Règles de décompte des congés payés pour les agents à temps partiel de droit privé applicables à compter du 1er juin 2013 Atelier de présentation aux organisations syndicales Lundi 24 février 2014

Sommaire Préambule : rappels généraux Rappel des règles précédentes appliquées jusqu’au 31/05/2013 1 Présentation du dispositif applicable depuis le 01/06/2013 2 Exemples 3 Questions / réponses 4

Préambule : rappels généraux Les références applicables : C. trav. (notamment art. L. 3123-11) CCN (notamment art. 10§1) Instruction n° 2013-20 du 25 avril 2013 La population concernée : Les agents à temps partiel de droit privé non annualisés Les congés concernés : Les congés payés à l’exclusion des autres types de congés Les principes généraux applicables aux congés : Les congés payés sont un droit. La détermination des dates de congés payés relève du pouvoir de direction et d’organisation de l’employeur dans le cadre des dispositions du Code du travail et de la CCN. Elle s’inscrit dans la recherche de l’organisation et de la continuité du service public. La finalité de la réglementation sur les congés payés est de permettre un repos effectif des agents (Cass. Soc. 13 juin 2012, JP CJUE). L’employeur doit faire en sorte que les agents puissent prendre l’intégralité de leurs droits à congés acquis, à savoir 5 semaines pour une période de référence complète.

Préambule : rappels généraux Modalités d’organisation des départs en congés payés : Un calendrier prévisionnel des congés doit être établi (CCN art. 27§5) au 1er mars, afin notamment de s’assurer de la répartition équitable des périodes d’absence entre agents et de permettre la planification de l’activité dans le respect des nécessités de service inhérentes à la mission de service public. Cet état prévisionnel est établi pour les périodes des congés principaux pendant les vacances d’été ; il peut être envisagé un calendrier prévisionnel de fin d’année pour le solde des CP. Le hiérarchique autorise les absences et un contrôle a posteriori est opéré par les services RH pour valider les motifs d’absences conformément aux règles applicables. La validation donnée par la hiérarchie vaut pour la période demandée mais si le motif demandé est erroné ou infondé, il peut y avoir requalification par les services RH (ex. : droit à CP inexistant). Les demandes de CP demeurent prévisionnelles et l’agent ou le hiérarchique peuvent modifier les demandes de prise de congés. En revanche, les dates de congés acceptées ne peuvent pas être modifiées unilatéralement, à moins d’un mois précédant la date de prise de congé fixée. Modalités de prise et période des congés payés : La CCN prévoit que la période de CP dite « normale » court du 1er mai au 30 septembre. La date butoir de prise de CP acquis est au 31 mai N+1. La durée des congés pouvant être prise en une seule fois ne peut pas excéder 20 jours ouvrés. Lorsque le congé ne dépasse pas 10 jours ouvrés, il doit être continu et lorsque le congé principal est d’une durée supérieure à 10 jours ouvrés et au plus égale à 20 jours ouvrés, il peut être fractionné par l’employeur avec l’accord de l’agent. Dans ce cas, une des fractions est au moins égale à 10 jours ouvrés continus (C. trav., art. L. 3141-17 et s. et CCN). Le congé principal doit comporter au moins 2 semaines en continu, soit 10 jours ouvrés de congés payés. La prise de JRTT ou autres motifs ne peut pas juridiquement se substituer à cette obligation de prise de 2 semaines de congés payés consécutives, en principe dans la période normale.

