PARQE II PARQE II – 9éme FED Coopération Union Européenne / Haïti Planification Par Objectifs (PPO) et Cadre Logique (CL): Outil d’Analyse et de Conception des Projets Ateliers Départementaux de Formation des Cadres du MENFP

PARQE II Plan Première Partie : Concepts de base de la Planification Par Objectifs (PPO) Deuxième Partie : Les différentes étapes de la PPO

Première Partie : Concepts de base de la PPO PARQE II Première Partie : Concepts de base de la PPO 1.1. Qu’est ce que la PPO? 1.2. Idées de base de PPO 1.3. Facteurs de Réussite de PPO

Concepts de base de la PPO PARQE II Concepts de base de la PPO 1.1. Qu’est ce que la PPO? Un outil dynamique qui sert à effectuer une analyse logique et à réfléchir de façon structurée lors de la planification d’un projet et qui s’assure que le projet est pertinent, réalisable et viable. Une méthode gestion ayant pour fondement l’approche du cadre logique et pour originalité d’établir entre les moyens et les fins sur la base d’une analyse préalable des causes et effets d’un problème. Un ensemble de procédures et d'instruments pour l'analyse, la planification, l'exécution et l'évaluation des interventions par objectif. Un outil de planification qui permet de donner un cadre aux différents éléments d’un processus évolutif (problèmes, objectifs, acteurs, plan de mise en œuvre, etc.).

Concepts de base de la PPO PARQE II Concepts de base de la PPO 1.2. Une des idées de base de la PPO : C’est qu’on ne commence pas par parler de ce que l’on veut faire (les activités), Mais de ce à quoi l’on veut arriver, des changements que le groupe cible espère voir se produire (le résultat).

Concepts de base de la PPO PARQE II Concepts de base de la PPO 1.3. Quels les facteurs de réussite d’une telle approche? l’engagement et la responsabilité de tous les partenaires le réalisme : des objectifs réalistes et clairement définis un lien évident entre ce qui est réalisé dans le cadre du projet (les activités) et ce que l’on veut obtenir (les résultats) des rôles bien définis (une répartition des responsabilités) la participation du groupe cible lors de l’élaboration du projet.

Deuxième Partie : Les différentes étapes la PPO PARQE II Deuxième Partie : Les différentes étapes la PPO La PPO est un processus de planification nécessitant un travail par phase et par étapes. 2.1. La phase d’Analyse 2.2. La phase de Planification 2.3. Détermination des moyens et des coûts 2.4. Elaboration du Plan Opérationnel

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1. La Phase Analyse : Objectifs Les principaux objectifs de cette phase d’analyse sont : Créer les conditions préalables à un dialogue entre les parties intéressées, Collecter les informations nécessaires pour comprendre et gérer de façon logique et systémique, Offrir un instrument de travail permettant de déterminer les problèmes réels, de fixer des objectifs clairs et réalistes; Vérifier la pertinence, la faisabilité et la viabilité d’un projet. CE QUI DOIT ETRE FAIT ET POURQUOI DES CHANGEMENTS SONT NECESSAIRES

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.Phase d’analyse : Etapes 2.1.1. Analyse des problèmes et construction de l’arbre à problèmes 2.1.2. Analyse des objectifs et construction de l’arbre des objectifs 2.1.3. Evaluation des stratégies envisageables

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.1. Analyse des Problèmes et Construction de l’Arbre à Problèmes Qu’est ce qu’un problème? Un problème est la description d’une situation ou d’un état négatif et non pas l’absence d’une solution préconçue. Exemple : Incorrect : TROP D’ECHECS AUX EXAMNES SCOLAIRES Correct : FAIBLE NIVEAU D’ACQUSITION SCOLAIRE Un problème est une déviation entre une situation ciblée et actuelle. Lors de la rédaction des problèmes, il est important d’éviter la formulation « manque de … » qui a tendance à envisager directement la solution au problème en oubliant de le formuler. PROBLEME = Etat négatif existant MANQUE = Expression négative d’une solution

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.1. Analyse des Problèmes et Construction de l’Arbre à Problèmes A quoi correspond l’analyse des problèmes? Démarche méthodologique permettant : d’analyser une situation problématique existante, d’identifier et de hiérarchiser les problèmes, de visualiser les relations causes-effets dans un diagramme (arbre des problèmes). Quelle est l’importance de l’analyse des problèmes? L’analyse des problèmes vise à identifier les goulots d’étranglement réels, importants et prioritaires pour les groupes concernés. L’analyse des problèmes est capitale pour la qualité de la planification puisqu’elle oriente l’avenir d’une éventuelle aide. Une erreur commise à ce stade aura des conséquences tout au long du processus de planification et d’exécution de l’intervention.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.1. Analyse des Problèmes et Construction de l’Arbre à Problèmes Comment se présente l’analyse des problèmes? Sous forme d’arbre : Le tronc est le problème central. Les branches et les sous-branches sont les effets et les racines, les causes de la situation ressentie comme négative.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.1. Analyse des Problèmes et Construction de l’Arbre à Problèmes ARBRES A PROBLEMES

