Festival Tzigane « Road Book »

Festival Tzigane Les Étapes Les questions à résoudre Objectif Définir le concept Les objectifs du Festival ? Les acteurs : prescripteurs, spectateurs, mécènes, sponsors, partenaires ? Le « business model » retenu ? Les contraintes spécifiques : lieu, date, style, … ? La cible ? Concept du Festival  Programmer l’évènement Le lieu / la salle ? Les groupes / animations ? Le parrain ? Les sponsors ? Les mécènes ? Le budget ? Les tarifs ? Programmation  Communiquer sur l’évènement Plan de communication Les créations pour l’événement ? Le plan média ? Le planning d’édition / distribution ?   Pré-vendre l’événement Préventes Les cibles potentielles professionnelles Les cibles potentielles grand public Autres cibles : CD, DVD, … Gérer le déroulement Gestion du Festival Logistique salle, musiciens, accueil Recording Tzigart Business Tzigart Business Bar  Faire le bilan / Capitaliser Succès du Festival Les objectifs du Festival sont-ils atteint ? Comment capitaliser sur l’événement ? 

 Concept Objectifs du Festival Les acteurs « Business model » Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Objectifs du Festival Bilan du festival N-1 Objectif année N Les acteurs Prescripteurs Spectateurs Mécènes Sponsors Partenaires « Business model » Contraintes spécifiques : Lieu Date Style Cible

 Programmation LIEU / SALLE(S) Concept  Programmation LIEU / SALLE(S) Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Sélectionner le lieu / la salle : Capacité ? Notoriété ? Localisation ? Disponibilité ? Confort ? Aspect général ? Coût ? Moyens techniques : Son Lumière Plateau Film Moyens humains ? Sécu Ingé Régisseur Contractualiser : Contrat Assurance (responsabilité civile, …) Autorisation film Autorisation photos Autorisations enregistrement son / disque Autorisation bar : boissons, alcool, licence … Décoration complémentaire Autorisation préfectorale Contrat SACEM Mapping de la salle Configuration des places Emplacements : scène, bar, entrée / sortie

 Programmation GROUPES / ANIMATIONS Concept  Programmation GROUPES / ANIMATIONS Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Sélectionner les artistes : Notoriété ? Disponibilité ? Coût ? Plateau ? Contractualiser avec artistes / manager: Négociation Si groupe connu : aucune Si groupe non connu et pas de manager : flatterie ;) Si manager : négo en fonction de la notoriété du groupe, du festival Contrat : Contrat direct avec les artistes Contrat indirect avec le manager  aide Spedidam impossibles Déclarations : DUE (déclaration unique d’embauche) : 1 j avant le concert Feuille de salaire Feuille ASSEDIC Feuille « congés spectacle » Administratif : fin du mois + vérification annuelle URSAFF ASSEDIC Congés spectacles AFDASS Assurance Autorisation film / photos Autorisations enregistrement son / disque Autorisation sur utilisation du nom Impliquer les artistes / manager Affiches BDD clients Liste des concerts à venir

 Programmation SPONSORS / MECENES Concept  Programmation SPONSORS / MECENES Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Parains Médias : Presse : Télérama / … TV Radio : Radiofrance Entreprises générales : Fondation France Télécom Banque : CIC, … Entreprises du secteur Musique ADAMI SPEDIDAM FNAC Administrations Mairie de la Ville RATP Métrobus Poste / Mediapost Imprimeurs : Royez Musique, Beuscher, …

 Programmation BUDGET Concept  Programmation BUDGET Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Hypothèse de travail : Nombre de soirées Cibles quantifiée CA prévisionnel par business Coûts prévisionnels Définir le point mort

 Programmation TARIFS Concept  Programmation TARIFS Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Définir la politique de prix en fonction de la cible

 Communication CREATIONS Concept  Communication CREATIONS Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Définir le(s) brief(s) Objectif ? Style ? Type de support ? Sélectionner le(s) partenaire(s) création Compétences ? Qualités artistiques ? Disponibilité ? Coût ? Propriété intellectuelle ? Moyens techniques ? Moyens humains ? Validation création Par le commanditaire ? Par les autres parties prenantes ? Déclinaison création Pour chaque support

 Communication MEDIAS - Général Concept  Communication MEDIAS - Général Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Sélectionner les supports : Capacité à atteindre la cible ? Disponibilité ? Coût au contact ? Gérer les relations médias : Mass media : TV / presse / radio Attaché de presse Dossier de presse Revue de presse Rencontres et relances Suivi rédactionnel Publicité payante Réseau d’affichage : métro, bus, … Distributeurs (Fnac, Virgin, …) Flyers Cartes-com Site internet Mailing postal E-mail Serveur vocal Relais d’opinion Billeteries Affichage électronique

