Répertoire Opérationnel des Ressources Formation Equipe Projet Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Sommaire de la formation Objectif de la formation :  Maîtriser le processus de déploiement et de peuplement du ROR (Établissements, pôles de soins, Unités Opérationnelles, Professionnels) Contenu de la formation : Présentation du programme Synapse et de sa gouvernance Présentation générale du ROR : sa finalité, son contenu, son calendrier régional Présentation de la méthodologie de déploiement et de l’équipe projet intra-établissement Explication du processus de peuplement initial Explication de la gestion des droits dans le ROR (rôles) Explication du déploiement du module Lits disponibles Présentation de la boite à outils Cas pratiques Se connecter / Naviguer sur le ROR Peupler son annuaire Utiliser le ROR Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Programme Synapse - Généralités Créé par l’ARS Nord - Pas-de-Calais en juin 2015. L’objectif du programme SYNAPSE (« système numérique d’appui au parcours de santé efficient »), est de mettre en cohérence les projets de systèmes d’information de la région (espace numérique régional en santé). Porté par l’ARS, maîtrise d’ouvrage, l’équipe SYNAPSE, de déploiement, et le GCS Matiss, assistant à la maîtrise d’ouvrage Le périmètre actuel concerne les outils suivants : Observatoire régional des urgences (ORU) Répertoire opérationnel des ressources (ROR) « Via Trajectoire » Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Programme Synapse - Gouvernance ARS Synapse COPIL ROR COMOP ORU VIA TRAJECTOIRE Groupes de Travail Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Contexte général du ROR - Rappel objectifs du ROR Le ROR est un service en ligne permettant aux professionnels de santé l’accès à un répertoire complet, simple et fiable de l’offre de santé d’une région. Actualisé en permanence et partagé par l’ensemble des acteurs impliqués, le ROR permet la consultation de : L’offre de soins des établissements de la région Les disponibilités des lits La permanence de soins (PDSES) Les alertes et tensions hospitalières de la région (Fin 2017) Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 5

Contexte général du ROR - Contexte réglementaire Circulaire DHOS du 13 février 2007 relative à la prise en charge des urgences En application de l’instruction n° DGOS/PF5/2015/114 du 7 Avril 2015 Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 6

Contexte général du ROR - Déclaration CNIL Le ROR a été déclaré dans le registre de la CNIL de l’ARS Nord Pas-de-Calais Picardie, sous le numéro 2016 – 01. Les finalités du traitement sont les suivantes : Mise à disposition des informations de description de l’offre de soins (sanitaire, ambulatoire, médico-social), à l’ensemble des professionnels contribuant à la prise en charge des patients et des usagers Organisation et coordination de la prise en charge des patients Orientation des patients vers les services ou les plateaux techniques Les données collectées et traitées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie. Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 7

Les modules du ROR - Socle Annuaire MCO SSR PSY HAD Inventaire des structures de soins Activités de soins au sein de chaque établissement Actes et équipements spécifiques Patientèles prises en charge Capacités d'hospitalisation Toutes les ressources existantes (hors administration) au sein de la structure sont à inscrire dans le ROR, même lorsqu’elles ne disposent pas de place et/ou de lit. Ex : Blocs opératoires, Pharmacie, Laboratoire, Radiologie : Ces unités seront consignées comme «unités médicotechniques » Inventaire des professionnels Compétences médicales Dans un premier temps seuls les médecins et les cadres de santé sont concernés Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 9

Les modules du ROR - Outils métiers Le module disponibilité des lits Objectif : permettre la consultation des lits disponibles dans les différents établissements de santé de la région En fonction de vos droits sur le ROR, vous allez pouvoir consulter : la synthèse régionale des lits disponibles   la synthèse des lits disponibles d’un établissement Le module permanence des soins en établissements de santé SAU (PDSES) Objectif : améliorer la connaissance de l'organisation de la Permanence Des Soins des Etablissements de Santé (PDSES) Une fiche décrit l’organisation de la permanence des soins dans l’établissement, c’est-à-dire le descriptif de toutes les lignes de gardes et astreintes médicales Le module Hôpital en tension (à venir) Objectif : permettre au directeur de l’établissement (ou directeur de garde) de déclarer une tension au sein de son établissement et de décrire les mesures mises en œuvre pour la gestion de la tension Permet de voir tous les échanges entre les acteurs concernés par une tension Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 10