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.1. Analyse des Problèmes et Construction de l’Arbre à Problèmes La lecture de l’arbre à problèmes s’effectue de « BAS en HAUT » et de « HAUT en BAS »

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.1. Analyse des Problèmes et Construction de l’Arbre à Problèmes Exemple d’un arbre à problèmes (Source : Plan National Sectoriel de l’Education, UNESCO, Janvier 2006)

PARQE II 2.1.1.Analyse des Problèmes et Construction de l’Arbre à Problèmes Démarche pour la construction d’un arbre à problèmes

PARQE II L’Analyse des Problèmes et Construction de l’Arbre à Problèmes Démarche pour la construction d’un arbre à problèmes

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.2. Analyse des Objectifs et Construction de l’arbre des Objectifs Qu’est ce que l’analyse des Objectifs? Démarche méthodologique permettant : De décrire la situation future qui prévaudra lorsque les problèmes auront été résolus De vérifier la hiérarchie des objectifs; De visualiser les relations MOYENS – FINS dans un diagramme.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.2. Analyse des Objectifs et Construction de l’arbre des Objectifs Comment se présente l’analyse des objectifs? Sous forme d’arbre : Le tronc est l’objectif central. Les branches et les sous-branches sont les ‘‘FINS’‘ et les racines, les ‘‘ MOYENS’‘.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.2. Analyse des Objectifs et Construction de l’arbre des Objectifs Comment se fait la conversion d’un problème en un objectif ? Chaque état négatif (problème) est converti en état amélioré (positif) et atteint (projeté dans l’avenir).

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO Relations entre Arbres à Problèmes et Arbre des Objectifs

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.2. Analyse des Objectifs et Construction de l’arbre des Objectifs ARBRES DES OBJECTIFS

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.2. L’Analyse des Objectifs/ Exemple d’un arbre à Objectifs (Source : Plan National Sectoriel de l’Education, UNESCO, Janvier 2006)

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.2. Analyse des Objectifs et Construction de l’arbre des Objectifs L’objectif est une situation améliorée et non une action ou un moyen Former des cadres? Cadres compétents Ramassage des ordures? Ville Propre Fertilisation des sols? Sols fertiles Acquérir un Laptop? Meilleures conditions de travail

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.2. Analyse des Objectifs et Construction de l’arbre des Objectifs

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.3. Evaluation des Stratégies envisageables Qu’est ce que l’évaluation des Stratégies? C’est une étape permettant : d’identifier les différentes stratégies possibles pour atteindre un objectif global ; de choisir la stratégie à adopter par l’intervention future à laquelle on s’intéresse.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.3. Evaluation des Stratégies envisageables

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.1.3. Evaluation des Stratégies envisageables Quelques critères pour évaluer les différentes et alternatives et choisir la stratégie : Les bénéfices attendus pour le groupe cible, Les implications de coûts, La faisabilité technique, financière et économique, La faisabilité politique, La durabilité, La comptabilité avec les priorités de développement local ou national

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification 2.2.1. Objectifs et Produits de la phase de Planification 2.2.2. Structuration de l’intervention dans un cadre logique

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification 2.2.1. Quels sont les Objectifs et Produits de la phase de Planification? La phase de planification vise à organiser de façon systématique et logique les objectifs, résultats et activités d’une intervention afin de s’assurer de sa viabilité. Elle doit intégrer un certain nombre d’hypothèses ainsi que des indicateurs permettant l’évaluation de l’intervention ou du projet. Le produit de la phase de planification est la matrice du cadre logique (CL). La phase de planification comprend en plus de la matrice du CL, une programmation des activités et des ressources.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification 2.2.2. Structuration de l’intervention dans un Cadre Logique Elle s’opère de la manière suivante : Définir plus en détail l’objectif. Définir les résultats nécessaires afin d’atteindre l’objectif. Décider ce dont vous avez besoin afin d’obtenir les résultats, par exemple ‘Quelles activités devons nous réellement entreprendre? Considérer ce qui pourrait mal se passer (hypothèses). Définir quand ‘le projet est un succès’ (critères et indicateurs).

