Partie ii Les Pratiques de productivite sans stress Présenté par Diby N’Nan US Embassy 09.29.16

termes Travail: ensemble des activités que nous souhaitons ou devons entreprendre pour faire progresser notre vie Projet: tout travail dont le résultat final nécessite plus de 2 étapes Liste: regroupement d’éléments de même catégorie

De quoi avons-nous besoin? De quoi s’agit-il? S’organiser pour réussir S’organiser à avoir une maîtrise parfaite de tout ce qui fait partie de notre vie, tant au niveau professionnelle que personnelle, sans être envahit par le stress S’organiser pour se libérer l’esprit et passer à l’acte le plus rapidement et efficacement possible Créer un système qui nous permet d’avoir une vue d’ensemble et détaillée de nos objectifs et activités (système d’organisation) De quoi avons-nous besoin?

Préparatifs: Temps, Espace et Outils

le Temps Période de temps interrompue Meilleure concentration Meilleur résultat 2 jours consécutives Collecte (6h ou plus) - Traitement (8h et plus) En consacrant deux jours complets à ce processus, vous accroîtrez au centuple votre productivité et votre tranquillité d’esprit

L’espace Espace physique = Centre de contrôle Bureau ou maison Endroit pour écrire et placer la corbeille d’arrivée Peut s’ajouter un téléphone, un ordinateur, des corbeilles à courrier empilables, une imprimante, etc. Vous devez absolument disposer d’un espace de travail fonctionnel chez vous, au travail et si possible quand vous vous déplacez

Les outils Les essentiels Corbeilles à courrier (au moins 3) Italienne empilables Rame de papier et Stylo ou crayon (une seule idée sur une page) Post-it, Trombones, Pince-notes, Agrafeuse et agrafes, etc Chemises de classement Poubelles Agenda (pas pour collecter, mais pour noter certaines actions) C’est du rangement, Outils dont nous avons besoin serviront à repertorier, ecrire, classer, ranger les documents à traiter. Collecter (corbeille, et du papier). Traiter (feuill, post-it, agraph..) organiser (chemises, etc.)

Les outils Un bon système de classement Comment le faire? Simple Rapide Agréable Comment le faire? Avons-nous besoin de…. Comment l’organiser

La Collecte: Regrouper vos affaires en suspens PROCHAINE ÉTAPE

La Collecte Réunir, regrouper, rassembler tout élément qui accapare notre esprit avant décider de l’action à mener (traiter) Pourquoi Utile d’avoir une idée du volume d’affaires en suspens Bon de savoir quand nous atteindrons le bout du tunnel Avoir l’esprit libre pour traiter et organiser les éléments Reunir…. Notre esprit tout travail qui s’impose à nous ou q nous décidons de faire…..Pourquoi collecter tout avant de avant de décider de l’action

La Collecte Collecte physique Regrouper tout ce qui nécessite une action ou n’est pas à sa place Tout ne doit pas atterrir dans notre corbeille d’entrée Fournitures de bureau Documents de référence Décoration Equipements

La Collecte Collecte physique - Inquiétudes Trop d’éléments pour une seule corbeille d’entrée Tenter de faire le grand ménage: Eviter Eléments déjà collectés dans un système d’organisation Un document trop important Attaquez vous à tout (tiroirs du bureau, dessus de meubles, intérieur des armoires, etc. On peut être confronter à quelq inquiétudes au cours de la collecte. Trop d’éléments pour une seule corbeille d’entrée Faire des piles autour Tenter de faire le grand ménage: Eviter Le but, c’est de regrouper et traiter au plus vite les affaires en suspens Eléments déjà collectés dans un système d’organisation Mettre tout dans la boîte d’entrée Un document trop important Attaquez vous à tout (tiroirs du bureau, dessus de meubles, intérieur des armoires, etc.

