Commission Développement des usages du numérique et développement de l’administration électronique (DUNAE) 5 octobre 2017 page 1

Commission DUNAE Ordre du jour Introduction par Eugène Caro, Président de la Commission Tour de table Mettre en place un projet numérique de territoire Témoignages Point d’actualités Mégalis 05/07/2017

Projet numérique de territoire : quelle méthodologie ? page 1

La genèse Ambition de la Communauté de communes au Pays de la Roche aux Fées de mettre en œuvre un projet de territoire numérique pour : Améliorer le service public rendu aux usagers, particuliers et professionnels Moderniser les administrations du territoire … Et le faire savoir Opportunité pour le Syndicat Mixte également : De transformer la façon dont le développement numérique est pris en compte au sein des collectivités De structurer l’offre de services De disposer d’une meilleure visibilité sur la multitude d’actions existantes Décision d’accompagnement à la mise en place d’un projet numérique de territoire

Deux collectivités pilotes pour tester la méthodologie La Communauté de communes au Pays de la Roche aux Fées 16 communes et 26 359 habitants Accompagnement d’octobre 2014 à juin 2015 Montfort Communauté 8 communes et 24 364 habitants Accompagnement de juin 2016 à juin 2017 Résultat : définition de prérequis et d’une méthodologie une 5 étapes

1. Définition et objectifs Faire un état des lieux du développement du numérique Recenser les besoins et les attentes auprès des acteurs Mettre en cohérence et établir un programme de travail priorisé pour développer le numérique sur son territoire Les objectifs : Appréhender de façon globale le développement du numérique en associant les communes du territoire Construire un programme d’actions à mettre en œuvre au cours du mandat

2. Conditions nécessaires à la réussite du projet Un sensibilité de la collectivité pour le numérique Présence d’un·e élu·e référent·e au numérique et d’une commission autour du numérique Quelques réalisations sur lesquelles s’appuyer : dématérialisation engagée dans la collectivité actions de sensibilisation des publics aux usages du numérique Une sensibilité de la collectivité pour la conduite de projet Un profil de chef·fe de projet dans la collectivité Une collectivité prête à la gestion de projets transverses Une possibilité de collaboration avec les communes du territoire Des moyens disponibles Moyens humains : 20% d’un·e chef·fe de projet motivé·e pendant 6-9 mois Moyens financiers et techniques à prévoir pour la mise en œuvre des actions

3. Une méthodologie en 5 étapes Lancement Diagnostic Formalisation du programme d’actions Mise en œuvre Evaluation

1. Lancement Réunion de lancement : Objectifs : Avec les élu·e·s Avec les habitant·e·s Objectifs : Partager les enjeux autour du numérique pour le territoire Présenter la démarche de la collectivité et l’implication souhaitée Constitution du Comité de pilotage Constitution d’un groupe de travail habitants

2. Diagnostic Réalisation du diagnostic : Objectifs : Diagnostic : Auprès des élu·e·s Auprès des services Auprès des habitant·e·s Réalisation du diagnostic : Par des entretiens Par une enquête en ligne Par des ateliers avec les habitant·e·s Objectifs : Mesurer l’existant en terme d’usages et d’offre Recenser les besoins et aider à la définition des priorités

3. Formalisation du programme d’actions Travail de synthèse des comptes-rendus des entretiens et des résultats de l’enquête en ligne Élaboration d’un programme d’actions organisé en axes stratégiques et en actions opérationnelles Ambition et réalisme Validation des orientations / axes stratégiques par le comité de pilotage des élu·e·s Présentation du programme d’actions enrichi en Conseil et en réunion publique

4.Mise en œuvre du plan d’actions Définition d’un plan d’action pour l’année en cours sur la base de critères priorisés : Niveau d’attente de la population Coût Faisabilité Déclinaison du plan d’action en fiche actions : Composition de l’équipe projet et prérequis Partenariats nécessaires et public cible Impacts et risques Moyens nécessaire, calendrier et mode d’évaluation

