Processus dévaluation forestière Version:

2 Pré-enregistrement AF Enregistrement AF Audit annuel de surveillance AF Contenu

3 Unité daménagement forestier - UAF une aire forestière clairement définie, cartographiée avec des frontières, gérée par un seul organisme de gestion pour un seul organisme de direction selon des objectifs explicites qui sont exprimés dans un plan de gestion multi- annuel autonome Traduit du FSC-STD FSC Glossary of Terms, July 2004 « »

4 UAF comme base de lévaluation Une UAF ou un groupe dUAFs similaires forment lunité définie pour évaluation. La conformité à la norme FSC complète doit être démontrée à léchelle de lUAF. Exemples dUAF : –Forêt gérée par la communauté –Domaine privé (peut contenir plusieurs îlots boisés si gérés selon un seul plan de gestion forestière) –Une subdivision dune forêt nationale Pas une UAF : –La forêt dune région ou dun pays constituée de plusieurs propriétaires forestiers indépendants. Note : Il nest pas exigé que toutes les aires forestières dune UAF soient adjacentes. Une UAF peut être constituée de plusieurs sites forestiers ou îlots boisés séparés.

5 Gestionnaire de tâches (TM) SW Auditeur en chef/Auditeurs Auditeur en chef + TM TM/Bureau régional/Bureau central 5.Planification de lévaluation 6.Pré-enregistrement (EAF denvergure, organisation à haute visibilité, FHVC) 7.Consultation des parties prenantes 8.Évaluation sur le terrain 9.Préparation du rapport dévaluation 10.Rapport préliminaire 11.Envoyer au gestionnaire de tâches dAF SW 12.Révision du brouillon si nécessaire 13.Relecture par lEAF 14.Révision par les pairs 15.Rapport final 16.Décision de certification 17.Contrat de certification 18.Émission du contrat Processus dévaluation : Étapes 1.Demande 2.Évaluation préliminaire 3.Avis aux parties prenantes 4.Consultation des parties prenantes (pré- enregistrement)

6 ré-enregistrement FSC-STD Visite de pré-évaluation FM-34 SW Guide dapplication et des procédures pour les audits de pré-enregistrement dAF FSC P

7 Audits de pré-enregistrement dAF Audits exécutés avant lévaluation principale dans le but général daméliorer la qualité et de réduire les incertitudes et les risques dobstacles imprévus. Orienter les gestionnaires forestiers vers les exigences principales de la norme à être utilisée pour laudit et le processus de certification. Identifier les enjeux ou lacunes de conformité significatifs sur lesquels le gestionnaire devrait travailler afin de les corriger avant de sengager aux coûts de lévaluation complète.

8 Exigence :Applicabilité :Méthode didentification EAF denvergure (exigence FSC) EAF de plus de hectares, À moins que laire complète ne corresponde aux critères des FPDAFI Tel que définie dans le formulaire de demande dAF et confirmée par le gestionnaire de tâches. Forêt de haute valeur pour la conservation (exigence FSC) FHVC désignée/s ou preuves ayant des attributs de HVC. Note : une approche préventive devrait être utilisée. 1.LEAF identifie la présence de FHVC sur le formulaire de demande, ou 2.Le/s UAF sont formellement définies comme FHVC, ou 3.La forêt nest pas formellement désignée comme HFCV mais est communément acceptée comme telle. Organisation à haute visibilité (exigence RA) Lorganisation correspond aux exigences de SW Voir Q-11. Source, SmartWood : FM-34 Guidance on FSC FM Preassessments

9 Quand les audits de pré-enregistrement ne sont-ils pas requis ? Les audits de pré-enregistrement formels ne sont pas requis pour les EAF de moins de hectares qui ne sont pas classées comme opération à haute visibilité et ne contiennent pas de FHVC. NOTE ! Si un audit de pré-enregistrement nest pas effectué et des FHVC sont identifiées au cours de laudit denregistrement, lenregistrement doit être immédiatement suspendu et une consultation des parties prenantes au sujet des FHVC doit être complétée.

10 Audits de pré-enregistrement dAF : EAF à petite échelle avec FHVC Audit denregistrement en deux étapes adapté pour inclure une pré- consultation avec les parties prenantes au sujet des FHVC Phase I Développement de la liste des parties prenantes Avis aux parties prenantes – 60 jours avant la visite sur le terrair pour laudit denregistrement Pré-consultation Phase II Évaluation sur le terrain Option pour les EAF de moins de hectares avec (ou à haute probabilité davoir) des FHVC :

11 Audit de pré-enregistrement : préparation de lévaluation principale 1. Documents et registres : Recueillir des copies de documents et registres nécessaires à lévaluation principale (ex. : plan daménagement forestier, résultats dinventaires, cartes, etc.). 2. Parties prenantes et autorités : Identifier une liste initiale de personnes et dorganismes qui sont susceptibles dêtre contactés comme parties prenantes lors de laudit principal. Le but premier de laudit de pré-enregistrement est de préparer laudit principal.

