LA PERIODE D’INVENTAIRE

Attention : l’exercice budgétaire sur le nouvel exercice débute. A partir du 1er janvier N+1 : Des opérations sont effectuées pendant la période d’inventaire.   Attention : l’exercice budgétaire sur le nouvel exercice débute. S’organiser pour éviter le chevauchement d’opération relatives à 2 exercices différents. La période d’inventaire doit être la plus courte possible. Opérations à effectuer : Préalables Arrêt au 31 décembre de l’émission des titres et des mandats de l’exercice en cours. Basculement d’exercice effectué. Attention : Emission de mandats pour les factures arrivées avant le 31 décembre : mandater dans les tous premiers jours de  janvier  

Opérations d’inventaire : - Titres de recettes relatifs à l’utilisation des ressources affectées - Charges constatées d’avance et produits comptabilisés d’avance - Traitement des charges à payer et des produits à recevoir (identifier et comptabiliser) - La variation des produits du SAH - Contributions entre services - Variations de stocks - Mise à jour de l’inventaire et Dépréciations - Les prestations accessoires (relevé des compteurs) Opérations résultant des mouvements de trésorerie initiés avant le 31 décembre : Régularisation des opérations de mandatement et de recettes : solde des régies, solde des comptes de DAO  - Traitement des valeurs inactives

  Opérations comptables de fin et de début d’exercice : L’agent comptable arrête les écritures (provisoirement pour toutes les opérations inscrites avant le 31 décembre et définitivement après la fin des travaux de la période d’inventaire). Au terme de la période d’inventaire, l’agent comptable peut confectionner le compte financier (pièces, résultat, vote, transmission)

La période d’inventaire consiste : - à comptabiliser systématiquement, après le 31décembre, l’ensemble des services faits et des droits acquis au titre de l’exercice qui s’achève, selon la procédure des charges à payer (CAP) et des produits à recevoir (PAR). - à effectuer les autres opérations d’inventaire : opérations de régularisation des mouvements de trésorerie initiés avant le 31 décembre (DAO, recettes à classer) ET les opérations classiques d’inventaire (stocks, dépréciations, service de restauration, recettes sur ressources affectées, participations entre services)

LES VALEURS INACTIVES

Les opérations des valeurs inactives s'effectuent dans l'onglet La comptabilisation des valeurs inactives   Les opérations des valeurs inactives s'effectuent dans l'onglet des valeurs inactives. Le BE reprend le montant du BS qui apparaît au compte financier. La réévaluation des tickets est une opération à effectuer après la reprise du BS. Le compte 881 est à subdiviser en autant de sous-comptes qu'il existe de catégories de tickets. Le compte 881 est débiteur ou nul. Les inventaires doivent correspondre aux soldes des comptes 881X (par exemple, vérifier les « fiches de compte » éditées par GTI, à conserver). Les ventes de tickets aux commensaux, telles que retracées dans le journal des tickets vendus, provoquent un débit du compte 883 et un crédit des comptes 881X. Les journaux des ventes sont à conserver (ils justifient l’ordre de recette émis au compte R2/7065, pris en charge au compte 4713 (qui retrace en comptabilité générale les encaissements des ventes de tickets)).

Contrôles à effectuer : La comptabilisation des valeurs inactives Contrôles à effectuer :   Indications des fiches de stocks (inventaire), à comparer au contenu du coffre (la réalité des tickets), à comparer aux écritures en classe 8 (solde des 881X) : ces trois éléments doivent être identiques. Valider la session des valeurs inactives, quand le contrôle est probant, chaque fin de mois. Conserver à portée des comptes financiers, en archivage, les journaux des tickets vendus et les inventaires au 01/01 et au 31/12 de l’exercice.

