Utilisation des ressources Introduction (5 minutes) Souhaitez la bienvenue aux participants. Au cours de cette séance, nous allons explorer un grand nombre de ressources disponibles qui vous aideront à remplir vos fonctions. Ces ressources comprennent notamment : le soutien budgétaire, des données et des ressources en matière de relations publiques ainsi que les coordonnées des principaux membres du personnel du LCI qui peuvent répondre à vos questions ou donner des directives lorsque des difficultés se présentent. Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire

Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire Objectifs de la séance Obtenir un soutien budgétaire et des subventions Agir sur les données du rapport du tableau de bord du centenaire Utiliser les ressources de la boîte à outils Lions100.org À la fin de la séance les participants seront en mesure de : Obtenir un soutien budgétaire pour leurs dépenses en tant que coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire et des subventions pour des projets de DM éligibles Agir sur les données du rapport du tableau de bord du centenaire Utiliser les ressources de la boîte à outils Lions100.org Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire

Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire Budget Allocations prévues au budget annuel : 600 $US - district multiple ou district simple 250 $US - district Utilisées pour les dépenses se rapportant à : la promotion du centenaire lors de réunions/événements la communication sur le Centenaire la formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire des ateliers destinés aux coordonnateurs de district et d'autres responsables le déplacement et administratives du Centenaire Module 1 : Soutien budgétaire et subventions (10 minutes) Distribuez les imprimés : Projet de budget pour les coordonnateurs de district multiple et de district simple chargés du centenaire Projet de budget pour les coordonnateurs de district chargés du centenaire Le comité d'action du centenaire a établi une allocation budgétaire annuelle pour chaque coordonnateur de district et de DM/DS chargé du centenaire. L'allocation annuelle des coordonnateurs de DM/DS s'élève à 600 $US et celle des coordonnateurs de district à 250 $US. Ces fonds peuvent être utilisés pour couvrir les frais encourus pour accomplir votre mission. Par exemple, en tant que coordonnateur de district multiple ou simple chargé du centenaire vous pouvez être amené à engager des dépenses pour : la promotion du centenaire lors de réunions/événements la communication sur le Centenaire à des Lions ou des non-Lions dans votre DM/DS la mise en place d'activités de formation de vos coordonnateurs de district chargés du centenaire la planification de réunions ou d'ateliers destinés aux coordonnateurs de district et d'autres responsables le déplacement et administratives du Centenaire Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire

Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire Budget Formulaire de plan budgétaire simple Le coordonnateur du DM/DS approuve les plans du district Le membre du CAC approuve les plans de district et DM/DS combinés Les fonds sont transférés sous forme d'allocation forfaitaire au Trésorier du DM/DS pour paiement Un processus simplifié a été établi pour gérer les demandes et les paiements de fonds destinés aux coordonnateurs du centenaire. Pour demander des fonds, les coordonnateurs doivent remplir un simple formulaire du plan budgétaire, comprenant une brève description de trois principaux points d'activité et de dépense : Sensibilisation Formation des Lions Organisation et action afin de faciliter la réalisation des objectifs du centenaire En tant que coordonnateur de DM/DS chargé du centenaire, vous êtes responsable du regroupement et de l'approbation des plans budgétaires des coordonnateurs de district chargés du centenaire. Sur votre propre formulaire de plan budgétaire, vous devez fournir les détails de votre plan à votre membre du CAC ainsi qu'une liste des coordonnateurs du centenaire de district chargés du centenaire dont vous avez approuvé les demandes de budget. Tous les fonds seront distribués sous forme d'allocation forfaitaire au trésorier du DM/DS ou du district simple pour paiement aux coordonnateurs de district et de DM/DS. La somme ne sera pas associée à des dépenses réelles et il ne sera pas nécessaire de produire et de présenter des reçus. Bien que les demandes pour le budget 2015-2016 doivent être présentées fin octobre, ce processus sera achevé en juillet des années restantes de la célébration du centenaire (comme indiqué dans le Guide des coordonnateurs de DM chargé du centenaire). Les détails seront communiqués directement à chaque coordonnateur du centenaire par courrier électronique. Quant aux coordonnateurs chargés du centenaire qui sont nouvellement nommés, il est toujours possible de faire une demande d'allocation budgétaire pour 2015-2016. Toutefois, la demande doit être faite le plus tôt possible. Invitez les coordonnateurs à terminer l'examen des documents et à poser des questions. Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire

