La démarche d’intervention État Civil Programme d’Appui aux Collectivités Territoriales

Présentation du PACT Domaines d’intervention : Administration et gestion communale Gestion des ressources naturelles Gouvernance de l’économique locale Développement social La mission du PACT : renforcer les capacités des acteurs des CT dans l’accomplissement des fonctions issues de décentralisation

Présentation de la démarche État Civil Objectifs : Assurer la mise en place, l'appropriation et la gestion durable par les CT et la Tutelle d'un système d'état civil fonctionnel. Renforcer les capacités des élus et agents communaux chargés de l’état civil et créer une stratégie de mobilisation des populations en vue de susciter leur intérêt pour l’état civil Permettre aux collectivités de maîtriser les données relatives à la population en vue d’une orientation de la planification en matières d’éducation, de santé, d’hydraulique… Contrôler les flux budgétaires liés aux actes de déclaration.

Les étapes de la démarche dans la collectivité DÉMARRAGE PRÉPARATION OPÉRATIONS AUTONOMISATION > Identification des besoins > Demande d’appui > Formalisation du partenariat > État des lieux > Rencontre des PTF > Planification > Formation > Mise en œuvre du plan > Suivi > Bilan / restitution > Suivi dégressif > Recyclage > Mission de clôture

Identification d’un besoin Démarrage Identification d’un besoin Demande d’appui

Mise en place d’un partenariat Activité principale Acteurs concernés Objectif Prise de contact Élus / agents communaux Structure d'appui S'assurer de l'engagement de la CT Signature d'une convention globale de partenariat avec la commune Formaliser l’engagement des partenaires Signature d'une convention de collaboration avec la tutelle Tutelle Structure d’appui Assurer l’implication de la tutelle dans le processus

État des lieux Activité principale Acteurs concernés Objectif Étude de la documentation existante Tutelle Connaître l’évolution des faits d’état civil dans la commune État des recettes et dépenses liées à l’état civil Tutelle/ élus Vérifier que les recettes et les dépenses liées à l’état civil sont comptabilisées dans le budget de la commune Enquête sur la perception par la population Population (chefs de village) / tutelle Connaître les barrières ou les blocages par rapport à l'enregistrement des faits d'état civil Calcul des taux d’enregistrement (données démographiques, infrastructures) Estimer le niveau d'enregistrement de la commune par rapport aux autres communes de la zone Recherche de partenariat Elus, agents communaux, chefs de village, personnes ressources, associations de femmes et de jeunes, MACEC Créer des synergies avec les autres PTF ou ONG intervenant dans la commune

Rencontre des PTF Activité principale Acteurs concernés Objectif Présentation des démarches des PTF et définition des axes de collaboration Structure d'appui Tutelle PTF Maire Partager les démarches entre PTF et créer des synergies au niveau local

Projet de plan d’action/ information des acteurs Activité principale Acteurs concernés Objectif Restitution de l’état des lieux/ information de la population Élus et agents communaux ST Tutelle Leaders d'opinion et religieux Chefs de village Personnes ressources Associations de femmes et de jeunes PTF identifiés MACEC Informer les acteurs Stratification de la commune Rapprocher les centres d'enregistrement des populations Élaboration du plan d’action provisoire Dégager les grandes lignes du plan d'action Identification des acteurs en charge de l'état civil Identifier les personnes à former

Formation des acteurs Ateliers de formation des agents de déclaration, des officiers d’état civil, des détenteurs de cahiers villageois et des élus et agents communaux

Formation des acteurs Activité principale Acteurs concernés Objectif Formation des agents de déclaration et des officiers d'état civil ST (santé et éducation) Conseil et personnel communal Tutelle Secrétaire général Forces de l’ordre (gendarmes) Structure d’appui + autres PTF MACEC Renforcer les capacités des agents et officiers d’état civil Formation des détenteurs de cahiers villageois Détenteurs de cahier Secrétaire Général Structure d’appui Rapprocher les services d’état civil de la population des villages Introduction à la gestion des ressources générées par l'état civil Maire SG officier état civil régisseurs Plus de transparence

Planification Quoi ? > les actions que l’on va faire Qui ? > les responsables des actions Comment ? > la méthode et les outils Quand ? > les dates et la durée

Planification Activité principale Acteurs concernés Objectif Validation du plan d’action et de la stratification Tutelle Conseil et personnel communal ST (agents de déclaration) Détenteurs de cahiers villageois Structure d’appui + PTF identifiés MACEC Susciter l’adhésion des acteurs

Sensibilisation

Mise en œuvre du plan Activité principale Acteurs concernés Objectif Campagne de sensibilisation Population, tutelle, élus, acteurs de l'état civil, radios locales MACEC, structure d'appui Informer la population sur l'organisation et l'évolution du système d'état civil dans la commune Légitimer les détenteurs de cahiers villageois Création officielle des centres secondaires et de déclaration (stratification) par le préfet et nomination du personnel d'état civil par le maire Commune, tutelle Officialiser l’existence des centres de déclaration 2ème session de formation Agents et officiers / Détenteurs des cahiers villageois Consolider les acquis

Suivi / Recyclage > S’assurer de la dynamique du processus > Identifier les faiblesses pour faire des recommandations > Apporter des compléments de formation pour consolider les acquis > Renforcer les mécanismes de suivi par les acteurs locaux (maire, tutelle…)

Suivi / Recyclage Activité principale Acteurs concernés Objectif Suivi interne (par la commune) Maire, secrétaire général + 1 élu (non officier), agents de déclaration, chefs de village Veiller à la bonne fonctionnalité de l'état civil Suivi externe (par la tutelle) Préfet, Sous-préfets, Maire, secrétaire général, élus, agents de déclaration, chefs de village Vérifier le respect des règles et des procédures en matière d'état civil

Suivi / Recyclage PACT Activité principale Acteurs concernés Objectif Visites dans les centres pour contrôle des supports élus, agents de déclaration Tutelle, Structure d'appui, chefs de village Vérifier la bonne tenue des supports Journées d'échanges entre partenaires (PTF,ONG) Tutelle, Structure d'appui, PTF, Maire Faire le point sur les activités du plan de partenariat Recyclage à mi-parcours agents de déclaration, officiers d'état civil, détenteurs de cahiers villageois, structure d'appui, tutelle, MACEC Secrétaire Général Consolider les capacités des agents et former les nouveaux acteurs

Bilan / Restitution Au bout d’un an de mise en œuvre, un BILAN du processus est fait. Les résultats de ce bilan sont partagés publiquement lors de la RESTITUTION.

Bilan / Restitution Activité principale Acteurs concernés Objectif Bilan des suivis Structure d'appui Évaluer la démarche Restitution aux acteurs de l'état civil Élus et personnel communal Acteurs de l'état civil Tutelle Chefs de villages Leaders d'opinion et religieux Associations de femmes et de jeunes MACEC Informer et sensibiliser l'ensemble de la population Faire des recommandations pour la poursuite du processus

Autonomisation Suivi du suivi > la structure d’appui fait un semestriel des systèmes de suivi interne (par la commune) et externe (par la tutelle) Recyclage > en fonction des besoins (arrivée de nouveaux membres, problèmes récurrents…)

Mission de clôture > Le système d’enregistrement des faits d’état civil est fonctionnel dans la commune