Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience Laure ESPINASSE Ingénieur qualité – GDR CH SAINT-SEVER

SOMMAIRE Données introductives Choix de l’évaluateur externe Se préparer à l’évaluation externe Organisation de l’évaluation externe Déroulement Visite sur site, et après? Résultats Leviers, difficultés et points de vigilance Conclusion

Données introductives EHPAD situé au sein d’un CH 32 résidents PMP = 384 GMP = 890

Choix de l’évaluateur externe Consultation avec les EHPAD partenaires Publication sur le site FHF (avril 2013) Réception : 15 offres Analyse des offres (tableau) Sélection de trois dossiers Organisation des entretiens (juin / juillet 2013) Sélection du candidat retenu (juillet 2013) Contractualisation avec l’évaluateur externe (convention et AE)

Choix de l’évaluateur externe Quels critères de sélection? CRITERES % Expérience professionnelle (pluridisciplinarité) 20% Compétence et expérience (démarche qualité, évaluation) Méthodologie proposée et délais d’évaluation et remise du rapport 25% Disponibilité de l’évaluateur sur la durée du marché 15% Prix de la prestation

Choix de l’évaluateur externe CAFOC Conseils Structure d’études et de conseil GIP-FCIP Equipe pluridisciplinaire de consultants en management de la qualité et des organisations 2 évaluateurs 5,5 jours (dont 3 jours sur site) - Prix: 5082,00 TTC

Se préparer à l’évaluation externe Bilan du PAQ au 31/12/2013 Communication auprès des professionnels Flash Infos Instances Réunion institutionnelle

Organisation de l’évaluation externe En amont Ouverture d’une Drop box (dossier partagé informatisé) Transmission des premiers éléments de preuve par processus Echanges par mail avec l’évaluateur externe (cadre évaluatif) Validation du calendrier de visite

Organisation de l’évaluation externe COMMUNICATION AUPRES DES PARTIES PRENANTES!!!!!! Communiquer le calendrier Rassurer les équipes Rester à l’écoute des professionnels

Déroulement de l’évaluation externe J1 Accueil des évaluateurs Réunion institutionnelle avec les professionnels Début des entretiens (en présence d’un évaluateur) AS, ASH et Médecin 10, 11 et 12 février 2014

Déroulement de l’évaluation externe J2 - Matin Entretiens Modalités Observations RAQ Face à face GDR, qualité, EPP Psychologue Tel Fin de vie IDE hygiéniste Hygiène Résident Soins, PP, animation, repas Médecin libéral Astreintes médicales Services techniques Organisation, interventions

Déroulement de l’évaluation externe J2 – Après midi Entretiens Modalités Observations Cuisine, Diététicienne Face à face HACCP, contrôles, menus IDE Soins, médicaments, PP AS Nuit Tel Organisation du travail Famille Soins, linge, repas, PP, animation, entretien locaux RAQ / Directrice Réunion Bilan à chaud

Déroulement de l’évaluation externe J3 - Matin Entretiens Modalités Observations Directrice Face à face Politique, projets, représentation, budget Bénévoles, Psychomotricienne Animation, ateliers, PP CRU Organisation Lingerie RABC

Déroulement de l’évaluation externe J3 – Après midi Entretiens Modalités Observations Référent RH Face à face Formation, recrutement, contrats de travail, livret d’accueil, visites médicales Cadre de santé, secrétariat Organisation du service, accueil, admission, PP Evaluateur externe Salle de réunion Préparation restitution COPIL Réunion Restitution à chaud

Déroulement de l’évaluation externe L’évaluateur a cherché à comprendre le fonctionnement de la structure - démarche d’écoute bienveillante - démarche constructive Fin de chaque entretien avec une lecture de la conclusion au professionnel interviewé (vérifier l’exactitude des propos)

Visite sur site, et après? Réception du pré-rapport (+ 2 semaines) Relecture du pré-rapport Transmission des thématiques aux intéressés Observations diverses Echanges par mail avec évaluateurs Validation du rapport (+ 3 semaines) Réception du rapport (10 mars 2014) 1 semaine