Subventions du centenaire Conçues pour sensibiliser le public aux programmes du centenaire Attribuées aux districts multiples et aux districts simples 2 500 $US maximum par district simple 15 000 $US maximum par DM, sans dépasser 1 500 $US maximum pour chaque sous-district Une contribution locale de 20 % est requise Distribuez l’imprimé : Demande de subvention du centenaire Donnez aux participants suffisamment du temps pour examiner les informations. La Subvention du centenaire a été créée pour offrir aux districts multiples et aux districts simples des moyens de financer les activités et célébrations du Centenaire dans le but de sensibiliser le public aux œuvres sociales des Lions dans la communauté locale. Selon ce programme, le financement est offert dans l'ordre des demandes. Pour être admissibles, les projets doivent toucher les collectivités au sein de l'ensemble du district multiple ou du district simple. Des projets communautaires en commémoration du centenaire de grande envergure conviennent parfaitement à la Subvention du centenaire. Les districts simples (ne faisant pas partie d'un district multiple) seront admissibles à un maximum de 2 500 $US. La subvention maximale d'un district multiple ne pourra pas dépasser 15 000 $US et les sous-districts à l'intérieur de ce district multiple ne pourront pas recevoir plus de 1 500 $US chacun. Une contribution locale correspondant à 20 % du montant des fonds demandés est obligatoire. Vous devez signer et envoyer vos demandes au président du conseil (ou au coordonnateur de district chargé du centenaire et au gouverneur de district dans le cas d'un district simple) à l'Équipe des affaires publiques au siège du LCI. Vous devez également soumettre un rapport post-projet détaillé dans les 30 jours suivant l'achèvement du projet. Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire

Rapports de tableau de bord du centenaire Module 2 : Rapports de tableau de bord du centenaire (15 minutes) Invitez les participants à sortir les copies de leur rapport de tableau de bord du centenaire le plus récent qu'ils ont été priés d'apporter. Comme nous l'avons vu tout au long de la matinée, une partie importante de votre rôle de coordonnateur de DM/DS chargé du centenaire est de rester à jour concernant les activités du centenaire dont vos coordonnateurs de district font la promotion. Une communication régulière avec chacun de vos coordonnateurs de district permettra de s'assurer que chacun réalise des progrès pour atteindre ses objectifs. Les Journées du rapport du centenaire donneront l'occasion de discuter des éléments spécifiques du programme du Centenaire. Au cours des mois intermédiaires, vous pourrez utiliser les données fournies dans le Rapport du tableau de bord du centenaire pour y puiser des informations pertinentes et opportunes à discuter. Ces rapports sont également utiles pour préparer les Journées du rapport du centenaire. Pour consulter les rapports connectez-vous à MyLCI. Mises à jour en temps réel, les données de rapports fournissent un aperçu des progrès réalisés par le club et par le district dans chaque domaine du programme du Centenaire : Défi de service du centenaire : nombre de personnes servies et campagnes auxquelles le club a participé Nombre de nouveaux membres intronisés et nouveaux clubs parrainés Nombre de projets communautaires en commémoration du centenaire réalisés à chacun des trois niveaux Examiner de plus près les vues du rapport de DM et de district du rapport du tableau de bord du centenaire et faites un exercice de jeu de rôles pour discuter des données générées par rapport.

Rapports de tableau de bord du centenaire Rapport de tableau de bord du centenaire : Activité de jeux de rôles Demandez aux participants de consulter les pages 1 et 2 de leur manuel. Demandez aux participants de travailler en binômes pour examiner leurs rapports et identifier au moins 3 points de discussion, qu'il s'agisse de succès ou de difficultés, qu'ils pourraient soulever dans la conversation avec un coordonnateur de district. Demandez aux binômes de jouer une conversation entre le coordonnateur de DM et le coordonnateur de district chargé du centenaire. Prévoyez 10 minutes pour cet exercice. Demandez à quelques volontaires de partager certains points de discussion et de solutions ou les étapes suivantes qu'ils auront identifiées. Demandez aux participants d'indiquer la partie du rapport qu'ils jugeront la plus utile pour engager un dialogue avec les coordonnateurs de district chargés du centenaire et les présidents de clubs sur les activités du centenaire. Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire

www.Lions100.org.FR Module 3 : Boîte à outils Lions100.Org (10 minutes) Le site web www.Lions100.org est l'endroit idéal pour rechercher des mises à jour et des ressources pour les activités de planification et pour communiquer au sujet des programmes du centenaire aussi bien avec des Lion que des non-Lions. Consacrez du temps à vous familiariser avec la structure du site web et consultez-le souvent pour trouver de nouvelles ressources et des informations. À mesure que de nouvelles ressources sont créées, celles-ci sont publiées dans Lions100.org, de sorte que les informations figurant aujourd'hui dans le site peuvent être modifiées et des ressources ajoutées que vous pourrez consulter dans d'autres sections du site web. Jetons à présent un coup d'œil rapide sur une capture d'écran de chacune des pages principales dans la Boîte à outils. Note à l'intention de l’animateur : Toutes les captures d'écran ont été prises en novembre 2015. Demandez aux participants de se rendre à la page 3 du manuel du participant pour une liste résumant les six pages principales de la boîte à outils Lions100.org.