Exercice

Corrigé

LA VARIATION DES PRODUITS DU Service Annexe d’Hébergement

La variation des produits du SAH – DBM 27 Origine Annexe technique à la circulaire du 28 mars 1988 (organisation économique et financière des EPLE)   § 1126 : « Les crédits des services spéciaux L2 et R2 sont déterminés en fonction des recettes budgétairement affectées, ils varient en fonction des recettes constatées » § 1127 : « Tout établissement gestionnaire d’un SAH joint à son budget et au compte financier un document explicatif et justificatif des crédits ouverts » § 12112 : « Les crédits ouverts à ce chapitre (L2/R2) évoluent en fonction de la réalisation des recettes auxquelles ils sont régulièrement liés ». « L’agent comptable est régulièrement informé de la variation des ouvertures de crédits par l’ordonnateur. » Rappel sur la ventilation des charges communes La pièce B4 du budget initial détaille les prévisions de recettes et les ouvertures de crédits. A la fin de l’exercice, il convient de rectifier ces prévisions en prenant en compte la réalisation effective des recettes. Cette opération peut être plus ou moins complexe en fonction du traitement des ressources affectées au financement des charges communes.   La ventilation des charges communes peut être budgétisée de trois manières :

Remarques Les ressources de restauration sont des recettes affectées ; les crédits ouverts sont évolutifs. Le système de la comptabilité des droits constatés implique l’émission des titres de recette dès que les constatations sont arrêtées, au plus tôt. Attention aux pièges de la situation des dépenses engagées. Le gestionnaire est responsable de sa mise à jour. Les crédits ouverts sont des crédits prévisionnels alors que les dépenses inscrites sont réelles : le calcul du crédit nourriture permet d’évaluer le disponible réel. Possibilité de mise en débet de l’agent comptable si la réalité des crédits ouverts est inférieure à la réalité des dépenses.  

La variation des produits du SAH – DBM 27 I. La prise en compte de la réalité La variation des produits du SAH – DBM 27 Exercice  

Calculer les variations entre le « prévisionnel » et le « réalisé »: Exercice Calculer les variations entre le « prévisionnel » et le « réalisé »:   Budget prévisionnel : Les recettes de demi-pension sont prévues à hauteur de 120000€ (400 DP - Tarif annuel : 300€) AGRIMER, prévu : 1000€ Tickets commensaux, prévu : 8000€ FARPI = 22,50% FCSH = 1,25% Charges communes : 20% sur les recettes de demi-pension et 20% sur les recettes des commensaux Réalisation : Les recettes de demi-pension s’élèvent à 100000€ (inscriptions en baisse et remises d’ordre effectuées) Réalité de la vente annuelle de tickets repas : 10000€ AGRIMER, au réel : 1000€ La variation des produits du SAH – DBM 27

La variation des produits du SAH – DBM 27 corrigé

La variation des produits du SAH – DBM 27

La variation des produits du SAH – DBM 27 III. Conséquences sur les situations des dépenses et des recettes   Quel est le boni du crédit nourriture ?

La variation des produits du SAH – DBM 27 IV. Calcul du résultat du chapitre R2 1. Recettes - dépenses = 111000 - 110950 = 50 2. Fonds de roulement* du chapitre R2 de l'exercice clôturé – Fonds de roulement du chapitre R2 du dernier compte financier arrêté (supposons que ce FDR était de 0€, pas de réserves disponibles) : 50 - 0 = 50 3. Crédits non employés - (plus values/moins values) - montant prélevé sur le fonds de réserves = 50 - 0 - 0 = 50 * pour simplifier : ensemble des réserves disponibles du service spécial R2

LES CONTRIBUTIONS ENTRE SERVICES

Participation d’un chapitre spécial au service général      On peut le prévoir au budget en tant que participation aux charges communes, en utilisant le compte 6588 (contribution entre services) en dépense et au compte 7588 au service général en recettes. Exemple de la participation aux charges communes du chapitre R2

Participation d’un chapitre spécial au service général     On peut aussi évaluer les dépenses réelles (notamment de téléphone) et effectuer un mandat pour ordre sur le chapitre spécial et un ordre de recette pour ordre sur le service général. Par exemple : reversement téléphone ou énergie du chapitre J1

