Rédacteur Principal de 2ème classe 2014 Journée 1 : la méthodologie du rapport Préparation examen Rédacteur Principal de 2ème classe 2014

Le rapport avec proposition - cadrage 1. 1 Le rapport avec proposition - cadrage 1.1. Intitulé et visées de l’épreuve Intitulé réglementaire (décrets n°2012-939 et 2012-940)

Objectifs : mesurer les capacités à : 1/ Analyser une commande et un dossier Aptitude à identifier et dégager les éléments utiles 2/ Maîtriser des connaissances techniques Aptitude à comprendre le dossier 3/ Organiser des informations Aptitude à être méthodique 4/ Produire un document en temps limité avec les seuls éléments du dossier et vos propositions.  Aptitude à synthétiser

1.2 Description de l’épreuve :

Le cadre d’emploi :

1.3/ La finalité du rapport : Informer un destinataire en position hiérarchique de manière efficace valeur ajoutée attendue : ne pas résumer les textes mais organiser les infos de façon cohérente dans le contexte de la commande. Synthétiser les éléments. être clair : possibilité de tableaux, graphiques, esquisses restituer toutes les infos essentielles : le destinataire ne connaît pas les documents (pas de référence au dossier dans le rapport) Analyser un dossier : TOUT le dossier, Sélectionner les infos du dossier Etablir un plan qui hiérarchise les infos à transmettre Ne pas omettre d’infos essentielles

Le dossier : 20 pages à 30 pages Documents de nature et forme variées Pas de document inutile (pas de piège) D’une actualité plutôt récente Concernant des thèmes en lien avec la profession Provenant des revues techniques habituelles que l’on trouve dans nos collectivités. Nécessité de prendre le temps de lire ces revues S’entrainer à comprendre leur structure S’entrainer à les synthétiser

2. Le rapport -méthodologie Le rapport exige un savoir-faire plus qu’un savoir l’effort de préparation doit porter sur la méthodologie 5 compétences à développer : L’analyse du sujet La lecture active du dossier L’élaboration du plan La rédaction et la présentation La maitrise du timing

1ère étape : ANALYSE DU SUJET – méthode des 3S S comme SUJET : lecture du libellé du sujet : la commande. La comprendre et la situer. S comme SOMMAIRE : analyse de la liste des documents S comme SURVOL : pour avoir une vue d'ensemble (première lecture) 2ème étape : LECTURE ACTIVE DU DOSSIER (analyse des documents) lecture avec prise de notes réflexion sur les notes, relevé d'idées – repérage - tri- méthode SPRI 3ème étape : ELABORATION DU PLAN préparation du développement complet avec des parties et sous-parties vérification de l'efficacité et de la clarté du plan rédaction soignée au brouillon de l'introduction - méthode REXAN et de la conclusion 4ème étape : REDACTION rédaction du rapport complet au propre Relecture et corrections : Méthode des 3 passages en relecture

2.1. Etape 1 : l’analyse du sujet 3S S comme SUJET- Lecture active et (grille de Quintilien) QUI ?  quel est le destinataire ? qui est concerné ? Quels acteurs ? QUOI ?  quel thème ? qu’évoque immédiatement le sujet pour moi ? POURQUOI ?  pourquoi ce sujet aujourd’hui? quels enjeux ? quel contexte ? COMMENT ? COMBIEN ? comment répondre aux problèmes, aux obligations ? Avec quels moyens ? (politiques, juridiques, techniques, organisationnels, managériaux…) Où ?  quel territoire concerné ? QUAND ?  de quand date le cadre réglementaire ? À quel moment en est-on du processus de décision ?

S comme SUJET- 4 types de commande : Sujet « information »  faire le point sur une question Sujet « problématique »  mettre en évidence l’ensemble des questions relatives à un thème Sujet « comparaison »  comparer une situation avant et après la mise en place d’un nouveau dispositif Sujet « proposition »  présenter des solutions adaptées au contexte Repérer la nature de la commande c’est repérer la nature du plan

L’analyse du Sujet - S comme SOMMAIRE A quoi cela sert il ?  Entrer dans la logique de l’auteur du sujet (méthode SPRI) Comment faire ?  Repérage : origine, auteur, titre thème, date, volume Classer les documents par catégories et par nature (facultatif).

