Retour d’expérience N°2 Etablissement Intervenant(s) CH d’Argenteuil M Defenin Christine Thème Retour d’expérience sur la cellule centralisée de gestion des lits mise en place au sein de l’établissement Présentation Questions et débats 20 minutes 15 minutes
MISE EN PLACE GESTIONNAIRE DE LIT Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - Objectifs Mise en place Outil de suivi Indicateurs Points de vue des utilisateurs Crainte /transformation Evolution Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - Objectif Connaitre la disponibilité et la prévision des lits d’hospitalisation complète dans les services idéalement pour la semaine impérativement sur la journée et les 48 prochaines heures Harmoniser le programmé et le non programmé sans les opposer Prévenir et anticiper les situations de Hôpital en tension obligation de transmettre de façon hebdomadaire les niveaux de hôpital en tension à l’ARS depuis le 21/10/2013 Application de la procédure écrite de notre établissement Mise en place et diffusion d’une procédure de recueil (3333) Impact financier indéniable (optimiser les hospitalisations et éviter les transferts ) Implication de la direction (gestionnaire est sous la dépendance de la direction des soins) Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - Mise en place Depuis le 14 0ctobre 2014 Du lundi au vendredi 9h-17h Qui ! Où! : CSS sur 4 semaines puis un CS chaque semaine Lieu sous l’autorité de la direction prés de la Direction des soins Recueil le Matin et l’AM. Concerne tous les services (médecine, chirurgie, les unités de soins continus) Evolution par un code couleur de la connaissance des données BLANCHE (aucune) ORANGE (partielle) VERTE (définitive) Evolution des indicateurs au fur et mesure des débriefing du lundi;reflexion sur 3 semaines ADMISION (A) si l’hospitalisation dans l’unité est décidée le jour même avec déclinaison selon le lieu d’origine U(Urgence) E (Externe) I(Interne) R (Rea ,usc, sI) AU,AE,AI,AR RESERVE (R) si l’hospitalisation dans l’unité est décidée depuis au moins 24h avec les mêmes déclinaison selon le lieu d’origine .RU, RE, RI,RR SORTIE (S) SP si sortie anticipée, SNP(Sortie non programmée) si sortie décidée le jour même, CAM, Décés CHANGEMENT DE CHAMBRE (CC) Lits Bloqués (B) Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Outil de suivi Disponibilités des lits et relevé d’indicateurs Base Excel En lecture à tous Par gestionnaire des lits plusieurs fois par jours Au plus prés du réel . Date prévisionnelle de sortie 1 recueil à 21 h par le cadre de nuit Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Page accueil – lien hypertexte +++- Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - Consignes Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
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Tableau synthèse Disponibilité des lits prévisionnels J0 à J5 Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - DEPLOIEMENT Une feuille(un onglet) par service Tous les services sont remplis Sauf UMEDO – UHCD – PSYCHIATRIE – OBSTETRIQUE Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Une feuille par service Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Une feuille par service Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Vision jusqu’ à Total des sorties – règles calcul cachées Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
STATISTIQUES Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - SORTIE LA VEILLE POUR LE EENDEMAIN STATISTIQUES 3 PLAGES VIDES CONSECUTIVES / 1 LIT DE PERDU Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - REPARTITION HEBDOMADAIRE DES RESERVATIONS EXTERNES ET DES SORTIES 3 PLAGES VACANTES / 1 LIT PERDU POUR AVAL REPARTITION HEBDOMADAIRE DES ADMISSIONS DU SERVICES DES URGENCES VISULAISATION DES MUTATIONS INTERNES – RECENT A PARTIR SEMAINE 46 Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - Indicateurs de suivi Par semaine TO (du lundi au vendredi et le WE) SNP/SP Sortie avant 14h Réservation/admission avec répartition dans la semaine Lits disponibles à 21h Transferts faute de place Places perdues Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - Taux d’occupation par secteur Chaque service peut l’obtenir pour son secteur Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Taux d’occupation la semaine et le WE Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Sortie non programmées semaine 48 Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Sortie non programmées semaine 48 Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - Sortie avant 14h semaine 48 Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - Sortie avant 14h semaine 48 Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Répartition hebdomadaire des entrées et des sorties (semaine 48) Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - RepaR Repartition hebdomadaire des entrées et des sorties chirurgie( semaine 48) Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - Par service (semaine 48) Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - Lits libres à 21h Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Journées lits diponibles Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Résultats vus par le gestionnaire Recueil des informations est fastidieux, pas toujours exhaustifs en temps réel mais transparence et décloisonnement des organisations . Absence de Référent en l’absence des cadres dans le service Recensement à faire dans tous les services Difficultés d’ obtenir un référent Médical dans les services (pb de sectorisation) Procédure lourde pour les urgentistes Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Résultats vus par les services Difficultés des services de prononcer la sortie anticipée même pour les services faisant beaucoup de programmé Crainte de sortie mal organisée avec ré-hospitalisation précoce Crainte de ne pas pouvoir maitriser ses propres programmations Démarche d’anticipation parfaitement exprimée Engagement à donner le nom du référent médical pour la semaine Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Résultats vus par les urgences Ne recherchent plus les lits Amélioration de la fiabilité des lits Médiateur entre les urgences et les services Structuration pour les urgences (UHCD / UMEDO) 0 :transfert faute de place mais réevaluation depuis notre réduction capacitaire (perte de 51 lits) Hôpital mis en tension niveau 2, 1 fois sans afflux de grippe ou bronchiolite Outil de traçabilité des lits utilisables Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - Cellule de gestion des lits : pas de cellule créée à ce jour mais un gestionnaire des lits Objectifs envisagés : Connaître la disponibilité des lits en temps réel Harmoniser le programmé et le non programmé Prévenir et anticiper les situations de l’hôpital en tension Elaborer une procédure de recueil des informations Optimiser les hospitalisations et éviter les transferts faute de place ……… Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Profil de poste gestionnaire de lits Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Profil de poste gestionnaire de lits Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Profil de poste gestionnaire de lits Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Commission de l’hospitalisation (transformation de la CSNP) Une charte élaborée selon la méthode Delphi Composition définie Existence depuis Mai 2014 Nombre de réunions organisés : 3 Fréquentation : discutable Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -
Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 - conclusion Acceptation très progressive des communautés médicale et paramédicale Nette progression dans la déclaration des DPS Les Services demandent et font évoluer les statistiques(demande sur les mutations et heure de sortie…) Limite de l’outil actuel Changement de logiciel à partir de février 2015 intégré dans notre dossier informatique cristal-link (IC-plan) Présentation ANAP Séance Collective 15 Décembre 2014 -