MISE A JOUR DE L’INVENTAIRE ET DEPRECIATIONS 26

Les textes : références Décret 62-1587 du 29 décembre 1962 – art 179 portant règlement général sur la comptabilité publique L'agent comptable est responsable de la tenue de l'inventaire des biens inscrits au bilan en veillant à sa mise à jour, et de la conservation de ces biens A ce titre et dans le cadre du contrôle interne comptable l'agent comptable doit procéder à un état des lieux et vérifier : S'il existe une gestion informatisée des immobilisations Si l'état de l'actif est ajusté avec la comptabilité générale au 31/12 Si les dépréciations ont été votées en CA et qu'elles sont comptablement à jour Si les biens inscrits à l'inventaire sont en service et étiquetés Circulaire interministérielle du 9 mai 1989 sur les procédures de désaffectation applicable à tous les biens utilisés par les EPLE dans le cadre de leur mission de service public d'enseignement Loi 92-678 du 20 juillet 1992-titre III, article 15 sur le régime de propriété des biens meubles mis à disposition des EPLE. Un arrêté du conseil d'état du 2/12/94 a confirmé, après la parution de la loi du 20 juillet 92, la légalité des dispositions de la circulaire de 1989 27

LA TENUE DE L'INVENTAIRE Le principe: L'EPLE dispose d'un inventaire général de ses biens mobiliers sous la forme D'un répertoire des biens comptabilisés à la section de fonctionnement ( numérotation en R) acquisitions non immobilisables susceptibles de faire l'objet d'un suivi spécifique ( ex: tables , chaises, outillage, matériels audiovisuels…) Biens mis à disposition de l'établissement comme les dotations en nature des collectivités D'un inventaire des biens comptabilisés à la section d'investissement ( numérotation en V ) et dont la valeur figure en classe 2 Biens d'une valeur unitaire > 800 € ht ( circulaire 2001-269 du 28/12/01 Dans la pratique, il peut être retenu la règle suivante: Un bien sera immobilisé s'il est destiné à rester durablement dans l'établissement et s'il a une valeur d'acquisition voisine de 800 € ht 28

LA TENUE DE L'INVENTAIRE La classification Quatre catalogues fichiers divisés en sections détaillant le patrimoine et identifiées par une lettre minuscule : A = mobilier usuel B = Bibliothèque générale C = Matériel d'enseignement D = matériel des ateliers Le bien immobilisé entre à l'inventaire dès l'opération de mandatement effectuée. Une fiche d'entrée est alors générée, elle comporte les éléments suivants: Date d'entrée Identification (lettre catalogue, lettre section, n°d'ordre ininterrompu dans la section, V ou R) Compte d'imputation budgétaire et N° de mandat Valeur et description du bien Durée de dépréciation ou d'amortissement Localisation du bien dans l'établissement Identité du fournisseur Source de financement ( compte d'imputation de classe 1) Tableau récapitulatif: liste des catalogues fichiers 29

30

LA TENUE DE L'INVENTAIRE Acquisition de biens immobilisables Toute intégration d'un bien dans le patrimoine fait l'objet: D'une opération de constatation de charge en classe 2 au débit D'une opération de constatation de recette en classe 1 au crédit ( sauf pour les biens financés sur les réserves de l'établissement ) Ce qui signifie : Ces comptes 1 et 2 mouvementés ne sont jamais soldés et comportent donc un bilan d’entrée (sauf compte utilisé pour la première fois). Cela correspond au fait que le patrimoine se transmet d’un exercice à l’autre jusqu’à sortie du bien de l’inventaire. Le montant du solde débiteur de ces comptes doit correspondre à l’inventaire tenu au sein de l’établissement 31

LA TENUE DE L'INVENTAIRE Les biens inventoriés et donc accumulés en classe 2 ont été acquis de façon différente: Dotation 1er équipement (acquis à l'ouverture de l'établissement) sur subvention, sur prélèvement sur les réserves de l’établissement. Pour un bien acquis sur subvention Les subventions ayant servi à l’achat de biens ne peuvent être saisis en classe 7 (on aurait une recette sans dépense en classe 6 => cela fausserait le résultat de l’exercice et ne se reporterait pas d’un exercice sur l’autre comme la classe 2 qui n’est jamais soldée ) Elles font l’objet d’un ordre de recette en classe 1 (1311,1313, 13181,13185), réceptionné de la même manière qu’un ordre de recette en classe 7, dans des comptes non soldés en fin d’année. Les subventions ayant servi à acheter des biens immobilisés se reportent d’un exercice sur l’autre tant que le bien inventorié reste en classe 2: Au final, il y a équilibre entre les dépenses et recettes en capital Classe 2 Patrimoine 215 216 2182 2183 Classe 1 Financements 1021 1311 1313 13181 13185 32