S comme SOMMAIRE – Plusieurs catégories de textes : DROIT : lois, décrets, circulaires… DOCTRINE : commentaire du droit DOCUMENTATION PROFESSIONNELLE : textes spécialisés DONNEES GENERALES DE SOCIETE : textes de vulgarisation pour le grand public DONNEES SPECIFIQUES DU CONTEXTE : courrier, plan, devis… Viser le nombre de pages

S comme SOMMAIRE méthode SPRI = méthode pour construire un dossier sur un thème donné. - S = SITUATION (contexte – cadre – Environnement – diag.) P= PROBLEMES (problématique – de quoi parlons nous ?) R = RESOLUTIONS (solutions - préconisations) I = INFORMATIONS (exemples difficultés avantages inconvénients)

S comme SURVOL : A quoi cela sert il? Trouver Les différents thèmes contenus dans les documents Comment faire? Lire les titres, les chapeaux, les phrases de conclusion Commencer par le document le plus simple pour « s’échauffer » l’esprit puis enchainer par le plus long (souvent le document principal) et les suivants

2.2. Etape 2 : la lecture active du dossier Quel est l’objectif ? Lecture sélective des documents avec repérage afin d’établir un relevé d’idées Quelles questions se poser à chaque document ? Que m’apporte le document par rapport aux axes de réflexion présélectionnés ? Quelles informations je retiens dans chaque document ? Comment je procède pour prendre des notes ? 1.Je repère 2. Je sélectionne en fonction des axes 3. Je reformule

Comment relever des idées ? Plusieurs méthodes possibles La méthode par tableaux récapitulatifs : méthode SPRI S=situation : faits, contexte, enjeux, intérêt de la question, causes et conséquences… P=problématique : problèmes posés (économique, technique, social…) R=résolution : solutions de principe (cadre juridique) I=information : solutions pratiques (techniques, moyens…), exemples concrets, difficultés rencontrées, conditions de réussite, retours d’expérience…  faire une fiche de notes par paramètre ou codes couleurs

Comment relever des idées? Plusieurs méthodes possibles La méthode thématique « mode projet » : identifier dans les textes les items classiques d’une conduite de projet  faire une fiche de notes par item Cadre Solutions techniques Moyens Concertation Conditions de réussite Contexte juridique et réglementaire Données statistiques… Procédés Avantages et inconvénients des solutions proposées Exemples… Coûts Moyens humains Mise en œuvre Outils de gestion Planning Évaluation… Sensibilisation Communication …. Territoire pertinent Mutualisation des moyens Recherche de partenaires …

Etape 3 : l’élaboration du plan Le rôle du plan Intéresser et convaincre le destinataire Aider à la décision : Pas de plan « oui/non » : le rapport oriente la décision LA question à se poser Qu'est ce que je veux démontrer? On ne choisit pas un chemin sans savoir où l’on va

L’organisation de mon plan est elle cohérente ? Reprendre les éléments repérés depuis le début : Type de sujet, nature des informations etc… 2. Proposer un plan en deux parties égales, chacune divisée en 2 sous-parties. Chaque sous-partie est divisée en paragraphes (1§=1 idée). Les paragraphes sont ordonnés de façon logique. Les informations sont hiérarchisées de la plus importante à la moins importante 3. Donner à chaque partie et sous-partie un titre signifiant L’organisation de mon plan est elle cohérente ?

Rédiger l’introduction-méthode R-EX-AN But : éveiller l’attention du lecteur le contenu de l’introduction (entonnoir) Justification du sujet : « il y a un problème… ». Reformuler le sujet en une phrase d’attaque en s’aidant du contexte. Prendre de la Hauteur et ne pas débuter l’argumentation qui est à réserver Rappel de la commande : « …il faut le résoudre… ». EXpliquer la problématique, l’enjeu du sujet. Enoncé du plan : « …avec une démarche cohérente ». ANnoncer le parcours de votre démonstration (possible avec numérotation) Introduction en 4 phrases mini.

