Gestion de la Relation Citoyen Procédures de début d’année

Au Programme Présentation du support BERGER-LEVRAULT au CDG22. Les ressources documentaires. ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année: Editions des tables annuelles. Clôture des registres 2017. Ouverture des registres 2018. Saisie d’acte et dématérialisation des bulletins INSEE. Focus sur la loi modernisation de la justice XXI ème siècle ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier. La gestion des adresses dans e.grc. Paramétrages et pré-requis. La gestion du calendrier électoral. Le tableau rectificatif du 10 janvier.

Une équipe de 4 personnes à votre service Thierry PERCHE Tiphaine L’HARIDON Sébastien LEFEUVRE Anne NICOLAS Si la ligne d’assistance au 02.96.58.64.17 ne répond pas, c’est que vos interlocuteurs sont tous occupés ! Pensez à adresser un mél à magnus@cdg22.fr et seulement cette adresse ! Nous vous répondrons dans les délais les plus courts possibles et par ordre d’entrée. Pensez à indiquer votre N° de téléphone et vos horaires d’ouvertures. Contacter le support au Centre de Gestion: Téléphone: 02.96.58.64.17. Mél: magnus@cdg22.fr (une adresse unique relevée par tous et traitée en priorité)

Une équipe de 4 personnes à votre service Le 02.96.58.64.17. ne répond pas ? Laissez un message sur magnus@cdg22.fr ! Votre message sera ainsi enregistré et tracé. N’oubliez pas d’indiquer … La nature de votre problème, le message d’erreur, éventuellement joignez une copie d’écran. Nom de la personne à recontacter, horaires. N° de téléphone (direct) ou mail (Pensez à les associer à votre signature mél). Si la ligne d’assistance au 02.96.58.64.17 ne répond pas, c’est que vos interlocuteurs sont tous occupés ! Pensez à adresser un mél à magnus@cdg22.fr et seulement cette adresse ! Nous vous répondrons dans les délais les plus courts possibles et par ordre d’entrée. Pensez à indiquer votre N° de téléphone et vos horaires d’ouvertures.

Une équipe de 4 personnes à votre service Retrouvez nos fiches pratiques ... www.cdg22.fr Si la ligne d’assistance au 02.96.58.64.17 ne répond pas, c’est que vos interlocuteurs sont tous occupés ! Pensez à adresser un mél à magnus@cdg22.fr et seulement cette adresse ! Nous vous répondrons dans les délais les plus courts possibles et par ordre d’entrée. Pensez à indiquer votre N° de téléphone et vos horaires d’ouvertures.

Les ressources documentaires e.grc La lecture des récapitulatifs nouveautés: une étape obligatoire. La version 10: Une version qui tourne essentiellement autour de la mise en œuvre du PACS. La version 10.20: Une version qui embarque la dématérialisation INSEE du PACS. Elle ne sera diffusée qu’aux communes qui dématérialisent.

Mise en service de version: Bonnes pratiques S’assurer qu’aucun utilisateur ne travaille dans l’application. Désactiver l’antivirus temporairement sur le serveur et les postes. Surveiller le déroulement de la mise en service. L’écran gris indique la fin de mise en service. Cliquer sur l’info bulle ou Clic droit et choisir l’option Afficher les messages

Une précaution ... utile La sauvegarde avant une manipulation à risque

Les ressources documentaires Une aide abondante et multi-formes. Un fil d’informations: technique et réglementaire: le flux RSS. Une recherche thématique: recherche par mots-clés Une F.A.Q.: Questions / Réponses. Des guides spécifiques dont ceux sur le PACS et la dématérialisation INSEE. Les nouveautés versions toujours accessibles. Des favoris …. Personnalisables. Ce bouton permet d'être averti de la présence de nouveaux événements : demandes en attente, décès d'électeurs détectés... Le + signifie qu’il y a plus de 9 événements à a traiter Ouvrir le bloc pour personnaliser des favoris métier (sites internet)

Une connexion avec LEGIBASE Un raccordement de plus en plus visible dans les versions à venir de vos produits. Accessible sur abonnement.

