09/02/06 Simplification et dématérialisation en Région wallonne Solution Business | 09-02-06

Comment faire l'étude des processus à dématérialiser? 09/02/06 Comment faire l'étude des processus à dématérialiser? Actions e-gov et SA depuis 2002 via WOL et CSA Fusion des démarches depuis 2005 avec EASI-WAL: commissariat wallon à l'e- administration et à la simplification 21 personnes au service des usagers des services publics wallons et des fonctionnaires eux-mêmes 2 L’administration wallonne en ligne au service des entreprises – Solution Business - 09-02-06

Comment faire l'étude des processus à dématérialiser? (2) 09/02/06 Comment faire l'étude des processus à dématérialiser? (2) Dématérialisation? Conçue comme une étape ultime dans une réflexion globale sur l'amélioration des processus Nombreux projets ont démontré nécessité d'associer simplification et e-gouvernement: ex. Formulaires Etat des lieux au sein des administrations: retard lié à contexte: absence du culture de mise à plat, absence de concurrence Au départ des processus existants: Initier la démarche: sensibiliser, recueillir l'adhésion Mise à plat des processus Optimalisation Dématérialisation 3 L’administration wallonne en ligne au service des entreprises – Solution Business - 09-02-06

Comment faire l'étude des processus à dématérialiser? (3) 09/02/06 Comment faire l'étude des processus à dématérialiser? (3) Initier la démarche: Dans le plan d'action EASI-WAL, 13 groupes thématiques ont adopté la fiche générique « Mise à plat des processus ». De plus tous les mandataires ont dans leur plan organisationnel la mise à plat des processus. Mise à plat et optimalisation: Guère envisageable par le seul service concerné Recours à une cellule d'audit interne (par fonctionnaires accompagnant le changement) Consultant externe, disposant d'une méthodologie adaptée aux administrations (cahier des charges type proposé par EASI). Un aspect clé consiste pour le consultant à coacher le changement Garder la dynamique du processus de changement 4 L’administration wallonne en ligne au service des entreprises – Solution Business - 09-02-06

Quatre étapes d'une dématérialisation complète?(1) 09/02/06 Quatre étapes d'une dématérialisation complète?(1) Etapes dans la vision Carcenac: information/ interaction / transaction/ intégration Aspects clés: prise en compte des besoins des utilisateurs Aspects clés: travail de simplification et de lisibilité précède la dématérialisation Aspects clés: réaliser la transaction électronique Aspects clés: gérer tout ce qui entoure la transaction: signer, transmettre, vérifier/traiter, archiver 5 L’administration wallonne en ligne au service des entreprises – Solution Business - 09-02-06

Quatre étapes d'une dématérialisation complète?(2) 09/02/06 Quatre étapes d'une dématérialisation complète?(2) L'exemple des formulaires électroniques intelligents: 1° publication des formulaires scannés et remplissage manuscrit 2° remplissage électronique d'un pdf (et ajout de fonctions intelligentes: calcul/ contrôle/ aide à l'encodage). Mais toujours nécessité d'un envoi papier 3° Avec signature électronique/token: validation des données électroniques avec désormais possibilité d'envoi en ligne et récupération de ces données 4° transactionnel back-office: l'envoi initie le traitement du dossier 6 L’administration wallonne en ligne au service des entreprises – Solution Business - 09-02-06

Quatre étapes d'une dématérialisation complète?(3) 09/02/06 Quatre étapes d'une dématérialisation complète?(3) Grand enseignement de formulaires: la couche tic ne suffit pas: nécessaire retravail préalable d'amélioration du document de base: Travail de simplification: processus et document Travail de lisibilité du document 7 L’administration wallonne en ligne au service des entreprises – Solution Business - 09-02-06

Quatre étapes d'une dématérialisation complète? (4) 09/02/06 Quatre étapes d'une dématérialisation complète? (4) Dématérialisation ne se limite pas à suppression du papier: L'enjeu n'est pas de réduire le flux papier mais d'aller vers une gestion/un traitement électronique: Pas de réencodage Récupération des données Partage des données entre administrations Cohérence des flux (+ interopérabilité/standards d'échange) Automatisation des traitements 8 L’administration wallonne en ligne au service des entreprises – Solution Business - 09-02-06

Signature électronique 09/02/06 Signature électronique Cadre juridique: 20 octobre 2000 et 9 juillet 2001 L'existence d'un outil de signature est la clé de l'e- gouvernement transactionnel Approche centrée sur la disponibilité des outils et sur le niveau de sécurité Signature contenue dans la carte d'identité électronique Signature de type Pki détenues par les entreprises (marchés publics) Token fédéral pour formulaire par ex (nécessité d'une adaption législative en RW cf tax on web) 9 L’administration wallonne en ligne au service des entreprises – Solution Business - 09-02-06

Signature électronique (2) 09/02/06 Signature électronique (2) La signature n'est pas le seul obstacle à la dématérialisation: Pour formulaires, étude visant à l'identification de tous les obstacles formels à dématérialisation: Exigence de sceau, cachets Paraphe Mention manuscrite lu et approuvé Formulaires remplis par plusieurs Pièces à joindre,... Etude visant à identifier obstacle et adpatation législative 10 L’administration wallonne en ligne au service des entreprises – Solution Business - 09-02-06

E-procurement Législation fédérale 09/02/06 E-procurement Législation fédérale L'AR du 29 février 2004 a introduit les moyens électroniques (avec co-existence de la possibilité de remettre une offre papier) Directive européenne 22004/18/CE du 31 mars 2004 prévoit une informatisation complète des procédures de marchés publics (+ nouveautés telles les enchères électroniques): transposition en cours: AR du 12 janvier 2006 pour nouveaux modèles d'avis. L'essentiel de la transposition sera réalisée au travers d'un projet de loi appelé à remplacer la loi du 24 décembre 1993. Projet actuellement soumis à la chambre. Entré en vigueur en même temps que les arrêtés d'exécution (fin 2006-2007) 11 L’administration wallonne en ligne au service des entreprises – Solution Business - 09-02-06

09/02/06 E-procurement (2) IAM-PAM phase d'e-notification: envoi électronique vers BDA-JOUE Digiflow: suppression de l'exigence d'attestation (AR du 20 juillet 2005) Projet e-proc vers une dématérialsiation des offres intégrées aux back office Remise des offre avec signature électronique et notaire électronique Intégration b-o en amont avec intégration avec IAM-PAM Intégration b-o en aval: e-awarding et phase d'exécution du marché, suivi comptable 12 L’administration wallonne en ligne au service des entreprises – Solution Business - 09-02-06