Préambule : rappels généraux Règles applicables aux agents à temps partiel : Les agents à temps partiel sont soumis aux mêmes conditions d'ouverture de droit à congés payés que les agents à temps complet, peu important l'horaire pratiqué et la quotité de travail. Les droits à congés payés des agents à temps partiel ne se proratisent pas en fonction de son horaire de travail (cass. soc. 10 mai 2001, n° 99-42566 D)  soit 25 jours pour un décompte en jours ouvrés pour une période de référence complète. En présence de jours de congés supplémentaires, l'employeur ne peut pas réduire leur nombre au motif que l’agent travaille à temps partiel (cass. soc. 19 mai 2009, n° 07-44609 D). ex. : le congé supplémentaire des jeunes mères de famille. Le premier jour de congé à prendre en compte est celui où l’agent aurait dû travailler compte tenu de la répartition de son horaire de travail et tous les jours ouvrés (c'est-à-dire les jours d'ouverture) doivent ensuite être décomptés. Sont décomptés non seulement les jours que l’agent aurait dû travailler en application de sa durée de travail, mais également les autres jours qui, bien que non travaillés par ce dernier en raison de la répartition de ses horaires, sont des jours ouvrés dans l'entreprise (cass. soc. 22 février 2000, n° 97-43515, BC V n° 74). L’employeur doit s’assurer que les règles de prise des congés payés garantissent à ce que le principe d'égalité entre les agents à temps plein et les agents à temps partiel soit respecté, et notamment que les agents à temps partiel ne bénéficient pas de davantage de congés que leurs collègues à temps plein (C. trav., art. L. 3123-11) (cass. soc. 9 mai 2006, n° 04-46011).

La pratique précédente : 1 - Rappel des règles précédentes (jusqu’au 31 mai 2013) La pratique précédente : Pourquoi avoir changé ? Les dispositions relatives à la prise des congés payés des agents à temps partiel posent souvent des problèmes : la jurisprudence valide des méthodes de décompte différentes pour les salariés à temps partiel dès lors que le résultat soit le même que pour les travailleurs à temps complet. (Cass. soc., 31 janv. 2012, no 10-30.935) Toutefois, des échanges avec l’inspection du travail et des questions des représentants du personnel ont conduit à revenir à une règle identique pour tous les agents, ainsi que le préconisent le Ministère du travail et la jurisprudence. Un agent à temps partiel bénéficie de la même durée de congé qu’un agent à temps plein. Toutefois le décompte ne se faisant que sur les jours travaillés, le solde à utiliser est calculé en fonction de la quotité et de la répartition de la durée de travail. Exemple : Un agent à 80% ne travaillant pas le mercredi ne couvre pas son mercredi et dispose de 20 jours : Pour une absence du lundi au vendredi inclus, l’agent pose 4 jours et non 5.

Principe : identité de décompte 2 - Présentation du dispositif (depuis le 01/06/2013) Principe : identité de décompte A compter du 1er juin 2013, les agents à temps partiel décomptent leurs jours de congés payés de la même façon que les agents à temps plein sur une base de 25 jours ouvrés. N.B. : Les autres types de congés (congés spéciaux, de fractionnement, d’ancienneté, jours mobile, JRTT) restent comme auparavant à poser uniquement sur les jours de présence de l’agent. Règle de gestion La règle à retenir est la suivante : le point de départ des congés est le premier jour où l’agent aurait dû travailler, sont décomptés ensuite tous les jours ouvrés jusqu’à la reprise effective de son travail. En cas de prise de plusieurs types de congés accolés, les JRTT, JNTP, jours mobiles ou autres doivent être posés en amont des congés payés. La prise continue de CP dont notamment les 10 jours de CP répond à la finalité d’ordre public d’assurer un repos réel aux agents.

Comparaison temps partiel et temps plein Référence temps plein Comparaison temps partiel 80% 1 - Hypothèse non retenue : Simulation sans contrainte de règle de gestion 2 - Hypothèse non retenue : Prise de la période de congés en premier 3 - Modalité retenue : Prise des RTT en premier = égalité avec les agents à temps plein

Exemple 1 : temps partiel à 80%, mercredi non travaillé 3 – Exemples Exemple 1 : temps partiel à 80%, mercredi non travaillé Application de la règle de base : le point de départ des congés est le premier jour où l’agent aurait dû travailler, on compte ensuite tous les jours ouvrés jusqu’à la reprise effective de son travail. Si l’agent à temps partiel ne devait pas couvrir les jours non travaillés, une rupture d’égalité s’instaurerait entre les agents à temps partiel et ceux à temps plein. Les jours fériés inclus dans une période de CP n’ont pas à être décomptés (cas n°5), comme pour un agent à temps plein.

