Les points de vigilance développés lors d’audits ESPAC’EPLE Les points de vigilance développés lors d’audits

Les points de vigilance identifiés lors des audits d’EPLE

Organisation générale La séparation des fonctions d’ordonnateur et de comptable est à respecter systématiquement Attribuer des profils différents dans l’application GFC et sécuriser les mots de passe : les mots de passe doivent être personnels à chaque agent et changés régulièrement (au moins une fois par an), Par ailleur il convient de personnaliser les profils accordés en fonction des tâches attribuées. Des délégations de signature formalisées La délégation de signature relative aux opérations d’encaissement et de décaissement doit être complétée des encaissements par carte bleue. Une personne doit être désignée, au sein de l’agence comptable,afin de suppléer l’agent comptable en cas d’absence, Une délégation de fonction doit être accordée dans ce sens. L’accréditation de l’ordonnateur doit être refaite en cas de changement de comptable. La clé contenant la sauvegarde journalière doit être conservée au coffre,

Organisation générale Formaliser l’organisation du groupement comptable Signature d'une convention de groupement comptable la plus précise possible (organisation générale, fonctionnement, compétences, harmonisation des pratiques et des outils budgétaires, calendrier de transmission des pièces, organisation des régies…). Rédiger des avenants sur des éléments non évoqués dans la convention si nécessaire (exemple : délai global de paiement). Mettre en place un dossier responsabilité (pour l'agent comptable, pour chaque régisseur).

La démarche de contrôle interne doit être mise en œuvre Utiliser l’outil dédié au contrôle interne des EPLE : ODICE. Effectuer l’auto-diagnostic pour identifier les secteurs à risques et déterminer le plan des contrôles internes. Élaborer un organigramme fonctionnel (le compléter si possible avec des fiches de tâches et des fiches de procédure). Formaliser les contrôles de supervision par un visa (date et signature) pour permettre la traçabilité des contrôles réalisés.

Comptabilité budgétaire Tenir une comptabilité budgétaire Les décisions budgétaires doivent être conformes aux prescriptions règlementaires, notamment en matière de délais (caractère exécutoire). Un suivi de l'exécution budgétaire doit être organisé au sein de l'agence comptable. A réception de chaque décision budgétaire, il convient de s’assurer que le gestionnaire a transmis le flux informatique correspondant. A défaut, une relance doit être effectuée et tracée. Les gestionnaires doivent être sensibilisés aux obligations qui leur incombent en matière de respect du processus de transmission des documents budgétaires. Une information budgétaire organisée et formalisée doit être apportée aux chefs d’établissements par l’agent comptable ou les gestionnaires. Cette information pourra prendre la forme d’une transmission d’un état de consommation des crédits annoté le cas échéant.

Les dépenses Veiller au strict respect du délai global de paiement (le cas échéant, décompter des intérêts moratoires) Conférer une date certaine à la réception des factures grâce au cachet-dateur. Formaliser les procédures de visa et paiement avec les points de contrôles obligatoires : la qualité d’ordonnateur, la disponibilité des crédits budgétaires, l’exactitude de l’imputation comptable, la validité de la créance (service fait, exactitude des calculs de liquidation, production des justifications),

Les dépenses Dépenses sur marché Afin de procéder aux contrôles prescrits par la réglementation, il convient d’opter pour un classement optimal des pièces des marchés papier ou dématérialisé. Ainsi, l’arborescence préconisée est la suivante : un dossier par marché divisé en un sous dossier pour les pièces en vigueur et un sous-dossier pour les pièces archivées. Les contrôles doivent être accentués lors du paiement des factures sur marché. La régularité des tarifs doit faire l’objet d’un contrôle. Par ailleurs, le RIB utilisé pour le paiement doit être celui prévu au marché. En cas de changement de coordonnées bancaires, l’acte d’engagement doit être modifié (au besoin par avenant) et le nouveau RIB doit être joint au dossier. Il convient d’apposer u cachet « arrivé » sur les factures dès leur réception. Par ailleurs, l’agent comptable est invité à sensibiliser l’ordonnateur sur la nécessité de liquider les intérêts moratoires en cas de dépassement du délai de paiement.