ETAT-CIVIL ETAT-CIVIL

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Saisie des avis de naissance: Acces: Tables > Avis de naissance. Editions des tables: Acces: Registres > Tables annuelles. Clôture des registres 2017: Acces: Organisation > Registres et procès verbaux. Acces: Pacs > Registres de Pacs. Ouverture des registres 2018: Acces: Organisation > Registres et procès verbaux. Mise en forme des actes et autres documents: Acces: Organisation > Collectivités et formats d’édition.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année L’essentiel de la procédure se déroule dans le bloc organisation

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Rattrapage des avis de naissance: Accès: Etat-Civil > Tables > Avis de naissance. Il s’agit d’enregistrer les naissances extérieures à la commune afin de les faire apparaître sur la table des naissances.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Editions des tables annuelles: Accès: Etat-Civil > Tables > Tables annuelles. La présentation classée par type d’acte probablement la plus appréciée. Choisir selon la date de déclaration de l’acte pour être conforme au registre. Un événement survenu en décembre 2017 mais déclaré en janvier 2018 figurera sur la prochaine table annuelle.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Clôture des registres 2017: Accès: Etat-Civil > Organisation > Registres et procès verbaux. Après clôture, plus aucun acte ne pourra être saisi sur ce registre.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Clôture des registres 2017: Accès: Etat-Civil > PACS > Registres de PACS.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Ouverture des registres 2018: Acces: Etat-Civil > Organisation > Registres et procès verbaux. Selon l’importance et le choix de la collectivité, il faudra ouvrir un registre unique ou 3 registres. L’ouverture du registre (un seul) des avis de mention sert à numéroter automatiquement les futurs avis de mention.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Ouverture des registres 2018: Acces: Etat-Civil > Organisation > Registres et procès verbaux.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Ouverture des registres 2018: Accès: Etat-Civil > Organisation > Registres et procès verbaux. Le bouton Document permet d’exporter le PV ainsi obtenu vers Word pour le corriger (date, feuillets discontinus ...)

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Ouverture des registres 2018: Acces: Etat-Civil > PACS > Registres de PACS. Ce registre est un registre purement virtuel et n’a aucune existence physique dès lors que vous le tenez de manière informatisée.

Mise en page des actes Actes au format “rubriqué” (formulaire). Accès : bureau Etat civil > bloc Organisation > Option Collectivité et formats d'édition Fiche de la collectivité > onglet Etat civil L’ouverture des registres est le moment adéquat pour changer la mise en page des actes: Par exemple, choisir le format rubriqué plutôt que littéraire ou encore la disposition de l’acte et les polices utilisées.

Mise en page des actes Accès : bureau Etat civil > bloc Organisation > option Collectivité et formats d'édition > fiche de la collectivité > onglet Etat civil > sous-onglet Autres Choix du modèle de page centrale du livret de famille.

Paramétrage Possibilité de masque les déclarants et officier d’état-civil qui ne servent plus. Accès: Bureau Etat-Civil > Bloc Paramétrage > Options Officiers d’état-civil et Déclarants usuels Décocher la case Actif permet de faire disparaître les déclarants ou officiers d’état-civil des listes déroulantes.

Saisie d’un acte Accès: Bureau Etat-Civil > Bloc Saisie guidée d’un acte d’état civil. Un mode totalement assisté: La complétion d’une série de formulaires va permettre la rédaction de l’acte final selon les préconisations de l’IGREC. Penser à aller chercher voire à corriger le citoyen grâce au bouton Une nouvelle option pour la saisie des communes déléguées dans le cadre des communes nouvelles.

Saisie d’un acte Accès: Bureau Etat-Civil > Bloc Saisie guidée d’un acte d’état civil. Des documents annexes pour la plupart pré-remplis Le brouillon est une étape obligatoire: Prenez le temps de le relire et/ou de le faire relire !

