esabora.archives 28/07/2010

1 - Mme LAMBERT gère les archives du TGI d’Arras. Elle utilise esabora 1 - Mme LAMBERT gère les archives du TGI d’Arras. Elle utilise esabora.archives pour saisir les bordereaux de transfert des archives de la juridiction au centre de pré-archivage.

2 – Mme LAMBERT souhaite vérifier que son bordereau d’archivage est correctement saisi avant de le transférer au centre de pré-archivage. Elle effectue une recherche par Numéro de dossier.

3 – Elle n’accède qu’aux dossiers de sa juridiction 3 – Elle n’accède qu’aux dossiers de sa juridiction. La sécurité est totale.

4 - Le bordereau comporte deux lots : un premier lot de 50 boîtes de 10 cm et un second de 20 boîtes de 15 cm.

5 - le nombre total de boîtes et le métrage total de 8 mètres sont calculés automatiquement.

6 - Les informations relatives au contenu des boîtes figurent dans l'onglet boîtes.

7 – Les correspondants de la juridiction sont rappelés dans l'onglet Intervenants.

8 – Les diligences accomplies dans le cadre de la gestion de ce dossier sont affichées dans l’onglet Evénements.

9 – L'accès aux pièces jointes s'effectue directement depuis l'écran 9 – L'accès aux pièces jointes s'effectue directement depuis l'écran. Dans cet exemple, Mme LAMBERT accède au bordereau de transfert.

10 – Le modèle de bordereau est entièrement paramétrable.

11 – Toutes les données saisies sont reprises sur le bordereau.

12 – La messagerie interne permet des échanges entre les juridictions du ressort et le centre de pré-archivage. L’événement « Saisie d’un bordereau de transfert » a, par exemple, déclenché l’envoi d’un message destiné au centre de pré-archivage.

13 – Mme DUROC travaille au centre de pré-archivage d'HAZEBROUCK qui gère les archives en provenance de 17 juridictions du ressort.

14 – Elle est informée immédiatement de la réception d’un message du TGI d’Arras l'avisant de la saisie d'un bordereau de transfert et accède directement au bordereau.

15 – Après réception des boîtes et vérification du bordereau, elle va pouvoir procéder à la domiciliation globale du bordereau.

16 - esabora.archives propose la dernière tablette attribuée lors de la domiciliation précédente. Si cette tablette ne lui convient pas, Mme DUROC a toute latitude pour choisir la salle, l'épi, la travée et la tablette qui lui conviennent. La souplesse est totale.

17 – Les 70 boîtes ont été domiciliées.

18 - Pour chaque boîte, la date de validation a été mise à jour et un numéro d'archive a été attribué.

19 - La date limite de DUA a été calculée automatiquement en fonction du contenu de la boîte.

20 - Mme DUROC souhaite établir la liste des bordereaux de transfert depuis le 1er janvier 2009. Elle utilise la recherche multicritères.

21 - La liste des données gérées par l'application est affichée sous forme d’un arbre.

22 - Elle saisit ses critères : Bordereau de transfert et date de transfert.

23 - Elle sélectionne les informations de résultat.

24 - Elle précise ses critères de tri, l'ordre des colonnes et demande le calcul du métrage total des bordereaux.

25 - Neuf bordereaux vérifient les critères. Le métrage total est calculé.

26 - Elle souhaite exporter le résultat de sa recherche au format Excel. 27

27 - Elle bénéficie de toutes les fonctionnalités d’Excel pour soigner la présentation.

28 - Mme DUROC souhaite établir un bordereau de destruction de boîtes pour lesquelles la DUA est atteinte en 2011. Elle utilise de nouveau la recherche multicritères. 29

29 - Elle saisit ses critères : Sort final du contenu de la boîte à détruire et date limite (DUA) en 2011.

30 - Elle sélectionne les informations de résultat et notamment l'emplacement complet.

31 – 44 boîtes sont à éliminer.

32 – Le bordereau d’élimination est édité 32 – Le bordereau d’élimination est édité. Les emplacements des boîtes sont libérés.

33 - Mme LAMBERT, juge d'instruction du TGI d’Arras, souhaite consulter la procédure de non lieu, dossier d'instruction N°2001/00107, dossier qui se trouve au centre de pré-archivage. Mme LAMBERT utilise esabora.archives pour saisir la demande de sortie. 34

34 – Elle effectue une recherche de la boîte.

35 – La recherche s’effectue sur la date de la pièce ou sur son numéro.

36 – Le numéro de la boîte est identifié 36 – Le numéro de la boîte est identifié. Mme LAMBERT saisit sa demande en ligne.

37 – Un dossier de demande de sortie est créé automatiquement 37 – Un dossier de demande de sortie est créé automatiquement. Mme LAMBERT précise la nature exacte de la pièce. 38

38 – L’événement « Demande de sortie » déclenche l’envoi d’un message interne destiné au centre de pré-archivage. 39

39 – Mme DUROC au centre de pré-archivage reçoit immédiatement le message et accède à la demande de pièce. 40

40 – Après vérification, elle accepte la demande de sortie de la pièce. 41

41 – Il ne lui reste plus qu’à saisir la date de sortie effective de la pièce. 42

42 – La date de retour prévisionnel se calcule automatiquement 42 – La date de retour prévisionnel se calcule automatiquement. Associée à la date de retour effective, elle permettra de saisir des relances si nécessaire. 43

esabora.archives esabora.archives intègre toutes les fonctions clés d'une application professionnelle : Gestion des bordereaux de transfert Saisie en ligne des bordereaux par les juridictions Domiciliation des boîtes par le centre de pré-archivage Calcul de la DUA Evènements Pièces jointes (tout format standard) Gestion des bordereaux de versement aux archives départementales Gestion des bordereaux de destruction Gestion des demandes de sortie de pièce Saisie en ligne, par les juridictions, des demandes de sortie Traitement par le centre, des sorties (dont gestion des relances) Gestion des tables de référence (Types de boîte, Nomenclature, Juridictions, etc.) Gestion des habilitations (dossiers autorisés) et des droits d'accès (consultation, modification, etc.) Description du centre de pré-archivage (Salles, Epis, Travées, Tablettes) Recherches prédéfinies (par numéro, par boîte, etc.) Recherches multicritères (sur tout ou partie des informations gérées) Production documentaire (à partir de modèles personnalisables) Traitements par lot (édition / création de données / modification de données) Agenda Export de données (XML, Excel, TXT, etc.) Statistiques Tableaux de bord