 Communication MEDIAS – Relations Mass Média Concept  Communication MEDIAS – Relations Mass Média Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Partenariats Bénéfice média : logo sur affiche Bénéfice Tzigart : reportage Démarchage : Message : 1] On fera bien l'événement 2] L’événement sera visible (affiches, flyers, médias...) 3] Et de qualité Outils : Présentation ppt / doc + Disque de démo / DVD Lancement : 2-3 mois à l’avance Qui  FIP, Télérama, … Agenda Bénéfice Tzigart : présence dans les agendas culturels Démarchage : Communiqué de presse + places offertes Lancement : 2 semaines avant la clôture Qui  20mn, Zurban, Aden, Figaroscope Rédactionnel Bénéfice Tzigart : rédactionnel Démarchage : attaché de presse (cher) / dossier de presse / communiqués de presse / places offertes / CD / DVD Lancement : 1-2 mois avant l’événement

 Communication EDITIONS / DISTRIBUTION Concept  Communication EDITIONS / DISTRIBUTION Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Sélectionner / Contractualiser avec les Éditeurs Type de support ? Disponibilité ? Délais ? Coût à l’unité? Contrat Assurance Éditer Installer sur les supports Fait par partenaire : Affiches : Affichoscope / Métro (pack Solidarité) Flyer : société du Cabaret Sauvage Pub : LYLO / Aden / … Fait par Tzigart : planning de distribution d’affiches et de flyers Par quartier Par lieux ciblé

 Prévendre le Festival CIBLES Concept  Prévendre le Festival CIBLES Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Moyens de ciblage Professionnels : Centres d’affaires : Trocadero / La Défense / Opéra / Bercy CE d’entreprises : La Poste / EDF / GDF / Carrefour / … Prestataires pour CE d’entreprises : Spectaloisirs / Sélection loisirs / Unispectacle / Acte / Meyclub / Spectateur service / Canalce / … Cabinet d’audit / conseil : Accenture / MichaelPage / Deloitte / Pricewaterhouse / Moyens de ciblages Grand Public Billetteries standards : mise en vente  cf annexe Billetteries promotionnelles : mise en vente  cf annexe Relais d’opinion : Associations cf. Kalinka ? Sites web : parissi.com / infoconcert.com / lechodescuilleres.com / yiddishweb / citivox / flyersweb / cultzine.com Club Marianne … Autres cibles CD DVD

 Gestion du Festival LOGISTIQUE SALLE - Déroulé Concept  Gestion du Festival LOGISTIQUE SALLE - Déroulé Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Mapper le déroulé précis des soirées heure par heure Déplacements musiciens Régie : Envoi des fiches techniques Prise de RV avec les artistes Réservations hotels Accueil musiciens et catering Balance musiciens Accueil staff d’accueil + catering Entrée du public Ouverture du bar Business Tzigart Administration de questionnaires Entracte Speech Tzigart Speech ONG Fin du concert Vente CD des musiciens Rangement Diner Hébergement musiciens

 Gestion du Festival LOGISTIQUE SALLE - Moyens Concept  Gestion du Festival LOGISTIQUE SALLE - Moyens Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Matériel en salle : Matériel son et complémentaire Matériel lumière et complémentaire Déco complémentaire Tzigart / Musiciens Staff nécessaire : Technique : Régisseur / Ingénieurs son / Ingénieur lumière / Ingénieur plateau Accueil : Sécu / Hôtesses / Accueil spectateurs / Accueil Musiciens / Caisse / Vestiaire Moyens matériels : Check-list concert + matrices de suivi en temps réel Signalétique salle Communication : affiche / flyers Caisses : caisse + monnaie + pricelist + listings invitations + listing préventes + listings vierges Billets (payant / non payant) : création / édition + noter numéros + sécurité Vestiaire + souches + caisse Plan de salle Programme

 Gestion du Festival RECORDING TZIGART Concept  Gestion du Festival RECORDING TZIGART Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Production CD Année N Budget Brief Contrat Film Photo Questionnaires : Édition Administration Saisie

 Gestion du Festival BUSINESS TZIGART Concept  Gestion du Festival BUSINESS TZIGART Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Vente Places pour concerts suivants CD année N-1 Vente CD année n-1 : Créa Pressage Goodies : T-shirt, stylos, … Vente Goodies T-shirt Stylos …

 Gestion du Festival BUSINESS BAR Concept  Gestion du Festival BUSINESS BAR Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Menu Approvisionnements / Réappro Staff Bar Caisse + Monnaie + Suivi Caisse

 Gestion du Festival GESTION INTER CONCERT Concept  Gestion du Festival GESTION INTER CONCERT Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Média Relance journalistes Planning d’affichage / flyers Relance base contact des groupes à venir Publicité de relance éventuelle Préventes Relance base e-mail Relance billeteries Logistique salle : Remerciements musiciens Réappros : Bar Flyers / Affiches Budget : Actualiser

 Succès du Festival CAPITAL TZIGART Concept  Succès du Festival CAPITAL TZIGART Programmation Communication Prévente Gestion Bilan Bilan artistique Bilan économique Capitalisation : photos, film, e-mails Clôture des comptes : Due SACEM TVA Revendre base contact