Saisie d’un acte Accès: Bureau Etat-Civil > Bloc Saisie guidée d’un acte d’état civil. Compléter le bulletin INSEE en vue de l’export INSEE Enregistrer les informations avec le bouton Fermer

Dépôt INSEE Accès: Bloc Dématérialisation > Menu Export des bulletins INSEE état civil. On crée un export puis l’on suit l’assistant jusqu’au dépôt du flux à l’INSEE. Le bouton Bulletin permet de vérifier une dernière fois la complétude du bulletin INSEE

Dépôt INSEE Les délais de transmission:

Dépôt INSEE: Une procédure simple. Signer une convention avec l’INSEE: 02-99-29-33-33. https://www.insee.fr/fr/statistiques/fichier/1303515/Conventions.pdf Configuration de e.GRC: Accès: Bloc Dématérialisation > Bloc Organisation > Menu Paramétrage des dématérialisation. Emission d’un flux test. Emission de flux reels après validation de l’INSEE. (Phase de test INSEE décochée) Tout savoir sur la dématérialisation INSEE: https://www.insee.fr/fr/information/1303515

Loi modernisation de la justice XXIème siècle Guide pratique dans e.grc Loi modernisation de la justice XXIème siècle Le changement de prénom: l’article 56 de la loi de Réforme de modernisation de la justice du XXIe siècle transfère la compétence de la procédure de changement de prénom du tribunal à l’Officier d’état civil de la mairie de naissance ou de résidence de l'intéressé. La procédure de changement de prénom permet au demandeur de modifier, adjoindre ou supprimer un ou plusieurs prénoms sur son acte de naissance. L’inversion de l’ordre des prénoms est également possible. Dans e.grc: Des formulaires vierges. Un dossier à instruire. Accès: Etat-Civil > Changement de prénoms. Une décision qui prend la forme d’un acte rubriqué: (Registre des naissances) Accès: Etat-Civil > Tenue des registres > Dresser un acte d’état-civil – saisie guidée. Etablir les avis de mise à jour

Loi modernisation de la justice XXIème siècle Le changement de prénom Associer des pièces au dossier Editer le formulaire de demande complété qui pourra être enregistré au format PDF et stocké en pièce fournie. Editer le récépissé de dépôt de demande puis la notification de décision lorsque le dossier aura été instruit.

Loi modernisation de la justice XXIème siècle Guide pratique dans e.grc Loi modernisation de la justice XXIème siècle Le PACS en mairie. À partir du 1er novembre 2017, les compétences dévolues aux greffiers des Tribunaux d'Instance en matière de PACS sont transférées aux officiers de l'état civil. Il revient désormais à l'officier de l'état civil de recevoir la déclaration conjointe des partenaires, la modification de la convention de PACS, et la dissolution de celui-ci. Les déclarations conjointes de PACS sont consignées dans un registre « virtuel » informatique si la collectivité est équipée. Accès: Etat-Civil > PACS. Dans le cas contraire, il le seront dans un registre papier unique sinon (pas d’exemplaire TGI). La numérotation est réglementée (Cf. FAQ disponible dans le flux RSS de e.GRC).

Loi modernisation de la justice XXIème siècle Le PACS en mairie. Des pièces justificatives peuvent jointes au dossier. Attention la convention ne doit pas être conservée. L’onglet Editions permet notamment d’éditer les récépissés d’enregistrement de la déclaration ainsi que les avis de mise à jour. La conclusion (onglet PACS), la modification, la dissolution (onglet évenements)sont gérés dans le même dossier.

Loi modernisation de la justice XXIème siècle Le PACS en mairie. Un PACS prend effet à la date de conclusion. Si des dossiers de PACS ont été saisis avant le passage de la version 10.20.01, il faudra actualiser ces dossiers notamment en complétant les informations nécessaires au flux INSEE sur les onglets PACS, Partenaire1 et Partenaire2 , y compris si elles avaient déjà été saisies puis Enregistrer le dossier. Sans cette actualisation, les PACS saisis avant la mise à jour 10.20.01 ne seront pas proposés à la dématérialisation.