LA TENUE DE L'INVENTAIRE Si le bien a été acquis sur les réserves, il y a un mandat en classe 2 et un montant qui se reporte donc au débit d’un exercice sur l’autre. En revanche, aucun ordre de recette au crédit et cependant, le bien a été payé Si l’on fait la différence entre les recettes et les dépenses on a un « résultat » comparable à un déficit Classe 1 Classe 2 1021 1311 1313 13181 13185 Achats Sur subvention Achats sur réserves 33

LA TENUE DE L'INVENTAIRE Entrées de biens immobilisés à l’inventaire: opérations d’acquisitions d'immobilisations en comptabilité budgétaire Immobilisation d’un bien sur subvention collectivité territoriale : Achat d’un four pour la restauration = 15000,00 € DBM 2 – Décision attributive de subvention : ZD 215 = 15000,00 € et ZR 1312 ou ZR 1313= 15000,00 € Immobilisation d’un bien par utilisation de la taxe d’apprentissage : Achat ordinateur = 900,00 € DBM2 – Décision attributive de subvention : ZD 2183 = 900,00 € et ZR 13181 = 900,00 € Immobilisation d’un bien par prélèvement sur les réserves : IMPORTANT : décision du conseil d’administration donc vote : - 4 000.00 € sur les réserves générales - 4 000.00 € sur les réserves Enseignement Technique J1 DBM 3 – Achat immobilier de bureau: ZD 2184 = 8000,00 € TRES IMPORTANT : PAS DE CONTREPARTIE EN RECETTES 34

Exercice pratique

Exercice pratique

LA TENUE DE L'INVENTAIRE Après avoir procédé à l'entrée des biens à l'inventaire pour leur valeur d'acquisition, il faudra constater la perte progressive de cette valeur initiale, c'est la technique de la dépréciation qui débute dans l'année qui suit l'achat La technique de la dépréciation permet seulement de constater cette perte de valeur au bilan et n'implique aucune opération comptable permettant d'envisager le renouvellement des biens dépréciés Les durées de dépréciation sont fixées par les C.A des EPLE, par référence aux usages comptables: 37

LA TENUE DE L'INVENTAIRE Cette déperdition est suivie dans des comptes de classe 2 : les comptes de dépréciations . Ils correspondent aux comptes d’immobilisation 215 2815bis 216 2816bis 218(2,3,4) 2818bis Ils sont crédités (=> diminution par rapport au débit des comptes d’immobilisation) annuellement du montant de la dépréciation(=valeur des biens dépréciés divisée par le nombre d’années sur lequel court la dépréciation = 5, 10 ou 20 ans selon le type de matériel) En classe 1, un compte (le 1069) est débité du montant exact de ces dépréciations et diminue d’autant l’origine du financement des biens 38

LES VARIATIONS DE STOCKS

LES VARIATIONS DE STOCKS La classe 3 retrace la valeur des stocks détenus par l'EPLE : les comptes restent figés pendant tout l'exercice à leur valeur d'entrée au 1/01 de l'année N , Ce n'est qu'au début de l'exercice N+1 que sont passées en comptabilité les montants des variations de stocks constatés au 31/12 de l'année N. Les comptes mouvementés sont: 311 – Stocks de denrées 312 – Stocks de fuel 313 – stocks de Matière d’ œuvre Leur solde est toujours débiteur (comme les comptes du patrimoine) Les DBM utilisées dans GFC en fin d'exercice sont: DBM 291 = Augmentation de stock DBM 292 = Diminution de stock Ces DBM sont présentées au CA pour info avec le compte financier

1)Les stocks : Diminution Sur 6100 euros de denrées achetées pendant l’exercice 2007 au 6011, tout a été utilisé et les stocks de l’année précédente ont diminué de 150 euros Les recettes du R2 sont de 6 300 euros Or, nous avons utilisé pour faire fonctionner le R2 plus que ce que nous avons acheté en 2007. Pour donner la situation véritable du coût de fonctionnement du R2, on doit tenir compte de ces 150 euros utilisés mais pas imputés au R2 en 2007. On fait un mandat (=dépense) au R2 60311(sans recette supplémentaire en regard ce qui a pour effet de modifier le résultat de l’exercice dans le sens d’une diminution) et un ordre de recette au ZR 311 sans charges en regard ce qui a pour effet d’augmenter les fonds disponibles Au final les réserves ne changent pas. Une partie des stocks redeviennent des réserves disponibles qui elles mêmes ont été diminuées par le résultat de l’exercice d’autant

