Etapes vers la Certification - Préparation de groupe – Présenté par: Présenté à: Date: Lieu:

Documentation sur les Normes Normes pour l’Agriculture Durable Pour les producteurs qui sont membres d’un Groupe Objet: pratiques environnementales sociales et de gestion d’une plantation Normes pour la Certification de Groupe Pour l’Administrateur de Groupe Objet: Système de Controle Interne Page with frog

Processus General Etape 1: Constitution du Groupe Sensibilisation des Producteurs Identification des Producteurs Identification de l’Equipe SCI Etape 2: Planification Compréhension des Principes Définition des Rôles et Responsabilités Redaction d’un plan et Mise en place des Outils Etape 3: Preparation de l’Equipe SCI Formation de l’Administrateur Formation des Formateurs Formation des Auditeurs Internes Etape 4: Formation des Producteurs Formation Adaptée Mise en place des Actions Suivi Etape 5: Audits Internes Page with frog Audits des plantations et du SCI Actions Correctives Suivi Etape 6: Audits Externes Audits des plantations et du SCI Actions Correctives Certification Etape 7: Amélioration Continue Des plantations Du SCI 3

Etape 1: Constitution du Groupe Step 1: Constitution du groupe Sensibilisation des Producteurs Identification des Producteurs Identification de l’Equipe SCI Informer les membres du groupe ayant choisi notre Norme sur les différentes Etapes en vue de la certification. Notamment s’assurer de l’enregistrement des plantations et entamer un processus de recrutement internes pour l’Equipe de Contrôle Interne. 1. Producteurs (Les Producteurs doivent bien être informes et ensuite décider de leur candidature au programme) 2. Administrateur de Groupe (Cette personne sera responsable du développement et de la gestion du Système de Contrôle Interne. Elle devra être techniquement compétente et prendre la décision finale quant a la sélection des producteurs ) 3. Formateurs (Agronomes / Agences d’appui au développement / Producteurs Relais) (Cette personne aidera les producteurs à mettre en place le standard. En l’absence d’agences d’appui des producteurs volontaires seront indispensables) 4. Auditeurs Internes (Agronomes / Agences d’appui au développement / Producteurs Relais) (Il peut s’agir de Formateurs pourvu qu’ils n’auditent pas les Producteurs qu’il a formés. Cet audit a lieu au moins une fois par an pour chaque plantation) Page with frog Equipe SCI

Etape 2: Planification Step 2: Planification Compréhension des Normes Définition des Rôles et Responsabilités Bien lire les Principes de façon à déterminer les responsabilités de chacun Critères applicables au Groupe Quels sont les critères applicables Groupe en matière de SCI ? (l’Administrateur de Groupe doit déterminer quels critères seront pris en charge par le Groupe ou chaque Producteur. Les critères relatifs au Système de Gestion Sociale and Environnementale devront par exemple être pris en charge par le Groupe) Quels sont les critères applicables a chaque Producteur ? (Tous les critères non pris en charge par le Groupe devront l’être par les producteurs Page with frog Critères applicables aux Producteurs Critères Non Applicables

Etape 2: Planification Step 2: Planification Redaction d’un plan et Mise en place des Outils Rédiger un plan qui détaille les activités, les dates clés, les responsabilités, les outils et les ressources nécessaires. Par exemple, un groupe pourra développer une check-list d’audit interne sur les critères dont il faudra vérifier la conformité pour chaque producteur. C’est un outil important pour les audits internes. Page with frog Principes applicables aux Producteurs Exemple de check-list

Etape 3.1: Construction du SCI Step 3: Preparation de l’Equipe SCI Formation de l’Administrateur Etabli d’après l’analyse des Normes notamment les critères applicables au Groupe, l’Administrateur de Groupe devra développer son propre Système de Contrôle Interne Critères applicables au Groupe Système de Contrôle Interne du Groupe Page with frog Après avoir été construit, le système doit être mis en place et documenté (ex traçabilité)