Loi modernisation de la justice XXIème siècle Le PACS en mairie. Une option spécifique pour la dématérialisation des bulletins PACS (version 10.20.01.00 nécessaire) Les bulletins PACS n’ont pu être intégrés dans cette version : ils sont néanmoins disponibles dans le bouquet de formulaires.

Loi modernisation de la justice XXIème siècle Le PACS en mairie. Il s’agit bien d’un flux séparé.

ELECTIONS ETAT-CIVIL

Elections: La gestion des adresses Définitions: Adresse électorale: C’est l’adresse qui apparaît sur les documents électoraux (cartes, listes). Elle sert également à la répartition par bureau. Obligatoire & unique. Adresse préférentielle: C’est l’adresse où l’on contacte l’électeur (étiquettes). Autres critères: Principale, Secondaire, Professionnelle. Facultatifs. Une adresse électorale ne peut être modifiée que dans le module élections dans l’option changement d’adresse et/ou de bureau

Avant de commencer .... Liste des cantons des Côtes d’Armor: Paramétrage de la fiche collectivité en vue des exports prefecture & INSEE. Accès : bureau Elections > bloc Organisation> option Collectivité et paramétrage Code Arrondissement 1 DINAN 2 GUINGAMP 3 LANNION 4 SAINT-BRIEUC Code Circonscription 1 SAINT-BRIEUC 2 DINAN 3 LOUDEAC 4 GUINGAMP 5 LANNION Le N° de SIRET est obligatoire pour les échanges avec l’INSEE. Liste des cantons des Côtes d’Armor: http://www.cotes-darmor.gouv.fr/Politiques-publiques/Elections2/Elections-Informations-generales#

Avant de commencer .... Paramétrage de la fiche collectivité. Accès : bureau Elections > bloc Organisation> option Collectivité et paramétrage

Avant de commencer .... Paramétrage des fiches Bureaux: Les Commissions Administratives. Accès : bureau Elections > bloc Organisation> option Bureaux de vote Permet d’intégrer l’image de la signature au format Jpeg pour apparition sur les tableaux rectificatifs et autres PV. Il s’agit de créer les membres de la commission électorale: Ne pas oublier de sélectionner le groupe « Commission électorale » et de reprendre les membres parmi la population de e.grc.

Gérer le calendrier électoral Accès : bureau Elections > bloc Calendrier des événements > option Liste des événements Hors année électorale, vous pouvez également enregistrer les dates de vos commissions électorales ... ... Afin de réaliser le publipostage pour leur convocation.

Elections: Formulaires d’inscriptions Des formulaires téléchargeables sur internet. Les récépissés sont intégrés à e.grc. Ils permettent la radiation d’une liste consulaire lors d’une (ré) inscription en France. 1 2 1 1 2

ELECTIONS: Les motifs d’inscriptions Motif d'inscription INSEE Scrutin Demande Office 1ère Inscription sur demande A2   oui Changement d'Adresse non communiquée Changement de Bureau Changement de Commune Decision du Tribunal A3 Inscription d'office avec A2 Inscription d'office sans A2 Inscription electeur européen A2E Les motifs inscriptions d’office avec A2 ou avec INSEE ne doivent plus être utilisés: Ils n’ont plus aucun intérêt depuis la fusion des formulaires… Un seul des motifs d’inscription d’office doit avoir le code 8: C’est celui qui sera utilisé pour les inscriptions d’office reçus de l’INSEE via SDFI (Service de Dépôt de Fichiers Intégré). Les motifs ci-dessus sont fournis à titre indicatif.