Passez en revue les éléments dans la rubrique Aperçu du centenaire. Posez la question : Quelqu'un a-t-il a utilisé l'un de ces éléments ? Si oui, comment ? www.Lions100.org.FR

Passez en revue les éléments dans la rubrique Défi de service du centenaire. Posez la question : Quelqu'un a-t-il a utilisé l'un de ces éléments ? Si oui, comment ? www.Lions100.org.FR

Passez en revue les éléments dans la rubrique Défi de recrutement du centenaire. Posez la question : Quelqu'un a-t-il a utilisé l'un de ces éléments ? Si oui, comment ? www.Lions100.org.FR

Passez en revue les éléments dans la rubrique Centre des coordonnateurs chargés du centenaire. Posez la question : Quelqu'un a-t-il a utilisé l'un de ces éléments ? Si oui, comment ? www.Lions100.org.FR

Passes en revue les éléments dans la rubrique Ressources du centenaire pour les clubs. Posez la question : Quelqu'un a-t-il a utilisé l'un de ces éléments ? Si oui, comment ? www.Lions100.org.FR

Passez en revue les éléments dans la rubrique Centre de promotion et de publicité du centenaire. Posez la question : Quelqu'un a-t-il a utilisé l'un de ces éléments ? Si oui, comment ? Comme nous l'avons vu, Lions100.org fournit un large éventail d'outils et de ressources que vous pouvez d'ores et déjà utiliser. Posez la question : Quelles autres ressources qui ne sont pas encore disponibles via Lions100.org pourraient être utiles dans votre travail pour vous permettre de remplir votre mission ? Relevez les idées des participants sur de nouvelles ressources et les inscrivez-les sur un tableau. www.Lions100.org.FR

Principaux contacts à LCI Activités de service du centenaire Programs@LionsClubs.org Activités de recrutement du centenaire CentennialMembership@LionsClubs.org Projets commémorant le centenaire LegacyProjects@LionsClubs.org Communications du centenaire Communications@LionsClubs.org Fournitures de club pour le centenaire orderdetails@lionsclubs.org MyLCI mylci@lionsclubs.org Autres questions LCICentennial@LionsClubs.org Conclusion (5 minutes) Nous avons consacré un certain temps à examiner les ressources disponibles telles que le support budgétaire, les données et ressources de RP. Les équipes de personnel du LCI qui sont à votre disposition pour répondre à vos questions, vous aider à résoudre les problèmes et vous mettre en rapport avec les ressources dont vous avez besoin pour accomplir votre mission représentent une autre ressource essentielle. Vos responsabilités en tant que coordonnateur du centenaire DM/DS sont variées et indispensables au succès de célébration du centenaire. Le personnel LCI est à votre disposition pour vous aider à optimiser votre efficacité. Les informations affichées sur cette diapositive figurent sur la dernière page du Guide des coordonnateurs de district multiple chargés du centenaire. Ces adresses e-mails sont vos principaux points de contact pour répondre aux questions que vous pourriez avoir sur le centenaire. Comme vous pouvez le voir, il existe plusieurs équipes de personnel distinctes dédiées aux secteurs suivants du programme : Activités de service du centenaire Activités de recrutement du centenaire Projets communautaires commémorant le centenaire Communications du centenaire (y compris tous les ressources RP telles que des vidéo et des récits Touchstone) Fournitures de club pour le centenaire MyLCI Toutes les autres questions (y compris les nominations de coordonnateur, les budgets et l'assistance aux événements du centenaire) Dans le cadre vos activités de coordonnateur du centenaire, gardez cette liste de contacts à porté de main et partagez vos idées ou besoins en matière de ressources qui peuvent se présenter avec les membres appropriés du personnel.

Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire Objectifs de la séance Obtenir un soutien budgétaire et des subventions Agir sur les données du rapport du tableau de bord du centenaire Utiliser les ressources de la boîte à outils Lions100 Passons en revue nos objectifs pour cette séance. Vous devriez maintenant être en mesure de : Obtenir un soutien budgétaire pour vos dépenses en tant que coordonnateurs du DM/DS chargés du centenaire et des subventions pour les projets DM éligibles Agir sur les données du rapport du tableau de bord du centenaire Utiliser les ressources de la boîte à outils Lions100 Posez la question : Avons-nous atteint nos objectifs ? Répondez à toutes les questions restantes. Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire

Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire Évaluation Terminer la séance en demandant aux participants de remplir l'évaluation de la séance. Formation des coordonnateurs de DM/DS chargés du centenaire