Les travaux de fin d’exercice Agence comptable Catherine Mendiboure : Réunion du 19/10/2017 - amphi B400 - 14h

Définition Les travaux de fin d’exercice désignent les opérations qui doivent être réalisées en comptabilité budgétaire et générale afin de clôturer l’exercice en cours et permettre l’ouverture de l’exercice suivant : Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Fiabiliser les écritures budgétaires passées sur l’exercice Fiabiliser les écritures comptables Mettre à jour les objets de gestion : Supprimer /Compléter/Corriger Engagements juridiques/Services faits/Demandes de paiement/Recettes Réaliser les opérations d’inventaire Charges/produits/stock/amortissements/provisions… Assurer la continuité de gestion et le respect du principe d’annualité budgétaire Assurer la continuité de gestion et le respect du principe d’annualité comptable Garantir le correct rattachement des charges et des produits à l’exercice

Le principe d’annualité Distinct suivant les comptabilités

AVANT LE 31/12 APRES LE 31/12 Ce que je ne peux plus faire après le 31/12 en comptabilité budgétaire : Faire un complément d’Engagement juridique : impactera les crédits 2018 Faire un retrait d’Engagement juridique : ne libèrera pas les AE anormalement dépensées sur 2017 Certifier un service fait qui a été constaté avant le 31/12 : à traiter manuellement par une « charge à payer à comptabiliser » Mettre en paiement un prélèvement EDF au 31/12 apparaissant sur un relevé de compte traité postérieurement à cette date : les AE et les CP seront consommées sur 2018 Rapprocher un encaissement d’un titre de recette apparaissant sur un relevé de compte traité postérieurement au 31/12 : la recette budgétaire sera comptabilisée sur 2018 Emettre un titre de recette

Les travaux de comptabilité budgétaire

Les travaux de comptabilité budgétaire à mener avant le 27/12 DEPENSES

GFC DEPENSES Possibilité d’émettre des engagements juridiques jusqu’à la fin de l’année : avec consommation des autorisations d’engagement 2017 Attention si le paiement ne peut pas être réalisé sur 2017 , faute de service fait ou de non réception de la facture : les Crédits de Paiement 2018 seront impactés

GFC MISSIONS Possibilité d’émettre les missions jusqu’au 18/12 . Dans le cas ou la mission n’a pu être mise en paiement sur 2017, il conviendra de ré-éditer l’OM sur 2018 aux fins de supprimer la réservation d’AE 2017 et de créer une réservation 2018. Les modalités techniques sont en cours d’étude. Les crédits AE/CP seront consommés sur 2018 Les charges à payer éventuelles sont à traiter manuellement

MASSE SALARIALE

Les travaux de comptabilité budgétaire à mener avant le 27/12- RECETTES

GFC RECETTES

FOCUS SUR LES REGIES

Les opérations relatives aux régies doivent être soldées en fin d’exercice Régies de recettes Régies d’avances Versement intégral des produits à l’agence comptable  Encaissements (espèces ou chèques) Fonds de caisse Versement du reliquat de l’avance à l’agence comptable Compte bancaire associé à la régie doit être soldé : émission chèque à l’ordre de l’agent comptable Transmission des justificatifs à la DAF Au plus tard le 08/12/2017

Les travaux de comptabilité générale

Les charges à payer Charges à payer En mode GBCP, les charges à payer sont comptabilisées au fil de l’eau lors de la certification du service fait : écriture automatique transmise en comptabilité générale Certaines charges ne peuvent donner lieu à une certification de service fait dans le SI avant le 31/12 ; on parle de Charges à Payer à Comptabiliser ou CAPAC Il s’agit des : - services faits constatés mais non certifiés, - réceptions réalisées mais non encore constatées , - DP directes non comptabilisées, - passifs sociaux Les CAPAC sont à traiter manuellement par écriture en comptabilité générale sur la base d’une liste arrêtée par l’ordonnateur Cette écriture est extournée (contrepassée) sur N+1