ELECTIONS: Les motifs d’inscriptions Motifs de Radiation INSEE Scrutins Annulation inscription d'office (C) Avis INSEE, Support Magnétique oui Avis de radiation volontaire B3E Avis de radiation volontaire de la liste électorale complémentaire B3E   Avis insee non communiqué Changement commune-Commission (C) Changement commune-Judiciaire (C) Changement d'adresse Changement de bureau Changement de commune Perte des qualités requises par la loi Condamnation privatrice capacité(C) Décès Décès (C) Décision de justice Décision du juge du tribunal d'instance ou arrêt de la cour de cassation Etat civil incontrôlable (C) Inscription d'office (C) N'a pas atteint l'âge électoral (C) Perte nationalité française (C) Rectification d'erreur matérielle Rectification d'erreur matérielle par la commission administrative Tutelle privatrice capac. élect.(C) Les motifs marqués d’un (C) sont ceux arrivés par avis INSEE, transmis par voie électronique, ils ne doivent pas être modifiés ni supprimés et surtout pas utilisés pour une radiation “manuelle” ! Les motifs ci-dessus sont fournis à titre indicatif…

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier Paramétrer les courriers pour les inscrits d’office. Accès: Bureau Elections> Bloc Organisation > Option Modèles de courriers

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier Importer les fichiers INSEE Accès: Bloc Dématérialisation > Option Import INSEE Elections Traiter les avis INSEE Accès: Bureau Elections> Bloc Electeurs> Option Suivi des inscriptions d’office Accès: Bureau Elections> Bloc Electeurs> Option Traitement des éléments importés Saisir les radiations: Accès: Bureau Elections> Bloc Tenue des listes électorales > Option Suivi des décès Accès: Bureau Elections> Bloc Electeurs > Liste (liste principale ou complémentaire) Saisir les inscriptions: Opérer les changements d’adresse/bureau de vote: Contrôler les inscriptions/radiations: IMPORTANT ! Accès: Bureau Elections> Bloc Tenue des listes électorales > Révision > Liste préparatoire

ELECTIONS: Réaliser les imports INSEE Accès: Bloc Dématérialisation > Option Import INSEE Elections Les inscriptions d’office, les radiations ou encore les mentions sont alors prêtes à être traitées (acceptées ou refusées)

ELECTIONS: Le traitement des imports INSEE Accès: Bureau Elections > Bloc Electeurs > Option Suivi des inscriptions d’office Pour vérifier et corriger l’information en provenance de l’INSEE

ELECTIONS: Le traitement des imports INSEE Accès: Bureau Elections > Bloc Electeurs > Option Traitement des éléments importés Si le refus est lié au fait que la demande a déjà été traitée manuellement, il n’y aura aucun renvoi effectué à l’INSEE Ne pas hésiter à intervenir sur les critères de sélection si la recherche est infructueuse

ELECTIONS: Saisie d’une inscription Accès: Bureau Elections > Bloc Electeurs > Option Liste Il faut choisir le type de liste sur lequel on veut intervenir: Principale Européennes Municipales Rechercher l’électeur au besoin le créer Si un découpage électoral existe, le bureau sera proposé automatiquement La date de prise en compte doit être la date de la prochaine révision ou le scrutin le plus proche La date effective doit être le 1er mars ou la date du prochain scrutin.

ELECTIONS: Saisie d’une radiation Accès: Bureau Elections > Bloc Electeurs > Option Liste Il faut choisir le type de liste sur lequel on veut intervenir: Principale Européennes Municipales Rechercher l’électeur. Il est possible de produire un courrier de notification de la radiation et d’enregistrer le fait que cet avis de radiation a été envoyé puis a reçu ou non une réponse afin de produire une liste sélective de ces avis. Dans le cas d’un décès, il est souhaitable de renseigner la date de décès sur chacune des dates.