La collecte Collecte mentale Tout ce qui préoccupe l’esprit Chaque idée sur une feuille distincte et mettre dans la corbeille Projets commencés non terminés Projets à entreprendre Engagements et promesses envers les autres Documents à terminer /soumettre Maison Evènements à venir Etc. En dehors de ce qui se trouve dans l’espace physique, quels autres éléments attirent votre attention, vous préoccupe.

Traitement vider votre boite d’entree Après la collecte!!!!

Le traitement Boîte d’entrée A jeter De quoi s'agit-il? Projets (planification) A faire un jour…peut-être (échéancier, sujets à revoir) Une action est-elle nécéssaire NON Plan de Projet (à revoir aux fins des actions) OUI A conserver en cas de besoin (Référence) Quelle est la première action à exécuter? Demande t-elle moins de 2 min? OUI NON Actions à entreprendre en chaine L’exécuter tout de suite La déléguer La reporter Attendre (que quelqu’un l’exécute) Calendrier (exécuter l’action à une date déterminée) Premières actions (à exécuter dès que je le pourrai) Schéma du flux de travail- traitement

Le traitement Commencer par le premier élément Lignes directrices Commencer par le premier élément Traiter un élément à la fois Ne jamais remettre un élément dans la boîte d’entrée -Ne pas confondre traitement et depouillement selectif, ts les elts doiv etre examinés. Dc commencer par le 1er -

Qu’elle est la première action à exécuter? Le traitement Qu’elle est la première action à exécuter? Exécuter immédiatement Déléguer Reporter Poubelle Reference Incubation Premier geste ou action physique qui s’impose pour amener progressivement une situation vers un résultat voulu Exige une réflexion rapide et aigue 1ere action. Def. Elle doit etre determine

L’organisation: Etablir les bonnes catégories Durant et après le traitement !!!

L’organisation Boîte d’entrée A jeter De quoi s'agit-il? Projets (planification) A faire un jour…peut-être (échéancier, sujets à revoir) Une action est-elle nécéssaire NON Plan de Projet (à revoir aux fins des actions) OUI A conserver en cas de besoin (Référence) Quelle est la première action à exécuter? Demande t-elle moins de 2 min? OUI NON Actions à entreprendre en chaine L’exécuter tout de suite La déléguer La reporter Attendre (que quelqu’un l’exécute) Calendrier (exécuter l’action à une date déterminée) Premières actions (à exécuter dès que je le pourrai) Schéma du flux de travail- Organisation

L’organisation Les catégories de base: 7 principaux types Liste de projets Documents d’accompagnement de projets Actions et information notées sur l’agenda Liste des premières actions Liste des actions en attente Documentation de référence Liste des chose à faire peut être un jour 7 principales catég a gérer du point de vue de l’organisation. Pour accroitre votre productivité, Ces catégories doivent être séparées les unes des autres (pas perte de tps à chercher au mauvais endroit). Vous devez classer les docum que vous avez traiter

L’organisation L’organisation des rappels d’action Non exécutables immédiatement En attente d’exécution En incubation Les classer par catégorie, par lieu d’exécution et mode opératoire Ex: Appels, A la maison, Courses, Lire et Revoir, etc. Inscrire les précis dans l’agenda Les garder à portée de main Demandez vous quelles actions vous pouvez ou ne pouvez pas faire en fonction du lieu. Les regrouper dans les chemises ou sous chemises, en fonction du système utilisé

L’organisation L’organisation des rappels de projets Liste de projets Sous-Projets Documents d’accompagnement de projets Liste unique ou subdivisée

L’organisation Organiser les données non activables Références Les actions à exécuter « un jour ……peut être » Agenda comme calendrier L’échéancier

L’organisation Des sources d’inspiration: Les listes de contrôle Centres de contrôle à partir duquel gérer les affaires en cours. -ne pas negligez l’espace d travail à la maison mem si on a un bureau Ne pas partagez cet espace de preference Espaces mobiles, si vs vs deplacez svt (porte-documents, cartable,sac ou vous placerez vos dossiers)