Situation avant écritures de diminution des stocks Classe 3 Stocks Classe 3 Classe 6 Recettes du chapitre R2 6300 Classe 7 Dépenses Du chapitre R2 6100 Excédent 200 Augmente réserves disponibles

Situation après écritures de diminution des stocks Ordre de recette au 311 => augmente les réserves disponibles Classe 3 Stocks Stocks Recette 150 Classe 3 Stocks utilisés 150 euros Mandat au 60311 pour augmenter la charge (donc diminuer l’excédent ou augmenter le déficit) Recettes du chapitre R2 6300 Classe 7 Classe 6 Dépenses du chapitre R2 6250 Dépenses Du chapitre R2 6100 Excédent 200 Excédent 50

2)Les stocks: Augmentation Sur 6000 euros de denrées achetées pendant l’exercice 2007 au 6011, il reste au magasin pour 200 euros de denrées le dernier jour de l’année civile Les recettes du R2 sont de 6100 euros Ces denrées restant en stock ont été achetées en 2007 ( elles ont donc fait partie des charges et participé au résultat de l'exercice comme le reste du compte 6011). Mais elles seront utilisées dans un exercice ultérieur Pour donner la situation véritable du coût de fonctionnement du R2, on doit tenir compte de ces 200 euros non utilisés mais payés. On fait un ordre de reversement au R2 60311 pour diminuer les charges au 6011 et un mandat (=dépense) au chapitre ZD dans le compte 311 (sans recette en regard ce qui a pour effet d’utiliser des réserves disponibles) pour constituer le stock. Au final les réserves ne changent pas. Une partie des réserves disponibles deviennent des stocks qui pourront être utilisés l’année N+1.

Situation avant écritures d’augmentation des stocks Classe 3 Stocks Classe 3 Classe 6 Recettes du chapitre R2 6100 Classe 7 Dépenses Du chapitre R2 6000 Excédent 100 Augmente réserves disponibles

Situation après écritures d’augmentation des stocks Mandat au 311 => augmente les stocks et diminue les réserves disponibles Classe 3 Stocks Stocks Classe 3 Ordre de reversement au 60311pour diminuer la charge (donc augmenter l’excédent ou diminuer le déficit) Recettes du chapitre R2 6100 Classe 7 Classe 6 Dépenses Du chapitre R2 6000 Stocks faits 200 euros Dépenses du chapitre R2 5800 Excédent 300 Excédent 100

LES OPERATIONS DE REGULARISATION DES CHARGES ET DES PRODUITS

LES OPERATIONS DE REGULARISATION DES CHARGES ET DES PRODUITS Ce sont les opérations qui visent à comptabiliser après le 31/12, les dépenses et les recettes (de l'exercice N-1) qui n'ont pas pu être régularisées avant le 31/12. On utilise la technique des charges à payer (CAP) et des produits à recevoir ( PAR): Comptabilisation des services faits au titre de l'exercice N-1 Comptabilisation des droits acquis au titre de l'exercice N-1

les opérations de CAP et PAR Période d’inventaire les opérations de CAP et PAR (opérations avec flux financiers ) .

Période d’inventaire Charges à payer Les CAP sont des dépenses réalisées avant le 31/12/N, mais pour lesquelles à cette même date l’EPLE n’a pas reçu les justificatifs nécessaires au paiement. La technique dite des CAP permet le rattachement à l’exercice de ce type de dépenses. *~ en matière d’investissements on parlera de factures non parvenues

Période d’inventaire Charges à payer En fin d’exercice, il convient d’identifier rapidement les CAP de façon automatique, à partir des engagements non soldés et du service fait à partir des charges repérées bien en amont dont l’établissement n’a pas l’initiative (ex. les charges énergétiques)

Période d’inventaire Charges à payer En fin d’exercice, il convient d’identifier rapidement les CAP ■=> Ce qui nécessite une tenue rigoureuse des engagements sur l’ensemble des dépenses en s’assurant régulièrement de la réalité des engagements non soldés. ■=> D’où l’intérêt d’utiliser la fonctionnalité « approvisionnement » de GFC.

