Echanges de données entre Nabuco et Xlab DSI Pôle des laboratoires Quartier Bouysset - rue P.-G. de Gennes BP 193 - 31676 LABEGE CEDEX Tel : 05.62.24.25.89 OCTOBRE 1998 1

Echange de données entre Nabuco et Xlab : objectif OUTIL D ’ ECHANGE DE DONNEES ET NON INTERFACE ENTRE XLAB ET NABUCO AFIN DE SUPPRIMER LA DOUBLE SAISIE DES ACTES DE GESTION. Pas d ’échange de données pour les cas particuliers ( règle des 80 / 20 ) . Pas d ’intégration des rejets dans Xlab .

Echange de données entre Nabuco et Xlab : schéma général Deux schémas d’échanges identifiés COMMANDES Un échange de données uniquement de Nabuco vers Xlab. Elle répond en particulier aux besoins des laboratoires disposant d’un poste Xlab et d’un terminal Nabuco : saisie de la pré-commande et du pré-engagement, de l'engagement et de la commande dans Nabuco retour des commandes Nabuco visées vers Xlab Un double échange de données, d’Xlab vers Nabuco, puis de Nabuco vers Xlab. Elle répond en particulier aux besoins des laboratoires ne disposant que d’un poste Xlab. saisie d'une pré-commande dans Xlab, puis envoi vers Nabuco génération de l'engagement et de la commande dans Nabuco retour des commandes visées vers Xlab FACTURES saisie de la facture dans Nabuco et envoi vers Xlab (après mandatement). Ou saisie de la facture dans Xlab, intégration dans Nabuco et retour vers Xlab (après mandatement).

Echange de données entre Nabuco et Xlab : schéma général 2 extraction 3 transfert des fichiers de 4 Contrôles Nabuco pré-commandes et factures Xlab pré-commandes et factures Xlab Poste Xlab Table temporaire Base Nabuco Serveur FTP 5 intégration pré-commandes et factures 1 Saisie pré commandes et factures Xlab 6 création des engagements et des commandes Terminal Nabuco 7 saisie des commandes et des factures 9 transfert des fichiers commandes-factures Nabuco Poste Xlab Base Xlab Base Nabuco OMNIS ORACLE 10 saisie Serveur FTP complémentaire extraction commandes 8 11 intégration et factures Nabuco dans Xlab

Echange de données entre Nabuco et Xlab : flux des pré-commandes dans Xlab Le laboratoire (ou les CR feuille) dispose d'un poste Xlab uniquement XLAB unité NABUCO UB saisie des pré-commandes (pas de réservation des crédits) code fournisseur Nabuco n° marché Nabuco destination budgétaire Nabuco (optionnelle) CR feuille Nabuco (code de gestion 1 de l ’origine de crédit) n° convention Nabuco (code de gestion 2 de l ’origine de crédit) (un CR par convention dans certains établissements) désignation, référence, qté, prix, remise, taux TVA entité dépensière code matière extraction des pré-commandes Transfert pré-commandes vers NABUCO intégration des pré-commandes dans Nabuco génération engagement génération commande réservation des crédits impression bon de commande (choix organisation) Retour commande/engagement vers Xlab intégration commande dans Xlab avec rattachement à la pré-commande saisie impression bon de commande (choix organisation)

Echange de données entre Nabuco et Xlab : flux des commandes Le laboratoire (ou CR feuille) dispose d'un terminal Nabuco et d'un poste Xlab. NABUCO CR feuille ou UB Xlab unité Au niveau 2 ou 3 selon les habilitations : saisie pré-engagement saisie pré-commande visa pré-engagement et visa pré-commande engagement commande (optionnel) impression du bon de commande (choix organisation) extraction des engagements - commandes visés Transfert commande - engagement vers Xlab intégration des commandes - engagements : imputation de la commande (origine, entité, matière) création commande XLAB et réservation des crédits impression du bon de commande sous Xlab (choix organisation)

Echange de données entre Nabuco et Xlab : flux des factures CR feuille ou UB Xlab unité Au niveau 2 ou 3 selon les habilitations : réception facture saisie facture liquidation facture solde engagement solde commande mandatement factures extraction des factures mandatées et prises en charge comptablement Transfert facture - code solde vers Xlab intégration des factures : création facture XLAB rapprochement avec la commande Xlab mise à jour des crédits (engagement soldé) no et date de mandat de la facture

Gestion des fournisseurs et agents Nabuco dans Xlab L'identification du fournisseur Nabuco est un code non significatif (no siren pas obligatoirement renseigné) Reprise des fournisseurs (sur n° SIRET ou TVA intracommunautaire) et agents (si n°INSEE renseigné) Nabuco dans Xlab (par laboratoire). 1 2 Ajout dans la table des fournisseurs/agents d’une nouvelle zone pour saisir le code fournisseur/agent Nabuco

Echanges non traités informatiquement dans les échanges entre Nabuco et Xlab Données de référence Création d'un fournisseur Nabuco Création d'un missionnaire Nabuco Création d'un marché Création d'une convention Mouvements de Crédits Notification de crédits Virements de crédits d'une destination (d'un code budgétaire) sur une autre

Echanges non traités informatiquement dans les échanges entre Nabuco et Xlab Commandes pas d'intégration des commandes multi-destinations (multi-engagements) dans Xlab pas de traitement des rejets dans Xlab en cas d ’annulation d ’une pré - commande Xlab par Nabuco (crédits insuffisants, seuil des marchés dépassé) . Pas de prise encompte des engagements provisionnels (sauf pour les missions). Edition d ’un état Xlab décrivant tous les mouvements non traités par l ’outil d ’échange des données.

Echanges non traités informatiquement dans les échanges entre Nabuco et Xlab Factures pas d'intégration des factures multi-destinations (multi-engagements) : pas d'intégration des factures réglant plusieurs commandes pas de prise en compte du solde manuel de l'engagement et/ou de la commande en dehors de la liquidation de la facture pas de prise en compte des ordres de reversement Edition d ’un état Xlab décrivant tous les mouvements non traités par l ’outil d ’échange de données.