Formaliser la politique de recouvrement Les recettes Formaliser la politique de recouvrement Définir et formaliser conjointement avec chaque chef d’établissement la politique de recouvrement que l’agent comptable sera chargé de mettre en œuvre en cas d’impayés (point qui peut-être inséré dans la convention). Mettre en place un dispositif de contrôle interne visant à s’assurer de la célérité de la procédure pour chaque dossier, Obtenir de l’ensemble des chefs d’établissement une autorisation générale et permanente de poursuite de nature à améliorer l’enchaînement des poursuites et donc l’efficience du recouvrement. Préciser les modalités d’octroi de délai de paiement. Les chèques post datés doivent être refusés. Les chèques doivent être remis à l’encaissement dès réception. En cas de demande d’encaissement différé, il doit être systématiquement proposé un délai de paiement dont l’échéancier doit être formalisé. En cas de refus, il convient d’indiquer à la personne que son chèque va être encaissé. Par eilleurs, en cas de réception de deux chèques assortie d’une demande d’encaissement différé, il convient de contacter la personne afin de lui indiquer soit que ces deux chèques vont être encaissés, soit que l’un d’entre eux est remis à l’encaissement et le second lui est retourné. Procéder à un suivi particulier des créances des familles (comptes 4111, 4112, 416) : vérification des empêchements à poursuites, élaboration d’un calendrier de poursuites, relance des huissiers...). Procéder à un suivi particulier des fonds sociaux.

Comptabilité générale La comptabilité doit être servie régulièrement : La comptabilité doit être saisie au plus près du fait générateur (un encaissement en J doit être comptabilisé en J). Le mode brouillard est à proscrire. La validation sur GFC doit être effectuée à chaque comptabilisation = validation quotidienne . OBJECTIFS :  Donner une date certaine aux opérations, Fiabiliser les informations comptables, Rendre traçables les éventuelles corrections effectuées. La validation des fiches de comptes doit être réalisée selon une périodicité à minima mensuelle. Informer les régisseurs des établissements rattachés de l’obligation de valider quotidiennement les journée comptables. L’agent comptable s’assurera de l’application de cette directive au travers la mise en place d’un contrôle interne. Mettre en place un dispositif de supervision des écritures de rectification. Chaque rectification doit être justifiée et soumise au visa de l’agent comptable. Ce dernier devra en outre intégrer ce thème dans le plan de contrôle interne à bâtir en privilégiant un contrôle sur échantillon des écritures précédées d’un signe « - » dans la comptabilité générale, ARRETE DES COMPTES : Procéder à un arrêté comptable infra annuel (utiliser le module GFC) : balances mensuelles, suivi des comptes de tiers et financiers, états de développement de soldes. In fine, procéder à la passation d'écritures d'inventaire lors de la clôture définitive des comptes ( provisions- ajustement des immobilisations et amortissements..).

Comptabilité générale Gérer sans délai les opérations de trésorerie Comptabiliser les encaissements et les décaissements en numéraire le jour même. Proscrire l’encaissement différé des chèques : remettre à l’encaissement tous les chèques selon une périodicité au moins hebdomadaire. La saisie quotidienne des relevés DFT pour les établissements du groupement doit être effective (au jour le jour) . Procéder à l’apurement du compte 4191. Pour cela obtenir les RIB des familles concernées. Les demandes doivent être faites par écrit afin de tracer la démarche.

Comptabilité générale Assurer un suivi régulier des comptes de tiers En début d ’année : réaliser les opérations de reprise des soldes des comptes en balance d’entrée. Au cours de l ’année : le suivi des comptes de tiers doit être organisé régulièrement (idéalement, tous les mois). Pour les comptes dont le détail n’a pu être justifié, les écritures constituant le solde des comptes doivent être saisies ligne par ligne sur l’EDS ou retracés sur un état extra-comptable afin d’en suivre la régularisation . Il est, par ailleurs rappelé que les comptes à racine 411 et 412 doivent être impérativement débiteurs. Procéder à un suivi particuliers des comptes sensibles (exemple : procédures de dépenses par ordres de paiement).