Période d’inventaire Eviter, en fin d'année, l'exécution trop tardive d' opérations sur ressources affectées sachant qu'il faudra dans le cas contraire avoir recours à la technique des CAP / PAR, pour respecter l'équilibre du service.

Période d’inventaire Maîtriser la date de livraison sur l'année N-1 ou N s'agissant des immobilisations afin d'éviter la réalisation de l'opération en fin d'année. Dans le cas contraire, exiger un devis ou une facture pro forma pour empêcher une surévaluation qui fausserait l'actif.

LES PRODUITS A RECEVOIR Période d’inventaire LES PRODUITS A RECEVOIR Les PAR sont des recettes dont les droits sont acquis pour l’ EPLE avant le 31/12/ N mais pour lesquels, à cette même date, l’ établissement n’ a pas pu procéder à la liquidation définitive

Période d’inventaire La technique dite des PAR permet le rattachement à l’exercice de ce type de recettes. Elle concernera peu d’opérations dans les EPLE, excepté les Greta.

Période d’inventaire La technique des CAP La procédure en N-1 : Comptabilisation des services faits au titre de l’exercice N-1 L’ordonnateur procède à la liquidation provisoire du montant des travaux, fournitures, ou services rendus au titre de l’exercice qui va se clore en se fondant sur des prix de commandes ou des devis. (Il établit un état récapitulatif qu’il certifie conforme aux services faits seulement si choix de l’ordre de paiement cf diapo76) et émet un mandat prévisionnel L’agent comptable prend en charge, après visa, le mandat : Attention : ces mandats ne pourront pas donner lieu à paiement sur l’exercice N-1

Période d’inventaire La technique des CAP En fin d’exercice N-1 : Émission des mandats de CAP budgétairement Solde l’engagement comptablement Par le crédit des comptes “charges à payer” 408 428 438…..

Elles seront soldées lors Écritures comptables sur N-1 Vos prises en charge des mandats vont créer les écritures suivantes : 408 xxx 6... xxx Elles seront soldées lors du solde de la classe 6 et seront intégrées au résultat de N-1 Sera repris sur le bilan d’entrée de N

Période d’inventaire Attention : La technique des PAR La procédure en N-1 Comptabilisation des droits acquis au titre de l’exercice N-1 L’ordonnateur procède à la liquidation provisoire du montant des recettes nées au cours de l’exercice qui va se clore en se fondant sur tous les éléments en sa possession. (Il établit un état récapitulatif qu’il certifie conforme aux opérations réalisées seulement si choix de l’ordre de recouvrement diapo 79 ) et émet un titre de PAR. L’agent comptable prend en charge après visa le titre. Attention : ces titres ne donnent pas lieu à recouvrement sur l’exercice

Période d’inventaire La technique des PAR En fin d’exercice N-1 : Émission des Titres de PAR * comptablement Par le débit des comptes “produits à recevoir” 418 428 438 448…..

Elles seront soldées lors Écritures comptables sur N-1 Vos prises en charge des OR vont créer les écritures suivantes : 418 XX X 7... XX X Elles seront soldées lors du solde de la classe 7 et seront intégrées au résultat de N-1 Sera repris sur le bilan d’entrée de N

La technique des CAP et des PAR Période d’inventaire La technique des CAP et des PAR La régularisation en N à la réception de la facture ou des pièces justificatives Deux méthodes 1.l’ordre de paiement / l’ordre de recouvrement 2.l’extourne ou la contre-passation => Le choix entre les deux méthodes est fonction du volume des transactions à traiter, car la méthode de régularisation des CAP par ordre de paiement n’est pas totalement automatique (nouvelle saisie des données fournisseurs).

Période d’inventaire La technique des CAP Régularisation selon la méthode de l’ordre de paiement en N Emission d’un ordre de paiement par l’ordonnateur au vu des factures reçues. Paiement après visa par l’agent comptable.

Période d’inventaire 1. LA FACTURE EST> A L’EVALUATION => émission d’un mandat complémentaire sur les crédits de l’exercice N, imputé au compte par nature intéressé par la dépense et pris en charge par l’agent comptable comme les autres opérations de l’exercice en cours.

