* Cete Nord Picardie, 9 septembre 2002 Centre d’études techniques de l’Equipement Nord Picardie La gestion des connaissances au CETE Plan de l’intervention : Les enjeux pour le CETE Les actions engagées Le projet « système de gestion des connaissances » M *

* Cete Nord Picardie, 9 septembre 2002 Les enjeux pour le CETE Éviter que le départ d'une personne n'engendre une perte irréversible de savoir ou de savoir-faire et accélérer la formation des nouveaux arrivants. Ne pas « tout réinventer » à chaque préparation et conduite d’une nouvelle étude Optimiser la recherche d’informations et de documents. Coordonner nos activités au travers de processus formalisés et partagés. Fournir aux équipes projets les moyens pour mieux travailler ensemble. Mutualiser nos bonnes pratiques de travail Commençons par différents enjeux pour le CETE identifiés depuis fort longtemps. A la question « gérer le connaissances, oui, mais pourquoi faire ». , beaucoup de réponses concrètes ont déjà été avancées au CETE. •Eviter que le départ d'une personne n'engendre une perte irréversible de savoir ou de savoir-faire et optimiser la formation des nouveaux arrivants. On entend souvent ce leitmotiv « les experts sont âgés, ils vont partir avec tout ce qu’ils ont dans leurs têtes». Il s’agit de pérenniser les connaissances et capitaliser ce patrimoine. •Valoriser l’expertise dans le cadre des projets. •« Ne pas réinventer la roue ». Combien de fois, on constate qu’une étude a été faite et refaite plusieurs fois. •Perdre moins de temps à chercher l'information pertinente nécessaire à une décision ou une tâche. Surtout dans un environnement où l’on assiste à une inflation de l’information. •Apprendre à diffuser et à produire de l'information ad hoc. •Formaliser et partager les meilleures pratiques. •Disposer d'une mémoire écrite et favoriser le travail en groupe afin d’accélérer les synergies. •Améliorer les échanges et l'interactivité et apporter des éléments de prise de décision. •Formaliser et maîtriser les processus pour créer une culture commune.   *

Les actions engagées au CETE * Cete Nord Picardie, 9 septembre 2002 Les actions engagées au CETE Le projet « mémoire d’entreprise » Le plan d’action stratégique Le projet de déploiement d’un système de gestion des connaissances  Passons aux actions concrètes engagées par le CETE *

Les actions engagées au CETE * Cete Nord Picardie, 9 septembre 2002 Les actions engagées au CETE Le projet « mémoire d’entreprise » C’est la dénomination du projet global dans lequel s’inscrivent toutes les actions qui se rapportent à la gestion des connaissances. *

* Cete Nord Picardie, 9 septembre 2002 Les grandes étapes 1997 : début d’un programme d’actions de transfert du savoir 1998 : état des lieux + proposition de solutions 1999 : rédaction d’un cahier des charges pour le choix d’un outil de gestion de l’information et de la connaissance 2000 – 2001 : sélection et tests des logiciels sur des études de cas Fin 2001 : choix du logiciel Livelink 2002 : lancement d’une démarche générale de gestion de la connaissance . Un rappel bref de la démarche de travail menée au sein du CETE Nord Picardie dans cet esprit : Ce projet a démarré en 1997 avec le lancement d’un programme d’actions de transfert du savoir s’inscrivant dans le départ de personnes dont l’expertise présentait un intérêt majeur pour le CETE (modélisation de trafic, …). Le résultat de ces entretiens est consigné et formalisé dans des documents que nous appelons « livres de connaissances ». En 1998, un diagnostic a été dressé. Ce travail avait pour but de faire un état des lieux des différentes pratiques des personnels du CETE dans la recherche documentaire et l'organisation de leur système d'information actuel. L'examen des dysfonctionnements montre, qu'outre la difficulté à valoriser un important capital d'expériences, c'est souvent la mémoire du service qui fait défaut. En 1999 : il est décidé de lancer une consultation pour le choix d’un outil . Après une phase de présélection, deux logiciels Livelink de la société OpenText et EDMS de la société Documentum furent testés à travers des études de cas (déroulement d’une action de transfert de savoir et réponse aux appels d’offres). Le choix s’est porté sur le logiciel Livelink car il correspondait mieux à notre culture de partage de l’information peu formalisée. En terme de positionnement, il répondait à plusieurs impératifs : Flexibilité (outil intranet) ; Simplicité d’utilisation (navigateur web) ; Outil de recherche d’information Gestion d’espaces collaboratifs Capacité de personnalisation Je laisse la parole à Michel Lollichon qui se propose de partager avec nous une expérience appuyée sur livelink et menée actuellement au Pandoc, Pour ce qui ne le savent pas ou qui l’auraient oublié, le Pandoc est le pole d’appui national documentaire qui est un des groupes du département informatique organisation et documentation électronique du CETE *

Les actions engagées au CETE * Cete Nord Picardie, 9 septembre 2002 Les actions engagées au CETE Le plan d’action stratégique Projet 7.3 : mettre en œuvre un système de gestion de la connaissance Échéance 2004 Le plan d’action 2001-2005 du CETE est structuré autour de sept grands thèmes. L’objectif affirmé dans le 7ème thème est de « Se doter d’outils performants permettant de simplifier et d’optimiser la gestion de l’activité et la gestion des connaissances » De nouveaux outils doivent être mis en œuvre, notamment en ce qui concerne la gestion des connaissances et des données en utilisant les technologies de la géomatique et intranet (outils de partage et d’homogénéisation des pratiques comme les dossiers électroniques d’affaires, les bases de données de références, …). *