Etape 3.2: Formations des Formateurs (Agronomes / Agences d’appui au développement / Producteurs Relais) Step 3: Preparation de l’Equipe SCI Formation des Formateurs Les formateurs doivent savoir comment mettre en place les normes au niveau des Producteurs et savoir communiquer efficacement avec eux: il est important qu’ils soient reconnus et respectés. Les formateurs doivent pouvoir bénéficier de matériels de formation comme des posters, manuels, mini calendrier et autres documents. Principes applicables aux Producteurs Page with frog

Etape 3.3: Formation des Auditeurs Internes (Agronomes / Agences d’appui au développement / Producteurs Relais) Step 3: Preparation de l’Equipe SCI Formation des Auditeurs Internes Les auditeurs internes seront formés sur les normes, les techniques d’audit ainsi que l’utilisation d’une check-list. L’Administrateur de Groupe doit faire des points ponctuels sur les audits menés, de façon à juger si les auditeurs internes sont suffisamment formés et ont besoin de formation supplémentaire. Critères applicables aux Producteurs Page with frog

Etape 4: Formation des Producteurs Step 4: Formation des producteurs Formation Adaptée Mise en place des Actions Suivi Les Formateurs (Agronomes / Agences d’appui au développement / Producteurs Relais) forment les Producteurs selon la méthode la plus adaptée localement (ex en Champs Ecoles). Page with frog Attention à bien documenter chaque séance de formation. Les Formateurs doivent assurer un suivi des producteurs afin de s’assurer que les principes sont bien mis en œuvre dans les zones de production.

Etape 5: Audits Internes Step 5: Audits Internes Audits des plantations et du SCI Actions Correctives Suivi Chaque producteur ainsi que le SCI doivent être audites en interne au moins une fois l’an. C’est une étape essentielle pour engager les Producteurs dans un processus d’Amélioration Continue. Un auditeur interne ne peut auditer un producteur qu’il a forme ou l’exploitation d’un membre de sa famille. Dans le cas d’un Producteur Relai, le Groupe veillera tant que faire se peut à en identifier un d’une autre zone de production voire Communauté. Les Producteurs devront entreprendre des Actions correctives à chaque non conformité ainsi détectée. A la fin des audits, des suivis seront organisés de façon à s’assurer de la mise en place des actions correctives. L’ administrateur de Groupe effectuera des contrôles réguliers sur des points spécifiques relatifs à ces audits internes afin d’en garantir l’intégrité, et éventuellement décider de la mise en place de formation supplémentaire. Page with frog

Etape 6: Audits Externes Step 6: Audits Externes Audits des plantations et du SCI Actions Correctives Certification Ces audits sont menés par des auditeurs appartenant à des organismes d’inspection accrédités par Rainforest Alliance. (1) Audit du SCI (2) Audits des plantations échantillonnées en général la racine carrée du nombre total de Producteurs Les Non-conformités éventuelles seront signalés lors des audits. Décision Finale: Certification, ou Certification après actions correctives, ou Pas de Certification Page with frog

Etape 7: Amélioration continue Step 7: Amélioration Continue Au niveau des Prodcuteurs Au niveau du SCI Le processus ne s’arrête pas a la certification. Apres l’audit de certification, a la fois les Producteurs et le SCI doivent continuer à améliorer leurs pratiques tout au long de l’année. Développer un “plan d’action” chaque année qui détaille les activités, les dates clés, les responsabilités, les outils et les ressources nécessaires. Un Suivi des activités afin de s’assurer d’une réalisation dans les temps convenus Page with frog 13

Faisons donc la route ensemble ! Merci One of two choices for final slide Rainforest Alliance à pour vocation de préserver la biodiversité et d’assurer des moyens de subsistance durables en transformant les pratiques de gestion du territoire, les pratiques commerciales et le comportement des consommateurs.