyens dont elle bénéficie ainsi annuellement - L objet de ces reconnaissance, agrément ou subvention - L objet de ces reconnaissance, agrément ou subvention - Ce qui justifie la reconnaissance dans le décret EP - Ce qui justifie la reconnaissance dans le décret EP

En cas de demande de reconnaissance comme mouvement Le dossier de reconnaissance doit être complété des éléments suivants : - copie des statuts des associations fédérées (si ASBL), précisant les liens de subordination par rapport à la générale - copie des statuts des associations fédérées (si ASBL), précisant les liens de subordination par rapport à la générale - ou (si association de fait) copie d une convention entre parties, actant le lien de subordination dans le cadre du décret - ou (si association de fait) copie d une convention entre parties, actant le lien de subordination dans le cadre du décret

Le plan d action

Les composantes du plan d action Un document « Projet global »Un document « Projet global » Des documents par axe d actionDes documents par axe d action

Projet global Structure 0. Coordonnées de l association 1. Nature de la reconnaissance - association ou mouvement - axe(s) de reconnaissance, catégorie(s) de forfait et impact territorial

Projet global Structure (suite) 2. Description du projet global - objet social et article 1 - objectifs et axe(s) d action - environnement social - enjeux - phasage

Projet global Quelques précisions Environnement social = contexte social dans lequel l association développe son actionEnvironnement social = contexte social dans lequel l association développe son action Enjeux = importance et impact potentiels de l action par rapport à son contexte social, politique, culturel, etc.Enjeux = importance et impact potentiels de l action par rapport à son contexte social, politique, culturel, etc. Phasage du projet = grandes lignes du programme d activitésPhasage du projet = grandes lignes du programme d activités

Documents par axe d action Structure générale 1. Grille de mise en œuvre 1. Grille de mise en œuvre NB. Cette partie porte : - soit sur les 2 années civiles à dater de la conclusion de la convention (pour un dossier introduit au 31 mars 2005 : années 2006 et 2007) - soit sur les 5 années civiles à dater de la conclusion du contrat-programme (pour un dossier introduit au 31 mars 2005 : années )

Documents par axe d action Structure générale (suite) 2. Tableaux de détail des activités NB. Cette partie porte sur l année civile précédant celle de la demande de reconnaissance

Documents par axe d action Structure générale (suite) (3. Grille d évaluation de la mise en œuvre) NB. Cette partie ne s applique pas au plan d action

Grille de mise en œuvre Structure IntroductionIntroduction Mise en œuvre :Mise en œuvre : - méthodologie et dynamique interne - méthodologie et dynamique interne - personnel spécifique (Axes 2, 3,1° et 3,2°) - personnel spécifique (Axes 2, 3,1° et 3,2°) - rayonnement géographique et social - rayonnement géographique et social - communication - communication - ouverture vers le monde associatif - ouverture vers le monde associatif

Axe 1 1. Grille de mise en œuvre Chaque thématique d action fait l objet d une Chaque thématique d action fait l objet d une présentation distincte (introduction et mise en œuvre) NB : Si des informations relatives à la mise en œuvre sont communes à plusieurs thématiques d action, elles ne doivent être mentionnées qu une seule fois 2. Tableaux de détail des activités - Par thématique d action, chaque activité réalisée est décrite en fonction des paramètres des tableaux - Par thématique d action, chaque activité réalisée est décrite en fonction des paramètres des tableaux - Des tableaux spécifiques sont prévus pour les - Des tableaux spécifiques sont prévus pour les activités « hors thématique » (RD des mouvements)

Axe 2 1. Grille de mise en œuvre S il y en a plusieurs, chaque projet de formation fait l objet d une présentation distincte (introduction et mise en œuvre) S il y en a plusieurs, chaque projet de formation fait l objet d une présentation distincte (introduction et mise en œuvre) NB : Si des informations relatives à la mise en œuvre sont communes à plusieurs projets de formation, elles ne doivent être mentionnées qu une seule fois 2. Tableaux de détail des formations Chaque formation réalisée est décrite par projet de formation en fonction des paramètres des tableaux Chaque formation réalisée est décrite par projet de formation en fonction des paramètres des tableaux

Axe 3, 1° 1. Grille de mise en œuvre S il y en a plusieurs, chaque service fait l objet d une présentation distincte (introduction et mise en œuvre) S il y en a plusieurs, chaque service fait l objet d une présentation distincte (introduction et mise en œuvre) NB : Si des informations relatives à la mise en œuvre sont communes à plusieurs services, elles ne doivent être mentionnées qu une seule fois 2. Tableaux de détail des réalisations Chaque réalisation produite est décrite par service en fonction des paramètres des tableaux Chaque réalisation produite est décrite par service en fonction des paramètres des tableaux

Axe 3, 2° 1. Grille de mise en œuvre Les analyses et études, ainsi que les thématiques précises sur lesquels elles portent font l objet d une présentation d ensemble (introduction et mise en œuvre) Les analyses et études, ainsi que les thématiques précises sur lesquels elles portent font l objet d une présentation d ensemble (introduction et mise en œuvre) 2. Tableaux de détail des analyses et études Chaque analyse et étude est décrite en fonction des paramètres des tableaux Chaque analyse et étude est décrite en fonction des paramètres des tableaux