Exemple 2 : temps partiel à 80%, vendredi non travaillé 3 – Exemples Exemple 2 : temps partiel à 80%, vendredi non travaillé Application de la règle de base : cas 7, 8 et 9 Pour le cas 10, le vendredi en jour de pont « employeur » doit être couvert en CP puisqu’il est inclus dans une période de congé ouverte et que l’agent ne travaille pas ce jour là. En revanche, l’agent en temps partiel dont le jour non travaillé coïncide avec le jour de pont récupère son jour de pont.

Exemple 3 : temps partiel à 60%, lundi et vendredi non travaillés 3 – Exemples Exemple 3 : temps partiel à 60%, lundi et vendredi non travaillés Application de la règle de base : cas 11 et 12 Le cas 13 ne nécessite pas de pose de congé (l’agent revenant au travail sur le jour habituellement prévu). Il récupère le jour de pont posé sur un jour habituellement non travaillé. Pour le cas 14, le vendredi en jour de pont « employeur » doit être couvert en CP puisqu’il est inclus dans une période de congé ouverte et que l’agent ne travaille pas ce jour là. En revanche, l’agent en temps partiel dont le jour non travaillé coïncide avec le jour de pont récupère son jour de pont.

3 – Exemples Exemple 4 : temps partiel à 50%, mercredi a.m., jeudi et vendredi non travaillés Application de la règle de base : cas 15 et 16 Pour le cas 17, le vendredi en jour de pont « employeur » n’a pas à être couvert en CP puisque la période de CP n’est pas encore ouverte et que l’agent ne travaille pas ce jour là. En revanche, l’agent en temps partiel dont le jour non travaillé coïncide avec le jour de pont récupère son jour de pont.

Exemple 5 : temps partiel à 20% et 10% sur vendredi 3 – Exemples Exemple 5 : temps partiel à 20% et 10% sur vendredi Application de la règle de base : cas 18 et 22 Pour les cas 21 et 25, le lundi en jour de pont « employeur » doit être couvert en CP puisque la période de CP est ouverte et que l’agent ne travaille pas ce jour là. En revanche, l’agent en temps partiel dont le jour non travaillé coïncide avec le jour de pont récupère son jour de pont.

Exemple 6 : mai 2014 temps partiel à 80% vendredi non travaillé 3 - Exemples Exemple 6 : mai 2014 temps partiel à 80% vendredi non travaillé Le vendredi en jour de pont « employeur » doit être couvert en CP puisqu’il est inclus dans une période de congé ouverte et que l’agent ne travaille pas ce jour là. En revanche, l’agent en temps partiel dont le jour non travaillé coïncide avec le jour de pont récupère son jour de pont.

4 – Questions / réponses Pourquoi adopter une règle de gestion du logiciel pour les périodes de congés payés avec d’autres types d’absence ? L’employeur doit veiller à assurer une égalité de droit entre les agents à temps plein et les agents à temps partiel ; il est fondé à définir des règles de gestion qui visent à éviter l’éventuel effet d’aubaine qui profiterait aux seuls agents à temps partiel. Ces règles ne jouent qu’en cas de juxtaposition de motifs d’absence. Ces règles s’imposent d’ailleurs à l’ensemble des agents sans susciter de difficulté pour les agents à temps plein. Un agent ne travaillant que par demi-journée doit-il couvrir ses journées d’absence par journée ou demi-journée ? Le droit à congés payés étant le même pour tous les agents, la prise d’une journée de CP se fait indifféremment de la quotité de travail de la journée concernée ; l’agent doit donc poser des jours de CP dès sa première journée d’absence. Un agent ne travaillant que par demi-journée bénéficie-t-il de demi-pont ? Dès lors qu’une journée est travaillée, quelque soit la durée de travail de la journée, l’agent bénéficie d’un jour de pont sur cette journée ; il ne peut y avoir de récupération fondée sur la quotité travaillée de la journée. La journée de pont est non sécable. Seul un agent à temps partiel dont la journée de pont serait non travaillée a la possibilité de récupérer cette journée à un autre moment.