ELECTIONS: Changement d’adresse/bureau Accès: Bureau Elections > Bloc Electeurs > Option Liste Il faut choisir le type de liste sur lequel on veut intervenir: Principale Européennes Municipales Rechercher l’électeur Une procédure entièrement assistée qui permet de radier l’électeur à son ancienne adresse et le réinscrire à la nouvelle ou encore seulement corriger une adresse erronée (option 1)

ELECTIONS: Liste préparatoire Accès: Bureau Elections> Bloc Tenue des listes électorales > Option Liste préparatoire Il est souhaitable de raisonner sur la date de prise en compte en demandant une date postérieure à la dernière révision et la date de révision à venir.

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier Transmettre les inscriptions à l’INSEE: Accès: Bloc Dématérialisation > Option Export INSEE des avis électoraux Sauvegarde: Accès: Bloc Vos données > Option Sauvegarde de vos données Réaliser le tableau rectificatif du 10 janvier: Accès: Bureau Elections > Bloc Tenue des listes électorales > Révision > Révision guidée (Première révision) Accès: Bureau Elections > Bloc Calendrier des évènements > Prochain évènement à traiter. Déposer le tableau sur e.listelec: Accès: Bureau Dématérialisation > Bloc Préfecture > Option Export des listes électorales Imprimer les cartes d’électeur: Accès: Bureau Elections > Bloc Cartes d’électeurs > Editions des cartes d’électeurs Imprimer les statistiques: Accès: Bureau Elections > Bloc Editions > Statistiques.

ELECTIONS: Export INSEE Accès: Bureau Dématérialisations> > Option Export INSEE des avis électoraux Le récapitulatif Export peut être exporté au format PDF et transmis par mail à l’INSEE

ELECTIONS: Tableau du 10 janvier Accès: Bloc Vos données > Option Sauvegarde de vos données Cette option permet de réaliser une copie de sécurité supplémentaire à celle programmée à heure fixe dans l’administration Berger-Levrault

ELECTIONS: Tableau du 10 janvier Accès: Bureau Elections> Bloc Calendrier des événements > Option Prochain événement à traiter Une procédure complètement guidée pour la production des tableaux rectificatifs

ELECTIONS: Tableau du 10 janvier Accès: Bureau Elections> Bloc Calendrier des événements > Option Prochain événement à traiter Si les noms et la signature des membres de la commission ont été intégrés, la transformation en fichier PDF facilitera le dépôt sur e.listelec. En principe tous les tableaux doivent être imprimés, y compris à NEANT

ELECTIONS: Annulation de la procédure Accès: Bureau Elections> Bloc Tenue des listes électorales > Option Annulation de révision et scrutin Cette opération a pour but de revenir à l’état antérieur à la révision afin de retrouver le droit à l’erreur et ainsi permettre de corriger ou continuer à faire des demandes d’inscriptions ou radiations

ELECTIONS: Dépôt sur e.LISTELEC Il s’agit ici de déposer le tableau rectificatif au format PDF. Dépôt sur le site : https://elistelec.interieur.gouv.fr/web/login Soit après impression et scan. Soit après enregistrement au format PDF si les signatures des membres des commissions administratives ont été intégrées. Le manuel de e.listelec est disponible sur le site de Centre de Gestion. A noter, il n’est plus nécessaire de renommer vos fichiers selon la nomenclature prévue dans le manuel, e.listelec se charge dorénavant de le faire automatiquement lors du dépôt.

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier Accès: Bureau Elections > Bloc Cartes d’électeurs > Option Editions des cartes d’électeurs

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier Accès: Bureau Elections > Bloc Editions > Option Statistiques.

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier Un outil de contrôle Accès: Bureau Elections > Bloc Organisation > Option Epurations et contrôles. Il ne s’agit pas forcément d’erreurs mais parfois d’une mise en alerte sur des points d’attention.

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier En cas de problèmes : Bureau Informations Collectives > Bloc Organisation > Option Liste des personnes sans civilité. Bureau Informations Collectives > Bloc Organisation > Option Liste des personnes sans domicilie préférentiel. Bureau Informations Collectives > Bloc Organisation > Option Liste des personnes sans date de naissance.