Les actions engagées au CETE * Cete Nord Picardie, 9 septembre 2002 Les actions engagées au CETE Le projet de déploiement d’un système de gestion des connaissances  C’est le projet pour lequel j’ai reçu un mandat du directeur dès mon arrivée, et déjà quelques temps avant. Les objectifs de ce projet étaient déjà inscrits dans le plan d’action stratégique, son échéance également, 2004. Il m’appartenait, dès lors, de construire une démarche de projet, d’identifier le chemin et les étapes à franchir afin de mettre à disposition de l’ensemble des agents du CETE un outil fiable et efficace de gestion des connaissances. Pour cela, il faut des outils (livelink en est un), des méthodes permettant d’identifier et de cartographier des connaissances (il en existe – MKSM, KRM autant de sigles a priori barbares, mais laquelle choisir), d’autres pour modéliser les processus du travail, enfin il faut une organisation du travail adaptée qui ne révolutionne pas nos façons de faire. L’idée générale du déploiement est alors apparue : - une phase de réflexion sur l’organisation de travail à mettre en place et les outils à utiliser, aboutissant à la conception d’un système de gestion des connaissances ad hoc pour le CETE, - une phase de tests sur des chantiers pertinents permettant d’évaluer ce système et le cas échéant de lui apporter des corrections - la phase proprement dite de déploiement général du système, *

Certification ISO des laboratoires * Cete Nord Picardie, 9 septembre 2002 Les étapes du projet 1999 2000-2001 Fin 2001 2002 S1- 2003 S2-2003 Cahier des charges d’un système de GdC Tests d’outils Choix de LiveLink Étude de cadrage avant déploiement Chantiers tests Début déploiement Je résume CE QUI EST FAIT CE QUI RESTE A FAIRE Certification ISO des laboratoires *

La mise en œuvre du projet * Cete Nord Picardie, 9 septembre 2002 La mise en œuvre du projet L’accompagnement par un consultant externe Le diagnostic – l’ébauche d’un système Les chantiers tests Pour cela, pas question de jouer les apprentis sorciers seuls. Parmi les cabinets de consultants qui se sont spécialisés dans le domaine de la gestion des connaissances, nous en avons sélectionné 5, dont certains avaient déjà des références pour le CETE ou dans notre ministère. Après une audition des cabinets, au nombre de trois, qui avaient proposé une offre de service au regard du cahier des charges précisant les objectifs et les trois grandes phases que je situaient précédemment, le choix s’est porté sur le cabinet CEGOS, qui, signalons le, n’est pas un inconnu, puisqu’il travaille déjà sur la commande DPSM-DAFAG dans le cadre des actions de modernisation de notre ministère. J’invite, et c’est l’occasion de les présenter, Messieurs Hérard et Waeters à qui j’ai demandé de présenter la démarche de travail qui a recueilli notre faveur. *

Diagnostic - les attentes exprimées * Cete Nord Picardie, 9 septembre 2002 Diagnostic - les attentes exprimées Faire évoluer les pratiques de travail vers le mode projet collaboratif Disposer de bases de connaissances techniques Piloter les activités et les projets Réduire la complexité administrative *

Les objectifs du projet - Formaliser nos processus et procédures de fonctionnement - fiabiliser notre gestion de la documentation …à l’ORGANISATION Gérer les connaissances liées… …aux PROJETS …aux METIERS Renforcer le travail en équipe transverse Garder la mémoire des projets Assurer les retours d’expérience Formaliser le savoir-faire du CETE Assurer la mise en oeuvre des meilleurs savoir-faire internes.

Ce que l’on peut mettre en œuvre DES PROCESSUS CLARIFIES Formaliser les processus d’activité du CETE ORGANISATION Clarifier les rôles et les responsabilités des intervenants sur un processus Consolider les jalons et les instances de validation et de pilotage DES BASES DE CONNAISSANCES TECHNIQUES Recenser dans l’existant les documents de référence du CETE. Organiser l’archivage et l’accès aux connaissances techniques au travers d’un plan de classement performant Recenser les savoir-faire qui restent aujourd’hui largement tacites et individuels Travailler avec les experts pour formaliser et diffuser les savoir-faire, les bonnes pratiques, les tours de main,… METIER UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL COMMUN AU PROJET Harmoniser les outils et les documents de conduite de projet Mettre à disposition, des équipes projet, un espace de partage des documents, des agendas, des contacts. Organiser le retour d’expérience à chaque fin d’étude PROJET Recenser et mettre à disposition les informations et les connaissances utiles aux démarrage des projets

Les tests en cours Expérimentation au PANDOC * Cete Nord Picardie, 9 septembre 2002 Les tests en cours Expérimentation au PANDOC Liaison autoroutière Amiens - Belgique Plan de déplacements d’entreprise Réponse à un appel d’offres *

PANDOC – LAAB – PDE- Réponse A.O. 1. Enjeux - Encourager et développer le travail collaboratif - Utiliser et partager les savoir-faire 2. Site pilote - Département IODé - Groupe PANDOC 3. Eléments de cadrage - Bibliothèque numérique - Optimisation du fonctionnement global

PANDOC - LAAB - PDE- Réponse A.O. 1. Enjeux - Animation d’une équipe projet DRE – CETE – DDE(s) - Utiliser et partager rapidement les informations disponibles 2. L’équipe projet 3. Eléments de structuration - Base ressource – Espace projet – Base de livrables - Gestion des utilisateurs 4. Retour sur expérience actuel - Formation / administration / travail collaboratif…

PANDOC – LAAB – PDE - Réponse A.O. 1. Enjeux - mise à disposition d’un espace de travail collaboratif - capitalisation du savoir-faire acquis 2. Equipe projet 3. Eléments de cadrage en cours

PANDOC – LAAB – PDE - Réponse A.O. 1. Enjeux - formaliser le processus - mettre en commun des documents types 2. Equipe projet en cours 3. Eléments de cadrage