amfortin-aut.2006-com-1291 LA PROCÉDURE

amfortin-aut.2006-com-1292 DESCRIPTION  Document de référence décrivant : - conditions d’exécution et façon de procéder pour exécuter une tâche administrative ou technique

amfortin-aut.2006-com-1293 Description (suite) Manuel de procédures divisé par : - domaines techniques (production, exploitation, administration, gestion du personnel, etc.) ou par : - types d’usages (procédures périodiques, procédures exceptionnelles, etc.)

amfortin-aut.2006-com-1294 Description (suite)  Qui l’écrit? -Toute personne mandatée à cette fin  Pour qui? -Pour toute personne dans une entreprise  Pourquoi? -Uniformiser une façon de faire + obtenir les meilleurs résultats Temps de réalisation : 2 h et + Longueur : 1-2 pages en général

amfortin-aut.2006-com-1295 Identification  Nom du groupe concerné  Numéro de la procédure  Titre de la procédure  Signature de la personne qui a rédigé  Signature de la personne qui a approuvé  Date  Date de la révision de la procédure

amfortin-aut.2006-com-1296 Points à traiter  Objectif (pourquoi?) - raisons = marche à suivre  Période d’application (quand?) - entrée en vigueur  Indications (comment?) - séquence chronologique des opérations  Personnes concernées (à qui?) - selon fonctions, responsabilité

amfortin-aut.2006-com-1297 Conseils de rédaction  Langage neutre = document de référence = consultation  Présent de l’indicatif  Texte en paragraphes courts  Mots précis : définir « acceptable, suffisant, normal »

amfortin-aut.2006-com-1298 Marche à suivre  Préparation  Structuration  Rédaction  Présentation  Révision

amfortin-aut.2006-com-1299 Préparation Déterminez le contenu avec soin  Réfléchissez : - au bien-fondé de l’établissement de la marche à suivre, - au moment opportun pour l’entrée en vigueur, - aux personnes concernées par l’application. - Consultez des personnes-ressources

amfortin-aut.2006-com Préparation Déterminez le contenu avec soin  Rassemblez l’information requise.  Exécuter soi-même les différentes étapes.  Interviewer les personnes qui exécutent les tâches = clarté et précision.

amfortin-aut.2006-com Questions??? - entrevues 1. Quel est le point de départ du travail à exécuter? 2. À quel moment de l’année, du mois, de la semaine ou de la journée a-t-il lieu? 3. Quelle est la fréquence d’exécution? 4. Qui sont les principaux acteurs? 5. Quelles sont les tâches à exécuter? 6. Quel cas survient le plus fréquemment? 7. Quels sont les aspects les + importants de ce travail? 8. Quels sont les aspects les + difficiles de ce travail?

amfortin-aut.2006-com Structuration  Dressez votre plan à partir des 4 composantes identifiées : 1. l’objectif 2. la période d’application 3. l’indication 4. les personnes

amfortin-aut.2006-com Rédaction  Rédigez un ou plusieurs alinéas pour chacune des composantes, le point 3 Indications sera le plus consistant.  Validez la procédure auprès d’utilisateurs volontaires (personnes questionnées en cours de préparation).

amfortin-aut.2006-com Présentation  Adoptez une présentation standardisée.  Présentez les éléments d’identification dans un tableau : numéro (code alphanumérique prédéterminé) et titre de la procédure.  Numérotez chaque composante et, le cas échéant, les éléments de la partie Indications.

amfortin-aut.2006-com Révision  Relisez la procédure à tête reposée.  Laissez passer une nuit avant de relire le travail.  Faites une 1 re lecture en vs attardant au contenu.  Faites une 2 e lecture + langue et expression.  Faites une dernière lecture = présentation.

amfortin-aut.2006-com Sources  RTAS  Henry Alain et Ignace Monkam-Daverat. Rédiger les procédures de l’entreprise. Paris, Éditions d’Organisation, 1994, p