Période d’inventaire 2. LA FACTURE EST< A L’EVALUATION => émission d’un titre de recettes sur le budget de l’exercice N, imputé au compte par nature correspondant à la dépense initialement comptabilisée et pris en charge par l’agent comptable comme les autres opérations de l’exercice en cours.

Période d’inventaire Cas particuliers des immobilisations sur N-1: Emission du mandat de factures non parvenues sur N : A la réception de la facture Seule la méthode de régularisation par l’ordre de paiement est autorisée Il est recommandé - d’éviter le recours à cette technique en maîtrisant la date de livraison afin que cette opération ne soit pas réalisée en fin d’année, - d’exiger, dans le cas contraire, un devis ou une facture pro forma pour empêcher une surévaluation qui fausserait l’actif.

Période d’inventaire La technique des CAP La principale difficulté de cette méthode de régularisation par ordre de paiement est technique. La procédure n’est pas totalement automatique : GFC ne récupère pas le fichier des fournisseurs concernés par les mandats de CAP émis en N -1 pour l’émission des ordres de paiement en N<=> nouvelle saisie - Une autre difficulté : les saisies et documents sont réalisés à l’agence comptable. il convient de limiter le volume des CAP - par une exécution budgétaire régulière, - par un calendrier réfléchi de fin d’année intégrant une limitation des engagements.

Période d’inventaire Les contrôles de l’agent comptable en matière de CAP et PAR - visa en deux étapes : en N: au moment de la régularisation Contrôles portant :- sur l’exactitude des calculs de liquidation en N-1 au moment de la prise en charge Contrôle partiel portant sur la validité de la créance - notamment la justification du service fait (contrôle de la signature du bordereau journal de mandatement de CAP par l’ordonnateur qui emporte justification du service fait des dépenses concernées.)

1)Les charges à payer Au 31/12/07, l'ordonnateur établit un état récapitulatif des factures non parvenues à cette date et procède à un mandatement pour ordre en se fondant sur le montant du bon de commande, devis… L'agent comptable prend en charge le mandat et retrace en comptabilité générale l'opération de la façon suivante: Débit 6011 / Crédit 408 ( facture non parvenue pour 1000 euros) Sur l'exercice 2008, dès que la facture est parvenue l'agent comptable procède au paiement par le biais d'un OP: 3 CAS Si le montant de la facture est égal à l'évaluation Débit 408 / crédit classe 5 pour 1 000 euros Si le montant de la facture est inférieur à l'évaluation faite en 2007,un OR est effectué du montant de la différence Débit 408 / crédit 7583 pour 200 euros Débit 408 / crédit classe 5 pour 800 euros Si le montant de la facture est supérieur à l'évaluation, un mandat complémentaire est émis sur 2008 ( consommation des crédits 08) Débit 6011 / crédit 4012 pour 100 euros Débit 408 pour 1000 , débit 4012 pour 100 et crédit cl 5 pour 1100

2)Les produits à recevoir Au 31/12/07, l'ordonnateur établit un état récapitulatif des droits acquis par l'établissement en 2007 mais pour lesquels aucun titre de recettes n'a été émis sur 2007: Exemple: un dégât des eaux survenu fin 2007 non encore indemnisé et évalué à 5000 euros L'agent comptable prend en charge le titre remis par l'ordonnateur Débit 4681 / Crédit 771 Sur l'exercice 2008,l'agent comptable procède au recouvrement Si l'assurance indemnise à hauteur de 7 000 euros, un ordre de recettes complémentaire de 2 000 euros est effectué Si l'assurance n'indemnise qu'à hauteur de 4 000 euros, un mandat pour ordre de 1 000 euros est établi au Chap C 671

Pour conclure…

Les opérations de vérification Les ressources affectées ou spécifiques: Au 31/12, les produits provenant des bourses, de la taxe d'apprentissage, des contrats et conventions et des crédits globalisés rectoraux ( affectés par le CA ) doivent faire l'objet d'ordre de recettes dont le montant est égal aux dépenses effectuées Les soldes des comptes de classe 4 correspondant font alors apparaître les reliquats disponibles en N+1 La vérification des engagements et des liquidations: Contrôle de la situation des dépenses engagées et de la situation des recettes Ne pas oublier les prestations en nature