5.Évaluation Démarche classique : Définir des indicateurs pour quantifier les actions réalisées et les valoriser Émettre des recommandations pour la poursuite du projet à long terme Vérifier si l’on a répondu aux attentes et besoins exprimés par les participants Mettre en évidence les forces et faiblesses de l’action Évaluation annuelle du plan d’action annuel et évaluation finale à la fin du mandat Communiquer sur l’évaluation : Auprès des participants au projet Auprès des habitant·e·s du territoire Dans la presse locale et la presse spécialisée

Quel constat pour le Syndicat Mixte ? Renforcement des liens avec les collectivités accompagnées Valorisation de l’action du Syndicat mixte et promotion indirecte des missions du Syndicat mixte Moyen de faire remonter des besoins de collectivités qui pourraient être mutualisés à l’échelle régionale Accompagnement extérieur et expertise appréciée par des collectivités moyennes Meilleure appréhension de la part des élus de la thématique « numérique »

Quel constat pour les collectivités pilotes ? Témoignage de Mr GODET, Vice-Président en charge du développement du numérique à la Communauté de communes au Pays de la Roche aux Fées Témoignage de M. GICQUEL, Vice-président en charge de l’environnement, du SIG et du développement numérique à Montfort Communauté

Présentation «Point d’actualités Services numériques» Commission DUNAE Présentation «Point d’actualités Services numériques» 05/10/2017

Services numériques Actualités Arrivée nouveau Directeur général Janvier 2018 – Patrick Malfait Mise à jour des conventions d’accès aux services Mégalis Relance envoyée pour ceux qui ne l’auraient pas encore retournée Utiliser la nouvelle version Juillet 2017 Coopération avec le GIP Santé Informatique Bretagne Migration du service régional d’archivage électronique réalisée avec succès cet été Travaux en cours sur d’autres thématiques communes Travaux création GED mutualisée Appel à candidatures collectivités préfiguratrices pour la mise en œuvre de l’offre de services et son co-financement en anticipation de 2020 05/10/2017

Services numériques Prochains évènements Protection des données personnelles : nouvelles obligations au 25 mai 2018 Séminaires en ligne : 4/12 14h et 12/12 14h Ateliers méthodologiques : 14/11 (Lorient Agglo) – 23/11 (lieu à définir Bretagne Nord) L’accompagnement à la dématérialisation des marchés publics – échéance au 1er octobre 2018 Kit méthodologique à disposition sur note site Réunions d’informations sur les territoires : à la demande des EPCI Séminaires en ligne régulièrement : cf. site web Prochains séminaires sur le dispositif MPS : 9/11 10h30, 17/11 10h30 Dématérialisation de l’Etat civil (COMEDEC) – échéance au 1er novembre 2018 Séminaires d’information : 10/11 10h30 et 14/11 10h30 05/10/2017

Services numériques – Préparation du plan de programme 2020-2024 Octobre – Novembre 2017 Mi -Novembre 2017 Janvier 2018 Sept 2018 - Janvier 2019 Juin 2018 Eté 2019 1er janvier 2020 Consultation des membres Présentation des enjeux Sondage attentes /besoins sur l’offre de services Sondage attentes /besoins sur le modèle économique Comité Syndical Présentation générale des résultats de la concertation : tendance / points d’attention Réunion avec les exécutifs + DG des membres Comité Syndical Présentation des principes (contenu de l’offre, modèle économique) suite à l’analyse détaillée de la concertation Présentation du planning associé Comité Syndical Validation de l’offre de services et d’accompagnement, du budget et du modèle économique du plan de programme 2020-2024 Lancement des travaux procédures de marchés Mise en œuvre Nouvelle plate-forme mise en œuvre préparer les tests et la migration des données Plate-forme opérationnelle garantir la continuité des services Marchés publics Actes Flux comptables Echanges sécurisés de fichiers Parapheur Facture électronique Archivage Information publique en ligne 10 000 Utilisateurs 35 000 Entreprises 5 000 utilisateurs 2 000 entités