4 – Questions / réponses Les agents à temps partiel annualisé sont-ils concernés par les modalités de décompte ? Compte tenu de la spécificité du temps partiel annualisé, un calendrier prévisionnel est établi en début d’année afin de positionner les alternances de périodes travaillées et non travaillées. Sur ces dernières, l’agent positionne selon ses choix à titre prévisionnel ses 25 jours de CP. Aussi, il ne serait pas possible d’appliquer la même règle de décompte pour les temps partiels classiques. L’agent est ainsi en mesure de poser 5 semaines de CP. Comment est déterminée la durée de travail des agents à temps partiel annualisé ? La référence annuelle fixée à 1607 heures pour un agent à temps plein. La référence des agents à temps partiel annualisé est de 1607 heures au prorata de leur quotité retenue. Pour arrêter le calendrier prévisionnel, leur temps de travail est déterminé en nombre de journées de 7h30 à positionner mais la référence de leur temps de travail reste bien en heures. Comme les autres agents, ils bénéficient des dispositions de l’horaire variable. NB : Les RTT et CP sont à positionner sur les périodes non travaillées ; par contre, les jours de congés supplémentaires (comme les jours de fractionnement ou d’ancienneté) se positionnent en déduction des jours travaillés.

Les congés payés programmés peuvent-ils être modifiés ? 4 – Questions / réponses Quelle incidence a un passage en cours d’année en temps partiel sur la prise de congés payés ? Aucune, le droit reste le même indépendamment de la quotité de travail de l’agent. NB : des difficultés pouvaient survenir avec les précédentes règles de gestion puisque le nombre de journées de CP était proratisé. Les congés payés programmés peuvent-ils être modifiés ? Les demandes de congés payés sont effectuées dans l’outil de gestion des temps, lequel permet d’établir en vue un calendrier prévisionnel consolidé au 1er mars et transmis aux DP. Ces demandes peuvent ensuite être modifiées à plus d’un mois de leur date de prise, que ce soit par l’agent lui-même ou l’employeur. Moins d’un mois avant la date prévue pour les congés, les dates de congés acceptées ne peuvent plus être modifiées unilatéralement (art. 27.1 §7 CCN). L’historisation dans l’outil permet au manager de gérer l’ordre des priorités dans les demandes d’une année sur l’autre et de garantir l’équité entre agents. Peut-on reporter ses congés payés en cas de maladie ? Lorsque un agent de droit privé s’est trouvé dans l’impossibilité de prendre ses congés payés annuels au cours de la période de prise prévue par la CCN en raison d’absences liées à une maladie, un accident du travail ou une maladie professionnelle, un congé de maternité ou d’adoption, les congés payés acquis doivent être reportés après la date de reprise du travail, y compris au-delà de la date butoir (31 mai N+1). En revanche, en l’absence de modification du droit français (Code du travail et jurisprudence), il n’a pas de report concernant un agent de droit privé qui tombe malade pendant ses congés payés,

Les règles en matière de droit à fractionnement ont-elles changées ? 4 – Questions / réponses Les règles en matière de droit à fractionnement ont-elles changées ? Non, les règles définies par l’article 27.2 de la CCN sont inchangées. La prise d’une période principale de 10 jours entre le 1er mai et le 30 septembre est par principe la règle ; les managers doivent veiller à ce que tous les agents prennent au moins 10 jours continus de congés payés pendant cette période. Toutefois, il peut y être dérogé à titre exceptionnel après accord des parties pour que la totalité des CP soient pris en dehors de la période normale définie par la CCN ; dans ce cas, 3 jours de CP supplémentaires au titre du fractionnement sont accordés. Dans le cas de prise hors période normale, la prise continue de 10 jours de CP est également requise. Pendant la période principale, les agents ne peuvent substituer une période de 10 jours de RTT à une période de CP. En revanche, elles peuvent se cumuler. Comment se gère la prise de congés issus du CET ? Le CET permet d’épargner des jours non monétisables (CP au-delà de la 4e semaine) mais aussi des jours monétisables (RTT, jours d’ancienneté et jours de fractionnement). L’impact sur les compteurs de la prise de jours CET et les règles de gestion en cas de prise conjointe de JM et JNM doivent être sécurisés afin de garantir l’équité entre agents. Une communication interviendra prochainement sur le sujet.