Comment fonctionne le ROR ? Le ROR est un service informatisé en ligne Les professionnels de santé se connectent au ROR et recherchent une information par exemple une compétence médicale, un lit disponible,… L’outil propose les ressources disponibles dans les ES de la région. Pour ce faire, il est nécessaire de mettre en place un process qui permet : Une saisie de données fiables et de qualité Une actualisation en permanence des informations Par les référents ROR 11

Phase Pilote : CH Valenciennes et CH Fourmies – Juillet 2015 Calendrier du projet Phase Pilote : CH Valenciennes et CH Fourmies – Juillet 2015 Phase déploiement SAU : 30 ES NPDC (initié dernier trimestre 2015) puis 20 ES Picardie (depuis Novembre 2016) Généralisation à tous les Etablissements sanitaires de la région (depuis Avril 2017) Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Rappel de la méthodologie Etape 1 Présentation de la démarche projet et présentation de l’outil Etape 2 Désignation du pilote et de l’équipe projet Etape 3 Formation au déploiement et au peuplement Etape 4 Description de l’offre de soins + mise en place de l’organisation pour l’utilisation du ROR (délai 6 semaines) Etape 5 Signature de la lettre d’engagement Etape 6 Ouverture du service Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Equipe projet intra-établissement : mission des référents Missions Pilote du projet (Référent Etablissement) Pilote le projet interne de mise en œuvre du ROR Interface avec la DG Formalise l’organisation et les procédures de mise à jour du ROR Garantie le peuplement de l’annuaire Octroie ou délègue la gestion des droits de mise à jour du ROR Référent Médical Valide la stratégie de peuplement de l’offre de Soins Assure la promotion du ROR auprès de la communauté médicale de l’ES Valide le peuplement Référent Paramédical Référent Technique Réalise les interfaces entre le Système d’Information de l’établissement et le ROR Fournit les fichiers d’import des structures (en cas d’import) Fournit les fichiers d’import des professionnels (en cas d’import) Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Le Peuplement initial de votre établissement Sources d’information : Structure Juridique et Etablissement pré renseignés à partir du FINESS A compléter manuellement par le référent d’établissement Pôles, Unités et Professionnels : Données structurées issues du SI au format CSV chargées par Synapse ou complétées manuellement par le référent d’établissement Pôle 1 Pôle N Pôle 2 Définition de l’Unité Opérationnelle : une unité est le niveau le plus fin d’entité d’un établissement caractérisée par une activité de soins homogène, une organisation dédiée, une localisation unique. L’unité opérationnelle est repérée par un code spécifique dans une nomenclature déterminée par l’établissement Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Déploiement du ROR - Peupler Les fiches du ROR Structures Juridiques Etablisse ments POLES UNITES PROFESS. DE SANTE Imports Depuis Référentiel FINESS Juridique FINESS Géographique RPPS création Synapse Imports ou Saisie manuelle Structures Création spécialité/code interne UF - UM Création/discipline Code/Pole/Capacité création Spécialités Unités Réf Techn. Synapse Niveau Maternité Autorisations Dialyse Cellule Alerte Drop Zone… Plateaux Équipements Horaires visites téléphones / Patientèle/lits spéc./ accessibilité Saisie manuelle Réf Opérat . Responsable de Pôle Téléphone Habilitations particulières 16 Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Gestion des rôles et des droits Les rôles sont un ensemble de droits d’accès informatiques accordés aux utilisateurs. Créés pour des raisons de sécurité, ils permettent de gérer et limiter l’accès à la saisie, à la modification des données dans le ROR. Par défaut, un utilisateur voit les informations de l’annuaire et les synthèses régionales de la disponibilité des lits et de la permanence des soins. Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Module Lits disponibles Recommandations du groupe de travail régional sur le module Disponibilité des lits Définitions : « Un lit disponible est un lit d’hospitalisation complète (de semaine ou conventionnelle) doté en personnel ni occupé au moment de la déclaration ni réservé en période normale pendant les 24 heures suivant une demande » Pour les services de réanimation, les unités de soins continus et des soins intensifs : « Un lit disponible est un lit d’hospitalisation complète (de semaine ou conventionnelle) doté en personnel ni occupé au moment de la déclaration ni réservé en période normale pendant les 6 heures suivant une demande ». Fréquence de saisie : biquotidienne, vers 11h et vers 16h quelque soit le lit. Périmètre acté au COPIL : Activités / Module MCO SSR HAD PSY Module Lits disponibles X Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 18