Rédiger la conclusion A quoi sert-elle ? Remettre en valeur ce qui a été démontré et qui est essentiel (conclusion récapitulative), éventuellement élargir dans une perspective d’avenir (conclusion prospective)  Les pièges à éviter : pas d'idées oubliées repêchées au dernier moment, pas d'idées nouvelles, pas de résumé

2.4/ La Rédaction de l’Entête : Collectivité Le (date de l’épreuve) (Ville de… Service..) Remarque : aucun nom de collectivité ni de service existant ou fictif, autre que celui indiqué dans le sujet ne doit être utilisé sous peine d’annulation de la copie RAPPORT À l’attention de Monsieur (ou Madame) le (la)…(destinataire) Exemple : à l’attention de Monsieur le Directeur des services techniques Objet (thème du rapport) Références : uniquement celles des principaux textes juridiques fondant le rapport (cette mention est facultative) Remarque : la prudence impose l’abandon de toute mention de signature afin d’éviter une rupture d’anonymat entraînant l’annulation de la copie. De même, aucun paraphe ne devra apparaître sur la copie

EN TETE [INTRODUCTION] Sujet à traiter Problématique Annonce du plan [DEVELOPPEMENT] 1. Titre Chapeau introductif (annonce du plan de la 1ère partie) A. Titre Plusieurs paragraphes Transition B. Titre Conclusion partielle de la 1ère partie et transition vers la 2ème partie 2. Titre Chapeau introductif (annonce du plan de la 2ème partie) Conclusion partielle de la 2ème partie [CONCLUSION] Rappel des idées-forces Fermeture du sujet/ ouverture (éventuellement) La durée de l’épreuve (ou de la compétition) est de trois heures, ni plus ni moins. Il faut donc impérativement faire entrer la totalité de ce dispositif à l’intérieur des 3 heures et achever son devoir, d’où la nécessité de faire des choix et de les assumer

L’expression : le vocabulaire : précision (contraintes juridiques, vocabulaire technique, définitions précises), clarté expliciter une fois les sigles. des phrases grammaticalement correctes des phrases allégées (pas de subordonnées) des phrases courtes (au delà de 14 mots le début de la phrase est oublié avant la fin)

Le style : écriture lisible Style administratif : CLAIR, CONCIS, PRECIS, OBJECTIF utilisation judicieuse de la ponctuation énumération possible mais sans tirets pas d'abréviation, pas de style télégraphique Si schémas ou tableaux, leur donner un titre Reformulation : pas de recopie du texte sauf texte réglementaire à citer Taille du rapport : 5 à 6 pages

Protocole d’autocorrection : 1/ Première lecture : vérifier la ponctuation et les majuscules. 2/ Seconde lecture : accorder les adjectifs aux noms 3/ Troisième lecture : accorder les sujets aux verbes L’attention sera particulièrement portée sur les fautes le plus souvent réalisées : les pluriels des adjectifs et des noms, les verbes en ER et les accords du participe (90% des fautes rencontrées sur les copies).

La Gestion du Temps : 1ère étape : ANALYSE DU SUJET – méthode des 3S Minutes S comme SUJET : lecture du libellé du sujet : prise en compte de la commande   S comme sommaire : analyse de la liste des documents - méthode SPRI S comme SURVOL : pour avoir une vue d’ensemble et caractériser les documents 2ème étape : LECTURE ACTIVE DU DOSSIER (analyse documents)  60 minutes lecture avec prise de notes réflexion sur les notes, relevé d'idées – méthode SPRI – ou démarche de projet. 3ème étape : ELABORATION DU PLAN 20 minutes préparation du développement complet avec des parties et sous-parties vérification de l'efficacité et de la clarté du plan rédaction soignée de l'introduction – méthode REXAN avec suffisamment de hauteur, et de la conclusion 4ème étape : REDACTION  1h 10 minutes rédaction du rapport complet au propre dont 60 minutes Relecture dont 10 minutes

Les critères d’appréciation : Réponse à la commande : moyen d’information et d’aide à la décision Plan structuré : valorisation et hiérarchisation des informations Maîtrise des compétences et connaissances techniques Style correct Devoir achevé A éviter absolument (note<moyenne) : Absence de plan Manque important d’informations utiles Résumés ou recopie des textes Présence d’éléments extérieurs au dossier Style incorrect Devoir inachevé Orthographe et syntaxe : Simple pénalisation si copie négligée ou au-delà de 10 fautes d’orthographe ou de syntaxe Note éliminatoire possible si la maîtrise de la langue est clairement insuffisante

Transposition de cette méthode à un sujet