Ce qui est prévu dans le calendrier pour les charges à payer issues de GFC DEPENSES

Ce qui est prévu dans le calendrier pour les charges à payer issues de GFC MISSIONS

Ce qui est prévu dans le calendrier pour les charges à payer de masse salariale

Les charges constatées d’avance Les charges enregistrées au cours de l’exercice peuvent, comprendre des charges imputables à n+1 Il s’agit par exemple d’abonnement « à cheval sur 2 exercices » : du 17/11/2017 au 16/11/2018 : documentation , téléphone … En période d’inventaire, il convient de corriger les comptes de charges mouvementés à tort , par émission d’une demande de comptabilisation : Cette écriture est à extourner (contrepasser sur N+1)

Ce qui est prévu dans le calendrier pour les charges constatées d’avance

Les travaux de comptabilité générale Les produits constatés d’avance Il s’agit de produits comptabilisés au cours de l’exercice N, dont une partie concerne l’exercice suivant , Il s’agit par exemple des droits d’inscription des frais de formation , des conventions de mise à disposition de personnel, des délégations CNRS … En période d’inventaire, il convient de corriger les comptes de produits mouvementés à tort , par émission d’une demande de comptabilisation : Cette écriture est à extourner sur N+1 Information nécessaire des composantes si un calendrier spécifique est à prendre en compte (règle des 4/12ème-8/12ème)

Les produits à recevoir Les produits nés au cours de l’exercice qui n’ont pas été comptabilisés au 31/12 calendaire font l’objet d’une écriture de produits à recevoir. C’est le cas notamment des produits suivis à l’avancement, résultant des conventions de recherche, conventions de mobilité, conventions pédagogiques, d’aide à la publication, programmes pluri annuel d’investissement… C’est le cas également des recettes provenant de la fourniture d’eau constatées après la facturation prévue au 22/12. Cette écriture de produit à recevoir est à extourner sur N+1

Les amortissements et la fiabilisation de l’inventaire L’amortissement permet de constater la perte de valeur d’une immobilisation , du fait de son usage (usure physique), de l’évolution technique (obsolescence de l’actif) ou bien tout simplement du temps. Il permet de corriger l’évaluation des immobilisations qui a été faite au titre de l’entrée dans le patrimoine. Les écritures d’amortissement sont passées en comptabilité générale via une demande de comptabilisation. Dès lors que les immobilisations ont bénéficié d’un financement externe , celui-ci fait l’objet d’un virement au compte de résultat aux fins de compenser la charge , via une demande de comptabilisation

Ce qui est prévu dans le calendrier pour les amortissements

Les travaux de comptabilité générale Les provisions Les provisions reflètent des charges probables qu'il convient de rattacher à l'exercice comptable au cours duquel elles sont apparues afin de dégager un résultat aussi fidèle que possible. Dès lors qu’une obligation répond à la définition d’une provision, une écriture de provision pour risques et charges doit être passée. Exemples: Provisions pour litiges/pour accidents de travail/compte épargne temps/dépréciation des stocks/ dépréciation des créances/demandes de remboursement des droits d’inscription/ gros entretien et réparation … Le cas échéant : Les provisions constituées en N-1 doivent être reprises après analyse des dossiers , Crédit 39*ou 49*

Ce qui est prévu dans le calendrier pour les PROVISIONS

Les travaux de comptabilité générale les écritures sur stocks d’ouvrages Les écritures d’inventaire relatives au stock recouvrent deux types d’écritures : - Les écritures de variation du stock qui permettent de refléter le stock physique au 31/12/N (par annulation du stock initial et intégration du stock final) ; - Les écritures de dépréciation du stock qui reflètent la perte de valeur du stock suite mévente ou autre évènement - Ces écritures sont comptabilisées par demande de comptabilisation : EX : dépréciation - Les écritures de variation sont à extourner sur N+1

Ce qui est prévu dans le calendrier pour les stocks

Les autres travaux de comptabilité générale

Merci pour votre attention