Rubrique ROR – Espace Référents Boite à Outils http://www.synapse-hdf.fr Rubrique ROR – Espace Référents Documents en lien avec la gestion du projet ROR au sein d’un Etablissement Un tableau de Bord : support à la mise en œuvre du projet  Un dépliant : support de communication interne auprès des professionnels de l’établissement  Documents pour la mise à jour de l’offre de soin de l’Etablissement  Recommandations pour le peuplement de l’annuaire du ROR  Glossaire des données du ROR  Fiches explicatives : Chaque fiche présente l’essentiel concernant Le renseignement des Etablissements géographiques Le renseignement des Unités Opérationnelles  Le renseignement des Professionnels  La Gestion des droits dans le ROR (notion de rôle ) ​Un fichier, au format Excel, d’aide à la saisie manuelle des Unités ​Des modèles de tableau , au format Excel, qui permet d’importer des données de type Unités opérationnelles et Professionnels ; Ces données seront principalement issues du Système d’information de l’établissement  Documents de référence pour la mise à jour de la Disponibilité des Lits dans le ROR Fiche explicative "Renseigner ses lits disponibles dans le ROR" pour la saisie directe dans le ROR ; Interface Automatique de la Disponibilité des Lits entre le Système d’information de l’Etablissement et le ROR : Fiche explicative "Principes d’Automatisation des lits" Notice technique de l’éditeur NB : Nos documents évoluant dans le temps. Nous vous recommandons de les télécharger avant chaque utilisation. Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Recommandations pour le peuplement de l’annuaire du ROR   Outil indispensable pour le peuplement du ROR notamment lors de la création des unités afin de permettre l’exploitation des différents modules A télécharger sur le site http://www.synapse-hdf.fr Rubrique ROR – Espace Référents – Boite à outils Celui-ci est spécifique aux établissements et unités sanitaires Vous y trouverez notamment les conventions de nommage (P. 20) Remarque : Ces recommandations sont amenées à évoluer compte tenu d’une part, du retour des utilisateurs et d’autre part, de la publication des référentiels prévue. Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Convention de nommage des unités De principe, pour nommer vos unités : Evitez les acronymes qui n’ont pas un usage répandu (exemple : MIPI, UMG, etc.) ; Evitez les noms évoquant des localisations (exemple : Unité B - 3ème étage - Aile Est), vous pouvez préciser cette information dans le champ « modalités d’accès » ; Ne pas commencer l’intitulé des libellés par « unités de… » ou « services de … » ; Tableau récapitulatif des mentions à préciser pour le nommage des unités de type MCO, SSR, HAD, PSY (Suite page 20 du document)   Type MCO SSR HAD PSY Mention 1 Spécialité Mention 2 Mode de prise en charge (HC, HDJ, Consultation) Spécialité (autorisation) Précisez « Pédiatrique » le cas échéant Mode de prise en charge Mention 3 - Mode de prise en charge (HC, HDJ, HDS) Mention 4 Précisez « Consultation » le cas échéant Exemple Cardiologie HC ; Diabétologie HDJ, Consultation Neurologie SSR Polyvalent HC ; SSR Locomoteur HC Enfants ; HAD Adultes ; HAD Adultes et enfants ; Addictologie – HL – Nom propre de l’unité ou Médecin du service Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