Axe 4 1. Grille de mise en œuvre Chaque campagne fait l objet d une présentation distincte (introduction et mise en œuvre) Chaque campagne fait l objet d une présentation distincte (introduction et mise en œuvre) NB : Si des informations relatives à la mise en œuvre sont communes à plusieurs campagnes, elles ne doivent être mentionnées qu une seule fois

Axe 4 2. A. Tableaux de détail des activités Par campagne, chaque activité et intervention réalisée est décrite en fonction des paramètres des tableaux Par campagne, chaque activité et intervention réalisée est décrite en fonction des paramètres des tableaux 2. B. Tableau de détail des autres interventions Interventions plus ponctuelles réalisées en dehors des campagne, à décrire en fonction des paramètres des tableaux Interventions plus ponctuelles réalisées en dehors des campagne, à décrire en fonction des paramètres des tableaux

Remarques importantes Le plan d action de l association doit être rédigé en fonction des formulaires transmisLe plan d action de l association doit être rédigé en fonction des formulaires transmis Dans les grilles de mise en œuvre des axes 1, 2, 3,1° et 4, il est important de relater de façon adéquate des informations qui seraient spécifiques à l une ou l autre thématique d action, etc.Dans les grilles de mise en œuvre des axes 1, 2, 3,1° et 4, il est important de relater de façon adéquate des informations qui seraient spécifiques à l une ou l autre thématique d action, etc.

Partie 2 La procédure de reconnaissance

Les grandes étapes Introduction du dossier de reconnaissance en 4 exemplaires, adressés par courrier à l administration pour le 31 mars de chaque année au plus tardIntroduction du dossier de reconnaissance en 4 exemplaires, adressés par courrier à l administration pour le 31 mars de chaque année au plus tard Dans les 30 jours :Dans les 30 jours : ­si le dossier est complet, un accusé de réception notifie la recevabilité du dossier ­si le dossier est incomplet, l administration formule une demande de compléments d information

Les grandes étapes En cas de demande de compléments d information :En cas de demande de compléments d information : ­l association y répond dans les 30 jours ­dans le mois suivant cette réponse, l administration statue définitivement sur la recevabilité du dossier Dès que le dossier est complet, il est transmis pour avis à l inspection et au CSEPDès que le dossier est complet, il est transmis pour avis à l inspection et au CSEP L administration et l inspection transmettent leur avis au CSEP et à la Ministre au plus tard le 30 septembreL administration et l inspection transmettent leur avis au CSEP et à la Ministre au plus tard le 30 septembre

Les grandes étapes Le CSEP transmet son avis à la Ministre dans les 3 mois suivant la réception des avis de l administration et de l inspectionLe CSEP transmet son avis à la Ministre dans les 3 mois suivant la réception des avis de l administration et de l inspection Dès réception des avis de l administration, de l inspection et du CSEP, la Ministre dispose d un délais de 3 mois pour décider ou non de la reconnaissance de l association à durée indéterminéeDès réception des avis de l administration, de l inspection et du CSEP, la Ministre dispose d un délais de 3 mois pour décider ou non de la reconnaissance de l association à durée indéterminée La reconnaissance est octroyée au 1er janvier de l exercice durant lequel la décision est priseLa reconnaissance est octroyée au 1er janvier de l exercice durant lequel la décision est prise

La procédure de reconnaissance Remarques importantes L administration, l inspection et le CSEP sont habilités à proposer au Ministre une reconnaissance dans une catégorie inférieure à celle demandée, et/ou une réduction du nombre d axesL administration, l inspection et le CSEP sont habilités à proposer au Ministre une reconnaissance dans une catégorie inférieure à celle demandée, et/ou une réduction du nombre d axes Une procédure de recours est prévue, notamment en cas de refus de reconnaissanceUne procédure de recours est prévue, notamment en cas de refus de reconnaissance

Implications de l engagement dans une procédure de reconnaissance Suite à une demande de compléments d information formulée par l administration, si, dans les 30 jours : - le dossier reste incomplet - l association renonce à donner suite à la demande de compléments d information Le dossier est déclaré irrecevable dans le mois qui suit. Un nouveau dossier de reconnaissance peut être introduit au 31 mars de l année suivante.

Implications de l engagement dans une procédure de reconnaissance NB. Pour les associations reconnues dans le cadre du décret de 1976 et bénéficiant d une période transitoire : le fait qu un dossier introduit en septembre 2004 ou en mars 2005 soit déclaré irrecevable n aura aucune conséquence sur le subventionnement transitoire, le dossier pouvant être réintroduit au cours de l exercice suivant.

Implications de l engagement dans une procédure de reconnaissance Suite à une demande de compléments d information, si, dans les 30 jours, le dossier est complété, il sera déclaré recevable dans le mois qui suit. La procédure de reconnaissance est alors poursuivie. En cas de refus de reconnaissance, un nouveau dossier peut être introduit au 31 mars suivant (en pratique, 2 ans après l introduction de la demande initiale).

Implications de l engagement dans une procédure de reconnaissance NB. Pour les associations reconnues dans le cadre du décret de 1976 et bénéficiant d une période transitoire : une décision de refus de reconnaissance implique la rupture du subventionnement transitoire, quelque soit l exercice au cours duquel cette décision est prise.