12 udit denregistrement « Lévaluation principale » A

13 Équipes multidisciplinaires Auditeurs indépendants, sans conflits dintérêts Laudit a lieu aux bureaux et sur le terrain Consultation des parties prenantes Rapport écrit Équipes multidisciplinaires Auditeurs indépendants, sans conflits dintérêts Laudit a lieu aux bureaux et sur le terrain Consultation des parties prenantes Rapport écrit 4:13 Caractéristiques de lenregistrement de la certification FSC Processus standardisé

14 Avant larrivée sur le terrain Revoir les documents portant sur la gestion : Plans daménagement Politiques Organigrammes & répertoires du personnel Revoir les normes FSC Préparer une liste aide-mémoire et des questions Classer les aires dintérêt ou de préoccupations Planification de laudit denregistrement

15 Évaluation des systèmes de gestion NOTE : Pour les EAF denvergure un système de gestion pleinement documenté est requis. Un système basé sur des descriptions verbales et des documents simples peut être acceptable pour les petites EAF ou les EAF à faible intensité. NOTE : Pour les entreprises à UAF multiples il est nécessaire dévaluer la fonctionnalité de leurs systèmes de gestion à leurs bureaux régionaux ou sous-régionaux. Léquipe dauditeurs complètera une analyse explicite des aspects critiques du contrôle de gestion dEAF requis pour assurer que les normes dAF spécifiées sont mises en œuvre sur : (3.2.1 FSC-STD ) 1 Laire géographique à être évaluée en entier Évaluer tous les districts et types de forêts majeurs Évaluer la conformité de différentes juridictions réglementaires La gamme complète des opérations de gestion Planification des récoltes Récolte en cours Construction de routes

16 Évaluation des systèmes de gestion (suite) Léquipe dauditeurs devra évaluer la capacité du requérant à appliquer de manière constante et efficace un système de gestion tel que décrit, avec une considération explicite des : (3.2.3 FSC- STD ) 2 Ressources techniques disponibles Type et qualité de léquipement ; Système d'information géographique pour EAF denvergure ; Ressources adéquates pour effectuer les mises à jour de suivi et dinventaire requises. Ressources humaines disponibles Nombre adéquat de personnes impliquées dans la gestion ; Niveau de formation et dexpérience adéquat ; Disponibilité de conseils dexperts si nécessaires ; Disponibilité de travailleurs forestiers compétents et de systèmes de récolte appropriés.

17 La gestion fonctionne de manière efficace Bilans économiques sains Données dinventaire à jour Contrats et ententes valides La gestion fonctionne telle que décrite Observations sur le terrain qui correspondent aux plans écrits Documents de suivi mis à jour Compte-rendu de volumes de récoltes qui correspondent au plan de gestion et est conforme à toutes les normes et politiques dAF applicables. Reçus dimpôts officiels à jour Rapports de conformité des organismes de réglementation applicables Rapport et documents de suivi exigés Évaluation des systèmes de gestion (suite) Léquipe dauditeurs devra évaluer les documents et registres applicables à chaque niveau de gestion (y compris CdT), de manière suffisante pour confirmer que :(3.2.4 FSC-STD ) 3

18 Réunion douverture avec le client –Présenter léquipe dauditeurs et le personnel du client –Revoir le processus de certification et confirmer la portée de lévaluation –Survol par le client des titres forestiers détenus et du système de gestion –Revoir les documents liés à linventaire –Finaliser les aspects logistiques de laudit (personnes, véhicules, documents…) 18 Caractéristiques de la réunion :

19 Analyse à léchelle de lUAF À chaque UAF les auditeurs devront : Sites – visiter un nombre et une variété suffisants de sites afin de faire des observations directes et factuelles pour vérifier la conformité à tous les indicateurs pertinents. Documents et registres – identifier et évaluer les documents de gestion ainsi quun nombre et une variété suffisants de registres afin de vérifier la conformité aux indicateurs dans cette UAF. Consultation des parties prenantes – interviewer un nombre et une variété suffisants de gens affectés par ou impliqués dans la gestion forestière de lUAF échantillonnée pour faire des observations quant à la conformité à la norme.

20 A udits de surveillanceannuels

21 Gérer les audits annuels : 1.Évaluer la continuité de la conformité à la norme et aux exigences FSC ; 2.Évaluer toutes les RAC ouvertes ; 3.Faire le suivi des plaintes ou allégations de non-conformité soumises depuis le dernier audit et ayant trait à la norme ; et, 4.Vérifier que les systèmes de gestion fonctionnent de manière efficace et constante, dans toutes les opérations certifiées. Objectifs de l'audit de surveillance :

22 Conformité constante aux P&C Le FSC requiert l'évaluation de la conformité selon la norme d'AF complète pour toute la période de certification. Le gestionnaire de tâches SW assignera la portée de l'évaluation, y compris des critères spécifiques basés sur : les plaintes des parties prenantes ; la portée ou focus d'audits précédents ; les RAC ouvertes; les qualifications des auditeurs

23 Audits de surveillance : documentation & registres Changements à l'aire forestière comprise dans la portée du certificat Changements aux systèmes de gestion de l'EAF Plaintes reçues Dossiers d'accidents Plan(s) opérationnel(s) pour les prochains 12 mois Registres d'inventaire Registres de récolte Registres d'utilisation de produits chimiques Procédures CdT documentées (pour EAF d'envergure) Dossier des ventes de produits certifiés FSC (factures, documents d'expédition, approbations de SW pour l'utilisation de marques de commerce Les auditeurs devront réviser les documents suivants au cours des audit annuels. Ces renseignements peuvent être fournis aux auditeurs avant l'audit sur le terrain (si applicable).

24 1.La liste des membres du groupe ; 2.Le taux de changement des membres au sein du groupe ; 3.Toute communication formelle envoyée aux membres par le gestionnaire du groupe depuis le dernier audit ; 4.Les registres de suivis effectués par le gestionnaire du groupe ; 5.Les registres d'actions correctives émises par le gestionnaire de groupe. Audits de surveillance : documentation & registres - groupes Dans le cas de certifications de groupe, l'équipe d'audit révisera :

25 MERCI !