Synthese- Calendrier de déploiement interne Ouverture du Service Le site fait vivre son ROR. SYNAPSE en support Initialisation - Cadrage Réunions Régionales Signature Lettre d’Engagement ARS / Etab. Organisation Interne Phase d'organisation interne pour désigner le groupe projet, SYNAPSE en support Mise en Œuvre du ROR (6 semaines) Renseigner l’offre de soins (annuaire de la structure, des unités et des professionnels) ; Mettre en place l’organisation permettant de disposer de la disponibilité des lits ; Point Avancement Synapse fait un état des lieux de l'avancement et contacte le site pour conseil et maintien de la dynamique Formation du groupe projet (Annuaire et Modules) Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 22

Signature de la lettre d’engagement Adressée à l’issue du déploiement ; Lettre d’engagement co-signée Directeur / Psdt CME ; Engagements : Communication auprès de l’équipe Synapse ;  Production et actualisation des données ; Veille à l’actualisation des informations et à leur qualité ; Information des personnes concernées par le traitement des données ; Promotion de l’usage du ROR ; Déploiement des modules du ROR conformément à la stratégie régionale actée en COPIL ; Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 23

Ouverture du service Définition : L’ouverture du service consiste à activer les comptes des utilisateurs du ROR, cette opération s’effectue par l’équipe Synapse, en accord avec l’établissement. Dès lors, l’ensemble des professionnels (de l’établissement) créés dans le ROR vont recevoir 2 mails , le premier pour confirmer l'adresse mail et le second pour initialiser le mot de passe. Ce dernier est valable 7 jours. Prérequis : Pour qu’un établissement ouvre son service, l’équipe en charge de déployer le ROR a identifié des prérequis internes et territoriaux : Prérequis internes : Le pilote de l’établissement garantit que les unités de soins et les professionnels sont renseignées conformément aux recommandations ; La disponibilité des lits est renseignée au minimum deux fois par jour, 7j/7j ; Le pilote de l’établissement garantit que la communication interne auprès des professionnels de son établissement est bien réalisée ; La lettre d’engagement est signée par le Directeur et Président de CME de l’établissement. Prérequis territoriaux : Le comité opérationnel du déploiement, piloté par l’ARS, vérifie que 60% des établissements du territoire auquel appartient l’établissement sont peuplés  NB : La notion de territoire n’a pas été précisée afin de pouvoir s’adapter aux spécificités du territoire. Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 24

Tableau de bord – ROR

Pour nous contacter : Contact Par mail : ror@synapse-hdf.fr Par téléphone : 03.20.44.55.88 ou 03.23.06.71.61 Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 26

Cas pratiques : Déployer et utiliser le ROR ? Se connecter au ROR ? Naviguer sur le ROR Renseigner son annuaire Effectuer une recherche Saisir les lits disponibles Consulter les lits disponibles Consulter la permanence des soins Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 27

1. Se connecter au ROR https://ror.sante-hdf.fr/ Sommaire des cas pratiques 1. Se connecter au ROR https://ror.sante-hdf.fr/ Saisir votre Identifiant / Mot de passe Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 28

2. Naviguer sur le site du ROR Sommaire des cas pratiques 2. Naviguer sur le site du ROR Accéder à votre compte utilisateur / Se déconnecter / Lire vos notifications Accéder rapidement à vos dernières pages consultées Accéder aux différents menus en cliquant sur le « Widget » correspondant ou avec les onglets situés en haut de l’écran Accéder aux différents menus en cliquant sur le « Widget » correspondant ou avec les onglets situés en haut de l’écran Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 29

3. Renseigner son annuaire Sommaire des cas pratiques 3. Renseigner son annuaire Renseigner sa fiche établissement Créer et renseigner ses pôles Créer et renseigner ses unités Ajouter vos professionnels Ajouter un rôle Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 30

3. Renseigner son annuaire (Etablissement) Sommaire des cas pratiques 3. Renseigner son annuaire (Etablissement) « Mon établissement » Puis « Modifier » pour compléter les champs Cliquer sur le menu « Mon établissement » Puis sélectionner l’entité concernée par le peuplement Cliquer sur « Actions » Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 31

3. Renseigner son annuaire (Pôles) Sommaire des cas pratiques 3. Renseigner son annuaire (Pôles) « Mes pôles » Ou cliquer sur « Actions » puis « Modifier » pour compléter les champs Cliquer sur le bouton « + » pour créer un pôle Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 32