Visite sur site, et après? Exemples de commentaires (secret professionnel) Les professionnels n’ont pas été sensibilisés à la confidentialité des informations contenues dans les dossiers des résidents (affections, antécédents personnels et familiaux, revenus, …). La formation sur le secret professionnel n’est pas prévue dans les plans de formation de l’établissement

Visite sur site, et après? Nos commentaires Les professionnels sont sensibilisés à la confidentialité des informations contenues dans les dossiers des résidents (affections, antécédents personnels et familiaux, revenus, …) par le médecin et la cadre lors de réunions de service. Les professionnels sont sensibilisés au secret professionnel dans le cadre de leur formation initiale. Le livret d’accueil rappelle les bases concernant le sujet: « vous ne devez jamais oublier que: Vous êtes impérativement tenu au secret professionnel. Toute violation dans ce domaine peut entraîner des sanctions … Vous êtes liés par l’obligation de discrétion professionnelle pour tout ce qui concerne les faits et informations dont vous avez connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de vos fonctions »

Résultats Formulation de préconisations (36) et des propositions (106) Quelques exemples de préconisations: - Rencontrer les résidents en amont en face à face sans la famille (recherche du consentement éclairé) - Ecrire le rapport d’activité médicale - Finaliser la sécurisation du circuit du médicament - Communiquer autour des RBPP de l’Anesm - Mener une réflexion sur la réduction du jeûne nocturne - Poursuivre la formation du personnel (HACCP et RABC) - Ecrire le DARDE - Ecrire une procédure spécifique « maltraitance »

Résultats Formulation de préconisations (36) et des propositions (106) Quelques exemples de propositions: - Développer l’approche processus servant de base à la gestion documentaire - Réactualiser le document unique - Produire le rapport d’activité de l’ergothérapeute - Développer la culture des transmissions ciblées - Faire évoluer le plan de maîtrise sanitaire (HACCP) réactualisation des documents - Ecrire la procédure relative à l’animation - Mettre en place une EPP sur l’incontinence

Accompagnement personnalisé Propositions et préconisations Item 5 Accompagnement personnalisé Forces et Faiblesses Propositions et préconisations 2.1.3 PVI Réflexion pluridisciplinaire sur la démarche Document explicatif sur la démarche diffusé Trame créée non signée Coordonnateurs de projet non nommés Peu de participation des mandataires judiciaires PVI non pressenti à la préadmission Se rapprocher de la RBPP sur le PVI et « qualité de vie en EHPAD » volet 1 pour le mode participatif et les coordonnateurs de projet Faire une information ciblée vers les mandataires judiciaires sur la démarche de PVI et les y intégrer Faire signer l’avenant par le résident ou sa famille ou son représentant légal comme le préconise le PAQ 2013 Faire évoluer la trame du PVI afin d’intégrer l’évaluation d’atteinte d’objectif et remplacer patient par résident Citer les RBPP de l’Anesm dans la trame du PP Prévoir le recueil de données dès la visite de préadmission afin de réfléchir au PVI avant l’entrée

Remercier toutes les parties prenantes Famille, usager, bénévoles, représentants des usagers Professionnels (réunions, instances, Flash infos)

RESULTATS - PAQ

RESULTATS - PAQ

RESULTATS - PAQ

Leviers, difficultés et points de vigilance

Les leviers? Soutien de la direction Implication des professionnels (adhésion et réactivité) Dynamique de la structure Bonne communication entre établissement et les évaluateurs (démarche constructive)

Les difficultés? Absences durant l’évaluation (formation, arrêts maladie) Recueil des éléments de preuve (avant, pendant et après l’évaluation externe) Durée des entretiens ! Rencontre avec les usagers

Les points de vigilance? Communication Importance du projet d’établissement Identifier un coordonnateur de visite Gestion du temps des entretiens (ne pas sous estimer le nombre de jours sur site nécessaires) Lecture du pré rapport (check list) Faire participer les professionnels

Bilan Bonne dynamique institutionnelle Regard extérieur très constructif Prise de conscience collective des points à améliorer Alimentation du plan d’actions Satisfaction des professionnels

Merci pour votre attention Des questions ? Merci pour votre attention