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification 2.2.2. Structuration de l’intervention dans un Cadre Logique La description du projet (logique d’intervention) vise à répondre, sur base de l’évaluation des stratégies aux questions suivantes : Objectif Global : à quoi le projet doit-il contribuer? Pourquoi le projet est-il si important? Objectif spécifique : Quels sont les changements importants attendus pour le groupe cible à la fin du projet? Résultats : Quels sont les produits et services que doit générer le projet pour atteindre l’objectif spécifique? Activités : Quelles sont les actions à mettre en œuvre pour atteindre les résultats souhaités?. La matrice de cadre logique (CL) est utilisée pour la description de la logique d’intervention. Elle permet de transformer une stratégie de projet en une matrice de projet.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification 2.2.2. Structuration de l’intervention dans un Cadre Logique

Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification 2.2.2. Structuration de l’intervention dans un Cadre Logique La matrice de cadre logique est un tableau de travail qui résume le schéma de conception du projet. La matrice ne couvre que les éléments essentiels. Ces éléments-clés doivent être détaillés dans la description de projet.

Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification 2.2.2. Structuration de l’intervention dans un Cadre Logique Le cadre logique expose la logique d'intervention du projet : si des ACTIVITES sont mises en oeuvre, alors on parviendra à des RESULTATS, puis à l’OBEJCTIF SPECIFIQUE etc., et décrit les HYPOTHESE et RISQUES importants qui la conditionnent. Il est possible, sur cette base, de vérifier la faisabilité du projet. Pour la gestion et la supervision des projets, le cadre logique définit les tâches à entreprendre, les ressources nécessaires et les responsabilités en matière de gestion. Dans les deuxième et troisième colonnes (indicateurs objectivement vérifiables (IOV) et sources de vérification (SV)), le cadre logique fournit le cadre dans lequel l’avancement peut être suivi et évalué.

PARQE II

MATRICE DU CADRE LOGIQUE PARQE II MATRICE DU CADRE LOGIQUE Logique d’intervention IOV Sources de Vérification Hypothèses Objectif(s) Global (-ux) Objectif spécifique Résultats Activités Moyens Coûts Conditions préalables

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2.Phase de Planification 2.2.2. Structuration de l’intervention dans un Cadre Logique Hiérarchie à respecter

Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification 2.2.2. Structuration de l’intervention dans un Cadre Logique La première colonne Objectif Global (général) : L’objectif auquel le projet va contribuer. Ce peut être un objectif fixé par le pays, un bailleur de fonds, une ONG, etc. Objectif spécifique (du projet) : L’objectif (ou les) qui doit être réalisé à 100% la fin du projet. Les résultats du projet : Les résultats des activités qui permettent d’atteindre les objectifs spécifiques. La plupart des projets génèrent plus d’un résultat. Les activités : Ce qui sera fait pour atteindre ces résultats ( à détailler). Les activités ne sont pas la raison d’être du projet. Elles sont les moyens d’atteindre les objectifs

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification 2.2.2. Structuration de l’intervention dans un Cadre Logique La deuxième colonne I.O.V. (Les descripteurs ) Décrivent les objectifs et les résultats en termes de qualité, quantité, durée, et localisation possible. Pour déterminer les IOV, il convient de se poser les questions : COMMENT? COMBIEN? QUAND? POUR QUI? Où?

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification Les I.O.V. (Suite) Le rôle des indicateurs objectivement vérifiables est de décrire les objectifs, les résultats et les activités en termes effectivement mesurables. Le contrôle de la viabilité des objectifs et le système de suivi du projet reposent sur la définition des IOV. Une fois l'indicateur défini, il doit alors être développé pour contenir des informations succinctes de quantité, de qualité et de délai, ces éléments étant souvent désignés par l'abréviation ‘QQT’, ainsi que de la localisation.

Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification 2.2.2. Structuration de l’intervention dans un Cadre Logique La troisième colonne Sources de vérification (SDV) : Sources fournissant les informations fiables qui prouveront que les objectifs ont été réalisés. Cette vérification se fait en référant aux indicateurs objectivement vérifiables (IOV) Rapports et autres résultats d’études et/ou d’observations permettant d’avoir les données en vue d’utiliser les IOV.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification Sources de vérification (Suite) Lors de la formulation des indicateurs, il convient de spécifier la source d'information et les moyens de collecte. Cette précaution contribuera à vérifier si l'indicateur peut ou non être mesuré de façon réaliste au prix d'un investissement raisonnable de temps, d'argent et d'efforts. Les SDV doivent préciser : la forme sous laquelle les informations doivent être fournies (rapports intérimaires, comptes du projet, rapports techniques, statistiques officielles etc.) Qui doit fournir les informations Avec quelle périodicité elles doivent être fournies (mensuelle, trimestrielle, annuelle, etc.)

Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.2. Phase de Planification 2.2.2. Structuration de l’intervention dans un Cadre Logique La quatrième colonne Hypothèses : Facteurs externes importants susceptibles d’affecter l’évolution ou la réussite d’un projet et sur lesquels la gestion du projet n’a aucun contrôle Conditions préalables : Les conditions qui doivent être remplies pour que les activités puissent être engagées.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO Formulation des Hypothèses :

PARQE II Improbable Pratiquement sûr

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.3. Détermination des Moyens et des Coûts 2.3.1. Les moyens : définition et nature. 2.3.2. Calcul des coûts des activités

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.3. Détermination des Moyens et des Coûts 2.3.1. Moyens : définition et nature Ressources humaines, matérielles et financières requises pour entreprendre les actions programmées et gérer le projet.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.3. Détermination des Moyens et des Coûts 2.3.1. Moyens : définition et nature (Suite) Moyens humains : - personnel local (Contrat de travail) - experts nationaux et internationaux (Contrat de services) - formateurs/encadreurs (contrat de services) - autre main d’œuvre Moyens d’investissement : - biens qui concourent à plusieurs cycles de production Moyens de fonctionnement : moyens utilisables une fois seulement, leur utilisation impliquant leur consommation définitive (carburant, fournitures de bureau,…)

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.3. Détermination des Moyens et des Coûts 2.3.1. Moyens : définition et nature (Suite) Moyens SPECIFIQUES : Moyens liés aux activités résultant du cadre logique Moyens GLOBAUX : Moyens liés aux activités d’appui et de gestion non formulés dans le cadre logique

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.3. Détermination des Moyens et des Coûts 2.3.2. Calcul des Coûts des activités Calculer les coûts des activités revient à transcrire les moyens en termes financiers et budgétaires.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.3. Détermination des Moyens et des Coûts 2.3.2. Calcul des Coûts des activités Afin de fournir une estimation précise des moyens et des coûts que nécessite un projet, les actions planifiées et les activités devront être: précisées de façon suffisamment détaillée; scindées en tâches opérationnelles ou sous activités.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.3. Détermination des Moyens et des Coûts 2.3.2. Calcul des Coûts des activités Pour chaque tâche opérationnelle sous-activité prévue : Définir une unité d’œuvre (ou de réalisation) permettant un suivi technique et financier de la sous-activité : homme/mois, billet d’avion, nuitées, nombre de personnes à former, etc. Déterminer la quantité d’unités d’œuvre nécessaires à la réalisation de la sous-activité Calculer le coût unitaire pour réaliser une unité d’œuvre La détermination des unités d’œuvre est une étape importante lors de la détermination des coûts d’une action : les unités choisies doivent en effet permettre, au cours de sa mise en œuvre, le suivi des activités et sous-activités tant au niveau technique (taux de réalisation) qu’au niveau financier (suivi du budget et des dépenses).

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.3. Détermination des Moyens et des Coûts 2.3.2. Calcul des Coûts des activités Déterminer le montant global nécessaire à la mise en œuvre de la sous-activité (4), en multipliant le coût unitaire calculé en (3) par le nombre d’unité d’œuvre nécessaire à la réalisation de la sous-activité et chiffré en (2) ; Répartir le montant global calculé en (4) sur la période couverte par l’intervention en fonction du calendrier prévisionnel d’exécution de la sous-activité  Présenter et additionner les montants globaux de toutes les sous-activités d’une même activité dans un tableau récapitulatif par activité Présenter et additionner les montants globaux de toutes les activités dans le budget global.

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.4. Elaboration du plan opérationnel 2.4.1. Justification 2.4.2. Comment préparer un calendrier des ressources?

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.4. Elaboration du plan opérationnel 2.4.1. Justification L’information qu'on retrouve dans le cadre logique, document principal pour la planification de l'intervention, n'est pas suffisante pour garantir une planification exhaustive. Pour garantir l'exécution de l'intervention, il est nécessaire d’établir une planification opérationnelle. La planification opérationnelle consiste à détailler toutes les activités du CL en sous-activités à valoriser et à répartir dans le temps avec une identification de chaque responsable de la mis en œuvre. Un des outils de la planification opérationnelle est le calendrier des activités et des ressources, appelé chronogramme ou digramme de GANTT

Les différentes étapes de la PPO PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.4. Elaboration du plan opérationnel 2.4.2. Comment préparer un calendrier des activités 1– Dresser la liste des activités 2– Répartir chaque activité en tâches opérationnelles ou sous activités 3– Mettre en évidence l'enchaînement et l'interdépendance 4– Dresser le tableau des activités et leur répartition dans le temps 5– Définir des étapes importantes 6– Définir les compétences requises 7– Répartir les tâches au sein de l'équipe

Format d’un Calendrier d’activités ou Chronogramme PARQE II Les différentes étapes de la PPO 2.4. Elaboration du plan opérationnel Format d’un Calendrier d’activités ou Chronogramme