3. Renseigner son annuaire (Unités) Sommaire des cas pratiques 3. Renseigner son annuaire (Unités) Cliquer sur le bouton « + » pour créer une unité « Mes unités » Puis « Modifier » pour compléter les champs Ou cliquer sur « Actions » Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 33

3. Renseigner son annuaire (Professionnels) Sommaire des cas pratiques 3. Renseigner son annuaire (Professionnels) Ou à partir de la liste des professionnels déjà créés Cliquer sur le bouton pour créer un nouveau professionnel Cliquer sur « Actions » « Mes professionnels » Puis « Consulter » ou « Modifier » Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 34

3. Ajouter un rôle Lors de la modification d’une fiche professionnelle Sommaire des cas pratiques 3. Ajouter un rôle Lors de la modification d’une fiche professionnelle Dans la partie consacrée aux rôles du professionnel Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 35

3. Ajouter un rôle Lors de la modification d’une fiche professionnelle Sommaire des cas pratiques 3. Ajouter un rôle Lors de la modification d’une fiche professionnelle Dans la partie consacrée aux rôles du professionnel Cliquer sur « Ajouter des rôles » Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 36

Sommaire des cas pratiques 3. Ajouter un rôle Choisir un rôle à ajouter à partir du menu déroulant Sélectionner le rôle à attribuer Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 37

Sommaire des cas pratiques 3. Ajouter un rôle La destination du rôle s’affiche, décocher si besoin les éléments non concernés

4. Effectuer une recherche Sommaire des cas pratiques 4. Effectuer une recherche Cliquer sur le menu Recherche Cliquer sur le menu Recherche Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 39

4. Effectuer une recherche Sommaire des cas pratiques 4. Effectuer une recherche Taper votre demande dans le champ de recherche Sélectionner des critères à partir de la recherche avancée Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 40

4. Effectuer une recherche Exemple : Le Centre 15 recherche une place pour un AVC aigu à thrombolyser pour un patient habitant à St Quentin Sommaire des cas pratiques 4. Effectuer une recherche Sélectionnez un critère ou plusieurs à partir du menu déroulant Sélectionnez l’entité recherchée : établissements, unités, professionnels Pour notre exemple il s’agit d’un « acte spécifique » Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 41

4. Effectuer une recherche Exemple : Le Centre 15 recherche une place pour un AVC aigu à thrombolyser pour un patient habitant à St Quentin Sommaire des cas pratiques 4. Effectuer une recherche A proximité de … Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 42

5. Saisir les lits disponibles Sommaire des cas pratiques 5. Saisir les lits disponibles « Mon établissement » puis « Saisie lits disponibles » « Mon établissement » puis Saisie lits disponibles Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 43

5. Saisir les lits disponibles Sommaire des cas pratiques 5. Saisir les lits disponibles Cliquer sur la zone de saisie voulue Saisir le nombre de lits disponibles et cliquer sur l’icone pour valider votre saisie Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources

5. Consulter les lits disponibles Sommaire des cas pratiques 5. Consulter les lits disponibles Cliquer sur Synthèse lits disponibles Ou « Outils régionaux » puis « Synthèse lits disponibles » Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 45

5. Consulter les lits disponibles Sommaire des cas pratiques 5. Consulter les lits disponibles Visualiser les résultats sur une carte Sélectionner les filtres et « appliquer » pour obtenir les résultats Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 46

4. Consulter les lits disponibles Sommaire des cas pratiques 4. Consulter les lits disponibles Recherche effectuée : Département « Nord » et Discipline « Neurologie » Aperçu des 5 lits disponibles au CH Dunkerque pour la discipline « Neurologie » Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 47

6. Consulter la Permanence Des Soins ES Régionale Sommaire des cas pratiques 6. Consulter la Permanence Des Soins ES Régionale Ou « Outils régionaux » puis Synthèse PDS Ou « Outils régionaux » puis Synthèse PDS Cliquer sur Permanence Des Soins Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 48

6. Consulter la Permanence Des Soins ES Régionale Sommaire des cas pratiques 6. Consulter la Permanence Des Soins ES Régionale Sélectionner les filtres et « Envoyer » pour visualiser la PDS Syn@pse - Répertoire Opérationnel des Ressources 49