OPERATIONS FINANCIERES Etablir un compte d’emploi des quittanciers retraçant les entrées et sorties ainsi que la numération des quittanciers. Un rapprochement entre le stock physique de quittanciers et le compte d’emploi doit être effectué à minima une fois par an par l’agent comptable; Le paiement par chèque doit demeurer un mode de paiement dérogatoire et son utilisation est proscrite pour tout paiement supérieur à 300 €. Régies : afin que la continuité de service soit assurée en l’absence des régisseurs titulaires, un régisseur suppléant doit être nommé pour chaque régie. Les cautionnements contitués auprès de l’AFCM doivent être mis en conformité avec les décisions des chefs d’établissement fixant leur montant. L’agent comptable doit effectuer des contrôles inopinés sur place des régies à minima tous les deux ans

L’actif immobilisé doit faire l’objet d’un suivi fiabilisé Les actifs L’actif immobilisé doit faire l’objet d’un suivi fiabilisé Annuellement : actualiser l’inventaire ; effectuer et comptabiliser les mises au rebut des éléments obsolètes ; procéder à l’ajustement de la comptabilité générale avec l’inventaire physique des biens détenus et à l’ajustement des amortissements (idéalement utilisation d'un logiciel unique pour tous les établissements du groupement). En fin d’année, vérifier si les immobilisations ont connu une dépréciation et comptabiliser celle-ci le cas échéant.

Les actifs Améliorer la gestion du stock alimentaire et des éventuels stocks de matériaux L'agent comptable doit formaliser la gestion des stocks alimentaires et des matériaux : liste des personnes habilitées à accéder aux stocks, modalités de comptabilisation des entrées et des sorties, périodicité de l’inventaire,Rupture dans la chaîne de traitement / séparation des tâches entre l'enregistrement et la validation. L'agent comptable et les gestionnaires devront réaliser des contrôles inopinés formalisés (plus éventuellement le chef d'établissement).

Les opérations spécifiques Améliorer la gestion des voyages scolaires Établir une « charte des voyages scolaires ». La budgétisation annuelle des voyages scolaires et sorties doit être étendu à tous les établissements. La subdivision des comptes de comptabilité pourra ainsi être réalisée et faciliter les ajustements et opérations comptables. Les chefs d’établissements doivent autoriser le voyage ou la sortie et formaliser cette autorisation. L’utilisation du module dédié aux voyages scolaires doit être privilégiée (siècle GFE). Les établissements rattachés doivent être sensibilisés à l’obligation de transmission de toutes les pièces constitutives des dossiers relatifs aux voyages scolaires. Établir un bilan financier par voyage. Mettre à disposition des familles un document tarifaire détaillé. Organiser la gestion des reliquats. Mettre en place des régies temporaires (recettes et / ou avances) avec formalisation des arrêtés de constitution et de nomination.

Les opérations spécifiques Améliorer la gestion des concessions de logement Lister les logements à disposition. Leur attribution doit être validée en conseil d'administration chaque année. Un dossier administratif doit être constitué pour chaque logement. Les dossiers complets relatifs aux concessions de logement, la délibération du CA fait partie des pièces obligatoires, Vérifier le respect de la nature de l'attribution ( pour nécessité absolu de service, utilité de service, convention d'occupation temporaire...). Les titres doivent être émis au fil de l'eau (loyer + charges) et relance si nécessaire.

Les opérations spécifiques Améliorer la gestion des fonds sociaux : Modalités adoptées en CA Une nouvelle délibération doit être votée chaque fois que l’attribution des fonds sociaux sort du cadre de la délibération générale,

Les opérations spécifiques Conventionnements : Veiller à mettre en place des conventions avec les associations hébergées dans l’établissement (avec les modalités d’utilisation fluides par ex… ; MDL, associations du SUP, UNSS, amicale des personnels